procès-verbal / minutes - La Cité Clarence Rockland
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procès-verbal / minutes - La Cité Clarence Rockland
CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Salle du Conseil / Council Chambers 415 rue Lemay Street, Clarence Creek, Ont. Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 PRÉSENT / PRESENT : Maire / Mayor, M./Mr. Guy Desjardins Conseiller / Councillor, M./Mr. Jean-Marc Lalonde Conseiller / Councillor, M./Mr. Mario Zanth Conseiller / Councillor, M./Mr. Carl Grimard Conseiller / Councillor, M./Mr. Yvon Simoneau Conseiller / Councillor, M./Mr. André J. Lalonde Conseillère / Councillor, Mme/Mrs. Krysta Simard Conseiller / Councillor, M./Mr. Michel Levert Conseillère / Councillor, Mme/Mrs. Diane Choinière Directrice générale par intérim / Acting CAO, Mme/Ms. Helen Collier Greffière/Clerk, Mme/Mrs. Monique Ouellet Greffière adjointe/Deputy Clerk, Mme/Ms. Maryse St-Pierre ABSENT : Ouverture de la réunion M. le Maire ouvre la réunion à 20h40. Opening of the meeting Mr. Mayor calls the meeting to order at 8:40 pm. Adoption de l’ordre du jour COW15-56 Proposée par Michel Levert Appuyée par Diane Choinière QUE l’ordre du jour soit adopté avec les ajouts suivants : - 10.1. Boîtes aux lettres - 10.2. Location de camions - 10.3. Précisions sur le rôle de conseiller responsable de département - 9.1. d) Installation d’une balance au dépotoir ADOPTÉE, telle que modifiée Adoption of the agenda COW15-56 Moved by Michel Levert Seconded by Diane Choinière THAT the agenda be adopted with the following additions: - 10.1. Letter boxes - 10.2. Truck rental - 10.3. Clarifications regarding the role of a councillor responsible of a department - 9.1. d) Installation of a weight scale at the landfill site CARRIED, as amended Déclarations pécuniaires Aucune Pecuniary Declarations None Délégations / Présentations Aucune Delegations / Presentations None Page 1 of 7 CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 Pétitions - Correspondance 5.1. Lettre datée du 4 septembre 2015 du « Recycling Council of Ontario » concernant la semaine canadienne de réduction des déchets Reçue et déposée en filière. Petitions - Correspondence 5.1. Letter dated September 4th, 2015 from the Recycling Council of Ontario in regards to the Waste Reduction Week in Canada Received and filed. Avis de Motion Aucun Notice of motion None Période de questions/commentaires Question period/comments None Aucune Report from the UCPR Rapport des CUPR Mr. Mayor submits his verbal report on M. le Maire fait son rapport verbal sur the following matters: les points suivants : Concours international de labour International plowing match débutant demain matin begins tomorrow Travaux chemin St-Jean : Le maire Work on St-Jean Road: The Mayor explique que cela va se faire cette explains that this will be done this année. year. Rapports des Services/Comités Departments/Committees Reports 9.1. Service des Infrastructures et de 9.1. Infrastructure and Engineering l’ingénierie Services a) Contrat de la collecte d’ordures a) Garbage and recycling collection contract et de recyclage Le conseiller Jean-Marc Lalonde Councillor Jean-Marc Lalonde questionne l’utilisation de la méthode questions the use of the tonnage du tonnage. Denis Longpré explique method. Denis Longpré explains that que les calculs sont basés sur le calculations are based on the quantity nombre de déchets qu’ils collectent of garbage they collect every year. chaque année. Le conseiller Jean-Marc Councillor Jean-Marc Lalonde asks if Lalonde demande si le montant peut the amount could increase. Mr. augmenter. M. Longpré confirme. Longpré confirms. Le conseiller Yvon Simoneau demande des précisions concernant le matériel utilisé et demande s’il est inclut dans le prix. M. Longpré explique que c’est hors du contrat. Page 2 of 7 Councillor Yvon Simoneau asks for clarifications regarding the equipment and asks if it is included in the price. Mr. Longpré explains that it is not in the contract. CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 Discussion des membres du conseil sur la méthode de calcul par tonnes. Discussion of members of Council regarding the tonnage calculation method. M. John Smith, le consultant responsable, de ce projet explique que c’est la méthode à utiliser car on paie en fonction de ce que l’on collecte seulement. Recommandation du comité : COW15-57 Proposée par André Lalonde Appuyée par Krysta Simard QUE le comité plénier recommande au Conseil municipal d’approuver la soumission de la compagnie Miller Waste Systems Inc. pour la collecte d’ordure et du recyclage pour la somme de $1 343 869.60, excluant TVH. DIFFÉRÉE