vérification des heures supplémentaires

Transcription

VÉRIFICATION DES HEURES
SUPPLÉMENTAIRES
RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE
Septembre 2007
Bureau de la dirigeante de la Vérification
Agence canadienne de développement international
Agence canadienne de développement international
200, promenade du Portage
Gatineau (Québec)
K1A 0G4
Tél. : (819) 997-5006
Sans frais : 1-800-230-6349
Télécopieur : (819) 953-6088
(Pour les malentendants et les personnes atteintes
de troubles de la parole (ATS) seulement: (819) 953-5023
Sans frais pour les malentendants et les personnes atteintes
de troubles de la parole (ATS) seulement : 1-800-331-5018)
Courriel : [email protected]
LISTE DES SIGLES ET DES ABRÉVIATIONS
Sigles et abréviations
Description
CT
Conseil du Trésor
GAPC
Groupe d’analyse et de planification corporative
LSE
Libre-service pour employés
PTC
Plan de travail chiffré
SIA/SAP
Système informatique de l’Agence
RH
Ressources humaines
2
TABLE DES MATIÈRES
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.0
2.1
2.2
2.3
2.4
INTRODUCTION.................................................................................................................. 7
Contexte ............................................................................................................................... 7
Mandat de la vérification ..................................................................................................... 8
Objectifs de la vérification................................................................................................... 8
Étendue de la vérification………………………………………………………………….8
Critères................................................................................................................................. 9
Méthodologie ..................................................................................................................... 10
Tendance pour les heures supplémentaires effectuées à l’ACDI
(de 2003-2004 à 2005-2006).............................................................................................. 11
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS ............................................................. 11
Observation de la politique sur la gestion des heures supplémentaires du conseil
du trésor, de la directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et des conventions
collectives .......................................................................................................................... 11
Probité des transactions concernant la rémunération des heures supplémentaires ............ 16
Pratiques et contrôles de gestion………………………………………………………….28
Utilisation efficiente et efficace des ressources humaines................................................. 31
3.0
CONCLUSIONS .................................................................................................................. 36
4.0
OPINION DE L’ÉQUIPE DE VÉRIFICATION ............................................................. 36
Graphique 1
Graphique 2
Graphique 3
Tableau 1A
Tableau 1B
Tableau 1C
Valeur des heures supplémentaires effectuées à l’ACDI – Lignes de tendance
(de 2003-2004 à 2005-2006)
Heures supplémentaires exprimées en pourcentage des salaires autorisés (de
2003-2004 à 2005-2006)
Valeur des heures supplémentaires effectuées mensuellement à l’ACDI (de
2003-2004 à 2005-2006)
Employés ayant droit à des indemnités d’heures supplémentaires
(de 2003-2004 à 2005-2006)
Employés ayant présenté des demandes de rémunération des heures
supplémentaires (de 2003-2004 à 2005-2006)
Employés ayant présenté 20 demandes ou plus par année (de 2003-2004 à
2005-2006)
11
32
34
37
38
39
3
SOMMAIRE
Introduction
À l’ACDI, les heures supplémentaires sont régies par la Politique sur la gestion des heures
supplémentaires du Conseil du Trésor (CT) et la directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI
datée du 11 juin 2003, qui applique la définition que le Conseil du Trésor donne au terme heures
supplémentaires, en l’occurrence « les heures autorisées durant lesquelles un employé travaille en
sus des heures de travail journalières ou hebdomadaires et pour lesquelles il pourrait avoir droit à
une rémunération conformément aux dispositions d'une convention collective ou d'un texte
réglementaire du Conseil du Trésor ». Le CT a produit le 27 septembre 2006, à des fins de
consultation et d’autorisation, un document provisoire intitulé « Directive on Financial Management
of Pay Administration ». La Politique sur la gestion des heures supplémentaires a été abrogée au
début de 2006.
Les conditions et les taux s’appliquant aux heures supplémentaires sont stipulés dans les
conventions collectives. Le module RH du système SAP est l’instrument utilisé pour recommander
(accorder une autorisation préalable), autoriser et consigner les demandes de rémunération des
heures supplémentaires. La Direction des ressources humaines (DRH) supervise l’administration
des conventions collectives et maintient le module RH du système SAP, et la Direction des finances
maintient le module Finances. La DRH a établi des principes et des lignes directrices pour faciliter
la gestion et l’administration des heures supplémentaires effectuées à l’ACDI.1
En 2005-2006, 1 014 (63,6 %) des 1 594 employés ayant droit à une rémunération des heures
supplémentaires ont soumis des demandes représentant 2 942 000 $. En 2004-2005, 63,6 % des
1 541 employés ayant droit à une telle rémunération ont soumis des demandes représentant
3 078 000 $.
La valeur des demandes de rémunération des heures supplémentaires exprimée en pourcentage des
salaires des employés admissibles était de 2,8 % en 2005-2006 et de 3,1 % en 2004-2005.
Objectifs de la vérification
La vérification visait à évaluer si les mesures adoptées par l’Agence assuraient :
•
•
•
l’observation de la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, de
la directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et des conventions collectives applicables;
l’application de pratiques et contrôles de gestion efficaces;
l’utilisation efficiente et efficace des ressources humaines.
1
Publications de l’ACDI : Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI; « Questions Raised about the
Overtime Directive and Management and Approval Process of Overtime for Employees on Assignment in the
Field ».
4
Principales constatations
1. Observation par l’Agence de la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du
Conseil du Trésor ainsi que de la directive sur les heures supplémentaires et des
conventions collectives de l’ACDI.
La directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI ne fournit pas d’indications suffisamment
claires sur les exigences de l’Agence en ce qui concerne l’autorisation préalable des heures
supplémentaires (sauf en cas d’urgence et de besoins inhabituels et imprévus) et sur la nécessité de
consigner l’information pertinente dans le système SAP.
Il est impossible de déterminer à quel point on donne aux employés le choix entre des heures
supplémentaires consignées ou non consignées et à quel point on s’attend à ce que les employés
ayant droit à la rémunération des heures supplémentaires aux termes de leur convention collective
travaillent ou effectuent des voyages pendant une période qui dépasse leur nombre normal d’heures
de travail par jour ou par semaine sans bénéficier d’une indemnité ou d’un congé compensatoire.
Toutefois, le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux 2005 a révélé que 37 % des employés de
l’ACDI y ayant participé ne pensaient pas pouvoir demander de rémunération des heures
supplémentaires.
2. Probité dans les transactions concernant les indemnités d’heures supplémentaires
Les gestionnaires n’exercent pas toujours adéquatement le pouvoir de signature que leur confèrent
les articles 33 et 34 de la LGFP en ce qui concerne l’autorisation, la consignation et l’attestation de
la rémunération des heures supplémentaires. Pour six (6) des soixante-deux (62) cas choisis au
hasard, les cadres hiérarchiques avaient donné leur autorisation sans bénéficier du pouvoir de
signature prévu à l’article 34. De plus, la Direction des ressources humaines a consigné les heures
supplémentaires dans le système SAP et les a traitées en vertu des articles 33 et 34, sans qu’il y ait
eu la séparation des responsabilités appropriée.
3. Pratiques et contrôles de gestion
Les gestionnaires ont indiqué que le système SAP devrait mieux répondre à leurs besoins de
renseignements sur les taux d’utilisation, les engagements et les soldes pour faciliter la
planification, l’organisation et le contrôle des heures supplémentaires. Les gestionnaires et les
employés estiment que ce système n’est pas convivial et qu’il faudrait l’améliorer pour faciliter
l’accès, la surveillance de l’intégrité des données et la production de rapports de la direction sur le
rendement des heures supplémentaires.
Lorsque les indemnités d’heures supplémentaires ne sont pas calculées conformément aux
dispositions des conventions collectives applicables, il faut que les spécialistes de la paye des RH
corrigent manuellement les données sur les heures supplémentaires consignées dans le système
SAP.
Les rapports sur les coûts des heures supplémentaires en fin d’exercice ne sont pas conformes à la
Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) du CT. Les heures supplémentaires
effectuées et faisant l’objet de congés compensatoires ne sont pas inscrites comme des coûts et ne
5
sont pas indiquées dans les états financiers de fin d’exercice, ce qui donne l’impression que les
centres de coûts où les heures supplémentaires ont été rémunérées ont mené des activités moins
efficientes et moins économiques que ceux où les heures supplémentaires ont fait l’objet de congés
compensatoires. L’absence de rapports de fin d’exercice conformes sur les coûts des heures
supplémentaires affecte aussi la capacité des gestionnaires de planifier la charge de travail avec
efficacité.
En ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires, les gestionnaires interrogés ont reconnu
la nécessité d’adopter des méthodes normalisées de suivi pour assurer la transparence et un
traitement équitable des employés. Un certain nombre de directions générales ont adopté ou
comptent adopter des méthodes de suivi plus efficaces pour les voyages et les heures
supplémentaires effectuées dans les missions.
4. Utilisation efficace et efficiente des ressources
L’équipe de vérification n’a pas été en mesure de bien évaluer à quel point les gestionnaires
envisagent l’adoption de solutions de rechange efficientes pour réduire le recours aux heures
supplémentaires. Toutefois, elle a déterminé des secteurs où l’on a pris des mesures pour s’assurer
que les heures supplémentaires sont autorisées au préalable et qu’elles sont mieux justifiées comme
moyen le plus efficient et efficace d’offrir des services essentiels. Dans certains cas, le recours aux
heures supplémentaires a diminué considérablement, notamment grâce à une restructuration et à une
rationalisation organisationnelle.
Bien que les heures supplémentaires représentent environ 3 % (3 millions de dollars) du total des
salaires des employés ayant droit à une rémunération des heures supplémentaires, ce pourcentage
n’est pas important lorsqu’on le compare au budget salarial global de l’ACDI, aux honoraires des
consultants et au coût de l’aide temporaire. Cependant, étant donné que certaines des heures
supplémentaires effectuées ne sont pas consignées, ce chiffre pourrait ne pas être représentatif.
Conclusion
En général, l’ACDI respecte la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du
Trésor, la Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et les conventions collectives
applicables. L’adoption d’une politique claire sera toutefois requise pour l’autorisation préalable des
heures supplémentaires et la consignation des renseignements dans le système SAP;
Les gestionnaires doivent faire preuve de vigilance au moment d’exercer les responsabilités que leur
confèrent les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui concerne
l’autorisation, la consignation et l’attestation de la rémunération des heures supplémentaires
effectuées par les employés;
Pour gérer les heures supplémentaires avec efficacité, la direction a besoin d’obtenir rapidement, au
moyen du SAP, des données exhaustives et exactes sur les heures supplémentaires;
Des pratiques consistantes de la direction sur l’application et le suivi du temps supplémentaire
aideront à la transparence et au traitement équitable de tous les employés.
