Stratégie informatique à l`Etat du Valais

Grand Conseil
Commission de gestion
Grosser Rat
Geschäftsprüfungskommission
COMMISSION DE GESTION
DU GRAND CONSEIL
Rapport sur la
Stratégie informatique
à l’Etat du Valais
Session de mars 2014
Commission de gestion
Geschäftsprüfungskommission
Commission de gestion
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Geschäftsprüfungskommission
SOMMAIRE
Page
1.
INTRODUCTION .................................................................................. 4
1.1
Généralités ................................................................................................................ 4
1.2
Méthodologie ............................................................................................................. 4
2.
CONSTATATIONS ............................................................................... 5
2.1
Stratégie ................................................................................................................... 5
2.2
Sécurité ................................................................................................................... 5
2.3
Organigramme .......................................................................................................... 5
2.4
Sous-traitance ........................................................................................................... 5
2.5
Cartographie ............................................................................................................. 6
2.6
Directives concernant les moyens informatiques et la téléphonie ............................ 6
2.7
Rapport NOVO Audit SAP ........................................................................................ 6
2.8
Projet Stratégie informatique du canton du Valais 2013-2020 version1.01 .............. 6
2.9
Entités paraétatiques ................................................................................................ 7
3.
RÉPONSES À NOS 4 QUESTIONS GÉNÉRIQUES ............................ 7
4.
CONCLUSIONS ................................................................................... 9
***
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Commission de gestion
Geschäftsprüfungskommission
Madame la Présidente,
Mesdames, Messieurs les Députés,
La Commission de gestion formée de Mesdames et Messieurs,
Narcisse Crettenand, président,
Philipp Matthias Bregy, vice-président,
Marianne Maret, rapporteur
Sonia Z’graggen
Ludovic Cipolla
Didier Fournier
Stéphane Ganzer
Marcel Gaspoz
Eric Jacquod
Sidney Kamerzin
Urs Kuonen
Jean-Pierre Penon
Georges Schnydrig
vous remet ci-après son rapport qu’elle a établi au sens de l’art. 44 du règlement du
Grand Conseil, de la loi sur l’organisation des conseils et les rapports entre les
pouvoirs (LOCRP) ainsi que de la loi sur la gestion et le contrôle administratifs et
financiers du canton (LGCAF).
Commission de gestion
1.
Introduction
1.1
Généralités
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Quelle que soit l’entreprise ou l’activité dans laquelle on est impliqué, l’informatique est
devenue un outil indispensable pour concrétiser les tâches attribuées aux personnes
intégrées dans ces structures.
L’Administration cantonale n’a pas échappé à cette évolution si l’on constate que la toute
grande majorité des employés dispose à titre professionnel d’un poste de travail informatisé
pour remplir leurs tâches quotidiennes, pour avoir accès aux informations centralisées sur
les serveurs ou ne serait-ce que pour saisir de manière détaillée leurs différentes activités
exercées. De plus, la communication par la voie informatique est devenue aujourd’hui
indispensable. A ces outils basiques, le recours à des progiciels métiers s’est largement
répandu dans tous les rouages de l’Administration. L’utilisation de tous ces outils nécessite
à la fois des moyens en personnel et en équipements.
Concrètement, chaque année le budget de l’Etat, en termes d’investissements et de frais
d’exploitation comprend, tous départements confondus, de nombreuses rubriques dont
l’ampleur est largement supérieure à plusieurs dizaines de millions de francs. Toutefois,
malgré les évaluations régulières opérées, demeure toujours la question de l’adéquation
des sommes engagées avec les résultats attendus. Pour mémoire, en 2010 l’Etat du Valais
par l’Inspection des finances a mandaté l’entreprise NOVO Business Consultants SA à
Berne pour un Audit organisationnel de SAP de l’Administration cantonale valaisanne.
Sous l’appellation « Rapport Novo Audit SAP », ce document a notamment mis en
évidence une série de propositions, 38 en l’occurrence, visant à améliorer, modifier,
optimiser voire supprimer ou créer des tâches informatisées.
Actuellement, une stratégie informatique intitulée : Stratégie informatique du canton du
Valais 2013-2020 est en cours d’élaboration, celle-ci repose sur l'audit SAP réalisé en 2010
ainsi que sur l'analyse de la situation réelle relative à la Politique Informatique de 1999 en
vigueur aujourd’hui. Dans le présent rapport, nous nous sommes basés sur la version 1.01
du 29 avril 2013. Outre l'étude d'un volumineux dossier, l'analyse de la situation réelle se
base sur une enquête menée auprès d'une vingtaine de personnes dans différents
départements.