The responsible consultant of this project, Mr. John Smith, explains that it is the method to use because we pay for what we are collecting only. b) b) Location d’une souffleuse à neige La conseillère Krysta Simard demande le coût d’achat. Yves Rousselle répond que la souffleuse coûte environ 120 000$. Helen Collier ajoute que l’achat avait été retiré du budget dans le but de couper. Recommandation du comité : COW15-58 Proposée par Yvon Simoneau Appuyée par Jean-Marc Lalonde QUE le comité plénier recommande au conseil municipal d’adopter le règlement 2015-132, étant un règlement pour autoriser la signature d’une entente avec J.A. Larue pour la location d’une souffleuse à neige de décembre 2015 à avril 2016 pour la Page 3 of 7 Committee’s recommendation COW15-57 Moved by André Lalonde Seconded by Krysta Simard THAT Committee of the Whole recommends that Municipal Council approves the tender with Miller Waste Systems Inc. for the garbage and recycling collection contract in the amount of $1,343,869.60, excluding HST. DEFERRED Snow blower rental Councillor Krysta Simard asks what the purchase price is. Yves Rousselle replies that the snow blower cost $120,000 approximately. Helen Collier adds that the purchase was removed from the budget in order to make some cuts. Committee’s recommendation COW15-58 Moved by Yvon Simoneau Seconded by Jean-Marc Lalonde THAT the Committee of the Whole recommends to Municipal Council to adopt by-law 2015-132, being a bylaw to authorize the signature of an agreement with J.A. Larue Inc. for the rental of a snow blower from December, 2015 to April, 2016, for CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 somme de 34,448.00$, excluant la the sum of $34,448.00, excluding T.V.H. H.S.T. ADOPTÉE CARRIED Purchase of a Multi-Use Tractor c) Achat d’un tracteur polyvalent et c) and Sidewalk Cleaner déneigeuse à trottoirs La conseillère Diane Choinière Councillor Diane Choinière asks what demande la durée de vie de ce type de the lifetime of this machine is. Mr. machine. M. Rousselle répond que c’est Rousselle replies that it is environ dix ans. approximately ten years. Recommandation du comité : COW15-59 Proposée par Yvon Simoneau Appuyée par Carl Grimard QUE le comité plénier recommande au conseil municipal d’autoriser le contrat d’achat d’un tracteur pour trottoirs complet avec la charrue, ponceuse, souffleuse à neige munie d'une benne d’une verge à Holder Tractor Inc. pour la somme de 129,551.25 $, excluant la TVH. ADOPTÉE Committee’s recommendation COW15-59 Moved by Yvon Simoneau Seconded by Carl Grimard THAT the Committee of the Whole recommends to Municipal Council to award the purchase of a complete sidewalk tractor with the plow, sander, snow blower and a one yard dump body to Holder Tractors Inc. for the sum of $129,551.25, excluding HST. CARRIED d) Installation d’une balance au dépotoir Le maire explique qu’on peut charger à la tonne et à la livre afin de faire un plus gros revenu. C’est pour les gros camions, comme les contracteurs. La conseillère Diane Choinière explique que c’est important car une étude a été faite afin de faire payer les pollueurs. d) Installation of a weigh scale at the landfill site The Mayor explains that we can charge by tons or pounds to get more revenues. It is for big trucks such as contractors. Councillor Diane Choinière explains that it is important because a study was made in order to make the polluter pay. Le conseiller Michel Levert demande la façon dont ce sera utilisé. M. Longpré explique le processus. Il ajoute qu’il sera possible de recycler avant la balance. Il y aura un frais fixe rendu à un certain poids. Councillor Michel Levert asks how the scale will be operated. Mr. Longpré explains the process. He adds that it will be possible do recycle before the scale. There will be a flat rate for certain weights. Page 4 of 7 CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 Recommandation du comité : COW15-60 Proposée par Yvon Simoneau Appuyée par Diane Choinière QUE le comité plénier recommande au Conseil municipal d’approuver la soumission de la compagnie GTR Scales Ltd. afin d’installer une balance au dépotoir de la Cité pour la somme de 101 230$, excluant TVH DIFFÉRÉE Committee’s recommendation COW15-60 Moved by Yvon Simoneau Seconded by Diane Choinière THAT Committee of the Whole recommends to Municipal Council to approve the tender with GTR Scales Ltd. in order to install a scale at the City landfill site in the amount of $101,230, excluding HST. DEFERRED 9.2. Service des Incendies 9.2. Fire Department a) Services technologiques a) Indemnification technology d’indemnisation – Fire Marque services – Fire Marque Le conseiller