5 groupe Grand Moulin - 5e groupe scout Grand

5e groupe Grand Moulin
Compte rendu de la réunion de gestion du 22 novembre 2010
1. Adoption de l’ordre du jour:
Proposé par:: Karine Dupont
Secondé par: Marie-Claude Bédard
2. Lecture et adoption des comptes-rendu de Septembre et d’octobre reportés à la
prochaine gestion. Ajouter au varia les deux points suivants :
a. Formation des adultes animateurs et gestionnaires (par Karine Dupont).
b. Promesse des adultes (par Bruno Biard).
3. Pensée de la semaine par Mme Sylvie Simard :
« Proverbe chinois : La porte la mieux fermée est celle que l’on peut laisser
entr’ouverte »
4. Tous les membres sont présents sauf M. Martin Champagne qui est remplacé par
M. Bruno Biard, animateur louveteaux.
5. Chaque gestionnaire se présente à la nouvelle équipe de gestion et décrit leur rôle
au sein du groupe.
6.
Le compte-rendu de la dernière Assemblée générale sera envoyé à tous les
gestionnaires par la vice-présidente. Il faudra ajouter au rapport que ce compterendu devra être adopté à la prochaine assemblée générale.
7.
La trésorière sortante, Mme Guylaine Lavoie, fait un résumé de la situation
financière du groupe. Elle suggère de garder une rigueur au niveau de la
présentation des factures des dépenses pour fin de remboursement par le groupe.
Les demandes de remboursement doivent être accompagnées des factures et être
fait dans un délai raisonnable. Les pionniers ont un défi à relever au niveau de la
tenue et de la gestion de leur revenus et dépenses. Les pionniers doivent faire un
rapport mensuel au trésorier du groupe. Les états des revenus et dépenses de la
dernière année des pionniers sont manquants afin que la trésorière sortante
termine l’année financière 2009-2010. La trésorière sortante confirme son
intention de terminer l’année financière au 31 août 2010. Cette dernière réitère le
fait qu’elle sera disponible pour aider le nouveau trésorier si celui-ci a des
questions. Nous remercions Mme Lavoie de ses services.
8. Le président et la vice-présidente termineront les démarches pour le changement
des signataires des documents officiels du groupe.
9. Une subvention de 2000$ CAD a été accordée au groupe par la ville de DeuxMontagnes. Le président et la vice-présidente veilleront à ce que le groupe
complète les démarches pour son accréditation à la ville de Deux-Montagnes. La
date limite est le 10 décembre 2010.¸
10. Le placement de l’argent en banque sera discuté à la prochaine gestion et/ou à la
suite du dépôt des budgets des unités pour l’année en cours. Les gestionnaires
s’entendent sur le fait que nous devons éliminer les frais bancaires que nous
encourons présentement et que nous devrions placer une partie de l’argent en
banque dans un compte à plus haut rendement afin que nous puissions recevoir
des intérêts sur ce montant assez important.
11. Le président s’occupe de faire un message écrit aux parents les informant qu’il y
aura un remboursement de frais d’inscription suite aux décisions prises à
l’Assemblée générale annuelle du 29 novembre dernier.
12. Reporté à la gestion de décembre
13. M. Bruno Biard propose que nous maintenions un rabais sur le 2e enfant malgré la
baisse substantielle des coûts d’inscription. Il est secondé par Mr. Denis Naud.
Accepté à l’unanimité.
14. Les frais d’hébergement du site Internet ont été payés.
15. Voir point #9
16. À rediscuter en gestion ultérieurement.
17. La vice-présidente réitère l’urgence de procéder à la mise à jour des antécédents
judiciaires de tous ses bénévoles. Elle distribue les documents aux gestionnaires et
aux responsables des unités afin qu’ils les distribuent aux adultes bénévoles de
son unité.
18. La vice-présidente informe les gestionnaires qu’une mise à jour du recensement
des jeunes et des adultes bénévoles du groupe est nécessaire sur le site du SISC.
