TDR16SANIN106-Public..

TERMES DE REFERENCE
Mission n°16SANIN106
I.
Informations générales
Intitulé de la mission
Mission d’appui à l’amélioration des normes qualité de la CAMME
Composante
RSS/Tranverse
Thématique(s)
Produits de santé
Bénéficiaire(s)
CAMME
Pays
Djibouti
Durée totale des jours prévus
Contact Expertise France
55 h/j
Personne référente
RAMOS Thierry
II.
Coordonnées
[email protected]
Justification de la mission
La CAMME est un établissement public à caractère industriel et commercial doté de la personnalité
morale et de l’autonomie financière. Elle a pour mission principale d’assurer la disponibilité et
l’accessibilité des médicaments essentiels génériques et consommables médicaux à toute la
population djiboutienne.
Elle a été créée par décret présidentiel en 2004 et son statut a été révisé le 13 février 2007 et totalise
ainsi 10 ans d’expériences et d’activités dans le domaine de la Gestion des Achats et des Stocks (GAS) :
elle assure de ce fait la cession aux formations sanitaires du secteur public, parapublic et celles du
secteur privé à but non lucratif des médicaments et matériels appartenant à la liste nationale des
médicaments et matériels essentiels à un prix social défini.
La CAMME est administrée un Conseil de Gestion comprenant neuf membres d’origine variée. Elle est
dirigée par une direction composée d’un directeur pharmacien assisté de deux chefs de service
(technique et administratif).
Elle est financée et fonctionne sur fonds propre à hauteur de 70%, le reste de son financement provient
des appuis directe de l’Etat djiboutien et d’autres projets financés par les partenaires.
Ses principaux partenaires techniques et financiers hormis l’Etat sont le Fonds Mondial et la Banque
Mondiale.
Dans le cadre de la mise en œuvre du Grant TFM VIH/Sida, la CAMME est désignée comme SR potentiel
en charge de la gestion des stocks et la fourniture des médicaments et produits médicaux à tous les
sites de traitements et de prise en charges des patients sur tout le territoire du pays (ceci en étroite
collaboration étroite avec le PLSS).
A cet effet, il est attendu de la CAMME les prestations suivantes :
- Assurer le stockage des produits dans son magasin selon les standards internationaux :
 Réception des produits ;
 Soumission des produits au contrôle qualité (sous le lead du PLSS et du PNUD) ;
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 Enregistrement ;
 Stockage ;
 Gestion des stocks selon la méthode FEFO ;
 Inventaire physique ;
 Production et dissémination des informations sur la gestion du stock.
- Assurer la fourniture des produits à tous les sites de traitement et de prise en charge afin de
contribuer à réduire à zéro les risques de ruptures de stock ou de péremption de produits.
 Traitement des réquisitions/commandes faites par les sites de traitement (en étroite
collaboration avec le PLSS);
 Colisage ;
 Etablissement BL ;
 Livraison ;
 Communication avec le PLSS et les sites de traitement ;
 Certification de la réception et de la conformité de la livraison (PV) ;
 Production et dissémination des informations sur la distribution.
Elle a fait l’objet de nombreuses et récentes évaluations et plans de renforcement qui étayent la
demande d’assistance technique :
- Evaluation des Capacités et des Risques du Sous-Récipiendaire Centrale d’Achat des Médicaments
et Matériels Essentiels. (CAMME), PNUD, février 2013.
- Evaluation en novembre 2013 sur le PSM par le PNUD Supervision PSM.
- Examen de la chaine d’approvisionnement, SCMS, Septembre 2015.
- Plan de renforcement du LMIS pour les produits médicaux financés par le Fonds Mondial ; La
Centrale d’Achat des Médicaments et Matériels Essentiels_UNDP ; Unité de gestion des
programmes du Fonds Mondial_Avril 2014
- Plan directeur de renforcement des capacités techniques pharmaceutiques et assurance qualité
de la CAMME (suite au rapport de février 2013 du PNUD).