6
1.0
INTRODUCTION
1.1
CONTEXTE
À l’ACDI, les heures supplémentaires sont régies par la Politique sur la gestion des heures
supplémentaires du Conseil du Trésor (CT), publiée en 2000, et par la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI. Les heures supplémentaires sont définies comme étant « les heures
autorisées durant lesquelles un employé travaille en sus des heures de travail journalières ou
hebdomadaires et pour lesquelles il pourrait avoir droit à une rémunération conformément aux
dispositions d'une convention collective ou d'un texte réglementaire du Conseil du Trésor ». Il est à
noter que la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor a été abrogée
au début de 2006.
Les conditions et les taux s’appliquant aux heures supplémentaires effectuées à la demande de
l’employeur sont stipulés dans les conventions collectives. Le SAP est le système dont se servent
les employés et les gestionnaires pour susciter, autoriser et consigner les demandes de rémunération
des heures supplémentaires. La Direction des ressources humaines (DRH) supervise
l’administration des conventions collectives et maintient le module RH du système SAP, et la
Direction des finances maintient le module Finances. Au moment de la vérification, les modules RH
et Finances étaient en voie d’être améliorés.2
La Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor fournit une orientation
générale. La DRH a établi des principes et des lignes directrices pour la gestion et l’administration
des heures supplémentaires effectuées à l’ACDI.3 La documentation de l’Agence sur les pouvoirs
de signature de documents financiers et la délégation de pouvoirs établit la responsabilité de gestion
pour la vérification des comptes, et les procédures d’autorisation de la paye sont appliquées par la
Direction des finances.
•
•
•
•
En 2005-2006, 1 014 (63,6 %) des 1 594 employés4 ayant droit à une rémunération des heures
supplémentaires ont soumis des demandes représentant 2 942 000 $.
En 2004-2005, 63,6 % des 1 541 employés ayant droit à une telle rémunération ont soumis des
demandes représentant 3 078 000 $.5
La valeur des indemnités d’heures supplémentaires exprimée en pourcentage des salaires des
employés ayant droit à une telle indemnité était de 2,8 % en 2005-2006 et de 3,1 % en 20042005.6
Chaque année, la valeur des indemnités d’heures supplémentaires des employés ayant présenté
20 demandes ou plus représente environ 50 % de la valeur totale de toutes les indemnités
d’heures supplémentaires.7
2
La DRH et la Direction des finances comptent intégrer entièrement les modules RH et Finances du SAP afin d’assurer
une meilleure interface et de faciliter le traitement des indemnités d’heures supplémentaires.
3
Publications de l’ACDI : Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI; « Questions Raised about the Overtime
Directive and Management and Approval Process of Overtime for Employees on Assignment in the Field ».
4
Tableau 1a) : Employés ayant droit à des indemnités d’heures supplémentaires – 2003-2004, 2004-2005, 2005-2006,
page 38.
5
Ibid.
6
Ibid.
7
L’équipe de vérification a examiné les données sur les heures supplémentaires du volet salaires du
module RH du SAP pour les exercices 2003-2004, 2004-2005 et 2005-2006. Le nombre
d’équivalents temps plein de l’ACDI révélé lors du dernier recensement effectué auprès des
employés est légèrement différent des nombres consignés dans le module RH du SAP, sur lesquels
s’est principalement fondée l’équipe de vérification pour réaliser son analyse des heures
supplémentaires. Toutefois, cette différence n’a pas d’incidence importante sur les constatations
générales.
1.2
MANDAT DE LA VÉRIFICATION
Le Comité de vérification et d’évaluation a autorisé la vérification dans le cadre du plan de
vérification interne de l’ACDI pour 2005-2006.
1.3
OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION
La vérification visait à évaluer si les mesures adoptées par l’Agence assuraient :
•
•
•
1.4
L’observation de la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, de
la Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et des conventions collectives;
L’application de pratiques et de contrôles de gestion efficaces;
L’utilisation efficiente et efficace des ressources humaines.
ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION
La vérification a porté sur la pertinence des contrôles et pratiques internes pour ce qui est de
s’assurer que :
•
•
•
•
Les pratiques de l’Agence sont conformes à la Politique sur la gestion des heures
supplémentaires du Conseil du Trésor et à la Directive sur les heures supplémentaires de
l’ACDI;
Les gestionnaires assument leurs responsabilités conformément aux articles 33 et 34 de la Loi
sur la gestion des finances publiques (LGFP);
Les employés touchent une rémunération pour les heures supplémentaires autorisées,
conformément aux dispositions des conventions collectives applicables;
Les gestionnaires envisagent l’adoption de solutions de rechange efficientes pour réduire les
dépenses associées aux heures supplémentaires.
Éléments inclus :
•
Méthodes de planification du travail pour la gestion des heures supplémentaires aux fins des
voyages et du travail à l’administration centrale et pour les missions;
7
Tableau 1c) : Sommaire des données sur les heures supplémentaires – Employés ayant présenté 20 demandes ou plus
par année (2003-2004, 2004-2005, 2005-2006), p. 40.
8
•
•
•
•
Pertinence des contrôles de gestion pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des données sur
les heures supplémentaires en vue du traitement des demandes d’indemnités d’heures
supplémentaires autorisées et de la rémunération des employés;
Observation par la direction de la LGFP (articles 33 et 34) pour l’autorisation et le traitement de
la rémunération des heures supplémentaires des employés;
Pertinence des contrôles de l’Agence pour assurer la délégation appropriée des pouvoirs et
l’exercice des responsabilités de gestion;
Nombre, valeur pécuniaire et incidence des heures supplémentaires non consignées.
Éléments exclus :
•
•
•
•
•
•
•
•
1.5
Incidence des heures supplémentaires sur les services ou le rendement des programmes;
Recours à des consultants (bien qu’on reconnaisse que les services de consultation de courte
durée peuvent constituer une solution de rechange aux heures supplémentaires);
Groupe EX et autres employés touchant une rémunération au rendement qui n’ont pas droit à
une rémunération des heures supplémentaires;
Employés de la Direction générale des services juridiques de l’ACDI, étant donné qu’il s’agit
d’employés du ministère de la Justice;
Comparaison entre les fonds affectés aux heures supplémentaires prévues et les dépenses
réelles, étant donné que les heures supplémentaires ne constituent pas un poste budgétaire
distinct;
Examen des documents de planification comme les plans de travail chiffrés;
Attestation de l’intégrité, l’exactitude et l’exhaustivité des données consignées dans le système
SAP;
Examen des conditions de travail souples, autorisées et informelles (c.-à-d. lorsqu’un employé
travaille occasionnellement en dehors de ses heures normales pendant de courtes périodes et que
ces périodes ne sont pas consignées dans le système SAP).
CRITÈRES
Observation par l’Agence de la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil
du Trésor ainsi que de la Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI
Les heures supplémentaires sont autorisées de la façon adéquate par les gestionnaires :
•
•
Avant d’être effectuées, sauf si elles sont justifiées par une personne qui a le pouvoir de le faire;
Lorsque le travail ou service concerné est jugé essentiel.
Pratiques et contrôles de gestion
•
Les gestionnaires de l’ACDI ont accès à des données sur les heures supplémentaires qui sont
exhaustives, exactes et détaillées, qui leur sont fournies rapidement et dont la diffusion est
autorisée afin de planifier, d’organiser et de contrôler le travail exigeant des heures
supplémentaires dans leurs secteurs de responsabilité respectifs;
9
•
Les gestionnaires exercent adéquatement les pouvoirs qui leurs sont délégués aux termes des
articles 33 et 34 de la LGFP afin d’autoriser la rémunération des heures supplémentaires
effectuées par les employés qui ont droit à une telle rémunération;
•
La rémunération des heures supplémentaires est calculée conformément aux dispositions des
conventions collectives applicables.
Utilisation efficiente et efficace des ressources humaines
o Les gestionnaires envisagent l’utilisation de solutions de rechange efficientes pour réduire les
dépenses associées aux heures supplémentaires;
o L’observation des droits qui sont conférés aux employés aux termes de la Politique sur la
gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, de la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI et des conventions collectives est uniforme dans toute l’Agence.
1.6
MÉTHODOLOGIE
La vérification a porté sur les employés travaillant à l’administration centrale et pour les missions
qui ont effectué des heures supplémentaires au cours des trois derniers exercices (de 2003-2004 à
2005-2006).
L’équipe de vérification a utilisé des questionnaires normalisés et analysé des transactions
impliquant des données du système SAP sur les demandes de rémunération des trois derniers
exercices. L’information obtenue a servi à établir les facteurs déterminant la nécessité d’avoir
recours à des heures supplémentaires, à évaluer les pratiques de gestion permettant le contrôle des
heures supplémentaires et à déterminer les améliorations possibles.
L’équipe de vérification a réalisé des entrevues individuelles et collectives avec des gestionnaires,
des employés et des représentants syndicaux pour déterminer les problèmes, les préoccupations et
les améliorations possibles concernant les mesures de conformité ainsi que les pratiques et contrôles
de gestion. Des entrevues ont aussi été menées auprès de dirigeants et de spécialistes de la paye des
RH chargés d’administrer le module Employés du système SAP, de même que d’interpréter la
Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI et les dispositions des conventions collectives applicables, et d’en
surveiller l’application.
Six (6) études de cas ont aussi été réalisées dans les secteurs où les heures supplémentaires étaient
nombreuses. Elles ont impliqué la réalisation de longues entrevues auprès de divers gestionnaires
chargés d’autoriser les heures supplémentaires et de veiller à ce que les ressources humaines soient
utilisées avec efficience. L’équipe de vérification a également choisi au hasard 62 des 7 600
transactions liées aux heures supplémentaires exécutées d’octobre 2005 à juin 2006 afin d’évaluer la
pertinence des pratiques de gestion associées à l’autorisation, à l’attestation et au traitement des
demandes de rémunération des heures supplémentaires. L’équipe était convaincue que la taille de
cet échantillon lui assurait des constatations d’une grande exactitude et que toute autre analyse
constituerait une utilisation inefficiente des ressources.
10
1.7
TENDANCE POUR LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES EFFECTUÉES À L’ACDI
(DE 2003-2004 À 2005-2006)
La valeur des heures supplémentaires est demeurée relativement stable au cours des trois (3)
derniers exercices. Le graphique 1 illustre les lignes de tendance représentant les heures
supplémentaires pour cette période.
Graphique 1
Valeur des heures supplémentaires effectuées à l'ACDI -Lignes de tendance
Exercices 2003-2004, 2004-2005 et 2005-2006
(Heures supplémentaires en pourcentage des salaires des
5.00%
employés autorisés à en faire)
4.00%
3.00%
2.00%
1.00%
Ap
r-0
3
Ju
l-0
3
O
ct
-0
3
Ja
n04
Ap
r-0
4
Ju
l-0
4
O
ct
-0
4
Ja
n05
Ap
r-0
5
Ju
l-0
5
O
ct
-0
5
Ja
n06
0.00%
Source des données : module RH du système SAP (2003-2004, 2004-2005, 2005-2006)
2.0
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
OBJECTIF :
2.1
OBSERVATION DE LA POLITIQUE SUR LA GESTION DES HEURES
SUPPLÉMENTAIRES DU CONSEIL DU TRÉSOR, DE LA DIRECTIVE SUR LES
HEURES SUPPLÉMENTAIRES DE L’ACDI ET DES CONVENTIONS
COLLECTIVES
Critère 2.1.1 – Les heures supplémentaires doivent être autorisées avant d’être effectuées, à
moins d’être justifiées par une personne qui a le pouvoir de le faire.