19. Sur les trois louveteaux potentiels qui ont visité l’unité, un seul fera son
inscription au groupe.
20. La vice-présidente demande aux animateurs- responsables de lui faire la liste du
matériel manquant (chemises, chandails, foulards, badges, nœuds, livres de
référence et cætera) et de lui faire parvenir l’information par courriel afin qu’elle
puisse en faire l’acquisition.
21. Mme Lavoie confirme que l’autobus pour le Jam été 2010 a été payé.
22. La vice-présidente informe que les animateurs ou gestionnaires qui ont la clef du
local au Parc Olympia doivent connaître le nouveau code d’accès du système
d’alarme. Elle leur donne l’information.
23. La question de la mise à jour des règles de la régie interne du groupe sera
rediscutée à nouveau en gestion dès janvier 2011.
24. L’animatrice-Castors demande un chèque pour la réservation de leur camp
d’hiver. Ce qui est fait. Les animateurs louveteaux demandent un chèque pour le
paiement de la réservation de leur camp d’été. Ces derniers nous informent que
leur camp d’été 2011 coûtera environ 4500$. Certains gestionnaires demandent de
connaître les détails de la facture puisque qu’ils considèrent ces coûts comme
étant élevés. M. Biard se fait le porte-parole de son équipe d’animation
Louveteaux et informe les gestionnaires qu’ils ont vécu un camp d’été 2010 assez
épuisant et disent qu’il est difficile de trouver des cuistots pour les camps. C’est
pourquoi ils ont choisis une formule tout-inclus pour leur camp d’été 2011 afin
que ce camps soit moins exigeant. Le président demande à M. Biard de fournir
aux gestionnaires le détail des coûts du camp et de peut-être considérer un choix
de camp un peu moins dispendieux.
25. La majorité des unités de notre groupe participeront à la Guignolée 2010 qui se
tiendra le 28 novembre prochain.
26. La plupart des unités du groupe participeront à la Parade du Père Noël le 5
décembre prochain. La vice-présidente informe les gestionnaires qu’elle a
contacté les groupes de Pointe-Calumet et de St-Eustache afin qu’ils se joignent à
nous pour la parade. Leur réponse fût extrêmement positive. La vice-présidente
propose que nous gardions un contact régulier avec nos compatriotes Scout de la
région.
27. Voir point #26
28. La nomination d’un chef de groupe sera discutée à la prochaine gestion.
29. Nous reportons le retour des unités à la prochaine gestion.
30. Souper-Spaghetti 2011 : il est décidé que nous tiendrons un Souper-Spaghetti au
printemps 2011. La date proposée est le Samedi,26 mars 2011. Le deuxième
choix de date (plan b) sera le 2 avril 2011. La vice-présidente s’occupe de
réserver la salle du centre communautaire de St-Marthe-Sur-Le-Lac ou a eu lieu le
dernier évènement du genre. La vice-présidente va vérifier les disponibilités du
local puisque tous les gestionnaires s’entendent sur le fait que cette salle est
parfaite pour ce genre d’activité.. Les gestionnaires s’entendent sur le fait que les
recettes générées par l’évènement serviront à aider à financer les camps d’été
2011 si besoin il est.
31. Les animateurs-responsables sont mitigés sur la tenue de la fête de Noël au
groupe à cause de l’horaire chargé de tous. La date d’une fête possible serait le 17
décembre 2010 au Pavillon des Érables chez les louveteaux. Les animateurs
s’entendront ultérieurement sur la tenue ou la non-tenue de la fête de Noël.
32. Tous les points inscrits au varia seront discutés à la prochaine gestion.
33. Une résolution a été adoptée concernant le changement des signataires des
documents officiels du groupe : voir document en annexe.
34. Levée de l’Assemblée : 22h30,
proposée par _Sylvie Simard
secondée par_Stéphane Roy.
Sylvie Simard
Vice-présidente et secrétaire
5e groupe Grand-Moulin
Deux-Montagnes