ASSISTANT DE DIRECTION

ASSISTANT DE DIRECTION
Poste à pourvoir
Date de parution : 6 octobre 2015
Date limite de candidature : 20 octobre 2015
Secteur de rattachement : direction de l’institut
Responsable hiérarchique : le Directeur de l’institut
Lieu : Paris
Nombre de poste à pourvoir : 1
Niveau de classification : niveau 4 (convention collective employés et cadres)
Type de contrat : CDI
ACTIVITES PRINCIPALES
L'assistant de direction assiste le directeur de l’institut afin d’optimiser la gestion de son activité. Il assure
l’interface entre le directeur de l’institut et ses interlocuteurs (internes et externes).
Réalisation des activités de secrétariat
• Accueille les visiteurs et filtre les appels téléphoniques (collaborateurs de l’institut, clients, prestataires,
…)
• Gère les courriers et les emails (réception, réponse, transmission)
• Gère l’agenda du directeur de l’institut
• Organise les déplacements
• Rédige et/ou saisie et/ou met en forme des documents, courriers, comptes rendus de réunions
• Organise les réunions (convocations, réservation de salles, ...)
• Gère les achats de fournitures et le fonctionnement courant du bureau
Suivi de projets
• Suit et prépare les dossiers
• Conçoit des outils de suivi d'activité de l’institut, des tableaux de bord et les met à jour, au regard des
demandes et besoins du directeur de l’institut
Organisation et coordination des informations internes et externes
• Apporte des premiers éléments de réponses aux différents interlocuteurs
• Traite et transmet les decisions, les notes de service
• Recherche les informations nécessaires au directeur de l’institut
• Procède au classement et à l’archivage les documents (papier et électronique)
COMPETENCES
Savoirs
• Connaitre l’environnement institutionnel ainsi que les enjeux de l’institut, son offre de service, ses
clients et partenaires, ses fournisseurs et prestataires
• Connaitre les différentes sources d’information et rechercher l’information pertinente
• Maitriser les outils informatiques et bureautiques nécessaires à son activité
• Maitriser les techniques rédactionnelles
• Maitriser les techniques de secrétariat
Savoir-faire (capacité à)
• Agglomérer des informations complexes et variées et discerner les informations confidentielles de
celles diffusables
• Anticiper et organiser ses activités en fonction des objectifs, aléas, contraintes et échéances
• Choisir et rédiger les supports de communication adaptés à la cible et aux objectifs visés
• Exploiter et analyser des données quantitatives et qualitatives
• Conseiller et orienter les différents interlocuteurs
Savoir-faire relationnel (capacité à)
• Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs (interne et externe)
• Adapter son comportement et sa communication (écoute, empathie, …) aux différents interlocuteurs et
aux différentes situations
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Etre force de proposition
• Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
CONDITIONS PARTICULIERES
Ce poste requiert une expérience de plusieurs années dans un secrétariat de direction.
CONTACT
Florence Ouvrard – 01.45.38.83.95
Acte de candidature à adresser par courriel à « [email protected] » et « [email protected] »
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