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Réunion scientifique annuelle ArcticNet 2012
Vancouver, British Columbia, CANADA
10 - 14 décembre 2012
Une invitation aux:
Commanditaires et exposants
Organisé par ArcticNet, un Réseau de centres d’excellence du Canada
VANCOUVER, BC
ArcticNet vous invite à Vancouver, Colombie-Britannique, pour sa
réunion scientifique annuelle 2012 (ASM2012) qui se tiendra au
Westin Bayshore du 10 au 14 décembre 2012.
ArcticNet est un Réseau de centres d’excellence qui regroupe des scientifiques et des
gestionnaires en sciences naturelles, en sciences de la santé et en sciences sociales avec
leurs partenaires des organisations inuites, des communautés nordiques, des
organismes fédéraux et provinciaux ainsi que du secteur privé pour étudier les impacts
des changements climatiques dans l’Arctique canadien côtier. Plus de 145 chercheurs
d’ArcticNet, issus de 30 universités canadiennes et de 8 ministères fédéraux, collaborent
à 35 projets de recherche avec des équipes provenant du Danemark, de l’Espagne, des
États-Unis, de la Finlande, de la France, du Groenland, du Japon, de la Norvège, de la
Pologne, du Royaume-Uni, de la Russie et de la Suède.
Le Centre administratif d’ArcticNet est situé à l’Université Laval, Québec, Canada.
Pour plus d’information au sujet d’ArcticNet, visitez le site Web: www.arcticnet.ulaval.ca
TABLE DES MATIÈRES
Site ................................................................................ 3
Possibilités de commandites ...................................... 4
Exposants ..................................................................... 7
Annexe A (Plan de salle) ............................................. 9
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SITE
Westin Bayshore
Situé à Coal Harbour, dans le centre-ville de Vancouver, le Westin Bayshore est un
superbe refuge en bord de mer offrant à ses invités le meilleur de deux mondes : une
élégance urbaine dans un cadre naturel digne d'un complexe hôtelier. Relié aux 405
hectares de Stanley Park par une digue célèbre dans le monde entier, notre
établissement offre à ses hôtes un accès immédiat à la nature.
Visitez le site Web du Westin Bayshore : www.westinbayshore.com
Vancouver, Colombie-Britannique
Entourée de l’océan et de montagnes spectaculaires, Vancouver est la plus grande ville
de la Colombie-Britannique avec plus de 500 000 habitants et possédant un des climats
les plus doux au Canada. Avec son ambiance urbaine prospère, sa vie dynamique et
multiculturelle, Vancouver est sans contredit la destination par excellence.
La ville est très compacte comparativement à d'autres villes semblables en Amérique du
Nord. Les visiteurs peuvent facilement marcher dans la ville et le long de notre
promenade pittoresque en bordure de mer, ou même se joindre à une visite à pied
guidée et explorer les quartiers de Vancouver d'une façon encore plus intime et
personnelle. Vancouver vous offre d'innombrables activités et attractions, toutes aussi
uniques et diverses que son paysage. Peu importe l'heure de la journée ou la période
de l'année - à l'intérieur comme à l'extérieur, à pratiquer une activité de plein air ou à se
détendre tout simplement - Vancouver a tout!
Visitez le site Web de Vancouver Tourism au : www.tourismvancouver.com
3
POSSIBILITÉS DE COMMANDITES
Faites connaître votre organisation, démontrez votre engagement à la recherche et aux
problèmes reliés à l’Arctique et maximisez votre visibilité face aux dirigeants influents et
aux décideurs en soutenant l'ASM2012.
Nous vous invitons à considérer les nombreuses possibilités de commandites et à
compléter le formulaire pour commanditaires disponible sur le site Web de l'ASM2012
à : http://www.arcticnetmeetings.ca/asm2012/docs/sponsorship_form-fr.pdf. Si vous
avez des questions ou des idées spécifiques de commandites, veuillez contacter
Christophe Bourillon au 418 656-7106 ou à [email protected].
Nous pouvons personnaliser une possibilité de commandite qui répondra à vos
attentes. Veuillez noter que tous les montants sont en dollars canadiens.