Constatations
Les gestionnaires interrogés ont indiqué n’être au courant d’aucun cas où les heures
supplémentaires n’auraient pas été autorisées de la manière appropriée.
11
Analyse
Les heures supplémentaires peuvent être autorisées au préalable, verbalement ou par écrit. La
Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI et les conventions collectives applicables n’indiquent pas explicitement
que l’autorisation préalable doit être faite par écrit ou consignée. En général, le cadre régissant les
dépenses liées aux heures supplémentaires (notamment l’autorisation préalable et l’examen des
solutions de rechange efficientes) n’est pas fondé sur une documentation vérifiable. Par conséquent,
les constatations découlant de la vérification s’appuient sur les résultats des entrevues et les autres
preuves qualitatives.
La Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI exige que les heures supplémentaires soient
autorisées au préalable par le niveau de gestion fondé de pouvoir, qui en détermine le nombre. Les
conventions collectives de la majorité des employés de l’ACDI (des groupes AS, CM, CR, DA, IS,
OE, PM, ST et WP) mentionnent qu’un employé a le droit d’effectuer des heures supplémentaires
lorsque celles-ci ont été autorisées au préalable par l’employeur ou qu’elles sont conformes aux
directives de fonctionnement courantes, et lorsque l’employé ne détermine pas le nombre d’heures
supplémentaires. Dans le cas des autres groupes (CO, CS, ES, PG et SI), l’autorisation au préalable
requise est implicite : « Lorsqu’un employé est tenu par l’employeur de faire des heures
supplémentaires, il est rémunéré... ».
Dans de rares cas, les heures supplémentaires ne peuvent être autorisées au préalable. Par exemple,
un employé peut se trouver dans une situation où du travail ou des voyages doivent être effectués à
brève échéance alors qu’il est impossible ou difficile d’obtenir l’autorisation préalable d’un
gestionnaire.
Soixante-deux (62) transactions liées à des heures supplémentaires ont été choisies au hasard en ce
qui concerne des employés de l’administration centrale et des missions pour la période d’octobre
2005 à juin 2006. Onze (11) de ces transactions concernaient des heures supplémentaires liées à des
voyages; les cinquante et une (51) autres concernaient des heures supplémentaires liées à du travail.
Pour chaque transaction, on a demandé au gestionnaire responsable s’il avait autorisé les heures
supplémentaires verbalement ou par écrit. Si l’autorisation avait été formulée par écrit, on lui a
demandé de fournir une copie de celle-ci ou des courriels échangés.
Dans le cas des heures supplémentaires liées à des voyages, l’autorisation de voyage, qui est
obligatoire, indique l’heure de départ et l’heure d’arrivée à destination. Dans la plupart des cas, le
gestionnaire responsable de l’autorisation sait si la période du voyage va dépasser le nombre
d’heures de travail normal. Dans certaines directions générales, l’employé qui demande à effectuer
un voyage doit présenter un document précisant le nombre estimatif d’heures supplémentaires, un
plan de voyage et un plan de travail, qui doivent être autorisés au préalable.
L’équipe de vérification a examiné 11 transactions concernant les heures supplémentaires liées à
des voyages pour déterminer si ces heures supplémentaires avaient été autorisées au préalable par le
gestionnaire. Le sondage réalisé par courrier électronique auprès des employés a révélé qu’un (1)
12
employé avait reçu une autorisation préalable verbale et que cinq (5) avaient reçu une autorisation
préalable écrite. Cinq (5) employés n’ont pas répondu au questionnaire de sondage.
L’équipe de vérification a examiné cinquante et une (51) transactions concernant les heures
supplémentaires liées au travail pour déterminer si ces heures supplémentaires avaient été autorisées
au préalable par le gestionnaire. Le sondage réalisé par courrier électronique auprès des employés a
révélé que trente-trois (33) employés avaient reçu une autorisation préalable verbale; trois (3)
avaient reçu une autorisation préalable écrite; et un (1) n’avait reçu aucune autorisation préalable.
Quatorze (14) employés n’ont pas répondu au questionnaire de sondage.
Plusieurs gestionnaires ont expliqué verbalement la nécessité des heures supplémentaires effectuées
par certains employés. Toutefois, faute de registre prouvant qu’il y a eu autorisation préalable, il est
difficile de vérifier si les modalités de l’autorisation préalable prescrites dans la Directive sur les
heures supplémentaires de l’ACDI ont été respectées.
Critère 2.1.2 – Le recours aux heures supplémentaires est autorisé lorsque le travail ou le
service est considéré comme essentiel et qu’il s’agit de la solution la plus appropriée et la plus
efficiente.
Constatations
En général, les gestionnaires de tous les niveaux de l’organisation estimaient que le recours aux
heures supplémentaires constituait un important outil de gestion pour répondre aux besoins urgents,
prévus ou non, en ce qui concerne les programmes et le fonctionnement. La Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI indique clairement aux gestionnaires la nécessité de rationaliser le
recours aux heures supplémentaires comme moyen de répondre aux besoins urgents et en matière de
services essentiels.
Analyse
Les gestionnaires et les employés interrogés ont indiqué faire de leur mieux pour que les heures
supplémentaires ne soient effectuées qu’en dernier recours, lorsqu’il faut répondre à des besoins
urgents liés aux politiques, aux programmes ou aux activités de l’administration centrale et des
missions. Cependant, les pratiques des directions générales et des divisions varient pour ce qui est
d’accorder une autorisation préalable et de le faire verbalement ou par écrit. En ce qui concerne les
heures supplémentaires liées à des voyages, toutes les demandes font l’objet d’une autorisation
préalable.
Pour ce qui est des détails sur les voyages, y compris les heures supplémentaires de travail prévues
dans les missions, les pratiques varient entre les directions générales et les divisions. Certains
gestionnaires demandent des estimations exhaustives, alors que d’autres sont moins exigeants.
Certains examinent dans le menu détail les rapports sur les voyages avant d’autoriser les demandes
de rémunération des heures supplémentaires; d’autres encore, qui font confiance aux membres de
leur personnel et se fient au professionnalisme de ceux-ci, n’examinent pas attentivement les
demandes. Les gestionnaires interrogés ont indiqué que, généralement, ils essaient de s’assurer que :
13
•
•
•
Les heures supplémentaires sont prévues pour un samedi plutôt qu’un dimanche;
Les heures de déplacement sont réduites au minimum et les voyages ne sont effectués que si
nécessaire;
Les congés compensatoires n’entraînent pas des heures supplémentaires additionnelles.
Les gestionnaires ont signalé ne pas toujours envisager le recours à des solutions de rechange en
raison des contraintes de temps (besoin pressant d’obtenir des clarifications, des réponses pour la
période de questions, et des notes de synthèse/dossiers de présentation à l’intention des cadres
supérieurs) ou de situations d’urgence, par exemple au Soudan, au Darfour et en Indonésie.
Critère 2.1.3 – Les heures supplémentaires non consignées sont reconnues et gérées d’une
manière uniforme dans toute l’Agence.
Constatations
Les heures supplémentaires ne sont pas toujours consignées et ne sont pas gérées d’une manière
uniforme dans toute l’Agence.
Analyse
Heures supplémentaires non consignées :
•
•
Il s’agit des heures consacrées au travail ou à des voyages qui ne sont pas consignées dans le
SAP, mais qui donnent à l’employé droit à une rémunération aux termes de sa convention
collective;
Cette expression ne renvoie pas à la souplesse à laquelle on s’attend de la part de professionnels
qui peuvent demeurer au travail un peu plus longtemps certains jours, et rentrer au travail plus
tard que normalement ou quitter le travail plus tôt que normalement certains autres jours, à
condition que ce comportement n’entraîne pas l’accumulation d’heures en vue d’une éventuelle
rémunération.
Ne laissant pas de piste de contrôle de gestion, les heures supplémentaires non consignées sont
difficiles à détecter et encore plus à évaluer. Des questions sur l’existence d’heures supplémentaires
non consignées et leur nombre ont été soulevées auprès de tous les gestionnaires. Certains ont admis
y avoir recours; d’autres ont déclaré ne pas y avoir recours. Un gestionnaire a dit conserver un
registre écrit privé de tous les congés compensatoires non officiels dus aux employés.
On préfère ne pas consigner les heures supplémentaires pour deux raisons principalement :
réduction des formalités administratives; diminution des coûts lorsque les heures supplémentaires
font l’objet d’un congé compensatoire dans une proportion de 1 sur 1 ou moins. La nonconsignation des heures supplémentaires offre la possibilité de respecter le budget salarial prévu,
même si le nombre d’heures supplémentaires est grand.
Il est impossible de déterminer la mesure dans laquelle on donne aux employés le choix entre des
heures supplémentaires consignées ou non consignées où on s’attend à ce que les employés ayant
droit à la rémunération de leurs heures supplémentaires aux termes de leur convention collective
14
travaillent ou effectuent des voyages pendant une période qui dépasse leur nombre normal d’heures
de travail par jour ou par semaine sans bénéficier d’une indemnité ni d’un congé compensatoire.
Toutefois, le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux 2005 a révélé que 37 % des employés de
l’ACDI y ayant participé estiment ne pas pouvoir demander de rémunération des heures
supplémentaires. En plus des autres incidences possibles, notamment la sous-évaluation des frais de
fonctionnement, la non-consignation des heures supplémentaires peut donner lieu à des différends
quant au statut des employés en cas d’accident. Elle peut également causer une perte pour
l’employé si le gestionnaire avec lequel il y a eu entente informelle quitte l’employeur ou prend un
long congé de maladie, ne laissant aucune trace des heures supplémentaires effectuées par
l’employé.
Recommandations
Il est recommandé que :
1.
Que la Direction des ressources humaines obtienne du Comité des ressources
ministérielles l’autorisation de modifier la directive sur les heures supplémentaires de
l’ACDI pour qu’il y soit stipulé que toutes les heures supplémentaires effectuées à
l’administration centrale et dans les missions doivent faire l’objet d’une autorisation
écrite préalable.
2.
Que la Direction des ressources humaines surveille l’observation de l’autorisation écrite
préalable des heures supplémentaires et présente au Comité des ressources ministérielles
des rapports sur la question.
Réponse de la direction
1.
