Le classement - Fontaine Picard

DOSSIER 5
Compétences :
s)DENTIlER LES PIÒCES LES DOCUMENTS ET
fichiers à classer
s%XPLOITER UN SCHÏMA DE CIRCULATION DES
documents
s!PPLIQUERUNEPROCÏDUREDECLASSEMENT
s6ÏRIlERLECONTENUDUNDOSSIER
Le classement
Connaissances :
La représentation et la circulation des documents
s,ESDIAGRAMMESDECIRCULATIONDESDOCUMENTS
La gestion des dossiers papiers
s,ESMODESDECLASSEMENT
s,EMATÏRIELETMOTSCLÏSDECLASSEMENT
- les caractéristiques
- les critères de choix
s,ESPROCÏDÏSDECLASSEMENT
s,ORGANISATIONETLECONTRÙLEDUNDOSSIER
Cadre du travail :
Vous participez à la mise à jour du classement des dossiers aux services achats et ventes sous
la responsabilité de Romain GENTIL.
- 71 -
1
La gestion des dossiers papiers
1.1 - Les différentes catégories de dossiers
Au sein des services, les documents ne sont pas tous de même nature ni utilisés de la même façon. Pour mettre en place
des solutions de classement vraiment efficaces, il faut donc adapter celles-ci aux 3 grandes catégories de papiers que
vous retrouvez ci-dessous.
Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents
Exemples :
-
dossiers clients
dossiers fournisseurs
dossiers du personnel
etc
L’organisation des affaires en cours, sur les bureaux
Exemples :
-
commandes ventes
commandes d’achats
commandes d’export
contentieux et litiges
réclamations clients
contrôles qualité
etc
La gestion des dossiers divers et variés des cadres,
dirigeants et secrétaires de direction
Exemples :
-
courriers, notes, mails,
rapports et études,
comptes rendus de réunions,
articles de presse,
projets,
documentations techniques,
etc
(Site : Technoclass.com)
- 72 -
1 - Complétez le tableau ci-dessous en déterminant la fréquence d’utilisation des trois catégories de papier page précédente :
Catégorie
Fréquence d’utilisation
Dossiers des fichiers permanents
Documents des affaires en cours
Dossiers divers et variés
2 - Quelle que soit la nature du document utilisé, quel est l’intérêt de le classer ?
...................................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................................
1.2 - Les modes de classement
La secrétaire utilise 3 ordres de classement : le classement alphabétique, idéologique et numérique.
1.2.1 - Le classement alphabétique
1 - Patrick BOULAY, le responsable Qualité souhaite réunir les chefs de service mardi prochain à 9 heures pour les informer
de la mise en place d’une nouvelle demande de certification. Il vous charge de préparer la note d’information à partir
de ses consignes en document 1 et de reporter le nom des destinataires sur le document 2.
Document 1
Mémo
Document 2
Note d’information
3OCIÏTÏ6/,!$/2
MÉMO
De : Patrick BOULAY
Informez les personnes suivantes de la prochaine réunion concernant la mise en place de
la nouvelle certification :
Tiphaine DOUCHEZ
Gérald SAVIGNOL
Amédée BLANCHARD
Paul DUMAITRE
Anne ZAUBI
Hubert FAVROL
Yann AMAURY
(la liste est à présenter par ordre alphabétique)
6ENDÙME
Le
Émetteur :
P. BOULAY, responsable qualité
Destinataires :
Objet :
Réunion
La prochaine réunion concernant la mise en œuvre de
la nouvelle certification aura lieu …………..
2 - Définissez le classement alphabétique.
...................................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................................
- 73 -
3 - Au service achats, les dossiers des fournisseurs sont tenus par ordre alphabétique. Les dénominations comportant plusieurs mots, il faut classer suivant un terme directeur. À partir de l’extrait
des règles AFNOR concernant le classement alphabétique (document 3) et des règles d’indexage
(document 4), vous devez préparer les étiquettes des dossiers des nouveaux fournisseurs en document 5.