1.2
Méthodologie
La COGEST a pris connaissance des différents rapports d’audits conduits ces dernières
années sur l’informatique à l’Etat du Valais. Elle s’est entretenue avec le chef du
département, le délégué cantonal à l’informatique, le chef du service de l’informatique, le
directeur des systèmes d’information du Grand Conseil et le réviseur informatique à
l’Inspection cantonale des finances.
Elle a cherché à répondre aux 4 questions génériques suivantes :
1. L’Etat du Valais a-t-il une vision claire et une stratégie bien déterminée sur ce dont il
souhaite disposer en matière informatique pour assurer de la meilleure manière
possible les missions qui lui sont confiées ?
2. Quels sont les éléments directifs déployés pour faire respecter cette stratégie ?
3. Quels sont les volumes financiers en jeu (mandats, prestations internes, software,
hardware, infrastructures) pour disposer à l’horizon 2020 de la structure la plus
adéquate possible, facilitant le travail des collaborateurs ainsi que des usagers et
favorisant la modernisation de l’Etat ?
4. Le service cantonal de l’informatique est-il organisé de manière à conduire et mettre en
œuvre cette stratégie ?
La COGEST a désigné en son sein une délégation chargée de cette mission. Les
constatations, analyses et propositions de ladite délégation ont été discutées en séance
plénière de la COGEST au fur et à mesure de l’avancement du dossier et ont servi à
l’élaboration du présent rapport.
Commission de gestion
2.
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Constatations
Les constats que la COGEST a faits en application de la méthodologie retenue sont
résumés ci-après selon les thèmes principaux.
L'Administration du canton du Valais est organisée en départements puis en services
(organisation verticale ou en silo). En tant que tâche transversale (tout comme les finances
et les ressources humaines), l'informatique concerne cinq décideurs (conseillers d'Etat), qui
choisissent des prestations, évoquent les budgets et prescrivent donc également des
tâches.
Le service cantonal de l’informatique compte, aujourd’hui, officiellement 54,5 collaborateurs
et collaboratrices à plein temps alors que 44 collaborateurs et collaboratrices à plein temps
sont dilués dans l’Administration cantonale avec des cahiers des tâches informatiques.
2.1
Stratégie
La stratégie informatique découle d’une décision du Conseil d’Etat de 1999. Quoique
garante du pilotage de la stratégie informatique, la délégation du Conseil d’Etat à
l’informatique ne s’est réunie que trois fois ces 13 dernières années (source : rapport
Stratégie informatique 2013-2020). Cet état de fait laisse présager que la stratégie
informatique 1999 n’a jamais vraiment été mise en place dans les faits. Cette constatation
ne fait que renforcer ce qui fait essentiellement défaut dans le fonctionnement de
l’informatique tel qu’il nous a été présenté. Actuellement, il y a un manque certain de vision
globale de l’informatique qui devrait être interdépartementale et transversale, pour gérer le
fonctionnement et l’organisation du service cantonal de l’informatique en fonction des
besoins des départements et des services et de la rapidité de l’évolution technique de
l’informatique. L’informatique est un vaste domaine qui comprend de nombreux métiers
répartis dans différents services de l’Etat. Pour l’instant, il n’y a que deux départements qui
disposent d’un coordinateur informatique. A la question des projets qui devraient être
rapatriés au service cantonal de l’informatique, la réflexion et la prise de décision vont
dépendre des priorités définies par la stratégie et des incidences financières supportables.
L’enjeu actuel est de mettre à jour la vision stratégique du canton pour répondre au mieux
aux défis des années à venir.
2.2
Sécurité
Des problèmes de risques sont liés à la situation des serveurs notamment en cas de
catastrophe naturelle. Les ressources actuelles ne permettent pas une redondance de
certaines compétences clés. Le rapport Stratégie Informatique 2013-2020 relève une série
de risques qui devront rapidement être résolus une fois la stratégie informatique autorisée.
Néanmoins, force est de constater qu’à ce jour aucun problème de sécurité majeur n’est à
relever.
2.3
Organigramme
Dès que l’autorisation de mettre en œuvre la nouvelle stratégie sera effective,
l’organigramme du service cantonal de l’informatique devra être revu.
L’impact organisationnel concerne également les services demandeurs de prestations
informatiques qui doivent développer des compétences pour être de réels partenaires dans
les projets.
2.4
Sous-traitance
Les travaux externalisés sont nécessaires pour satisfaire des développements pointus
exigeant des compétences particulières lorsque celles-ci ne sont pas disponibles en interne
ou par manque de disponibilités. Cependant, les travaux externalisés ne doivent pas
conduire à une perte de maîtrise ou de connaissance de son propre outil informatique.
