briefing note pour la selection d`agences de communication pour la

Fonds des Nations Unies pour
la population
L’UNFPA - parce que tout le monde compte
BRIEFINGNOTE
POURLASELECTIOND’AGENCESDECOMMUNICATION
POURLACONCEPTIOND’OUTILSDECOMMUNICATIONAU
PROFITDEL’UNFPABURKINAFASO
Août 2016
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I. Contexte
L’UNFPA, a véritablement intégré la communication au cœur de ses actions et programmes.
C’est d’ailleurs une vérité de La Palice de le dire quand on considère l’architecture de ses
programmes d’interventions. Dans chacun de ses projets, l’institution a intégré et pris en
compte les aspects du plaidoyer et de la communication pour le changement de
comportement ainsi que de la communication stratégique. Outre ces aspects de la
communication pour le développement, l’organisation a développé une communication
stratégique basée sur les résultats et l’évidence dans un contexte où la valorisation des
acquis des programmes est une stratégie nécessaire pour mobiliser plus de ressources.
C’est dans ce contexte que
II. Justification
Pour l’atteinte de ces résultats, l’UNFPA a initié depuis la première année de mise en œuvre
de sa stratégie de communication, la conception d’outils de communication. Ces outils de
communication ont été conçus à l’occasion d’événements marquants ou pour des actions
courantes. Aujourd’hui, c’est toute une gamme d’outils dont dispose l’institution mais qui ont
besoin d’être renouvelés régulièrement ou même innovés pour répondre aux défis qui se
posent à l’institution de jour en jour.
La présente note de briefing vise à définir les termes de références pour une
consultation autour de la conception de ces outils de communication.
III. Cible des outils de communication
Les supports cibleront essentiellement :
o Les partenaires étatiques ;
o Les populations bénéficiaires des actions de l’UNFPA ;
o Les ONG partenaires ;
o Le personnel de santé ;
o Le staff de l’UNFPA.
IV. Objectif de la conception des outils de communication
o
o
o
o
Augmenter la visibilité et la notoriété de l’UNFPA ;
Promouvoir l’image de marque l’UNFPA ;
Renforcer les relations entre l’UNFPA et ses partenaires ;
Faire la promotion de la CIPD et des thématiques de l’UNFPA Burkina.
V. Résultats attendus
Des outils de communication sont disponibles.
VI. Composition des outils de communication
Il s’agit de la conception, la production et la diffusion de supports imprimés et de supports
promotionnels. Ils se composent de deux principaux lots, suivant la nature de leur futur
usage:
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Lot n°1 : les supports Promotionnels
Ø USB-bracelets
Ø
Ø
Ø
Ø
Quantité : 1 000
Capacités : 8 GB
Couleur : noir avec logo UNFPA ;
Matière : plastique dur pour la clef et souple pour la manche servant de bracelet
Ø Tasses
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Quantité : 500
Couleur : blanc et orange avec logo de l’organisation ;
Matière : porcelaine
Volume : environ 50cl.
Forme : ronde avec anse
NB : Un échantillon est disponible et peut être visité
Lot n°2 : les supports imprimés
Ø Agendas
-
Quantité : 500
Format : 21cm/30cm
Impression pages intérieures: quadrichromie pour les 8 premières pages
présentant l’organisation sur 180 g couché
Impression autre page : papier 170 g.
Couverture: cuir
Ø Calendriers chevalet :
Quantité :500 exemplaires
Format : 40X60 cm
Impression : une face avec 6 feuillets détachables pour les mois. Ces feuillets
seront reliés par une spirale
- Couleur : Quadrichromie
- Papier : carton 250g et 70g couché pour les feuillets.
- Reliure: spirale
- Perforation : une perforation centrale en haut et au milieu du calendrier
Ø Cartes de vœux :
-
-
Format :A5 minimum
Impression : quadrichromie
Quantité : 200
Ø Calendriers planning:
-
Quantité :3000 exemplaires
Format : 80X120 cm
Impression : une face
Couleur : Quadrichromie
Papier : carton 250g et 70g couché pour les feuillets.
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VII.
Aspect et ton des créations
Les créations des supports doivent être positives. Les acteurs doivent avoir environ 20 et 30
ans.
A. Axe de reflexion
Les propositions doivent être axées sur la santé de la reproduction et plus particulièrement
sur la santé maternelle. Les messages doivent permettre d’attirer l’attention sur la
problématique de la santé maternelle.
B. Documents
Des informations complémentaires sur l’UNFPA peuvent être consultées sur le site Web
dont l’adresse est la suivante : burkinafaso.unfpa.org
C. Tâches de l’agence
o Concevoir les supports
o Modifier les créations après les commentaires
o produire les supports
D. Orientations méthodologiques
a) Approche méthodologique
L’agence fait les propositions de maquettes et les soumet à la validation de l’UNFPA. Les
modifications doivent être prise en compte jusqu’à la satisfaction de l’UNFPA.
b) Offre technique
L’offre technique contiendra les éléments ci-dessous qui serviront de base pour la sélection :
1. Un document de présentation de l’agence de communication qui met en exergue son
expérience dans le domaine des supports imprimés et des travaux similaires à la
consultation(en termes d’années et de réalisations);
2. Une ou des propositions de maquette (créativité, attractivité, respect des
caractéristiques, etc.);
3. un plan détaillé de travail
4. délais d’exécution.
c) Offre financière
L’UNFPA prévoit l'attribution du marché sur une base à prix fixe. Pour effectuer une analyse
de l'offre, les soumissionnaires sont tenues de présenter les prix détaillés. L’offre financière
doit contenir les coûts en hors taxes et en toutes taxes comprises. Par ailleurs, le formulaire
de soumission doit être rempli, signé et joint à votre devis. L’offre financière doit être
contenue dans une enveloppe séparée.
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VIII. Procédure de sélection
Chaque proposition sera analysée par un comité et l’agence choisie sera informée par
courrier. L’UNFPA est libre de ne retenir aucune agence et se réserve le droit d’annuler la
présente consultation.
Par ailleurs l’UNFPA peut retenir une ou plusieurs structures pour l’exécution des différentes
tâches même si son souhait est de les confier toutes à une seule.
La ou les propositions retenues pourraient faire l’objet de modifications. Toutes les
productions seront pré-testées auprès de la cible.
L’agence retenue sera liée à l’UNFPA par un contrat qui précisera les conditions de
collaboration.
IX. Contacts
Toute question concernant la présente consultation doit être adressée par écrit au personnel
suivant de l’UNFPA.
• Siaka TRAORE, Chargé de Communication adresse électronique :
[email protected]
où adresser les questions relatives aux spécifications
techniques.
• Adjima OUOBA, Assistant Logistique adresse électronique : [email protected]
où adresser les questions relatives à la procédure d’appel d’offres.
X. Date et lieu de dépôt des dossiers.
Le dossier complet, y compris les évidences, le tout sous pli fermé avec la mention
« UNFPA-RFP n° 009/2016 : Lot n° …………………………» doit être déposé au plus tard
le vendredi 26 Août 2016 à 12h00 à l’adresse suivante : UNFPA BURKINA FASO 01 BP
575 Ouagadougou 01 ; Tel 25 49 13 00. Réception de l’Immeuble des Nations Unies sis à
Koulouba.
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