Document 3
Règles AFNOR de classement alphabétique
Le classement avec terme directeur : il s’agit d’élaborer un classement à partir d’un terme qui identifie le dossier selon
trois catégories. Ainsi, vous classerez vos documents à partir du premier mot prioritaire : nom propre (nom de famille
sans tenir compte de l’éventuelle particule de, d’ mais en tenant compte de le, la, saint, sainte) ou prénom s’il est seul
ou encore nom géographique (sans les articles). En cas d’absence d’un nom propre, vous opterez pour le premier mot
ordinaire (nom commun) ou à défaut pour le premier mot accessoire (adjectif). Par exemple, pour LE PETIT GARAGE
DE RÉNO Jules, « Petit » est accessoire, « Garage » est ordinaire et « Réno » est prioritaire. En fonction de votre métier,
excluez les termes qui reviennent trop souvent. Par exemple, un fabricant de pneus ne tiendra pas compte du mot
« garage » pour ses clients.
Document 4
Règles d’indexage
Pour classer dans l’ordre alphabétique une rubrique, il faut :
➩ déterminer le mot directeur et le placer au début,
➩ placer ce qui suit le mot directeur,
➩ placer, à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.
Exemple : pour la rubrique LE PETIT GARAGE DE RÉNO Jules, l’indexage sera :
RÉNO
Document 5
Raisons sociales des nouveaux fournisseurs
SA Les Volailles Rémy Rallon
Coopérative agricole des fermiers de Loué
Élevage de la Fartière
Établissement Falque
EARL Bouin
Élevage agricole de la Bohardière
SA Éclosion
Vadé Dominique
Ets DAVIED
SARL Landes Avicoles
L’envol de Retz
SA Bodin et Fils
DVCM (Distribution Volailles Charcuterie)
Élevage Sylvain et Sophie
STVO
- 74 -
Jules
(Le petit garage de)
4 - Définissez les termes ci-dessous pour comprendre le vocabulaire du classement alphabétique.
Termes
Définitions
Dénomination (ou rubrique)
Terme directeur
Mot prioritaire
Mot ordinaire
Mot accessoire
Indexation d’une rubrique
Renvoi
5 - Indexez les raisons sociales ci-dessous afin de préparer le titre à inscrire sur chaque dossier.
RAISONS SOCIALES INDEXÉES
6 - Classez les nouveaux dossiers.
- 75 -
1.2.2 - Le classement numérique
7 - Au service ventes, Gilles CARNAGO utilise les classements numérique et alphabétique avec terme directeur pour ranger
les nombreux dossiers clients. Karim MOUTI et Sébastien COLLARD, 2 de nos commerciaux viennent de vous transmettre
une liste de nouveaux clients pour lesquels vous devez préparer un dossier. Vous devez leur attribuer un numéro (document 6) suivant leur date de 1re commande puis vous présentez le répertoire alphabétique, établi à partir du terme
directeur (document 7). Le dernier client enregistré portait le n° 287.
Principe du classement numérique : il consiste à classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisation nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique pour retrouver l’indicatif de classement.
Document 6
Document 7
Liste prospects
Répertoire alphabétique
Nom du client
N°
Liste des prospects de la semaine dernière qui
nous ont passé commande :
Date 1ère cde
Noms
Ganasso Jacques
05/03
La Générale des Viandes
02/03
La Provençale des Viandes
08/03
La Rose des Viandes
02/03
Le Laurier d’Or
01/03
Service Frais
01/03
Le Professionnel
03/03
Géant Les Caillols
05/03
Le Dauphin Azur
09/03
N°
1.2.3 - Le classement idéologique
8 - Le classement alphabétique des clients ne permet pas de distinguer la catégorie. Volador vend ses produits aux moyennes et grandes surfaces, à des grossistes revendeurs ou encore à des bouchers. Romain GENTIL a besoin d’une liste des
clients regroupés par catégorie. À partir de la liste des clients en document 8 vous complétez le document 9.