Commission de gestion
2.5
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Cartographie
La cartographie des applications sur les serveurs a été mise en place en 2009 avec l’appui
de la HES-SO Valais/Wallis, elle doit être plus fréquemment mise à jour. Pour tous les
postes de travail, l’inventaire des applications est constamment actualisé. Un inventaire de
tous les logiciels utilisés dans l’Administration cantonale doit être disponible pour toujours
avoir une vision claire de la situation existante.
La cartographie doit être mise en phase avec les prestations légales définies pour chaque
service ou office de façon à s’assurer d’une couverture fonctionnelle adéquate.
2.6
Directives concernant les moyens informatiques et la téléphonie
Ces directives adoptées par le Conseil d’Etat le 21 décembre 2005 sont complètement
désuètes et méritent d’être revues en fonction de l’avancée technologique et des nouveaux
comportements des utilisateurs. L’usage personnel des moyens informatiques de l’Etat du
Valais ne devrait pas être autorisé.
2.7
Rapport NOVO Audit SAP
Le rapport NOVO Audit SAP a été déposé le 15 décembre 2010. Les principaux résultats
fournis par l'analyse de la situation réelle et l'audit SAP pointent un manque de coordination
entre les départements aux niveaux stratégique et opérationnel. Le système SAP existant
est utilisé depuis dix ans et n'est pas exploité ni installé de façon optimale. Il se trouve que
trois ans après la publication de ce rapport, peu de recommandations ont été réalisées à
part la distinction des deux rôles principaux, celui de délégué et celui de chef du service
cantonal de l’informatique assumés par la même personne jusqu’en 2013. Nulle part il n’est
mentionné que ce rapport ait fait l’objet d’une quelconque prise de position du Conseil
d’Etat.
2.8
Projet Stratégie informatique du canton du Valais 2013-2020 version1.01
Les travaux de révision de la stratégie informatique cantonale (politique informatique) de
1999 ont réellement été lancés par le chef du département, le conseiller d'Etat Claude
Roch, et ont été mis en œuvre dans la deuxième moitié de l'année 2012 par le délégué
cantonal aux questions informatiques, M. Philippe Hatt, avec le soutien externe de
l'entreprise NOVO Business Consultants AG. On peut noter que la mise en oeuvre de cette
nouvelle stratégie informatique est consécutive au Rapport NOVO Audit SAP.
Il convient de relever que ce projet ne fait pas la part belle à un fonctionnement
administratif à meilleur prix, car il occulte les vecteurs d'économie et de sécurité (peu de
virus) que sont les solutions bureautiques Open Source (Ubuntu, LibreOffice, Mozilla, etc.)
couvrant pratiquement l’ensemble des besoins bureautiques avérés d’une Administration
sans débourser CHF 1.- pour des licences. Il ne fait pas non plus la part belle aux solutions
mobiles peu coûteuses alors même que l’Administration cantonale dispose d'un contrat
CMN (frais de télécommunication à prix préférentiel). Il ne fait pas non plus la part belle aux
méthodes de développement « Agile » qui font concourir dans le bon sens du terme, donc
motivent, les équipes de projet et de développement pour des résultats plus rapides axés
sur les besoins du client. Enfin, il occulte la micro-informatique qui représente la majorité
des utilisateurs.
Pour être complète, la stratégie informatique doit prendre en compte les applications
métiers spécifiques hors SAP ainsi que les outils de productivité personnelle (bureautique,
messagerie, outils collaboratifs internes et externes…).
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Entités paraétatiques
Les entités paraétatiques et subventionnées ont leurs propres directives. Elles sont du
ressort du délégué à l’informatique. La supervision des systèmes informatiques de ces
entités devrait être intégrée dans la stratégie informatique de l’Etat du Valais. Pour des
raisons de rationalisation et d’économicité, les données des entités paraétatiques devraient
être hébergées sur les serveurs de l’Etat. Les déboires de programmes tels que Domis
pour les EMS ou Valogis pour les institutions pourraient être de ce fait évités.
3.
Réponses à nos 4 questions génériques
Sur la base des documents consultés et des entretiens conduits, la COGEST reste
dubitative par rapport à l’organisation et l’état de mise en œuvre de l’informatique au sein
de l’Etat du Valais. En résumé, il s’agit des éléments suivants :
1. A ce stade, la COGEST n’a pas l’impression que les responsables en charge de la
politique informatique de l’Etat du Valais, en particulier la délégation à l’informatique du
Conseil d’Etat et le délégué à l’informatique, ont eu une vision claire et une stratégie
bien déterminée sur ce dont l’Etat devrait aujourd’hui disposer en la matière. La
Stratégie 2013-2020 va amener la précision attendue dans la vision de la politique
informatique. Sa mise en œuvre devra être suivie d’effets.
2. Les développements de multiples solutions « métier » dans différents services, sans
que n’apparaisse une ligne de conduite commune, tendent à illustrer que les éléments
directifs ne sont pas suffisants pour faire respecter la stratégie qui avait été arrêtée en
1999 par le Conseil d’Etat.