- Paramétrage d’un logiciel en janvier 2015 (avec gestion des stocks sur SAGE) et évaluation des
utilisateurs et de la base de données en décembre 2015 (PNUD/FM)
Ces évaluations ont défini des axes d’amélioration des activités de la centrale d’achat.
III.
Objectifs et résultats poursuivis
1) Objectif général de la mission
La mission d’expertise a pour objectif d’améliorer la performance de la CAMME en termes d’assurance
qualité, en vue d’une mise en conformité aux normes internationales, afin d’améliorer l’accessibilité /
le service rendu des populations à un médicament de qualité.
2) Objectifs spécifiques
1. Appuyer la CAMME dans la mise en place de procédures sur la qualité des achats (préqualification) pour permettre la présélection des couples produits/fournisseurs
2. Appuyer la CAMME dans la rédaction d’un manuel Assurance Qualité, de procédures de qualité
pharmaceutique et d’indicateurs qualité (manuel Assurance Qualité et Manuel des procédures
Pharmaceutiques et Qualité)
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3. Appuyer la CAMME dans la mise en œuvre des procédures de qualité pharmaceutique sur les
aspects gestion/stockage/distribution dans la continuité de l’installation d’une gestion des
stocks informatisée
3) Résultats à atteindre
1. Le processus de sélection des produits est clarifié permettant une amélioration des achats.
2. La CAMME dispose d’un manuel Assurance qualité et de procédures adaptées pour la mise en
œuvre des normes internationales.
3. La CAMME réalise ses activités quotidiennes conformément aux bonnes pratiques au sein
d’une centrale d’achat.
IV.
Description de la mission
1) Activités prévues
Dans le cadre de leur mission, les experts auront à conduire les activités suivantes :
1. Assistance technique pré sélection des couples produits/fournisseurs
Appui à la clarification du processus de sélection des produits /fournisseurs sur les aspects suivant :
 Analyse des dossiers techniques produits et fabricants
 Mise en place d’une grille d’analyse des risques pharmaceutiques
 Modalités de monitoring des produits achetés et distribués
Cet appui pourra permettre de simplifier les questionnaires fabricants/produits, améliorer l’étape
de screening, le résumé de l’information, réviser le processus de présélection des fournisseurs
(MQAS et code des marchés publics) sur la passation des marchés et les stratégies d’achat
Organisation d’un atelier de formation et de sensibilisation sur les procédures de pré-qualification des
couples produits/fournisseurs
 Organiser un atelier d’une journée avec des présentations pour les différents acteurs de la
chaine du médicament impliqués dans l’approvisionnement, notamment sur le renforcement
du lien entre la centrale d’achat et la Direction de la Pharmacie et du Médicament et
l’harmonisation des pratiques d’achat.
2. Assistance technique « Assurance Qualité »
Appui technique à la rédaction d’un manuel Assurance Qualité, de procédures de qualité
pharmaceutique et d’indicateurs qualité

Appuyer la rédaction des procédures manquantes dans le cadre de la rédaction d’un manuel
Assurance Qualité. Les procédures manquantes sont clairement identifiées (procédures
d’inventaire, procédures de gestion des périmés, procédure sur la conduite à tenir en cas de
rupture de la chaine du froid, réception des produits à l’aéroport, etc.) et la rédaction est
prévue dans le plan de renforcement de la CAMME de l’UGP FM/UNDP (2014).

Un plan d’action pour la mise en œuvre des procédures est produit.
Les éléments précédents sur la sélection et les procédures d'acquisition seront repris dans le manuel
des procédures d'assurance qualité.
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 Appui technique à la mise en œuvre des procédures de qualité pharmaceutique
Mission de suivi/conseil pour la mise en œuvre des procédures de qualité pharmaceutique :
Mission de support technique individualisé, pour améliorer le niveau de mise en œuvre des
procédures issues de la première mission. Cet appui permettra un suivi du plan d’actions de la
mise en œuvre des procédures.
2) Livrables attendus





V.
