Supplier Invoicing for Accounts Payable (AP)
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Supplier Invoicing for Accounts Payable (AP)
Norme relative à la soumission des factures de Suncor Le présent document s’adresse à tous les fournisseurs nord-américains qui fournissent du matériel ou des services à Suncor. Il leur précise ce qu’ils doivent indiquer dans chacune de leurs factures. Les factures complètes doivent être soumises directement aux Comptes fournisseurs de Suncor Énergie conformément à la section Soumission de factures aux Comptes fournisseurs du présent document (page 3). Remarque : les Comptes fournisseurs retournent toute facture de fournisseur qui ne satisfait pas aux exigences décrites dans la présente norme. Facture détaillée requise avec un bon de commande (BC) connexe Renseignements sur Suncor La facture doit inclure les renseignements suivants sur Suncor comme ils apparaissent sur le bon de commande : • Le numéro du bon de commande de Suncor (il faut s’assurer qu’il n’y a qu’un seul numéro de bon de commande sur chaque facture) • Le nom de l’entité juridique de Suncor (consultez la section Nom de l’entité juridique) • Les noms des personnes-ressources de Suncor (le cas échéant) • Le numéro d’article • La description de l’article Données fiscales La facture doit inclure les données fiscales suivantes : • Le montant de taxes divisé en catégories s’il y a lieu. Par exemple, il y a la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente provinciale (TVP, déterminée selon la province), la taxe de vente harmonisée (TVH), la taxe de vente du Québec (TVQ), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la ville, l’état et le pays. • Le numéro d’enregistrement de la taxe sur les biens et services (si le fournisseur est inscrit) • Le numéro d’enregistrement de la taxe de vente du Québec (si le fournisseur est inscrit) • Le statut des taxes (p. ex., articles taxables ou exempts de taxe) Les renseignements sur le fournisseur La facture doit inclure : • Le nom du fournisseur • L’adresse de paiement du fournisseur • Les données sur la personne-ressource du fournisseur • Un numéro de facture unique • La date de la facture Détails de l’article La facture doit inclure : • Une description et le montant en dollars (excluant les taxes) pour chaque élément individuel de la facture expliquant le matériel ou le service associé aux éléments facturés • Le montant en dollars correspondant aux montants des articles énumérés sur le bon de commande • Le sous-total du montant de la facture (avant les taxes) • Le montant total de la facture (le montant du sous-total additionné du montant des taxes) • La détermination de la devise (c.-à-d., CA, US) • Les modalités de paiement Date de révision : 8 mars 2013 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 1 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) Remarque : la devise de la facture doit correspondre à la devise indiquée sur le bon de commande. Documents à l’appui Les documents à l’appui suivants sont inclus, le cas échéant : • La preuve de livraison ou de prestation de service, comme : o une feuille de route ou un connaissement signé o des feuilles de temps ou des documents d’assignation approuvés par Suncor o un certificat de paiement approuvé par Suncor • Toute facture pour les dépenses de tiers, comme les frais de tiers. Modes de paiement Le mode de paiement exigé de Suncor est par la chambre de compensation automatisée. Remarques • il est important que vous utilisiez un bon de commande chaque fois que vous faites affaire avec Suncor. Lorsque Suncor commande du matériel ou des services, elle devrait vous en fournir un. En cas contraire, veuillez en faire la demande. • Des factures séparées doivent être soumises pour les frais de crédit ou de débit. • Toutes les factures doivent indiquer le nom exact de l’entité juridique de Suncor, comme décrit à la section Noms des entités juridiques à la page 4. Si le fournisseur a des questions ou des préoccupations concernant l’entité juridique, il doit communiquer avec l’acheteur (ou le représentant) de Suncor. Factures des fournisseurs non-résidents : Les fournisseurs de l’extérieur du Canada mais offrant des services au Canada doivent également fournir les renseignements suivants sur leurs factures pour s’assurer que la retenue d’impôt sur des non-résidents est calculée : • Montant total des services effectués au Canada • Montant total des services effectués à l’extérieur du Canada. • Montant total en matériel • Montant total des dépenses Remarque : un fournisseur non-résident canadien désigne tout fournisseur résidant hors du Canada qui exécute des services au sein du Canada. En vertu du Règlement 105 de la Loi de l’impôt sur le revenu, l’Agence du revenu du Canada impose à Suncor de retenir un pourcentage sur tout paiement lié à des services exécutés au Canada par un fournisseur nonrésident. Bons de commande de services planifiés • Passez en revue votre document d’assignation des tâches (fournit par votre demandeur Suncor). Assurez-vous que le matériel ou le service correspond à celui indiqué sur le BC (consultez l’annexe B – Exemple de document d’assignation