La Direction des ressources humaines accepte la recommandation et reconnaît qu’il est
important d’exiger une autorisation préalable par écrit pour tout travail exécuté en
heures supplémentaires. À cette fin, les lignes directrices de l’ACDI sur les heures
supplémentaires font actuellement l’objet d’une révision. Le Comité de gestion des
ressources humaines (CGRH) a examiné l’ébauche le 8 mai 2007. Celle-ci sera présentée
aux syndicats à la prochaine réunion du Comité de consultation patronal-syndical, le 20
juin 2007. Ensuite, la version finale sera envoyée au président aux fins d’approbation. Les
lignes directrices révisées de l’ACDI sur les heures supplémentaires devraient être
publiées en septembre 2007.
Les lignes directrices proposées exigeront une autorisation préalable pour toutes les
heures supplémentaires de travail à l’administration centrale et dans les missions, sauf
dans les situations exceptionnelles où les échéances ne permettent pas d’obtenir une
autorisation préalable.
15
2. La Section des services financiers et la Direction des ressources humaines de l’ACDI
élaborent présentement un processus de contrôle des heures supplémentaires autorisées
au préalable, lequel sera mis en place systématiquement par le service de vérification
après paiement. La vérification est faite en prélevant des échantillons des paiements des
heures supplémentaires et des autorisations préalables connexes qui ont été accordés au
cours d’un exercice donné; les résultats obtenus seront inclus dans un rapport de
rendement annuel remis au Comité de gestion des affaires.
Les outils permettant d’utiliser le processus de surveillance seront élaborés d’ici octobre
2007. On commencera à appliquer ce processus aux transactions de paiement des heures
supplémentaires effectuées durant la deuxième moitié de l’exercice 2007-2008.
On juge qu’il n’est pas nécessaire de faire rapport au CRM à ce sujet, à moins que des
problèmes majeurs aient été décelés au niveau du processus de suivi.
OBJECTIF :
2.2
PROBITÉ DES TRANSACTIONS CONCERNANT LA RÉMUNÉRATION DES
HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Délégation de pouvoirs appropriée
Critère 2.2.1 – Les gestionnaires exercent adéquatement les pouvoirs que leur confèrent les
articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui concerne l’autorisation
des indemnités d’heures supplémentaires pour les employés qui y ont droit.
Constatations
Les gestionnaires n’exercent pas toujours adéquatement les pouvoirs que leur confèrent les
articles 33 (demandes de paiement) et 34 (marchés de fournitures, de services ou de travaux) de la
LGFP en ce qui concerne l’autorisation et l’attestation des demandes de rémunération des heures
supplémentaires. Pour six (6) des soixante-deux (62) cas choisis au hasard, les cadres hiérarchiques
avaient donné leur autorisation sans bénéficier du pouvoir de signature prévu à l’article 34. De plus,
la Direction des ressources humaines a consigné les heures supplémentaires dans le système SAP et
les a traitées en vertu des articles 33 et 34, sans qu’il y ait eu la séparation des responsabilités
appropriée.
Analyse
La LGFP stipule des règles précises, plus particulièrement dans les domaines du recouvrement, de
la gestion et de l'utilisation des fonds publics.
La LGFP confère des droits et des obligations aux ministres et, directement, aux administrateurs
généraux en rapport avec les organisations qu'ils gèrent. Entre autres, les directeurs généraux ont
l’obligation d'établir des procédures et de tenir des dossiers relatifs au contrôle des engagements
financiers imputables aux fonds publics; seul un ministre ou son délégué peut demander qu'un
16
paiement soit effectué; et avant qu'un paiement soit effectué en échange de travaux, de biens ou de
services, le ministre ou l'adjoint d'un ministre (ou un autre délégué) doit attester que les travaux ont
été exécutés, les biens reçus ou les services rendus (articles 33 et 34).
Les ministères sont les principaux responsables pour les éléments suivants et ils sont tenus de rendre
des comptes à ce sujet :
Utilisation des fonds et gestion des biens qui leur sont confiés;
Atteinte des résultats qu'ils se sont engagés à réaliser avec les ressources attribuées;
Respect des attentes en matière de gestion selon les indicateurs de rendement qui figurent dans
le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en ce qui a trait aux rapports sur le rendement
et la responsabilisation.
•
•
•
Délégation aux Ressources humaines des pouvoirs de signer des documents financiers
« Les articles 34 et 33 de la LGFP autorisent les organisations à déléguer ces pouvoirs à des
personnes n'appartenant pas à l'organisation des finances. Dans la mesure où le ministre désigne
cette personne par écrit, elle peut exercer ces pouvoirs au nom du ministre. »8
« Les pouvoirs financiers doivent être formellement délégués et communiqués par écrit par le
ministre et les administrateurs généraux afin d'assurer un contrôle adéquat du processus de
dépense des fonds publics au moyen d'une répartition appropriée des responsabilités. »9
Le ministre responsable de l’ACDI et le président de l’ACDI ont tous deux autorisé que les
responsabilités en matière de paiement prévues à l’article 33 passent du directeur général des
Finances au directeur général des Ressources humaines. Le tableau 3 du document de l’ACDI
intitulé Instruments de délégation des pouvoirs de sélection et des pouvoirs de signature des
documents contractuels et financiers (26 janvier 2004) reflète cette délégation de pouvoirs au
directeur général des Ressources humaines. La base de celle-ci est une entente survenue entre les
directeurs généraux des Finances et des Ressources humaines dans un protocole daté du 26 avril
1999.
Les objectifs de la Politique sur l’administration de la paye du Conseil du Trésor, qui est entrée en
vigueur le 1er avril 1997, sont les suivants : « veiller à l'établissement et à la mise en oeuvre de
mesures de contrôle adéquates touchant les opérations financières liées à la paye et assurer
l'efficience et l'efficacité du processus de la paye dans le cadre de la gestion financière du
ministère. »
« Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui garantissent le contrôle des
pouvoirs délégués et l'information des personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués quant à
leurs responsabilités. »10
8
Politique sur l’administration de la paye, appendice B, 1a) Délégation des pouvoirs financiers au personnel des
Ressources humaines – Éléments d’un cadre de contrôle, avril 1997.
9
Conseil du Trésor, Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel, (partie 1) 01.10.1994.
Conseil du Trésor, Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel, (partie 2) 01.10.1994.
10
17
Selon le bulletin financier Politique sur la vérification des comptes, daté du 5 octobre 2003 :
•
•
Les responsabilités de l’ACDI en ce qui concerne la nature et la portée de la vérification des
comptes prévue par l’article 34 de la LGFP;
Les rôles et les responsabilités de la Direction des finances, des directions générales, des agents
et du personnel visés par l’article 34 pour ce qui est de la vérification des comptes.
Rôles et responsabilités
La Politique sur l’administration de la paye du Conseil du Trésor stipule que les éléments suivants
d’un cadre de contrôle doivent être mis en place pour assurer la délégation aux Ressources
humaines des pouvoirs de signer des documents financiers.
RESPONSABILITÉS - ARTICLE 33 DE LA LGFP
Responsabilités – article 33 de la LGFP
3a)
Les agents financiers investis de pouvoirs d'autoriser des paiements en vertu de l'article 33
de la LGFP doivent veiller à ce qu'un processus adéquat soit mis en place pour vérifier les
comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP et à ce que le processus soit dûment et
scrupuleusement respecté.
3b)
Les pouvoirs prévus à l'article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne de
l'extérieur de la fonction publique. Toutefois, l'agent financier supérieur (AFS) du ministère,
responsable de la qualité générale de la gestion financière demeure entièrement
responsable de l'efficacité et efficience de la personne exerçant ces pouvoirs en conformité
aux normes et aux objectifs de contrôle du ministère.
3c)
Par conséquent, il conviendrait que l'AFS établisse des procédures et, probablement, un
programme de vérification destiné à s'assurer que les pouvoirs prévus à l'article 33 de la
LGFP sont exercés conformément aux normes et aux objectifs de contrôle du ministère. En
outre, l'AFS doit veiller à ce que les mécanismes appropriés soient en place pour permettre
à la personne investie des pouvoirs prévus à l'article 33 de la LGFP de vérifier la légitimité
des paiements et la disponibilité des fonds.
Responsabilités – article 34 de la LGFP
4a)
Les personnes qui ont été investies de pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP
doivent recevoir un ensemble d'instructions ou de procédures garantissant qu'elles
respectent toutes les exigences ministérielles, juridiques et réglementaires.
4b)
Les agents investis de pouvoirs délégués d'effectuer des paiements en vertu de l'article 33 de
la LGFP sont tenus d'émettre les instructions en question et de prévoir le système de
vérification des comptes ainsi que les contrôles financiers connexes.
18
Autres
5a)
Deux autres principes doivent être respectés :
− Les pouvoirs de signature prévus aux articles 33 et 34 de la LGFP par rapport à une
demande particulière de paiement ne seront jamais exercés par la même personne;
− Nul n'exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) à l'égard d'une demande
de paiement dont il peut bénéficier personnellement, de façon directe ou indirecte. »
L’équipe de vérification a relevé plusieurs éléments du tableau 3 du document Instruments de
délégation des pouvoirs de sélection et des pouvoirs de signature des documents contractuels et
financiers et du bulletin financier Politique sur la vérification des comptes (94-7) de l’ACDI qui ne
sont pas totalement conformes aux dispositions de la Politique sur l’administration de la paye du
Conseil du Trésor.
Plus précisément :
•
Les rôles et responsabilités actuels de la Direction des ressources humaines (auparavant assumés
par l’agent financier supérieur) en ce qui concerne la vérification des comptes et les contrôles
financiers liés aux paiements, y compris à la rémunération des heures supplémentaires, ne sont
pas clairement énoncés dans le bulletin financier (94-7) intitulé Politique sur la vérification des
comptes de l’ACDI. Au niveau opérationnel, ces rôles et responsabilités étaient assumés par les
agents de la Direction des finances investis des pouvoirs d’autoriser des paiements aux termes
de l’article 33 de la LGFP. Les responsabilités en matière de finances prévues à l’article 33 de la
LGFP sont vastes. Elles sont précisées dans la section 3.1 du bulletin financier 94-7 (Politique
sur la vérification des comptes) de l’ACDI.
L’équipe de vérification a constaté ce qui suit :
•
Le bulletin financier 94-7 (Politique sur la vérification des comptes) ne rend pas compte du
transfert des responsabilités, prévu à l’article 33, des Finances aux RH pour tous les paiements,
y compris la rémunération des heures supplémentaires.
•
La Direction des ressources humaines assume les responsabilités prévues aux articles 33
(paiements) et 34 (vérification des comptes) sans qu’il y ait la séparation des fonctions
(personnes) requise aux termes de la section 5 a) de la Politique sur l’administration de la paye
du Conseil du Trésor.
o Le gestionnaire du service des relations de travail et de la rémunération n’assume pas toutes
les responsabilités prévues à l’article 33, comme le souligne le bulletin financier 94-7
(Politique sur la vérification des comptes) de l’ACDI.
o Le chef du service de la rémunération (rapport hiérarchique direct) et les deux (2) spécialistes
de la paye (rapport hiérarchique indirect) exercent les responsabilités prévues à l’article 34 en
ce qui concerne la vérification des comptes et prévues à l’article 33 en ce qui concerne
l’autorisation du versement de la paye et de la rémunération des heures supplémentaires.