PLATINE – 15 000 $
Avantages offerts:
• Mention durant les plénières d’ouverture et de clôture
• Une page complète de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Trois inscriptions gratuites à l’ASM2012
• Un kiosque d’exposition gratuit
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’inclure du matériel promotionnel dans la trousse d’inscription
OR – 10 000 $
Avantages offerts:
• Mention durant les plénières d’ouverture et de clôture
• Une page complète de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Deux inscriptions gratuites à l’ASM2012
• Rabais de 50% sur un kiosque d’exposition
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’inclure du matériel promotionnel dans la trousse d’inscription
JOURNÉE ÉTUDIANTE – 4 000 $
Avantages offerts:
• Mention durant la plénière d’ouverture et de clôture de la Journée Étudiante
les 10 et 11 décembre
• Une demi-page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Une inscription gratuite à l’ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage durant la Journée Étudiante
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CONCOURS D’AFFICHES DES ÉTUDIANTS GRADUÉS – Total des 12 prix : 4 800 $
Le concours d’affiches comprend trois prix (premier prix, deuxième prix et troisième prix) pour
chacune des catégories suivantes : sciences sociales, sciences de la santé, sciences naturellesMer et sciences naturelles-Terre
1e PRIX - 500 $ chacun (4 disponibles – total 2 000 $)
2e PRIX - 400 $ chacun (4 disponibles – total 1 600 $)
3e PRIX - 300 $ chacun (4 disponibles – total 1 200 $)
Avantages offerts:
• Mention verbale durant la cérémonie de remise des prix
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage durant la cérémonie de remise des prix
CÉRÉMONIE DU PRIX INSPIRATION ARCTIQUE – 4 000 $
Avantages offerts:
• Mention durant la cérémonie du Prix Inspiration Arctique
• Une demi-page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Une inscription gratuite à l’ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Mention sur le site Web du Prix Inspiration Arctique
• Possibilité d’affichage lors de la cérémonie
BANQUET – 4 000 $
Avantages offerts:
• Mention durant le banquet
• Une demi-page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Une inscription gratuite à l’ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans la salle de banquet
PLÉNIÈRE – 3 500 $
Avantages offerts:
• Mention durant la plénière d’ouverture et de clôture
• Une demi-page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Une inscription gratuite à l’ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans la salle de plénière
SESSION D’AFFICHES – 3 500 $
Avantages offerts:
• Mention durant la plénière d’ouverture et de clôture
• Une demi-page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Une inscription gratuite à l’ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans la salle d'affiches
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DÎNER – 2 500 $
Avantages offerts:
• Un quart de page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans la salle à dîner
RÉCEPTION D’INSCRIPTION – 2 000 $
Avantages offerts:
• Un quart de page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans le hall de réception
PAUSES-CAFÉ – 1 500 $
Avantages offerts:
• Un quart de page de publicité dans le programme de l'ASM2012
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Possibilité d’affichage dans le hall de réception
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EXPOSANTS
Tarif des kiosques
Le tarif d’un kiosque d’exposition est de 1 500 $ CAD.
Ce tarif inclut:
• Un kiosque d’exposition de 8’ x 10’
Rideau d’une hauteur de 8’ à l’arrière et de 3’ sur les côtés
Table drapée de 6’
2 chaises
1 corbeille à papier
• Une inscription gratuite donnant accès à toutes les présentations, aux dîners et au banquet
• Pauses-café servies dans le hall de réception
• Mention dans le programme et sur le site Web de l'ASM2012
• Description de l’organisation (50 mots) dans le programme de la conférence
Dates importantes
19 octobre 2012
Description de l’organisation (50 mots) pour le programme
11 décembre 2012
Installation des kiosques – entre 9h00 et 17h00
14 décembre 2012
Démontage des kiosques – entre 15h00 et 16h00
Formulaire pour exposants
Nous vous invitons à compléter le formulaire pour exposants disponible sur le site Web de
l'ASM2012 à : http://www.arcticnetmeetings.ca/asm2010/docs/exhibitor_form-fr.pdf.
Pour toutes questions ou besoins spécifiques, veuillez contacter Christophe Bourillon au
418 656-7106 ou à [email protected].
Inscription et personnel de kiosque
Chaque kiosque inclut une inscription générale pour un représentant de l’organisation
s’occupant du kiosque durant la conférence. Les représentants supplémentaires doivent payer
le tarif d’inscription général pour avoir accès aux présentations scientifiques, aux dîners et au
banquet. Un courriel de confirmation vous sera envoyé, où vous recevrez votre numéro de
kiosque. De plus, ce courriel vous guidera durant les étapes de l’inscription.
Description de l’organisation
Les exposants sont invités à soumettre une description de 50 mots de leur organisation. Le texte
doit être reçu avant le vendredi 19 octobre 2012, pour qu’il soit inclus dans le programme de la
conférence. Si nous n’avons pas reçu votre texte avant la date limite, la description de votre
organisation sera incluse dans la version électronique du programme.
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Attribution des kiosques
Le plan de salle de l’aire d’exposition présentant la disposition des kiosques est disponible dans
l’annexe A du présent document. Une version électronique du plan de salle sera mise à jour
régulièrement sur le site Web de l'ASM2012. Les kiosques seront attribués selon l’ordre
d’inscription. Nous confirmerons votre numéro de kiosque le plus rapidement possible à la suite
de votre inscription. La configuration de la salle d’exposition permet de recevoir un maximum
de 16 kiosques.
Services aux exposants
a) Services du Westin Bayshore
Les services offerts par le Westin Bayshore : internet et lignes téléphoniques. Pour obtenir ces
services, veuillez remplir le formulaire: Telephone & High-Speed Internet Order Form et
l'envoyer par courriel à Heather Little, Convention Services Manager au Westin Bayshore à
[email protected].
b) Équipement en audiovisuel et électricité
PSAV est le fournisseur officiel du Westin Bayshore. Leur bon de commande sera envoyé par
courriel à tous les exposants.
PSAV Presentation Services
1601 Bayshore Drive
Vancouver, BC V6G 2V4
T: (604) 682-6504
E : [email protected]
http://partner.psav.com/TheWestinBayshoreVancouver
c) Livraison et manutention de matériel
Events on the Move est un fournisseur officiel du Westin Bayshore pour la livraison, la
manutention de matériel et les douanes. Le Westin Bayshore ne possède pas de salle
d’entreposage et ne peut donc accepter le matériel d’exposition. Toute livraison doit être faite
directement chez Events on the Move. Leur bon de commande ainsi qu’un feuillet
d’instructions seront envoyés par courriel à tous les exposants.
Events on the Move Enterprises
12340 Horseshoe Way
Richmond, BC V7A 4Z1
T: (604) 647-0130
Toll Free: 1-877-355-1116
E: [email protected]
www.eventsonthemove.com
8
6
5
7
Salon ABC
Plénière
8
4
9
3
10
11 12
Salon D
2
Salle d’affiches
1
16
Passage vers l’hôtel
13 14 15
Comptoir
d’inscription
Bayshore Grand Ballroom Foyer and Exhibition