Le classement idéologique consiste à classer les dossiers par thème (sujet, sous-sujet…) eux-même classés par ordre
alphabétique.
Document 8
Liste des clients
Supermarché Casino (Moyennes et grandes surfaces)
Base Intermarché de Labussière (grossiste revendeur)
Boucherie Éric (Boucher)
Géant La Valentine (Moyennes et grandes surfaces)
Les Halles de la Blancarde (Boucher)
Francap Distribution (grossiste revendeur)
Supérette La Rouquière (Moyennes et grandes surfaces)
Roydis (Moyennes et grandes surfaces)
Boucherie Baudoin (Boucher)
Au printemps (Moyennes et grandes surfaces)
Euro Distribution (Grossiste revendeur)
Centre Bourse (Moyennes et grandes surfaces)
Supérette de Saint-Joseph (Moyennes et grandes surfaces)
Coccinelle (Moyennes et grandes surfaces)
Centre Bonneveine (Moyennes et grandes surfaces)
- 76 -
Document 9
Clients classés par ordre idéologique
Catégorie
Noms des clients
1.3 - Le matériel et mobilier de classement
Le service ventes utilise plusieurs meubles et supports matériels pour classer les documents.
Gilles CARNAGO vous explique l’organisation de son environnement de travail :
Extrait de la conversation : « Chaque client possède un dossier constitué d’une chemise à rabats que l’on insère dans
un dossier suspendu à visibilité latérale. À ce sujet, vous remarquerez qu’un dossier peut aussi bien désigner un ensemble de documents que le support matériel qui le contient. Le dossier suspendu est accroché dans une armoire sur
des rails. Dans l’armoire, se trouvent également des porte-revues qui contiennent des revues du domaine commercial et des bacs contenant les documents commerciaux pré-imprimés vierges. Sur mon bureau, j’ai des chemises de
dossiers en cours, un classeur à anneaux de doubles de courriers, un bac à courrier et le parapheur pour les courriers
à faire signer à mon responsable. Lorsque les dossiers ne sont plus consultés, je les archive dans des boîtes à rangement ».
£Ê‡ÊÊʏ½>ˆ`iÊ`ÕÊ`œVՓi˜ÌÊ£äÊ«ÀjÃi˜Ì>˜ÌÊ`ˆvvjÀi˜ÌÃʓ>ÌjÀˆiÃÊ`iÊV>ÃÃi“i˜Ì]Ê`ÕÊ`œVՓi˜ÌÊ££Ê«ÀjÃi˜Ì>˜ÌʏiʓœLˆˆiÀÊ`iÊ
classement et le document 12 présentant les procédés de classement, vous observez le poste de travail de Gilles et
complétez les documents 13 et 14.
Document 10 Le matériel de classement
Dossier suspendu
à visibilité latérale
Chemise à rabat
Porte-revues
- 77 -
Classeur à anneaux
Parapheur
Bac à courrier
Chemise à élastiques
Boîte de rangement
Chemises cartonnées
Document 11
Le mobilier de classement
Le choix du mobilier de classement dépend du dossier à ranger (forme, encombrement, procédé de classement utilisé).
Classeur rotatif pour un
classement debout
- 78 -
Classeur à tiroirs plats
pour des documents
peu nombreux
Classeur à tiroirs pour
dossiers suspendus à
visibilité horizontale
Armoire à porte
coulissante
Document 12 Les procédés de classement
Les dossiers sont empilés les uns sur les autres.
Classement
horizontal ou à plat
Classement
debout ou vertical
,ESDOSSIERSSONTPLACÏSDEBOUTLESUNSÌCÙTÏDESAUTRES)LSDOIVENT
être rigides et épais pour se maintenir.
Les dossiers sont placés dans un hamac en carton fort ou en plastique.
Le hamac est suspendu soit aux rebords d’un tiroir ou d’un bac (visibilité horizontale), soit à des rails d’une étagère d’une armoire (visibilité
latérale).
