Vade-mecum aide au projet - festival - lieu de diffusion

Festivals ou lieu de diffusion1 dans le domaine des
musiques non classiques.
Vade-mecum
DEMANDE D’AIDE AU PROJET DANS LE CHAMP
DU SECTEUR PROFESSIONNEL DES ARTS DE LA
SCÈNE
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Les lieux de diffusion sont des structures qui gèrent un ou plusieurs lieu(x) dédié(s) principalement à l’accueil
de formes artistiques en arts de la scène et organisant dans ce(s) lieu(x) leur présentation aux publics. Il s’agit
donc de structures qui organisent des saisons de concerts ou des programmations annuelles.
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A. Introduction.
Le décret du 10 avril 2003 relatif à la reconnaissance et au subventionnement du secteur
professionnel des arts de la scène modifié par le décret du 12 octobre 2016 autorise l’octroi
d’aide au projet sur une durée maximale de trois ans.
Les demandes d’aide au projet sur une durée de deux ou trois ans maximum doivent être
introduites pour le 16 janvier 2017 au plus tard sous peine d’irrecevabilité. Elles viseront
des projets débutant en 2018. Attention le dossier doit présenter le développement et la
mise en œuvre du projet sur sa durée (deux ou trois ans) y compris au niveau budgétaire.
Les demandes d’aide ponctuelle sont à introduire conformément aux calendriers en vigueur
dans les différentes instances d’avis. En 2017, les règles et modalités de dépôt et d’examen
de ces dossiers restent celles établies dans les vade-mecum 2016 ou précédents.
Toute demande d’aide au projet doit être introduite en utilisant le formulaire harmonisé
accessible via le lien suivant :
http://www.creationartistique.cfwb.be/index.php?id=documents
Il vous est aussi demandé d’utiliser le « budget prévisionnel aide au projet » téléchargeable
à la même adresse.
Ce formulaire unique poursuit trois objectifs :
a. Concrétiser les objectifs de simplification administrative et d’électronisation des
procédures du Ministère.
b. Donner un cadre de référence et une structure identique à tous les opérateurs
sollicitant un subside, quelles que soient leurs expériences.
c. Faciliter le travail de lecture et d’analyse de vos demandes par l’administration et
les conseils d’avis.
Ils ont été conçus afin de vous aider à répondre aux éléments requis à l’article 48 2 du
décret et d’obtenir les informations utiles à l’appréciation de votre projet tant par
l’Administration (article 493 du décret) que par les Conseils d’avis (article 504 du décret).
Art. 48 : La demande d’aide au projet est introduite au moyen d’un formulaire transmis par le service désigné
par le gouvernement comprenant les éléments suivants : le ou les domaine(s) parmi ceux visés à l’article 1er ;
pour une personne morale, la catégorie dont elle relève parmi celles visées à l’article 2, 1°, a) ; une description
du projet d'activités pour lequel est sollicitée la subvention et, lorsque la demande vise une coproduction, l'accord
liant les parties ; un budget prévisionnel afférent à ce projet dont notamment une description des autres aides
financières publiques et privées sollicitées et/ou obtenues pour le projet concerné au moment du dépôt de la
demande ; une note relative au volume des activités prévues ;un plan de diffusion du projet ; une description
des publics visés ; une description du volume d’emploi dont le volume d’emploi artistique, et de la politique
salariale.
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Art. 49 : L'administration examine la demande, sous forme d'un rapport type, qu'elle transmet à l'instance
d'avis compétente, sur la base de critères objectivables, notamment : l'audience potentielle et/ou les publics
touchés ; le volume d'emploi dont le volume d’emploi artistique ainsi que la politique salariale ; le volume
d'activité ; la faisabilité financière du projet.
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Art. 50 : L'instance émet un avis motivé … sur l'opportunité d'octroyer une aide au projet et le montant de celleci. A cette fin, l'instance prend en considération la spécificité du demandeur et s'appuie notamment sur les critères
d'évaluation suivants : la qualité artistique et culturelle du projet ; l’attention portée aux créateurs, auteurs,
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Certains éléments du formulaire sont contraignants et imposent un maximum de signes
attendus. Le respect de ces contraintes est obligatoire.
Vous êtes bien évidemment libre de répondre aux différents items. Ils sont là pour vous
aider à présenter votre projet le plus clairement et le plus précisément possible.
compositeurs, et interprètes de la Communauté française et l’utilisation de formes ou expressions les plus
singulières dans le domaine concerné ; l’inscription dans le paysage artistique et culturel de la Communauté
française, et le cas échéant les capacités de rayonnement à l’échelle nationale et internationale ; l’adéquation
entre le projet artistique et les modalités, notamment budgétaires, de mise œuvre de celui-ci.
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B. Conditions d’accès.
Reconnaissance.