Listes des produits et fournisseurs présélectionnés
procédures de pré-sélection des couples produits/fournisseurs
Manuel qualité
Manuel des procédures qualité
Plan annuel Qualité
Lieu, Durée et Modalités d’exécution
1) Période de mise en œuvre : Aout 2016-Décembre 2016
2) Date de démarrage : Aout 2016
3) Date de fin : Décembre 2016
La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire.
4) Durée effective : 55 jours prestés
La durée effective des prestations (jours ouvrables) des experts est 55 jours, dont 46 jours à Djibouti.
5) Planning/calendrier :
Le calendrier prévisionnel d’exécution des missions se présente comme suit :
Description des activités
Assistance technique pré sélection
des fournisseurs
Organisation d’un atelier de
formation et de sensibilisation
Appui technique à la rédaction d’un
manuel Assurance Qualité
Appui technique à la mise en œuvre
des procédures de qualité
pharmaceutique
Total
Lieu
A distance
Djibouti
Djibouti
Durée (H/J)
Expert 1
Durée (H/J)
Expert 2 :
2
13
5
A distance
Djibouti
Djibouti
5
20
10
20 h/j
35 h/j
Les experts se rendront au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de
France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges.
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VI.
Expertise et profil demandés
6) Nombre d’experts : 2
7) Profil d’expert
Poste 1 : Expert International pharmacien spécialiste en Assurance qualité-Achats
-
-
-
-
-
A. Qualifications et compétences :
Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) en Pharmacie
Spécialisation / Compétence dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants
de santé, la passation des marchés et l’assurance qualité des produits de santé
Excellentes qualités /capacités :
 de communication
 de travail en équipe et relationnel
 de transmission des savoirs
 de supervision
 d’analyse et résolution des problèmes
 de prise de décision et d’initiative
Excellente maitrise du français (écrit / oral)
B. Expérience professionnelle générale
Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’audit et l’évaluation pharmaceutique
dans un ou plusieurs pays d’Afrique subsaharienne.
Expérience professionnelle dans l’appui et l’évaluation du système de gestion des achats et
des stocks (bonnes pratiques d’achats / de stockage / de distribution) en intrants
pharmaceutiques.
C. Expérience professionnelle spécifique
Des compétences avérées en analyse des dossiers techniques et dans l’élaboration des
dossiers d’Appel d’Offres dans le secteur pharmaceutique ;
Maitrise du référentiel MQAS-OMS « Système d’assurance qualité type pour les centrales
d’achat.
Connaissance approfondie des centrales d’achats et de leur mode d’organisation et de
gestion ;
Une expérience dans le pays cible sera fortement appréciée.
Poste 2 : Expert International pharmacien spécialiste en Assurance qualité
A. Qualifications et compétences :
- Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) en Pharmacie
- Spécialisation / Compétence dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants
de santé et l’assurance qualité des produits de santé
- Excellentes qualités /capacités :
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 de communication
 de travail en équipe et relationnel
 de transmission des savoirs
 de supervision
 d’analyse et résolution des problèmes
 de prise de décision et d’initiative
-
Excellente maitrise du français (écrit / oral)
B. Expérience professionnelle générale
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’audit et l’évaluation pharmaceutique
dans un ou plusieurs pays d’Afrique subsaharienne.
- Expérience professionnelle dans l’appui et l’évaluation du système de gestion des achats et
des stocks (bonnes pratiques d’achats / de stockage / de distribution) en intrants
pharmaceutiques.
C. Expérience professionnelle spécifique
- Connaissance approfondie des centrales d’achats et de leur mode d’organisation et de
gestion.
- Maitrise du référentiel MQAS-OMS « Système d’assurance qualité type pour les centrales
d’achat.
- Une expérience dans le pays cible sera fortement appréciée ;
VII.
Compte-rendu de missions
Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après
chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra
pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.
VIII. Informations pratiques
Le bénéficiaire met à disposition de(s) l’expert(s) les moyens suivants :
- internet, voiture.
- pharmacien de la CAMME.
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