Classement
vertical suspendu
Les dossiers doivent être minces. La manipulation est aisée et il est
bien adapté aux dossiers nombreux.
Document 13 Postes de travail
Mobilier :
Matériel :
Procédé :
Matériel :
Procédé :
Mobilier :
Matériel :
Procédé :
- 79 -
Mobilier :
Document 14 Armoire
Matériel :
Procédé :
Matériel :
Procédé :
Matériel :
Matériel :
Procédé :
Procédé :
1.4 - L’organisation d’un dossier
Les dossiers des clients sont rangés dans des dossiers suspendus à visibilité latérale. Chaque dossier à rabats comprend
3 chemises : une pour les commandes, une pour les bons de livraison agrafés aux factures, une pour les courriers et documents divers. Dans chaque chemise, les documents sont classés par ordre chronologique, c’est-à-dire par date.
Vous devez organiser le dossier du client VIANDES FRAIS en indiquant les documents à classer dans chaque chemise. Pour
cela, vous disposez des divers documents à y insérer en document 15 et des chemises en document 16.
Document 15 Documents à classer
Viandes Frais Mer,
1 Bd du Nord le 1er mars
41150 MER
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
Le 2/02/
Messieurs,
Nous avons bien reçu ..........................
..................................................................
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
BON DE LIVRAISON n°
Viandes Frais
1 Bd du Nord
41150 MER
Référence
BON DE LIVRAISON n°
Viandes Frais
1 Bd du Nord
41150 MER
Désignation
Quantité
Mer, le 26 février
COMMANDE n°
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
BLE
DOU
Le 14/02/
Référence
- 80 -
Désignation
Quantité
Réf.
Désig.
Quantité
PU HT
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
FACTURE n°
Date
4/02
Client
1489
Page 1
V/livraison du 2
Viandes Frais
1 Bd du Nord
41150 MER
Viandes Frais Mer,
1 Bd du Nord le 25 février
41150 MER
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
Le 26/01/
Messieurs,
Le 14, nous vous avons contacté .......
.................................................................
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
Référence
Désignation
FACTURE n°
Date
16/02
BON DE LIVRAISON n°
Viandes Frais
1 Bd du Nord
41150 MER
Quantité
Mer, le 25 janvier
Client
1489
COMMANDE n°
VOLADOR
27 av. Charles de Gaulle
41100 VENDÔME
E
UBL
DO
Page 1
V/livraison du 14
Viandes Frais
1 Bd du Nord
41150 MER
Réf.
Désig.
Quantité
PU HT
1 Bd du Nord 41150 MER
Viandes Frais
Télécopie
À:
VOLADOR
De :
Télécopie :
02.54.77.26.15
Pages :
1
Date :
15/01
Téléphone :
- 81 -
Document 16 Dossier « Viandes Frais »
ANDES
ISONS
LIVRA
RES
FACTU
Documents à classer :
Documents à classer :
COMM
- 82 -
RIERS
COUR
S
DIVER
Documents à classer :
2
La gestion des dossiers numériques
Volador doit garder une traçabilité des lots de viande achetés. Pour réduire les coûts et réaliser des économies de papier,
elle a décidé de dématérialiser et d’organiser ces dossiers sous forme numérique.
Vous analysez le plan de classement défini (voir document 17)
Document 17
Plan de classement
Produit
Année
Mois
Jour
Dossier
VOLAILLE
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
01 – Janvier
02 – Février
03 – Mars
04 – Avril
05 – Mai
06 – Juin
07 – Juillet
08 – Août
09 – Septembre
10 – Octobre
11 – Novembre
12 - Décembre
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Lot n° 124554
Lot n° 149875
Lot n° 254891
Lot n° 368459
1 - Comment est organisé le plan de classement ?
2 - Quel ordre de classement est utilisé ?