19
o Les deux spécialistes de la paye sont chargés de vérifier, au nom de l’agent visé à l’article 34,
l’exactitude des comptes à payer. Le personnel responsable de la vérification des comptes
aide l’agent visé à l’article 34 en déterminant les sujets de préoccupation en matière de
légitimité et d’exactitude des comptes à payer.11
La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor stipule que :
- « Les pouvoirs doivent être exercés uniquement par des personnes qui ont été officiellement
désignées par un agent dont elles relèvent et ces pouvoirs doivent avoir été délégués aux postes que
ces personnes occupent par le ministre ou l'administrateur général.
- Les personnes dûment désignées pour exercer des pouvoirs ne peuvent pas déléguer ces
pouvoirs. »
Les responsabilités en matière de paiement prévues à l’article 33 de la LGFP ont été déléguées au
gestionnaire des relations de travail et de la rémunération, Direction générale des ressources
humaines et des services corporatifs. Le chef du service de la rémunération (rapport hiérarchique
direct) et deux (2) spécialistes de la paye exercent aussi ces responsabilités. Le fait que des
responsabilités prévues à l’article 33 ont été transférées du gestionnaire des relations de travail et de
la rémunération au chef du service de la rémunération (rapport hiérarchique direct) et aux deux
spécialistes de la paye contrevient à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil
du Trésor.
Autres questions nécessitant l’attention de la direction :
Des améliorations sont requises dans les domaines suivants :
Formation
Pour exercer les responsabilités prévues à l’article 33 de la LGFP, les agents financiers ont besoin
d’un niveau élevé de formation et d’une vaste expérience. La formation et le perfectionnement dont
font l’objet les spécialistes de la paye des RH pour exécuter, dans l’exercice des responsabilités
prévues à l’article 33, des fonctions comparables à celles exercées auparavant par les agents
financiers ne sont pas claires.12 Bien que la formation soit importante, il semble que la nécessité de
séparer les fonctions (responsabilités) prévues à l’article 33 de celles prévues à l’article 34 demeure
mal comprise.
Séparation des fonctions (responsabilités) prévues à l’article 33 et à l’article 34 de la LGFP
En ce qui concerne les procédures, la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil
du Trésor stipule ce qui suit :
11
ACDI – bulletin financier 94-7 (Politique sur la vérification des comptes), s. 3.4.
12
Ibid (s. 3.10).
20
« Un administrateur général, lorsqu’il confie une responsabilité à des personnes qui travaillent au
processus de dépenses, doit veiller à ce que les fonctions suivantes demeurent séparées :
•
•
•
•
Les acquisitions;
La certification de la livraison des biens et de la prestation des services;
La détermination de l’admissibilité, la vérification des comptes et la préparation des demandes
de paiement ou de règlement (article 34);
La certification des demandes de paiement aux termes de l’article 33 de la Loi sur la gestion
des finances publiques. »
L’équipe de vérification a constaté l’existence des lacunes suivantes :
•
•
•
•
La signature (article 34) des gestionnaires autorisant la rémunération des heures supplémentaires
n’est pas authentifiée au moyen de la carte de spécimen de signature dans le cadre du processus
de vérification des RH visé à l’article 34.
Une fois qu’elles ont été effectuées, les corrections apportées dans le système SAP relativement
aux heures supplémentaires (indemnités ou congés compensatoires) ne sont pas transmises au
gestionnaire approprié pour qu’il les atteste à nouveau aux termes de l’article 34.
Les heures supplémentaires consignées dans le système SAP ne sont pas passées en revue ni
validées aux termes de l’article 33 avant l’envoi de la demande de paiement à Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Il est à noter que des procédures d’autorisation et d’authentification électroniques sont
appliquées aux termes de l’article 33 de la LGFP dans le cas des transactions relatives aux
paiements de la Direction des finances, mais pas dans le cas des transactions relatives aux
salaires ni à la rémunération des heures supplémentaires de la Direction des ressources
humaines.
Aux termes de la section 5.2 du bulletin financier 94-7 (Politique sur la vérification des comptes) de
l’ACDI, l’Agence est aussi chargée de surveiller de façon régulière les méthodes d’assurance de la
qualité utilisées pour évaluer la pertinence du système de vérification des comptes visé à l’article 34
relativement au niveau de risque des transactions. Cette fonction n’est pas exercée actuellement.
Traitement de la rémunération des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont consignées dans l’élément libre-service pour les employés (LSE)
du système SAP. Chaque employé peut accéder à son compte LSE au moyen d’un nom d’utilisateur
et d’un mot de passe. Lorsqu’il présente une demande de rémunération des heures supplémentaires,
l’employé entre la date et le nombre d’heures de travail ou de déplacement effectuées en dehors de
ses heures normales, ainsi que le type de rémunération. La demande est ensuite envoyée
électroniquement au gestionnaire approprié identifié dans le système. Le gestionnaire approuve ou
rejette la demande en vertu des responsabilités qui lui ont été déléguées aux termes de l’article 34 de
la LGFP.
21
Le gestionnaire est tenu en vertu de l’article 34 de certifier que l’employé travaillait ou était en
voyage pendant la période pour laquelle ce dernier a présenté une demande de rémunération des
heures supplémentaires, que la date et le nombre d’heures sont exacts et que l’employé a droit à
cette rémunération conformément à la convention collective applicable.
Dans la plupart des cas, le gestionnaire fait confiance à l’employé et accepte la demande étant
donné qu’il n’était pas présent pendant la période faisant l’objet de la demande et qu’il n’a donc pu
voir si les heures supplémentaires ont été réellement effectuées. S’il doute d’un élément de la
demande, il a la responsabilité de vérifier que le travail a été effectué et les services rendus ou les
résultats obtenus.
Dans six (6) cas sur soixante-deux (62), les gestionnaires des directions générales ne disposaient pas
des pouvoirs requis pour approuver la demande de rémunération des heures supplémentaires.
Vérification des comptes
La Direction des ressources humaines et la Direction des finances ne respectent pas les dispositions
du paragraphe 33d) de la LGFP pour ce qui est d’assurer la pertinence des responsabilités liées à la
vérification des comptes aux termes de l’article 34.
Le paragraphe 33d) de la LGFP stipule ce qui suit : « L'agent qui autorise un paiement en vertu de
l'article 33 doit être en mesure de confirmer qu'il existe un système approprié de vérification des
comptes, conformément à l'article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit et
consciencieusement. »
Dans un protocole daté du 26 avril 1999, les directeurs généraux des Finances et des Ressources
humaines ont accepté que les pouvoirs délégués pour l’application de l’article 33 (paiements)
passent des Finances à la Direction générale des ressources humaines. En vertu de cette entente, le
directeur général des Ressources humaines devait assurer la séparation des fonctions entre le
personnel responsable de la signature et de la consignation de la documentation liée à la
rémunération et aux avantages sociaux aux termes de l’article 34 et le personnel responsable de la
vérification des comptes et des paiements aux termes de l’article 33.
L’équipe de vérification a constaté que les RH déploient des efforts pour séparer les responsabilités
des employés visées aux articles 33 et 34. Cependant, les spécialistes de la paye des RH vérifient
entre eux leur travail, ce qui signifie qu’il n’y a pas séparation de leurs fonctions.
Recommandations
3.
En collaboration avec la Direction des finances, que la Direction des ressources
humaines (DRH) passe en revue la directive sur les heures supplémentaires et le bulletin
financier 94-7 (Politique sur la vérification des comptes) de l’ACDI, y compris les
22
contrôles de gestion permettant d’assurer l’observation de la Politique sur
l’administration de la paye du Conseil du Trésor.
4.
La Direction des ressources humaines s’assure que la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI énonce clairement la responsabilité des gestionnaires,
notamment en ce qui concerne :
•
•
5.
l’attestation de l’exactitude des demandes d’heures supplémentaires et de
rémunération des heures supplémentaires;
la signature du fondé de pouvoir en vertu de l’article 34 de la LGFP.
La Conformément à l’article 33 de la LGFP, la Direction des finances approuve la
rémunération des heures supplémentaires et atteste que les spécialistes de la paye des RH
corrigent les erreurs de calcul des heures supplémentaires en exerçant adéquatement
leurs responsabilités aux termes de l’article 34
3.
La DRH accepte la recommandation et reconnaît l’importance d’inclure des contrôles
de gestion pour s’assurer que l’Agence se conforme à la Politique sur l’administration
de la paye du Conseil du Trésor. À cette fin, et comme nous l’avons déjà mentionné, la
DRH révise actuellement les lignes directrices de l’ACDI sur la rémunération des
heures supplémentaires, dont la version finale devrait être prête à publier en septembre
2007. En outre, la Politique sur la vérification des comptes (bulletin financier 94-7) sera
révisée afin d’y inclure les rôles et les responsabilités de la DRH en ce qui concerne le
traitement des dépenses liées aux heures supplémentaires. Ces travaux devraient être
terminés d’ici novembre 2007. Le processus d’approbation lié au pouvoir accordé à la
DRH en vertu de l’article 34 de la LGFP sera réexaminé afin de s’assurer qu’il est
conforme aux politiques du Conseil du Trésor.
4.
La DRH admet que les lignes directrices de l’ACDI sur les heures supplémentaires
devraient décrire clairement les responsabilités des gestionnaires en ce qui concerne les
demandes des employés relatives aux heures supplémentaires et aux demandes de
rémunération des heures supplémentaires. En conséquence, et comme il a déjà été
mentionné, les lignes directrices de l’ACDI sur les heures supplémentaires sont
présentement révisées. À la suite d’une consultation du Comité de gestion des ressources
humaines (CGRH) à ce sujet, une stratégie de communication soulignant les principales
responsabilités accompagnera la publication des lignes directrices, afin que tous les
employés de l’ACDI, notamment les gestionnaires, soient bien renseignés sur leurs
responsabilités. Les responsabilités de gestion concernant les conditions d’établissement
et d’autorisation des heures supplémentaires sont clairement décrites dans les lignes
directrices.
23
5.
Comme la Politique sur l’administration de la paye du Conseil du Trésor permet à la
Direction des finances de déléguer à la DRH l’approbation des salaires, y compris la
rémunération des heures supplémentaires, aux termes de l’article 33 de la LGFP, la
Direction des finances continuera de déléguer ce pouvoir à la DRH.
Un comité, formé de membres des Finances et des RH, élaborera des options et
proposera des recommandations quant au processus approprié pour confirmer la
certification aux termes de l’article 34, ainsi qu’à sa vérification. Les recommandations
seront présentées à la haute direction au plus tard le 31 mars 2008.
Rémunération des heures supplémentaires
Critère 2.2.2 – La rémunération des heures supplémentaires est calculée conformément aux
dispositions des conventions collectives applicables.
Constatations
Les données sur les heures supplémentaires consignées dans le système SAP doivent encore être
corrigées manuellement lorsqu’elles ne sont pas conformes aux dispositions des conventions
collectives.
