20160220_Lettre Inscrip Ind MESA 2016 FR - V2FIN

Marche Européenne du Souvenir et de l’Amitié 2016
Conditions générales de participation
Cher randonneur,
La 50ème édition de la Marche Européenne du Souvenir et de l’Amitié (MESA) se déroulera du 21 au 24
juin 2016. Serez-vous de la partie pour cette grande fête sportive, de l’amitié et du souvenir ?
Voici alors toutes les informations nécessaires, à lire attentivement jusqu’à la fin !
1. Formules de participation
a. Vous devrez choisir une des QUATRE formules de participation :
(1) Pour ceux qui marchent les QUATRE jours :
- Formule A – appelée « All In » : comprend la marche, mais également l’hébergement, tous les
repas et le transport en bus le matin vers la zone de départ et en fin de journée vers le camp.
- Formule B – appelée « Autonomie logement » : comprend la marche, mais également les
repas, pris dans un des camps MESA, et le transport en bus aller (à partir des environs de ce
même camp) et retour. Pour l’hébergement, vous êtes indépendant et prenez vos propres
arrangements.
- Formule C – appelée « Transport » : comprend la marche et le transport en bus aller (à partir
des environs d’un camp MESA) et retour. Vous prenez vos propres arrangements pour votre
hébergement et vos repas.
(2) Pour ceux qui marchent UN à QUATRE jours en complète autonomie :
- Formule D – appelée « Autonomie complète » : comprend la participation à la marche, mais
vous êtes complètement autonomes pour votre hébergement, repas et transport.
b. Remarque importante : pour les trois premières formules, vous êtes rattachés à UN SEUL camp
pour toute la période; il n’y a donc pas de possibilité de changer de camp au cours des quatre jours.
2. Parcours
a. DEUX distances sont prévues chaque jour : une d’environ 32 km (parcours « MESA »), l’autre
d’environ 16 km (parcours « mini-MESA »).
b. Une « grande halte » est organisée à mi-parcours, ainsi que plusieurs points de ravitaillement à
différents endroits du parcours.
3. Camps d’hébergement
a. Cette année, l’organisation prévoit TROIS camps MESA : deux sont organisés par la Défense
(Bastogne et La Roche), le troisième est organisé par le Syndicat d’Initiative de la Ville de
Houffalize.
b. En 2016, les deux camps organisés par la Défense ne comportent pas d’installations de logement
« en dur ». L’hébergement se fera donc soit sous tentes collectives militaires, soit avec votre propre
motor-home, caravane ou tente personnelle.
c. Les trois camps ont néanmoins une capacité d’accueil limitée. L’attribution des places se fera donc
en fonction de l’ordre chronologique de la validation des inscriptions (votre inscription est validée
le jour où votre paiement est enregistré sur notre compte bancaire).
4. Transports
a. Seuls ceux qui ont choisi la formule A, B ou C sont autorisés à prendre les « bus MESA » qui
feront les trajets entre les camps et la zone de départ/arrivée.
b. Ceux qui ont choisi la formule D (autonomie complète) se rendent par leurs propres moyens vers la
zone de départ/arrivée. C’est donc aussi la seule option possible pour ceux qui ne font qu’UNE
étape.
c. Remarque TRES importante : la deuxième étape (22 juin) est la seule étape qui ne soit pas « en
boucle » mais « en ligne ». Le départ est à Martelange. L’arrivée est au Mardasson à Bastogne. Les
marcheurs ayant choisi la formule D (autonomie complète) sont priés de mettre leur véhicule à
Martelange et bénéficieront de navettes gratuites à l’issue de l’étape pour les ramener de Bastogne
à Martelange. Pour une raison de disponibilité de bus MESA, l’organisation ne sera pas en mesure
de fournir de transport le mercredi matin pour celui qui veut mettre son véhicule directement à
proximité de la zone d’arrivée à Bastogne.
5. L’inscription
a. Les inscriptions pour les formules A, B, C (4 jours) doivent se faire soit en ligne (internet) soit par
courrier postal (pas par téléphone !). Il est toujours possible par la suite d’adapter vos données tant
que vous restez dans les dates limites d’inscription.
b. Pour la formule D, les inscriptions peuvent se faire jusqu’au jour-même des étapes, et
éventuellement même sur place. Pour nous aider dans l’organisation et réduire le temps d’attente
au départ de l’étape, nous vous invitons toutefois à vous inscrire à l’avance et le plus tôt possible.
c. Les inscriptions sont ouvertes à partir de début mars 2016.