ÎʇÊ"ÙÊÃiÀœ˜ÌÊV>ÃÃjÃʏiÃÊ`œVՓi˜ÌÃʏˆjÃÊ>ÕʏœÌʘcÊ{nÇx™ÈʏˆÛÀjʏiÊ£nʓ>ˆÊÓää™Ê¶
- 83 -
- 84 -
Synthèse
Il faut classer pour :
➩ ranger les documents,
➩ pouvoir les retrouver,
➩ et les conserver lorsqu’ils ne sont plus utilisés régulièrement.
1.1 - Les principaux modes de classement
Le classement alphabétique
Consiste à classer suivant l’ordre de succession des lettres
Le classement numérique
Consiste à classer suivant l’ordre de succession des nombres
Le classement idéologique
Consiste à classer suivant un mot-clé
D’autres modes de classement existent comme le classement chronologique (par ordre de succession des
dates), géographique, alphanumérique (combinaison du classement alphabétique et numérique) et décimal
(combinaison du classement idéologique et numérique).
1.2 - Le matériel et mobilier de classement pour dossiers papier
Matériel
Mobilier
Procédé de classement
Chemises
Chemises
à élastiques,
à rabats
Classeur à tiroirs plats
Classement horizontal ou à plat
Classeurs
à anneaux
Boîtes
à revues
ou à archives
Rayonnages
Classeur rotatif
Classement vertical ou debout
Dossier suspendu
Armoire
Classeur à tiroirs
Classement vertical suspendu
Le choix du dossier s’effectuera en fonction du volume des documents à ranger et leur dimension, de la rigidité des
documents à classer.
1.3 - La gestion des dossiers numériques
Des logiciels permettent la dématérialisation et l’organisation des dossiers d’une entreprise ou d’un service, sous forme numérique.
- 85 -
APPLICATION 1
Voici les résultats scolaires en enseignement général pour une classe :
Date de
naissance
Lieu
d’habitation
BERNARD
Sophie
15/04/1990
FOUGERE
Valérie
Nom élève
Français
Maths
Anglais
Hist-Géo
Moyenne
Blois
8,5
10,5
11
9
9,75
04/02/1991
Villetard
14
11,7
12
15
13,17
GALLAS
Antoine
11/12/1992
Blois
14
13,8
14
13,5
13,82
JULLIEN
Mathéo
21/08/1991
6ENDÙME
11
9,8
9
10,6
10,1
LÉON
Mathilde
05/05/1991
Blois
17
14
12,5
12
13,87
PETIT
Pierre
25/12/1991
Marolles
7
11
9,5
10,5
9,5
POTIN
Marie-Line
21/11/1991
Juvine
13
12,8
12,5
14
13,07
RAFFIN
Gilles
01/02/1991
6ENDÙME
8
9,9
14,2
13
11,27
SAVARIN
Marie
17/09/1991
Blois
15,1
14,3
12,8
11,9
13,52
TULLIER
Marjorie
06/06/1991
Blois
10
11,4
11
10,5
10,72
1 - Dans quel ordre sont classés les élèves sur la liste ci-dessus ?
2 - Établissez une liste classée par les dates de naissance dans le tableau ci-dessous :
Dates de naissance
UÊ+ÕiÊœÀ`ÀiÊ`iÊV>ÃÃi“i˜ÌÊ>ÊjÌjÊṎˆÃjʶ
- 86 -
Noms des élèves
Moyenne
3 - Établissez une liste classée par la ville d’habitation dans le tableau ci-dessous :
Ville d’habitation
Noms des élèves
Moyenne
UÊ+ÕiÊœÀ`ÀiÊ`iÊV>ÃÃi“i˜ÌÊ>ÊjÌjÊṎˆÃjʶ
4 - Établissez une liste classée par la moyenne dans le tableau ci-dessous :
Moyenne
Noms des élèves
Date de naissance
UÊ+ÕiÊœÀ`ÀiÊ`iÊV>ÃÃi“i˜ÌÊ>ÊjÌjÊṎˆÃjʶ
- 87 -
APPLICATION 2
Sur le document 2, vous préparez la page d’accueil du site « ÉLÉONORA » qui permet, à partir de mots-clés, d’accéder
à des sites consacrés aux voyages. Les mots-clés sont regroupés par rubriques classées par ordre alphabétique et sont
eux-mêmes classés par le même ordre (voir document 1).