Toute demande de subvention émanant d’une personne morale est examinée
pour autant que la personne morale soit reconnue dans le cadre du décret du 10
avril 2013 ou qu’elle introduise une demande de reconnaissance
concomitamment à la demande de subside
La reconnaissance est conditionnée par les exigences cumulatives suivantes ; le
demandeur doit :
- Être établi en région de langue française ou dans la région bilingue de BruxellesCapitale.
- Développer des activités artistiques professionnelles ou des activités d'information,
de conseils et autres services offerts aux professionnels des arts de la scène.
- Ne pas être une personne visée à l'article 3, § 2, du décret.
- Mener des activités qui s'adressent significativement aux publics de la Communauté
française.
La demande de reconnaissance comprend les éléments suivants :
- La copie des statuts en vigueur à la date de la demande, tel que publiés au Moniteur
belge.
- Les noms des personnes assurant la direction artistique et la direction
administrative, leur curriculum vitæ, ainsi que le nombre de personnes travaillant
dans la structure.
- La liste actualisée des membres du conseil d’administration et de l’assemblée
générale.
- Le rapport d’activité de l’exercice précédent.
- Les comptes et bilan de l’exercice précédent.
- Une présentation de la démarche artistique et culturelle du demandeur.
La reconnaissance est valable pendant une période de cinq ans et est tacitement reconduite
pour autant que toutes les conditions soient encore respectées (tout changement de
coordonnées doit donc être communiqué au Service dont relève les activités de votre
association – cf. page 13 : D. Service référent).
Si la demande de reconnaissance est introduite par écrit avant le 30 juin et si toutes les
conditions sont rencontrées, l’arrêté de reconnaissance prendra ses effets à dater du
1er juillet qui suit. Si la demande de reconnaissance est introduite avant le 31 décembre et
si toutes les conditions sont rencontrées, l’arrêté de reconnaissance prendra ses effets à
dater du 1er janvier qui suit.
Le formulaire de demande de reconnaissance est disponible en ligne à l’adresse
http://www.creationartistique.cfwb.be/index.php?id=documents (ou sur simple demande
auprès du Service en charge de votre dossier – cf. page 13 : D. Service référent).
Il pourra être introduit en ligne lors de l’ouverture de l’application « Subside » ou par voie
postale au Service référent en même temps que votre demande d’aide au projet.
Recevabilité du projet
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La demande doit être introduite dans le respect du calendrier rappelé dans l’introduction
et le dossier doit être complet.
Le projet doit présenter un intérêt et une cohérence artistique réels et contribuer au
rayonnement de la Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) et de ses artistes.
Les projets ne sont pris en considération qu'à partir de la troisième édition et si un droit
d'entrée est exigé. L’organisateur porte une attention toute particulière à la qualité de
l’accueil du public et aux conditions de sécurité et d’hygiène.
La programmation doit comporter un minimum de 7 concerts pour un festival et de 20
concerts pour une saison de concerts. Un tiers au moins des artistes programmés doivent
être issus de la Fédération (minimum 3 groupes pour les festivals).
Le budget global du projet doit atteindre au moins 20.000 € et le montant des cachets
artistiques au moins 10.000 €.
Les législations en vigueur - dont la législation sociale et fiscale - doivent être respectées.
Le projet doit avoir pour objectif principal la promotion de musiciens professionnels. Les
manifestations caritatives ne sont pas admissibles.
En application du décret, dans le cadre de l’examen des demandes et de la formulation de
leur avis, les Conseils de la Musique classique et de la Musique contemporaine sont
notamment attentifs :
- à la mise en valeur des artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles (horaires de
passage, répartition entre les scènes …) et, notamment, à une programmation
équilibrée entre le nombre d’artistes issus de la FWB et hors FWB ;
- à l’équilibre entre le nombre d’artistes confirmés et émergents ;
- à la part budgétaire consacrée aux cachets artistiques, dont celle affectée aux
artistes de la Fédération Wallonie-Bruxelles et aux montants des cachets qui leur
sont versés (ces cachets doivent au minimum respecter les barèmes de la
commission paritaire 304);
- au professionnalisme de l’organisation et de la promotion du festival ;
- à la qualité des infrastructures et des moyens techniques ;
- à la qualité de l’accueil du public et des artistes ;
- à l’équilibre budgétaire entre les recettes propres (billetterie, bar…), sponsors et
subsides des différents pouvoirs publics.
Traitement du dossier
Lorsque la demande lui parvient, l'administration délivre au demandeur un accusé de
réception et vérifie dans le mois l'adéquation des éléments composant la demande. Dans
l'hypothèse où le dossier est incomplet, elle en avertit le demandeur. Le demandeur
dispose d'un nouveau délai d’un mois pour transmettre les pièces manquantes; s’il ne se
manifeste pas au terme de ce délai, la demande est considérée comme irrecevable de plein
droit.