Pour les formules A, B et C (4 jours), les inscriptions se clôtureront le 1er juin 2016.
d. L’inscription en ligne est la plus facile et la plus rapide, et se fait via le site internet de la MESA
www.marche-mesa.com (remarque: si vous avez déjà participé à une MESA, vous aurez peut-être
déjà reçu un email de la firme CRONOS avec les liens directs vers le formulaire d’inscription). Dès
que vous avez envoyé le formulaire électronique, vous recevrez directement les informations
bancaires dont un « numéro structuré » à reprendre ensuite dans la fenêtre communication de votre
virement bancaire.
e. L’inscription par courrier postal est néanmoins toujours possible pour ceux qui ne souhaitent pas
s’inscrire par internet. Dans ce cas, vous devrez payer directement, en reprenant dans la fenêtre
communication de votre virement bancaire votre nom, prénom et localité.
d. Quel que soit la procédure d’inscription, lorsque le secrétariat MESA aura reçu votre paiement, il
vous enverra par la poste, dans le courant du mois de mai ou du mois de juin, votre carte MESA et
autres documents de participation. Ces documents sont à garder précieusement et à présenter au
moment de l’évènement. Seuls ceux qui ont opté pour la formule A (« All In ») ne recevront pas
leur carte MESA par la poste. Elle leur sera donnée le jour de leur arrivée lors du « check in » à
l’accueil du camp.
6. Annulation et remboursement
a. Annulation par le marcheur
(1) Pour les formules A, B et C, toute demande d’annulation d’inscription devra être envoyée par
courrier électronique ou postal, et ce AVANT le 1 juin. Le montant payé pour l’inscription
sera alors remboursé intégralement.
Si la demande d’annulation est introduite entre le 1 juin et le 10 juin, ce montant sera
remboursé uniquement s’il est accompagné d’un certificat médical établi par un médecin.
Au-delà du 10 juin, les demandes d’annulation ne donneront droit qu’à un remboursement de
50% du montant d’inscription.
(2) Pour la formule D, les demandes d’annulation peuvent être introduites jusqu’à 48 Hr avant le
départ de l’étape. Passé ce délai, le montant de l’inscription ne sera plus remboursé.
b. Annulation par l’organisation
(1) En cas d’annulation de l’évènement par l’organisation (par exemple pour raison sécuritaire),
les marcheurs seront remboursés intégralement du montant payé à l’inscription.
7. Assurances
(1) Comme chaque année, une assurance collective contre les accidents a été contractée par
l’organisation de la MESA. Elle couvre les marcheurs en cas d’accident corporel dans le cadre
de l’évènement MESA.
Les garanties accordées et les montants assurés sont identiques à 2015 et sont les suivants :
(a) Frais médicaux repris à la nomenclature du tarif de l’INAMI : jusqu’à concurrence de
100% dudit tarif ;
(b) Prothèse dentaire : maximum par sinistre = 500 € ; maximum par dent = 125 €
(c) Frais de transport de la victime : barème des accidents du travail
(d) Frais funéraires : jusqu’à concurrence de 620 €
Les frais dépassant ces montants sont assumés par le randonneur lui-même et sortent du cadre
de l’organisation de la MESA.
(2) L’assurance en responsabilité civile de chaque marcheur reste engagée en cas de dégât corporel
ou matériel provoqué par celui-ci à d’autres personnes ou biens matériels.
8. Confidentialité des données privées
(1) Les données personnelles transmises au moment de l’inscription resteront confidentielles et ne
sortiront pas du cadre de l’organisation de l’évènement.
(2) Si un randonneur refuse qu’une photographie le représentant – ou représentant un de ses
enfants – parmi moins de CINQ personnes soit publiée sur le site MESA , sur la page
facebook, ou utilisée à des fins de promotion des prochaines éditions de l’évènement, il devra
en avertir le secrétariat MESA par écrit. Il transmettra également une photo d’identité
permettant de reconnaître la personne concernée. A défaut, l’utilisation de la photographie est
considérée comme autorisée.
En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissances des points mentionnés ci-dessus et vous les
acceptez.
Nous nous réjouissons, cher randonneur, de vous voir dans nos belles Ardennes belges pour cette grande
occasion qui s’annonce inoubliable…
Meilleurs salutations
Tanguy de Maere
Major
Directeur MESA
Site MESA : www.marche-mesa.com
Adresse Postale :
Secrétariat MESA
Camp Roi Albert 1er
65, route de Liège
6900 Marche-en Famenne
Tél du secrétariat MESA : 02/442.24.82
Compte bancaire :
Code IBAN : BE19 0003 2602 7912
Code BIC : BPOTBEB1