Document 1
Liste des rubriques et mots-clés
Liste des rubriques : Hébergement, Administratif, Loisirs, Commerce, Arts et culture, guides.
Liste des mots-clés : Guides villes et régions, Opéras, Boutiques voyage, Monuments, Ambassades et consulats, Auberges, Parcs Naturels, Voyagistes, Histoire du Monde, Spectacles, Formalités, Fêtes et festivals, Planétarium, Musées,
6ISITESETCIRCUITS(ÙTELSEN&RANCE6ILLAGESVACANCES#INÏMAS4HÏÊTRES#ARTES/FlCESDUTOURISMEFRAN AIS$ANSES
et ballets, Musique du Monde, Art et culture, Foires internationales, Parcs de loisirs, Locations saisonnières, Artisanat,
Museums d’histoire naturelle, Discothèques et cabarets, Campings à l’étranger, Aventures et découvertes, Résidences
HÙTELIÒRES#ONTESET,ÏGENDES2ELATIONSCOMMERCIALES'UIDE&RANCE/FlCESDUTOURISMEÏTRANGERS#ASINOS#AMPINGSEN&RANCE'ALERIESDART'ÔTES(ÙTELSÌLÏTRANGER
Document 2
Page accueil
L’annuaire ÉLÉONORA
Rechercher par mot-clé
ADMINISTRATIF
GUIDES
ARTS ET CULTURE
(³"%2'%-%.4
COMMERCE
LOISIRS
- 88 -
APPLICATION 3
Début septembre, vous effectuez un stage à l’école municipale de musique d’Autheuil. Le directeur vous remet le schéma
de circulation des documents concernant les inscriptions des élèves. Vous analysez le document 1 afin de comprendre
l’organisation du processus de traitement des demandes.
Document 1
Schéma de circulation des documents
Professeurs
Document 2
Tableau d’analyse du classement des documents
Documents classés par le secrétariat
de l’école
Document conservé
par les professeurs
Document conservé
par les parents
Pendant combien de temps, les parents d’un élève devront-ils conserver leurs documents ?
- 89 -
APPLICATION 4
Le collège Anatole France de Nantes utilise un logiciel de classement numérique. Tous les documents de l’établissement
sont donc regroupés dans une seule et même base de classement suivant le modèle en document 1 :
Document 1
Plan de classement
Armoire
Élèves
Rayon
AACHE Saïda
Classeur
3e
e
Dossier
Inscriptions
Personnel - Administration
ABOUDA Ayline
4
Bulletins scolaires
Personnel- Professeurs
ACHABE Moulay
5e
Informations
Personnel – ATOSS
ARABESQUE Tom
Vie scolaire
ARCHE Manon
e
6
Certificats médicaux
Sanctions
ASSABE Nina
ATOLL Louis
AZOUM Jamel
BALLE Mathieu
BARBOSA Manuel
BELLER Marina
BENIT Clémence
BEYROU Eva
BORNEAU Thomas
BUBERT Alexis
CABAN Alex
CANON Max
CARAMEL Mina
CEZIN Alizé
CIBAL Yann
CIROP Anne-Lise
1 - Quel est le plan de classement défini par le collège et son contenu ?
Plan
Contenu
2 - Dans quel ordre de classement sont rangés les éléments du rayon ?
3 - Quel dossier est actuellement ouvert par un utilisateur du logiciel ? Que veut consulter cet utilisateur ?
4 - La secrétaire veut retrouver le certificat médical de l’élève BELLER Marina, élève de 4e, dans son dossier. Sur quels
éléments devra-t-elle cliquer ?
- 90 -