Analyse
La méthode de traitement de la rémunération des heures supplémentaires attestées par le
gestionnaire varie selon qu’on demande une indemnité ou un congé compensatoire. Si l’employé a
demandé un congé compensatoire, le nombre d’heures supplémentaires est consigné dans le module
RH du SAP et y demeure jusqu’à ce que l’employé prenne congé ou jusqu’à l’échéance stipulée
dans la convention collective (30 septembre, dans la plupart des cas), moment où une indemnité est
versée pour toutes les heures accumulées.
Si l’employé a demandé une indemnité, la demande est extraite manuellement du module RH du
SAP et transférée au module Finances du SAP, où elle devient un compte créditeur jusqu’à ce que
l’employé reçoive l’indemnité.
Dans les deux cas, le SAP calcule automatiquement la rémunération. Une opération interne de
vérification et de validation des données sur les heures supplémentaires consignées dans l’élément
heures du SAP en juin 2005 a révélé des irrégularités en ce qui concerne l’observation des
dispositions de certaines conventions collectives. Des tests que l’équipe de vérification a effectués
par la suite ont confirmé que ces irrégularités persistent. On vérifie manuellement tous les mois les
demandes de rémunération des heures supplémentaires pour s’assurer que les calculs correspondent
au nombre d’heures effectuées et respectent les dispositions de la convention collective applicable.
Au cours de l’exercice 2005-2006, les employés de l’ACDI ont présenté 12 426 demandes de
rémunération des heures supplémentaires. Pour les 62 transactions du SAP faisant partie de
l’échantillon, le taux d’erreurs était de 16,6 % dans le cas des transactions liées aux indemnités et de
21,2 % dans le cas des transactions liées aux congés compensatoires, sur une période de neuf (9)
24
mois allant d’octobre 2005 à juin 2006. Ces erreurs doivent être corrigées manuellement par les
spécialistes de la paye des RH.
Recommandation
6.
Que la Direction des ressources humaines et la Direction des finances surveillent
l’intégration des modules des RH et des Finances du système SAP et présentent au
Comité des ressources ministérielles un rapport sur la mesure dans laquelle on aura
réussi à réduire le nombre d’interventions manuelles pour corriger les erreurs dans les
transactions liées à la rémunération
6. L’équipe RH-SAP du Système d’information de l’Agence (SIA) travaille en étroite
collaboration avec la DGGIT pour mettre en place une fonctionnalité qui atténuera les
risques associés à ce problème. L’équipe des RH tente d’accroître l’utilisation de la
technologie du libre service, en incorporant au SIA de l’Agence les règles des conventions
collectives concernant la rémunération des heures supplémentaires pour chaque groupe.
Cette mesure permettra notamment de réduire le nombre de codes associés aux types et
aux motifs d’heures supplémentaires, en les appariant à ceux qui se trouvent
effectivement dans les conventions collectives. Elle assure aussi que le système traite le
paiement selon les taux et les dispositions de la convention collective, réduisant la
possibilité d’erreurs. À l’interne, cette correction particulière est appelée Demande de
service 1370. On s’attend à ce que cette fonctionnalité soit mise en place avant la fin de
l’exercice, compte tenu des besoins et des priorités de l’Agence. Il n’est pas jugé
nécessaire de faire rapport au CRM à ce sujet pour respecter l’intention de cette
recommandation; cela ne constitue pas une utilisation efficace des ressources limitées qui
existent pour la préparation de rapports à un comité supérieur à ce niveau de détail.
Créditeurs à la fin de l’exercice
Critère 2.2.3 – Observation de la Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice
Constatations
La présentation de rapports financiers incomplets et incohérents sur le coût des heures
supplémentaires a une incidence sur les rapports financiers de fin d’exercice de l’Agence. Les
heures supplémentaires qui font l’objet d’un congé compensatoire ne sont pas considérées comme
un coût et il n’en est pas tenu compte dans les états financiers de fin d’exercice.
25
Analyse
Comptabilisation du coût des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires font partie des frais de fonctionnement. Lorsqu’une indemnité d’heures
supplémentaires est versée, le coût est facile à calculer : il s’agit du montant versé à l’employé.
Heures supplémentaires faisant l’objet de demandes de rémunération pendant l’exercice où elles ont
été effectuées
Lorsque les heures supplémentaires font l’objet de congés compensatoires pendant l’exercice où
elles ont été effectuées, la « banque d’heures » est vidée à mesure que les congés sont pris. Par
conséquent, ces heures supplémentaires ne sont pas traitées comme des coûts et ne sont pas
signalées dans les états financiers de fin d’exercice.
Les différentes façons dont les centres de coûts font état des heures supplémentaires peuvent avoir
une incidence sur la perception globale de l’efficience opérationnelle et de la rentabilité. Par
exemple, il se peut que deux centres de coûts ne rémunèrent pas les heures supplémentaires de la
même façon pendant une année. L’un des centres de coûts peut accorder des indemnités; l’autre, des
congés compensatoires. Tous les autres éléments étant identiques, le rapport financier de fin
d’exercice du premier centre de coûts fera état de frais de fonctionnement plus élevés par rapport à
celui du deuxième, qui semblera avoir connu des activités beaucoup plus efficientes et
économiques.
De l’opinion de l’équipe de vérification, les heures supplémentaires représentent une dépense pour
ces deux centres de coûts et devraient être consignées selon la formule de l’équivalence en dollars
ou celle du coût différentiel.
Rémunération des heures supplémentaires au cours de l’exercice subséquent
Dans certains cas, les heures supplémentaires sont rémunérées au cours de l’exercice qui suit celui
où elles ont été effectuées. Par exemple, mille demandes de rémunération soumises d’avril à juin
2006 concernaient des heures supplémentaires effectuées au cours de l’exercice 2005-2006.
La Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice stipule ce qui suit :
« Le gouvernement du Canada a pour politique de comptabiliser, pour chaque exercice, les dettes
non réglées au 31 mars envers des tiers et de les débiter des crédits existants ou d'en tenir compte
au moyen d'une provision centrale pour évaluation. »
« Les montants exigibles le 31 mars mais payés après cette date pour les salaires, les heures
supplémentaires, les règlements salariaux rétroactifs et autres versements, notamment pour les
congés compensatoires, les services supplémentaires, le travail par postes et les jours de relâche
des équipages de navire constituent des dettes à consigner aux termes de cette politique. »
26
La DRH utilise le système CAFE pour comptabiliser les heures supplémentaires qui demeurent non
rémunérées à la fin d’un exercice. Au moyen de ce système, elle établit un montant correspondant
au nombre connu d’heures supplémentaires devant être rémunérées sous forme d’indemnités ou de
congés compensatoires, utilisant l’équivalence en dollars dans le dernier cas.
Lorsque les demandes de rémunération des heures supplémentaires sont traitées au cours de
l’exercice subséquent, le montant versé à l’employé ou l’équivalence en dollars représentant les
congés compensatoires sont déduits du système CAFE. Étant donné que les congés compensatoires
pris pendant l’exercice où les heures supplémentaires ont été effectuées ne sont pas consignés
comme une dépense, cette formule crée un écart dans les rapports.
Lorsque les heures supplémentaires non rémunérées ne sont pas indiquées à la fin de l’exercice,
elles ne sont pas incluses dans le système CAFE et elles sont imputées à l’exercice au cours duquel
la rémunération est accordée, ce qui va à l’encontre de la politique en vigueur. Si la rémunération
prend la forme d’indemnités, le montant total versé est consigné comme une dépense. Par contre, si
elle prend la forme de congés compensatoires, ceux-ci ne sont pas consignés comme un coût ni dans
le système financier ni dans les rapports de fin d’exercice.
Recommandations
7.
En collaboration avec la Direction des finances et les directions générales, que la DRH
établisse une formule uniforme de consignation du coût des heures supplémentaires
rémunérées sous forme de congés compensatoires et en assure l’observation.
7
Les données saisies dans le SAP au sujet de la rémunération des heures supplémentaires
permettent de savoir si la rémunération sera exigée en temps ou en argent. La DRH est
donc en mesure de relever les heures supplémentaires exigibles et d’en faire rapport.
De plus, les lignes directrices de l’ACDI sur la rémunération des heures supplémentaires
rappelleront aux gestionnaires que celles-ci sont habituellement payées en argent,
conformément aux directives des organismes centraux. Cela permet à l’Agence de
réduire le risque de congés compensatoires entraînant un besoin continu de recourir aux
heures supplémentaires. Cela permet aussi de réduire le risque que les employés utilisent
les congés compensatoires à la place de leurs vacances annuelles et que le Ministère soit
obligé de payer les journées excédant les limites acceptables de report des vacances
annuelles.
De nouveaux rapports du système seront également mis à la disposition des gestionnaires
aux fins de suivi de l’utilisation et des coûts des heures supplémentaires. (Voir la
recommandation 9)
27
OBJECTIF :
2.3
PRATIQUES ET CONTRÔLES DE GESTION
Critère 2.3.1 – Les gestionnaires de l’ACDI ont accès à des données sur les heures
supplémentaires qui sont exhaustives, exactes et détaillées, qui leur sont fournies rapidement
et dont la diffusion est autorisée afin de planifier, d’organiser et de contrôler le travail
exigeant des heures supplémentaires dans leurs secteurs de responsabilité respectifs.
Constatations
L’absence de prévisions précises concernant les heures supplémentaires dans les plans de travail
chiffrés (PTC) réduit la capacité des cadres au niveau des directions générales et de l’Agence de
surveiller avec efficacité le recours aux heures supplémentaires.
Analyse
L’Agence a adopté les PTC il y a trois ans afin d’offrir une méthode officielle de planification
financière et générale. Certains PTC ne portent que sur un seul centre de coûts; d’autres en
concernent plusieurs. Les gestionnaires ont déclaré établir des mécanismes internes distincts des
PTC pour surveiller le coût des heures supplémentaires, ce qui leur permet d’assurer un suivi et de
déterminer les fonds additionnels requis en fonction des taux courants d’utilisation des heures
supplémentaires. Cependant, ces mécanismes ne sont établis qu’au besoin, aux niveaux des
directions générales et de l’Agence.
Dans le document intitulé Instructions and Definitions for Completing the Financial Data Template
of the Costed Work Plan, on indique que le salaire comprend les prévisions salariales et la
rémunération des heures supplémentaires. Aucun des 10 PTC des directions générales examinés par
l’équipe de vérification ne comprenait de prévisions distinctes concernant les heures
supplémentaires. Les instructions n’indiquent pas la nécessité de présenter les salaires et les heures
supplémentaires séparément et ne traitent pas des heures supplémentaires faisant l’objet de congés
compensatoires.