Dès que le dossier est jugé complet par l’Administration, il est soumis pour examen au
Conseil d’avis compétent. Les demandes sont ensuite examinées par le Conseil. Ses avis
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motivés sont communiqués au Ministre de la Culture qui statue sur la proposition et prend
une décision de soutenir ou non le projet.
C. Mode d’emploi pour remplir le formulaire.
1. Coordonnées du demandeur (Pages 2 et 3).
Complétez les coordonnées de la personne morale au nom de laquelle la demande est
déposée (les demandes d’aide à l’organisation d’un festival ou d’une saison de concerts
émanant de personnes physiques ne sont pas acceptées)
2. Présentation du demandeur (Page 4)
Date de la création du festival et nombre d’éditions précédentes. Bref historique exposant
les activités du demandeur et l’orientation de son projet général. Présentation du porteur
de projet (directeur artistique, responsable de programmation, …) et se son expérience.
Etc. …
3. Présentation du projet5
3.A. (page 5) Note reprenant les informations principales relatives à votre projet : lignes
de force, ancrage territorial, spécificité(s), plus-value dans le paysage culturel … .
3.B. (Page 6)
3.b.1. Précisez le Style musical. Présentez et commentez l’orientation de votre
programmation, ses objectifs culturels et artistiques.
3.b.2. Détaillez et expliquez l’organisation temporelle de votre projet (fréquence, périodes
de programmation, nombre de dates, de jours, horaires).
3.b.3. Sans commentaire.
3.b.4. Nombres de scènes, jauge maximale pour chacune d’entre elles.
3.C. (Page 6)
3.c.1. Nombre total de groupe ou d’ensembles que vous comptez programmer par édition,
par exercice ou par saison. Précisez combien proviennent de la FWB et d’autres territoires.
Voir également annexe 1 « tableau prévisionnel programmation »
3.c.2. Énumérez de manière succincte le matériel technique nécessaire à la mise en place
de l’activité de concerts ou du festival.
Il s’agit de présenter votre projet dans sa durée, soit celle de votre demande de subside sur un, deux ou trois
ans.
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3.D. (Page 6) Ce point fait référence au travail mis en place pour l’accueil de
professionnels belges et étrangers et son impact sur le festival et les artistes programmés.
Si vous ne développez pas ce travail vers les réseaux professionnels, explicitez-en la ou
les raisons.
3.E. (Page 6) Il s’agit des publics auxquels votre projet s’adresse (spectateurs,
participants à des formations …).
3.e.1. Répondre à la question.
3.e.2. Détaillez votre plan de promotion (média et autres) et les actions de médiation et/ou
de sensibilisation des publics aux musiques et aux artistes que vous programmez.
3.e.3. En lien avec le titre 3.b.4 (jauges spectateurs) et votre projet artistique, précisez et
explicitez vos ambitions en termes de fréquentation de votre programmation.
Indiquez le nombre de spectateurs payants et non payants que vous escomptez.
3.e.4. Présentez les prix pratiqués (billets uniques, abonnements …) et les conditions que
vous mettez en œuvre pour garantir l’accès de tous à la culture (partenariat avec
Article 27, …).
4. Description du volume d’emplois, dont le
artistiques, et de la politique salariale (Page 7)
volume
d’emplois
4.A. Listez les principales personnes responsables (permanentes ou non) ainsi que leurs
fonctions, expliquez votre recours éventuel au bénévolat.
4.B. Il s’agit de commenter les parts budgétaires que vous consacrez à la rémunération
(rétribution) des artistes issus de la FWB et non FWB (telle qu’identifiées dans le (les)
budget(s) prévisionnel(s) et votre politique en termes de cachets versés aux artistes (FWB
et non FWB).
4.C. Présentez votre politique salariale (CDD, CDI, bénévolat, …), de rétribution d’artistes
ou de tiers.
5. Éléments financiers (Page 8)
5.A.
5.a.1. Répondre à la question
5.a.2. Répondre à la question
5.a.3. cf. budget(s) prévisionnel(s). Précisez les contenus généraux des partenariats que
vous avez ou que vous comptez conclure (achat commun de spectacle, organisation
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commune, échanges médias, mise à disposition de lieux, publicité, prêt de matériel / de
personnel …).
5.B. En cas de projet courant sur 2 ou 3 années, rentrer un budget par année concernée.
La forme du budget prévisionnel est désormais commune à l’ensemble des domaines
relevant du secteur professionnel des arts de la scène. Elle se réfère au plan comptable
normalisé et reprend les différents postes (dépenses) généralement en usage dans les
demandes « aide au projet ».
Ces prévisionnels servent avant tout à apprécier : la faisabilité financière de votre
demande, l’adéquation entre votre projet, les dépenses et les recettes prévues et les
moyens que vous consacrez aux rémunérations notamment artistiques.
