dématérialisation des factures fournisseurs
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dématérialisation des factures fournisseurs
FICHE SOLUTION DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS L’échange de factures sous forme papier est encore très fréquent et toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées. La dématérialisation des factures permet de limiter la saisie, d’améliorer l’organisation des services comptables, leur productivité et surtout de gagner du temps pour se concentrer sur l’analyse et les contrôles des factures. Enjeux Utilisateurs : Accélérer le processus de traitement des factures entrantes grâce au traitement par lots Sécuriser le contenu, disposer de données fiables et exploitables avec une traçabilité comptable PME, Grands-comptes, Administrations Volumétrie : Quelques dizaines à plusieurs centaines par jour Partager efficacement les documents entre et au sein des services Types de documents : Avoir une meilleure maîtrise des délais de paiement Factures fournisseurs et pièces jointes (avoirs, bons de commandes, bons de livraison, etc.) Renforcer et améliorer la relation avec les fournisseurs Maîtriser les coûts et les délais de traitement d’une facture Architecture informatique : PC dédié, station autonome À partir de 11 500 € HT Dispositif Une solution clé en main intégrant le scanner et le logiciel de capture Une reconnaissance automatique du fournisseur et du type de documents (factures, avoir, BL etc.) Une extraction automatique des informations pertinentes de la facture Un contrôle de cohérence des données reconnues (ex : montant HT, TVA et TTC) Une interface de validation-correction des informations extraites Un export vers les logiciels métiers existants et une interface dans les processus de workflow et d’archivage Bénéfices Optimiser le traitement global d’une facture fournisseur, de sa numérisation jusqu’à sa recherche Améliorer la gestion des règlements fournisseurs et de ce fait la relation fournisseur Réduire les temps de saisie, de traitement, et de gestion des litiges Diviser par 2 le coût de traitement d’une facture Limiter les manipulations, les photocopies, les pertes de documents Solution disponible auprès du réseau de revendeurs Spigraph. www.spigraph.com FICHE SOLUTION SOLUTION TECHNIQUE HARDWARE Les scanners de gamme Workgroup sont placés sur les postes individuels et peuvent ainsi être utilisés « à la demande ». Les documents sont numérisés à tout moment de la journée ou de façon groupée en fin ou début de journée. SOFTWARE Le logiciel Spi.Data for Invoice est un logiciel d’extraction automatique de contenu. Il permet de numériser, typer les factures, extraire les informations nécessaires. Le logiciel peut : • Capturer, importer les images • Séparer les documents • Océriser l’ensemble de la page • Identifier le fournisseur • Extraire les informations des champs : date, n° de facture, n° de commande, montants,… • Contrôler et valider les valeurs extraites (automatique et manuel) • Générer des livrables (pdf et xml) • Exporter vers un logiciel GED, ERP, métier, ... • Option : extraction de lignes de facture (code article, désignation, montant, ...) SERVICES Prestations : • 1 jour de paramétrage chez Spigraph – préparation de la configuration à partir des données client • 2 jours d’installation de la solution sur site client et tests de fonctionnement • 3 jours de formation, mise en situation Hardware : Extension de garantie Echange J+1 Silver 3 ans Software : Contrat d’assistance Logiciel Premium 3 ans Tarif de la solution À partir de 11 500 € HT Solution disponible auprès du réseau de revendeurs Spigraph. www.spigraph.com