Bien que des prévisions concernant les heures supplémentaires puissent être produites par les
centres de coûts pour un usage interne, l’absence de prévisions précises quant aux heures
supplémentaires dans les PTC réduit la capacité de la direction de surveiller le recours réel aux
heures supplémentaires par rapport à l’utilisation prévue. Pour assurer l’application des
responsabilités des centres de coûts, il faudrait inclure dans les PTC des prévisions concernant les
heures supplémentaires prévues, qu’elles donnent lieu à des indemnités ou à des congés
compensatoires.
En ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires, les gestionnaires interrogés ont reconnu
la nécessité d’adopter des méthodes normalisées de suivi pour assurer la transparence et un
traitement équitable des employés. Un certain nombre de directions générales ont adopté ou
comptent adopter des méthodes de suivi plus efficaces pour les voyages et les heures
supplémentaires effectuées dans les missions. La documentation sur les voyages comprend des
28
itinéraires détaillés et des plans de travail dans les missions, où des documents sont produits à des
fins de planification. Ces plans sont approuvés au préalable. Les demandes de rémunération des
heures supplémentaires sont examinées en fonction de ces plans et des rapports de voyage produits
lorsque les employés reviennent au travail. Les gestionnaires sont de plus en plus conscients de la
nécessité de surveiller et de gérer efficacement les heures supplémentaires.
Recommandation
8.
En collaboration avec les directions générales, que le Groupe d’analyse et de
planification générale (GAPG) modifie le document Instructions et définitions pour
remplir le formulaire de données financières pour exiger que les plans de travail chiffrés
comprennent des prévisions distinctes en ce qui concerne les heures supplémentaires
pour lesquelles on verse des indemnités et celles pour lesquelles on accorde des congés
compensatoires.
8. Le GAPG procède actuellement à une réévaluation de l’exercice relatif au plan de travail
chiffré pour simplifier l’approche pour l’exercice 2008-2009. Dans le contexte de cette
nouvelle approche, on songera à introduire l’obligation d’inclure un budget de prévisions
des heures supplémentaires pour chacune des directions générales. Le GAPG consultera
les directions générales et leurs CGF pour savoir s’il est possible de prévoir les heures
supplémentaires, en temps et en argent, dans le cadre de cette approche.
Gestion de l’information sur les heures supplémentaires (SAP)
Critère 2.3.2 – Grâce au SAP, les gestionnaires de l’ACDI ont accès rapidement à des données
exhaustives et exactes sur les heures supplémentaires.
Constatations
Bien que le système SAP permette de conserver des données sur les heures supplémentaires, cellesci ne sont pas facilement accessibles. Les gestionnaires ne peuvent avoir rapidement accès à ces
données à des fins de surveillance et de planification. Le système SAP n’est pas jugé convivial. La
DRH ne fournit pas régulièrement aux gestionnaires des rapports sur le rendement, les tendances ou
les résultats en ce qui concerne les heures supplémentaires, en fonction des activités prévues.
Analyse
Les gestionnaires et les employés se sont dits quelque peu déçus du système SAP, déclarant qu’il ne
répond pas à leurs besoins ou qu’il n’est pas convivial.
29
L’élément de libre-service pour les employés (LSE) du système SAP sert aux employés à demander
des congés compensatoires ou d’autres types de congés, et aux gestionnaires à attester ou à autoriser
des demandes de congés compensatoires ou d’autres types de congés.
Chaque employé a accès à un écran montrant les demandes de rémunération des heures
supplémentaires non traitées, les demandes attestées, le nombre d’heures supplémentaires
rémunérées ou à rémunérer et le nombre d’heures « en banque » au titre des congés compensatoires.
Le gestionnaire peut consulter cet écran afin d’obtenir de l’information sur le taux d’utilisation des
heures supplémentaires et sur les engagements en matière d’indemnités ou de congés
compensatoires pour chacun des employés qu’il supervise. Actuellement, le système SAP ne fournit
pas de rapports ni de renseignements sommaires réguliers au niveau des centres de coûts. Le
gestionnaire doit additionner les données sur les heures supplémentaires des divers employés pour
connaître les chiffres enregistrés par son secteur de responsabilité, méthode manuelle qui n’est
jugée ni pratique ni efficiente. De tous les gestionnaires interrogés, seuls quelques-uns se donnaient
la peine de faire un tel travail.
Les gestionnaires peuvent demander au système SAP de produire des rapports spéciaux, mais le
système ne leur fournit pas de rapports réguliers sur l’utilisation des heures supplémentaires et les
engagements et le rendement en ce domaine par rapport aux dépenses prévues. Les gestionnaires
interrogés ont déclaré ne demander que rarement la production de rapports spéciaux sur les heures
supplémentaires en raison du temps qu’il faut pour obtenir ces rapports et de leur utilité limitée pour
la gestion. Quelques gestionnaires ont dit qu’ils aimeraient recevoir des rapports sur l’utilisation des
heures supplémentaires au niveau des directions et de l’Agence à des fins de comparaison et de
planification.
Recommandation
9.
En collaboration avec la Direction générale de la gestion de l’information et de la
technologie (DGGIT) et les autres directions générales, que la DRH effectue une
évaluation des besoins pour déterminer les améliorations à apporter au système SAP afin
de répondre aux besoins en matière de renseignements aux fins de la gestion des heures
supplémentaires et apporte les changements nécessaires.
9.
L’équipe de RH-SAP du Système d’information de l’Agence (SIA) a déjà préparé des
rapports qui permettront aux gestionnaires d’obtenir l’information nécessaire sur les
heures supplémentaires. Trois rapports sur les heures supplémentaires seront mis à la
disposition des gestionnaires : estimations des heures supplémentaires à payer, c.-à-d.
heures supplémentaires en banque, heures supplémentaires rémunérées sous forme de
congé compensatoire et heures supplémentaires payées en argent.
Cette fonctionnalité du système dépend de l’exécution de la Demande de service 1370,
décrite dans la réponse de la direction à la recommandation # 6. On s’attend donc à ce
30
que ces rapports soient mis à la disposition des gestionnaires avant la fin du présent
exercice.
OBJECTIF:
2.4
UTILISATION EFFICIENTE ET EFFICACE DES RESSOURCES HUMAINES
Critère 2.4.1 – Les gestionnaires envisagent l’adoption de solutions de rechange efficientes
pour réduire le recours aux heures supplémentaires.
Critère 2.4.2 – L’observation des droits qui sont conférés aux employés aux termes de la
Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, de la Directive sur
les heures supplémentaires de l’ACDI et des conventions collectives est uniforme dans toute
l’Agence.
Constatations
Compte tenu des entrevues menées auprès des gestionnaires et des employés et de l’analyse des
données sur les heures supplémentaires consignées dans le système SAP de 2003-2004 à 20052006, le recours aux heures supplémentaires, la demande d’heures supplémentaires et la
rémunération de celles-ci varient considérablement entre les directions générales et les divisions de
l’administration centrale.
Analyse
Heures de travail
D’après les résultats des entrevues, avant 2001, les employés de l’ACDI effectuaient généralement
de longues heures de travail sans demander de rémunération des heures supplémentaires. Dans
certains cas, ils ne demandaient pas non plus de rémunération pour les heures supplémentaires liées
à des voyages. Toutefois, en 2001, le président de l’ACDI a déclaré que les employés pouvaient
présenter des demandes de rémunération des heures supplémentaires liées à des voyages. Compte
tenu des entrevues et des observations, les employés, en particulier les professionnels, connaissent
de mieux en mieux leurs droits en matière de rémunération du travail effectué en dehors des heures
normales, qui sont énoncés dans la Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et leurs
conventions collectives respectives. De plus, pour les gestionnaires et les employés, les heures
supplémentaires constituent de plus en plus une source de préoccupation sur le plan de l’équilibre
entre la vie personnelle et la vie professionnelle.
À l’ACDI, la journée normale de travail de 7,5 heures ne suffit pas toujours pour répondre aux
exigences courantes ou prévues liées à la charge de travail. Compte tenu des résultats des entrevues
menées auprès des gestionnaires et des employés, le nombre d’heures supplémentaires effectuées
mais ne faisant pas l’objet de demandes de rémunération équivaudrait chaque année à environ 30 %
(900 000) des heures supplémentaires rémunérées sous forme d’indemnités et de congés
compensatoires. Cette extrapolation est fondée sur une estimation faite par les employés interrogés
31
du nombre d’heures supplémentaires pour lesquelles il n’y a pas de demande de rémunération. Le
nombre d’heures supplémentaires par jour serait d’environ deux ou trois dans le cas des
professionnels; il serait inférieur dans le cas du personnel de soutien. Les heures supplémentaires ne
faisant pas l’objet de demandes de rémunération ne sont pas consignées dans le système SAP. 13
Le graphique 2 présente les heures supplémentaires ayant fait l’objet de demandes de rémunération,
exprimées en pourcentage des salaires autorisés pour les exercices 2003-2004 à 2005-2006, dans
toutes les directions générales.
Graphique 2
Heures supplémentaires exprimées en pourcentage des salaries autorisés
Pour les exercices ayant pris fin les 31 mars 2004, 2005 et 2006
14.00%
12.00%
2004
2005
2006
10.00%
8.00%
6.00%
4.00%
ACDI
DGGIT
RHSC
Asie
Amér.
Afr.
EMM
Prog.M
Part.C
GRC
Pol.
Prés.
Min.
0.00%
Comm.
2.00%
Source des données : module RH du système SAP (2003-2004, 2004-2005, 2005-2006).
Capacité d’accès à distance
Selon le rapport intitulé Remote Access Facility Cost/Benefit Report produit par le cabinet CGI le 10
avril 2000, les employés se servent de la fonction d’accès à distance pour diverses raisons, par
exemple pour travailler à distance ou lorsqu’ils sont malades ou pour être en contact lorsqu’ils se
trouvent à l’étranger.
« Une grande partie du travail effectué à distance consiste à vérifier des courriels et à utiliser des
logiciels bureautiques ordinaires (traitement de texte, production de chiffriers électroniques,
applications Lotus Notes). Sont aussi réalisées des tâches spécialisées, notamment en ce qui
13
Sommaire des entrevues, ACDI, 2006.
