Procédure de traitement des courriers, télécopies et
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Procédure de traitement des courriers, télécopies et
Procédure de traitement des courriers, télécopies et courriels Date création procédure : 07/03/2014 Diffusion : Pôle Accueil – Information Date et historique de révision Référence de la procédure : ACI/PRO/13 Version 2 Validation : Florian Raoux Chemin d’accès : 10/06/2014 \\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLE ACCUEIL INFORMATION Vérification: Rédaction : Sandrine Sellier – Resp. Accueil Sandrine Nguyen Objet : Cette procédure a pour objet de définir les modalités de traitement des courriers, télécopies et courriels. 1. Le courrier postal Le courrier est déposé quotidiennement par les services postaux le matin (du lundi au vendredi hors jours fériés) à l’espace d’accueil de l’Office de Tourisme. Le courrier est réceptionné par un membre du personnel d’accueil qui signe au besoin les accusés. Toutefois, des courriers peuvent être déposés directement à l’espace d’accueil par un tiers. Ouverture, lecture du courrier courant * Ventilation *le courrier adressé à la direction et les recommandés sont déposés sur le bureau du directeur dans le trieur sans être ouverts. Les demandes de documentation Les courriers d’information Les courriers administratifs Traitement du courrier sous 48 h jours ouvrés. Enregistrement des demandes. C.f. Procédure de traitement des demandes _ACI/PRO/07 Analyse du courrier reçu : Enregistrement dans le fichier Excel « Courrier_AAAA », onglet « Courrier reçu » Réponse avec courrier type et personnalisé (être attentif à l’orthographe) Les publicités : à jeter dans le bac de recyclage La documentation d’institutionnels, OT… : à enregistrer Enregistrement dans le fichier Excel « Courrier_AAAA », onglet « Courrier reçu » Les déposer dans les bannettes des personnes concernées Classement Affranchissement (c.f. Procédure d’affranchissement du courrier_ACI/PRO/16) 1 Procédure de traitement des courriers, télécopies et courriels _ACI/PRO/13_V2 2. Les télécopies Les télécopies reçues sont traitées de la même manière que le courrier postal. 3. Les courriels La boîte de réception est consultée plusieurs fois par jour et à minima une fois le matin et une fois l’après-midi selon les jours d’ouverture de l’Office de Tourisme par un conseiller en séjour sur le PC principal au comptoir accueil – information. Un accusé de réception est envoyé systématiquement après chaque demande. Je réceptionne un courriel Je traite la demande par retour de courriel Je suis disponible ? Oui Non Répondre en signant avec son prénom avant la signature automatique + Archiver dans dossier Outlook « E-mails traités » Traitement des courriels dans les 24 h. Laisser en « non lu » [clic droit « marquer comme non lu »] Puis, quand je suis disponible Si l’information doit être connue de tous les conseiller séjours, noter l’info dans le carnet de liaison. Je traite la demande par courrier postal Je suis disponible ? Oui Non Traitement du courrier (c.f. 1. Le courrier postal et la procédure de traitement des demandes_ACI/PRO/07) Traitement du courrier sous 48 h jours ouvrés. Laisser en « non lu » [clic droit « marquer comme non lu »] Puis, quand je suis disponible La demande ne me concerne pas – Je ne suis pas en mesure de répondre Transférer à la personne ou le service concerné(e) Demander à un collègue N.B. Dans Outlook, régulièrement consulter les « mails indésirables » et vider le dossier. ATTENTION des mails importants peuvent s’y glisser, les restaurer et suivre la procédure ci-dessus. Les publicités doivent être supprimées et font l’objet d’un désabonnement avant toute suppression. 2 Procédure de traitement des courriers, télécopies et courriels _ACI/PRO/13_V2