Michel Levert demande Councillor Michel Levert asks what the quelle est la durée de ce contrat. Pierre duration of this contract is. Pierre Sabourin répond que c’est un contrat Sabourin replies that it is an open ouvert. contract. Recommandation du comité : COW15-61 Proposée par Yvon Simoneau Appuyée par Mario Zanth QUE le comité plénier recommande au conseil municipal de retenir les services de Fire Marque pour leur services technologiques d’indemnisation pour traiter les réclamations d’assurance payable au service d’incendies municipal, tel qu’indiqué au rapport INC2015-07 ADOPTÉE Committee’s recommendation COW15-61 Moved by Yvon Simoneau Seconded by Mario Zanth THAT the Committee of the Whole recommends to Municipal Council to retain the services of Fire Marque for their indemnification technology services for the processing and collection of insurance claims payable to municipal fire department, as indicated in the report INC2015-07 CARRIED 9.3. Administration/Finances a) Rapport de situation financière 2015 #2 Rob Kehoe explique son rapport. Quelques précisions sont demandées par les membres du conseil. 9.3. Administration/Finance a) 2015 Financial Status Report #2 Page 5 of 7 Rob Kehoe explains his report. Few clarifications are asked from members of Council. CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 Recommandation du comité : COW15-62 Proposée par Jean-Marc Lalonde Appuyée par Mario Zanth ATTENDU QU’une bonne planification financière pour une municipalité est d’avoir des rapports financiers récurrents sur les états financiers des opérations de la Cité. Committee’s recommendation COW15-62 Moved by Jean-Marc Lalonde Seconded by Mario Zanth WHEREAS it is a good financial planning process for a municipality to have recurrent financial reports on the financial status of City operations. QU’IL SOIT RÉSOLU que le conseil municipal accuse réception et dépose en filière le rapport #2 des états financiers 2015 pour la période se terminant le 31 août 2015. ADOPTÉE BE IT RESOLVED that Municipal Council receipt and files the financial operating budget status report #2 for the period ending on August 31st, 2015. CARRIED Autres Others • Rue Caron: Le conseiller Yvon • Caron Street: Councillor Yvon Simoneau demande quand nous Simoneau asks when we will get auront les lumières de rue. Richard street lights. Richard Campeau Campeau répond que ce sera fait replies that this will be done by avant l’hiver. Le conseiller Yvon winter. Councillor Simoneau asks Simoneau demande si les souches if stumps were withdrawn on ont été enlevées sur les terrains private properties. Mr. Campeau privés. M. Campeau répond oui. replies yes. 10.1. Boîtes aux lettres Le maire explique que ce n’est pas la ville qui est responsable de remettre en place les boîtes aux lettres mais les propriétaires. Ils doivent communiquer avec le bureau de poste. Le maire ajoute qu’il veut apporter une résolution de membre sur le sujet. 10.1. Letter boxes The Mayor explains that it is not the City’s responsibility to fix letter boxes but owners. They should communicate with thepost office. The Mayor adds that he wants to bring a member’s resolution regarding this. 10.2. Location de camions Le maire explique qu’on devrait utiliser une liste pour recourir à des services de camionneurs. M. Rousselle explique qu’une liste d’offres permanentes existe déjà. 10.2. Truck rental The Mayor explains that we should have a list to use truck services. Mr. Rousselle explains that we already have a standing offer list for this. Page 6 of 7 CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015 10.3. Précisions sur le rôle de 10.3. Clarifications regarding the role conseiller responsable de département of a councillor responsible of a department Le conseiller Yvon Simoneau demande Councillor Yvon Simoneau asks for des précisions sur ce rôle. Le maire clarification of this role. The Mayor explique que si un directeur veut explains that if a director wants to apporter quelque chose à la table du bring something to the Council he has conseil il en parle à son représentant. to discuss with its representative. Monique Ouellet explique que les membres du conseil qui sont nommés comme représentants agissent à titre de liaison entre le département et le conseil. Monique Ouellet explains that members of Council who are named as representatives acts as a liaison between the department and Council. Ajournement Adjournment La réunion plénière est ajournée à The Committee of the Whole meeting 21h42. is adjourned at 9:42 pm. ________________________ Guy Desjardins, Maire/Mayor Page 7 of 7 __________________________ Maryse St-Pierre Greffière adjointe/Deputy Clerk