Si certains de ces postes ne vous concernent pas, il vous est possible d’en masquer les
lignes. Attention !! Ne les supprimez surtout pas au risque sinon de modifier les formules
de calcul automatique.
Si par contre vous devez ajouter des détails, il vous reviendra de mettre à jour les formules.
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6. Annexes (Page 9)
ANNEXE 1 : Tableau prévisionnel programmation (de la première édition ou saison visée
par la demande).
Total des cachets des groupes FWB (hors commissions et frais) : ……………………………………
Total des cachets des groupes hors FWB (hors commissions et frais) : ……………………………
Date du
concert
Horaire
du
concert
Nom de l’artiste/du groupe
Lieu de
résidence
(FWB,
Flandre,
autre pays)
ARTISTES
FWB
uniquement
Autres frais
(transport,
logement …)
Cachet ou
salaire brut
(€, hors
commission et
frais)
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ANNEXE 2 : Tableau récapitulatif de la programmation de l’année ou de l’édition précédant
le projet visé par la présente demande.
Total des cachets des groupes FWB (hors commissions et frais) : ……………………………………
Total des cachets des groupes hors FWB (hors commissions et frais) : ……………………………
Date du
concert
Horaire
du
concert
Nom de l’artiste/du groupe
Lieu de
résidence
(FWB,
Flandre,
autre pays)
ARTISTES
FWB
uniquement
Autres frais
(transport,
logement …)
Cachet ou
salaire brut
(€, hors
commission et
frais)
ANNEXE 3 : Comptes et bilans de l’exercice précédant le dépôt de la demande (si finalisé)
sinon de l’exercice antérieur.
ANNEXE 4 : Rapport moral de l’édition précédente ou de l’exercice précédent (y compris
fréquentation des publics).
ANNEXE 5 : Copie des accords ou des lettres d’engagement des partenaires du projet
(coproducteur, coéditeur ….).
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ANNEXE 6 : Revue de presse. Les revues de presse ne sont pas utiles. Si vous souhaitez
accompagner votre demande d’articles de presse, un maximum de cinq articles les plus
récents est accepté.
ANNEXE 7 : En cas de première demande, de changement d’adresse ou de n° de compte
bancaire, joindre une attestation bancaire précisant nom, adresse et n° de compte.
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D. Services référents.
Il y a lieu d’adresser votre dossier, selon le domaine d'expression artistique du projet pour
lequel le subside est sollicité, au Service référent de l’Administration. Ce service sera aussi
celui auprès duquel vous pouvez solliciter toute information complémentaire que vous
jugeriez utile.
Adresse postale :
Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles
Administration générale de la Culture
Service général de la Création artistique
Nom du Service ou du secteur
Nom du directeur ou du responsable
Boulevard Léopold II, 44
1080 Bruxelles
A. Service du Théâtre
Direction :
Madame Carole Bonbled (02 413 24 89- [email protected])
Domaine de l’art dramatique
Gestionnaire des dossiers :
Madame Cécile Hermant
T. : 02 413 37 82
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
Domaine du Théâtre action
Gestionnaire des dossiers :
Monsieur Philippe Lesplingart
T. : 02 413 33 45
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
Domaine du Théâtre Jeune public
gestionnaire des dossiers :
Madame Jocelyne Antoine
T. : 02 413 24 94
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
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B. Service de la danse
Responsable :
Monsieur Charles Yvon-Gérard (02 413 20 94 - [email protected])
Domaine de l’Art chorégraphique
Contact :
Monsieur Eric Timmermans
T. : 02 413 25 40
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
C. Service des musiques
Direction :
Monsieur Lionel Larue (02 413 24 15 – [email protected])
Domaines de la Musique classique et domaine de la musique contemporaine
Responsable :
Madame Sophie Millecamps
T. : 02 413 21 59
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
Domaine des musiques non classiques
Chanson / musiques du monde et
urbaines / chanson jeune public :
Madame Françoise Gallez
T. : 02 413 24 68
franç[email protected]
Pop / Rock :
Madame Amélie Laurent
T. : 02 413 22 47
[email protected]
Jazz / Blues / Folk / Trad :
Claire Girardeau
T. : 02 413 31 30
[email protected]
Musiques électroniques :
Diane Dernouchamps
T. : 02 413 39 11
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
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D. Service des Arts forains, du cirque et de la rue
Responsable :
Madame Amélia Franck (02 413 24 81 – [email protected])
Domaine des Arts forains, du cirque et de la rue
Contact :
Madame Julie Abrassart
T. : 02 413 20 36
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
E. Secteur de l’Interdisciplinaire et du Conte
Domaine du Conte et Interdisciplinaire
Responsable :
Monsieur Raymond Briot
T. : 02 413 29 24
[email protected]
Adresse courriel pour l’envoi des dossiers : [email protected]
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