des tâches pour plus de renseignements) Renseignements requis pour les factures sans bon de commande Si le fournisseur envoie une facture sans un bon de commande associé, les renseignements suivants concernant Suncor doivent apparaître sur la facture. Ces renseignements doivent être fournis par la personne-ressource de Suncor : Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 2 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) • Le nom de l’entreprise Suncor • Le compte du grand livre général • Le centre de coûts • L’adresse exacte de Suncor pour l’envoi du paiement • Le numéro du fournisseur Remarque : l’obtention de matériaux et de services au moyen d’un bon de commande est la méthode privilégiée d’approvisionnement. Soumission de factures aux Comptes fournisseurs Soumettez votre facture directement aux Comptes fournisseurs de Suncor : • Par courriel (méthode d’envoi privilégiée) • Par courrier ordinaire ou par messager • Par courrier interne • Règlement de reçus évalués Remarque : pour les bons de commande concernant le règlement de reçus évalués, il n’est pas nécessaire d’envoyer une facture. Les paiements se feront automatiquement selon le matériel reçu à Suncor. Il est possible de soumettre directement les factures aux CF au moyen d’une des options suivantes : 1. Par courriel (méthode d’envoi privilégiée) Les factures peuvent être envoyées par courriel (en tant que pièces jointes de format PDF) aux CF à l’adresse [email protected]. Une seule facture doit être envoyée par courriel (les documents à l’appui pertinents doivent être inclus). Remarque : les délais de paiement sont calculés selon la date de réception de la facture par les Comptes fournisseurs et non selon la date de la facture. 2. Par courrier ordinaire ou par messager Les factures volumineuses doivent être soumises avec une bande élastique ou une pince pour faciliter l’organisation; il faut éviter de soumettre les factures dans un classeur. L’envoi de facture se fait à l’adresse suivante : Courrier ordinaire (Nom de la personne morale appropriée) a/s de Services Suncor Énergie Inc. Comptes fournisseurs Boîte postale 1720, succursale M Calgary (Alberta) T2P 0A2 Service de messagerie (Nom de la personne morale appropriée) a/s de Services Suncor Énergie Inc. Comptes fournisseurs 150 – 6 Avenue SW Calgary (Alberta) T2P 3E3 Si le fournisseur envoie la facture par la poste, les directives suivantes doivent être respectées : Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 3 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) • Les factures avec un BC connexe doivent être envoyées à l’adresse de facturation indiquées sur le BC. • Les factures sans BC doivent être envoyées à l’adresse fournie par la personne-ressource de Suncor qui a demandé le matériel ou le service. 3. Par courrier interne Les enveloppes de courrier interne doivent être envoyées aux : Comptes fournisseurs, Suncor Energy Centre Noms d’entités juridiques Le tableau suivant présente les noms exacts des entités juridiques de Suncor ainsi que les codes d’entreprise nécessaires à l’envoi de factures. Remarque : envoyez toutes vos questions ou vos préoccupations concernant l’entité juridique à l’employé de Suncor ayant demandé les matériaux ou les services. Codes d’entrepri se Nom de l’entité juridique 1000 SUNCOR ENERGY OIL SANDS LIMITED PARTNERSHIP 1020 SUNCOR ENERGY MARKETING INC. 1030 SUNCOR ENERGY LOGISTICS CORPORATION 1050 SERVICES SUNCOR ÉNERGIE INC. 1060 PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE, S.E.N.C. 1061 PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE INC. 1160 SUNCOR ÉNERGIE INC. (SOCIÉTÉ) 1700 LUBRIFIANTS PETRO-CANADA INC. 1705 SUNCOR ENERGY VENTURES PARTNERSHIP (COENTREPRISE DU PRJET DE SYNCRUDE) 1715 FORT HILLS ENERGY LIMITED PARTNERSHIP A/S SUNCOR ENERGY OPERATING INC 1730 VOYAGEUR UPGRADER LIMITED PARTNERSHIP 1740 SUNCOR ENERGY JOSLYN PARTNERSHIP 1750 SUNCOR ENERGY OPERATING INC. 9000 FONDATION SUNCOR ÉNERGIE 1535 PETRO-CANADA HIBERNIA PARTNERSHIP 1525 PETRO-CANADA TERRA NOVA PARTNERSHIP 10200 SUNCOR ENERGY RESOURCES PARTNERSHIP 1655 PRODUITS SPÉCIAUX SUNCOR ÉNERGIE INC. 2010 SUNCOR ENERGY (USA) INC. 2100 SUNCOR ENERGY (USA) MARKETING INC. 2200 PETRO-CANADA AMERICA LUBRICANTS INC. Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 4 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) Approbation Les personnes suivantes ont approuvé et signé ce document. Nom d’utilisateur : Terri MacLeod (tmacleod) Titre : Date : le vendredi 5 octobre 2012, 8 h HNR Signification : l’approbateur a signé le document Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 5 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) Annexe A : Exemple de facture de BC de services Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 6 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) Annexe B : Exemple de document d’assignation des tâches Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 7 Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite) Annexe C : Exemple de facture sans BC associé Date de révision : 26 septembre 2012 SCM-ST-015 Norme relative à la soumission des factures – public externe Page 8