3. Il n’a ainsi pas été possible d’établir le niveau des volumes financiers en jeu (mandats,
prestations internes, software, hardware, infrastructures) pour disposer à l’horizon 2020
de la structure la plus adéquate possible, facilitant le travail des collaborateurs ainsi
que des usagers et favorisant la modernisation de l’Etat.
4. Suite aux changements opérés à sa tête en 2013, le service cantonal de l’informatique
est en train de poursuivre sa réorganisation. Dès l’autorisation de la mise en œuvre de
la Stratégie 2013-2020, le service cantonal de l’informatique devra si nécessaire revoir
son organigramme. Il faudra aussi regrouper les ressources financières et humaines
pour appliquer la stratégie qui sera définie. Les processus décisionnels entre les
différents acteurs des projets informatiques devront être clarifiés.
La COGEST demande au Conseil d’Etat :
d’autoriser rapidement la mise en œuvre de la Stratégie Informatique 2013-2020;
de mettre en œuvre rapidement la structure d’organisation de la gouvernance TI au
niveau stratégique et opérationnel telle que proposée par la Stratégie informatique
2013-2020;
de mettre les besoins de l’utilisateur au centre des préoccupations du service cantonal
de l’informatique;
de regrouper/rapatrier au service cantonal de l’informatique les différentes entités en
charge de l’informatique existant actuellement de manière éclatée dans différents
services de l’Administration cantonale;
de repenser l’organigramme du service cantonal de l’informatique, par une
réorganisation axée sur un système de management des processus et d’amélioration
continue, afin qu’il puisse répondre à la mise en œuvre de la Stratégie 2013-2020.
L’Administration dispose, depuis 3 ans, d’un centre de compétence Qualité, qui
regroupe les services de l'Administration cantonale valaisanne certifiés ISO 9001 et
14001;
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que chaque département désigne un coordinateur informatique ;
de repenser les priorités de manière coordonnée afin d’éviter les applications
redondantes et celles considérées comme obsolètes dans les services;
de tenir à jour une véritable cartographie des applications informatiques avec une
hiérarchisation des tâches et des compétences en adéquation avec les prestations
fournies par les différents services ou offices;
d’accentuer la mise en place d’une politique Open Source dans le cadre de la stratégie
2013-2020; cette solution est favorisée lorsque cela est possible et selon différents
aspects pris en compte comme l’économicité, la sécurité, la qualité du support ;
d’assurer le suivi des applications informatiques dans les entités paraétatiques;
de s’assurer que tout soit mis en œuvre en termes de sécurité, de protection et de
pérennisation des données.
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Conclusions
Les nombreux rapports d’évaluation au sujet de l’informatisation de l’Administration
cantonale publiés depuis 1999 n’ont jamais vraiment engendré de décisions concrètes de
mise en pratique de leurs conclusions respectives. Dès lors, la COGEST, qui avait décidé
en juin dernier de présenter un bilan des changements et des améliorations effectués en la
matière, ne peut que se résoudre à constater le peu de propositions réalisées.
Certes, la décision du Conseil d’Etat du 4 septembre 2013 lui laisse penser qu’il a pris
conscience de l’importance d’établir une nouvelle stratégie informatique. Toutefois, afin
d’éviter que le rythme de sénateur dans la mise en forme des changements ne se
perpétue, la COGEST demande instamment au Conseil d’Etat de présenter au Grand
Conseil, au plus tard au 30 septembre 2014, un premier rapport mettant clairement
en évidence les réformes proposées, les modifications organisationnelles et
structurelles envisagées et spécialement l’échéancier de la nouvelle stratégie
informatique 2013-2020. La COGEST souhaite en effet qu’à l’attentisme de ces dernières
années succède un rythme accéléré pour que le retard de plusieurs années constaté (5 à
10 ans par rapport à d’autres cantons) soit autant que possible rattrapé.
Enfin, elle fait sienne la position stratégique finale contenue dans le rapport Stratégie
informatique du canton du Valais 2013-2020 :
Le citoyen peut décider par lui-même quand, où et comment (de quelle manière) il
prend contact avec l'Administration cantonale.
Le travail des services est parfaitement soutenu par l'informatique, les saisies de
prestations s'effectuent en arrière-plan et une seule fois.
L'informatique réalise les prestations convenues dans la qualité escomptée
conformément au délai et au budget impartis.
La COGEST invite la commission thématique à assurer le suivi du présent rapport.
Ce rapport a été adopté à l’unanimité de la commission le 11 février 2014.
Sion, le 11 février 2014
Le président :
Le vice-président :
Le rapporteur :
Narcisse Crettenand
Philipp Matthias Bregy
Marianne Maret