32
concerne les applications de gestion du risque, le soutien en matière de technologies de
l’information et l’utilisation du réseau intranet de l’ACDI. »14
Le groupe d’étude a indiqué ce qui suit : « Actuellement (2000), en assurant la fonction d’accès à
distance, l’ACDI bénéficie d’un montant brut de 1 087 178 $, qui comprend des heures de
connexion d’une valeur de 466 000 $, des heures où les employés travaillent à la maison alors
qu’ils sont malades d’une valeur estimative de 489 300 $, et des heures que les employés n’ont pas
à rattraper à leur retour de l’étranger d’une valeur estimative de 131 878 $. »15
« Les avantages intangibles comprennent l’augmentation de la productivité individuelle et
cumulative. La fonction d’accès à distance a également une incidence sur la capacité de l’ACDI de
recruter et de retenir des employés permanents et contractuels. En outre, elle permet aux employés
travaillant dans des régions éloignées du Canada d’assurer un service qui ne pourrait autrement
être offert. L’ACDI en retire un avantage net de 903 305 $, ce qui revient à 6,75 $ par utilisateur
par jour. »16 On remarque que le cabinet CGI a nuancé ces déclarations en ajoutant ce qui suit : « il
est à noter que nous ne disposons pas de données suffisantes pour mesurer avec exactitude les
avantages que procure la fonction d’accès à distance. Nous avons obtenu des approximations en
procédant à des extrapolations à partir d’un échantillon relativement petit de données. »17
En ce qui concerne la mise en oeuvre du système d’accès à distance, le rapport signale quelques
questions à considérer, notamment les suivantes :
« Les employés ont l’impression que, vu la possibilité de travailler à distance, on s’attend à ce
qu’ils effectuent des heures supplémentaires. C’est une perception qu’il y aurait lieu
d’examiner. »18
« Il faut déterminer la mesure dans laquelle l’ACDI doit rémunérer le travail effectué à partir de la
maison. »19
Il faudrait qu’une étude plus poussée soit effectuée sur la mesure dans laquelle le système d’accès à
distance demeure problématique pour les employés qui travaillent à partir de la maison et qui font
des heures supplémentaires tous les jours. Compte tenu des résultats des entrevues réalisées auprès
des employés et des gestionnaires, la politique sur les heures supplémentaires n’est pas claire dans
ces cas.
Facteurs incitant à faire des heures supplémentaires
Les gestionnaires et les employés interrogés ont mentionné plusieurs facteurs les incitant à faire des
heures supplémentaires, notamment les longs voyages, les demandes de dernière minute, les délais
d’exécution de la dotation et les postes vacants, les augmentations de fonds d’aide ne
14
CGI, Remote Access Facility Cost/Benefit Report, avril, 2000, Findings, p. i.
CGI, Remote Access Facility Cost/Benefit Report, avril, 2000, Operational Benefits, p. iii.
16
Ibid, p. iii.
17
Ibid, p. iii.
18
Ibid, Issues with Current Remote Access Implementation, p. v.
19
Ibid, p. v.
15
33
s’accompagnant pas d’augmentations des équivalents temps plein (ETP) correspondants et les
échéanciers serrés.
Toutefois, dans la plupart des cas, l’absence de registres écrits des heures supplémentaires
autorisées au préalable réduit la capacité des dirigeants de l’ACDI et des vérificateurs d’effectuer
une analyse objective et rigoureuse des circonstances dans lesquelles des heures supplémentaires
ont été autorisées ou refusées, et de déterminer si des solutions de rechange existaient ou ont été
considérées attentivement.
Le graphique 3 présente la valeur des heures supplémentaires pour les trois derniers exercices. Il
indique qu’elle est plus faible en été et atteint un sommet en avril et en octobre. Il serait opportun
d’examiner plus attentivement la raison de ces tendances.
Graphique 3
Valeur des heures supplémentaires effecyuées mensuellement à l'ACDI
Pour les exercices ayant pris fin les 31mars 2004, 2005 et 2006
M
AR
2004
2005
2006
JA
N
AV
R
M
AI
JU
IN
JU
IL
AO
U
SE
P
O
C
T
N
O
V
5.00%
4.50%
4.00%
3.50%
3.00%
2.50%
2.00%
1.50%
1.00%
0.50%
0.00%
La Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor et la Directive sur les
heures supplémentaires de l’ACDI ne contiennent pas de principes généraux permettant de
déterminer les activités qui doivent être considérées comme du travail ou des voyages pour lesquels
une rémunération des heures supplémentaires peut être demandée.
Les employés et les gestionnaires ne voient pas tous de la même façon ce qui constitue « les heures
autorisées durant lesquelles un employé travaille en sus des heures de travail journalières ou
hebdomadaires ». Des employés et leurs représentants ont mentionné que, par exemple, des
activités sociales ou des séminaires liés au travail constituent des activités admissibles pour certains
gestionnaires, alors que ce n’est pas le cas pour d’autres gestionnaires.
34
Certains employés ont déclaré ne pas compter leurs heures et ne pas s’attendre à une récompense
autre que leur satisfaction personnelle et la reconnaissance de leur dévouement. D’autres estiment
qu’ils devraient recevoir une rémunération, mais craignent qu’on les considère comme cupides ou
qu’on juge qu’ils manquent de professionnalisme s’ils demandent à en toucher une, en particulier si
leurs collègues ne le font pas. D’autres encore s’en tiennent aux dispositions de leur convention
collective à cet égard.
Certains gestionnaires estiment qu’il est normal de faire de longues heures de travail et que celles-ci
sont compensées par des occasions de voyage et par la satisfaction de contribuer à
l’accomplissement de la mission de l’ACDI. D’autres encouragent ou imposent la conclusion
d’ententes non officielles et non documentées. D’autres encore insistent pour que les heures
supplémentaires soient consignées et rémunérées conformément aux dispositions de la Politique sur
la gestion des heures supplémentaires du Conseil du Trésor, de la Directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI et des conventions collectives. Il est arrivé que le changement de
gestionnaire ait modifié le traitement des heures supplémentaires dans un centre de coûts.
Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux 2005 appuient les constatations tirées
des entrevues. Les participants de l’ACDI ont révélé que 44 % d’entre eux effectuent le travail qui
leur est assigné pendant leurs heures normales (Commission de la fonction publique (CFP) : 59 %;
ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) : 42 %); que 30 % sentent
qu’on exerce sur eux des pressions pour qu’ils effectuent des heures supplémentaires (CFP : 22 %;
MAECI : 37 %); que 63 % estiment pouvoir demander une rémunération des heures
supplémentaires (indemnités ou congés compensatoires) (CFP : 61 %; MAECI : 66 %). Au cours de
la dernière année, 45 % ont bénéficié d’une rémunération des heures supplémentaires (indemnités
ou congés compensatoires), ce qui représente une augmentation de 5 % par rapport aux données du
sondage de 2002 (CFP : 50 % (résultat identique); MAECI : 54 % (diminution de 1 %)).
Le Centre de l’efficacité et du mieux-être en milieu de travail de l’ACDI traite les conflits et offre
des services aux employés et aux gestionnaires. Il a informé l’équipe de vérification que peu
d’employés font appel à ses services uniquement au sujet des heures supplémentaires. Les
demandes de services touchent plutôt d’autres aspects des relations conflictuelles avec les
gestionnaires. Aucun des griefs des trois dernières années ne concernait les heures supplémentaires.
Recommandations
10. En collaboration avec les directions générales, que la DRH modifie la directive sur les
heures supplémentaires de l’ACDI pour clarifier les types d’activités pour lesquels la
rémunération des heures supplémentaires est permise.
35
10. Comme nous l’avons déjà mentionné, les lignes directrices de l’ACDI sur les heures
supplémentaires font actuellement l’objet d’une révision et la date limite pour achever et
publier les lignes directrices proposées est septembre 2007. Les lignes directrices
contiendront des orientations et clarifieront la question des heures supplémentaires dans
son ensemble. Les améliorations du système décrites à la recommandation 6 serviront
aussi à uniformiser les motifs justifiant les heures supplémentaires en fonction de ceux
qui sont prévus dans les conventions collectives respectives. On s’attend à ce que ces deux
changements donnent aux gestionnaires une orientation claire et cohérente sur la gestion
des heures supplémentaires. Bien que les gestionnaires aient toujours besoin de faire
preuve de souplesse, le cadre de travail clair et bien établi les aidera à établir ce que leurs
employés doivent faire pour atteindre leurs objectifs et à déterminer comment et quand
ces activités devront être entreprises.
La consultation avec le CGRH a déjà eu lieu. Les syndicats et les autres intervenants
seront consultés pour peaufiner les lignes directrices.
3.0
CONCLUSIONS
En conclusion :
•
En général, l’ACDI respecte la Politique sur la gestion des heures supplémentaires du Conseil
du Trésor, la Directive sur les heures supplémentaires de l’ACDI et les conventions collectives
applicables. L’adoption d’une politique claire sera toutefois requise pour l’autorisation préalable
des heures supplémentaires et la consignation des renseignements dans le système SAP;
•
Les gestionnaires doivent faire preuve de vigilance au moment d’exercer les responsabilités que
leur confèrent les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui
concerne l’autorisation, la consignation et l’attestation de la rémunération des heures
supplémentaires effectuées par les employés;
•
Pour gérer les heures supplémentaires avec efficacité, la direction a besoin d’obtenir
rapidement, au moyen du SAP, des données exhaustives et exactes sur les heures
supplémentaires;
•
Des pratiques consistantes de la direction sur l’application et le suivi du temps supplémentaire
aideront à la transparence et au traitement équitable de tous les employés.
4.0
OPINION DE L’ÉQUIPE DE VÉRIFICATION
Ayant examiné les renseignements fournis verbalement et par écrit, nous appuyons fermement les
conclusions énoncées ci-dessus en ce qui concerne la gestion des heures supplémentaires à l’ACDI.
36
Le tableau 1a est un sommaire du nombre et des salaires des employés ayant le droit de présenter des
demandes d’indemnités d’heures supplémentaires ou de congés compensatoires qui ont bénéficié d’une telle
indemnité ou d’un tel congé au cours des exercices ayant pris fin les 31 mars 2004, 2005 et 2006. (Nota : Ce
tableau n’indique pas les heures supplémentaires non signalées qui ont donné lieu à des congés
compensatoires.)
TABLEAU 1A
Résumé des données sur les heures supplémentaires
Employés ayant droit à des indemnités d’heures supplémentaires
Exercices ayant pris fin les 31 mars 2004, 2005 et 2006
Description
Exercice ayant pris fin Exercice ayant pris fin Exercice ayant pris fin
le 31 mars 2004
le 31 mars 2005
le 31 mars 2006
Nombre total
1 709
1 687
1 723
d’employés
114 582 053 $
119 893 428 $
Salaires totaux 112 858 717 $
Nombre
d’employés
ayant le droit
de présenter
1 562
1 541
1 594
des demandes
% des employés
ayant le droit
de présenter
91,4 %
91,3 %
92,5 %
des demandes
Salaires des
employés ayant
le droit de
présenter des
98 057 149 $
99 590 029 $
105 582 416 $
demandes
% des salaires
des employés
ayant le droit
de présenter
des demandes
par rapport
aux salaires
86,9 %
86,9 %
88,1 %
totaux
Le tableau 1a montre que le pourcentage des employés ayant le droit de présenter des demandes et le
pourcentage des salaires des employés ayant le droit de présenter des demandes par rapport aux salaires
totaux sont restés relativement les mêmes pour les trois exercices.
37
Le tableau 1b est un sommaire des données sur les heures supplémentaires pour les employés qui ont
présenté des demandes au cours des exercices ayant pris fin les 31 mars 2004, 2005 et 2006 et qui ont reçu
des indemnités ou bénéficié de congés compensatoires. (Nota : Ce tableau n’indique pas les heures
supplémentaires non signalées qui ont donné lieu à des congés compensatoires).
TABLEAU 1B
Sommaire des données sur les heures supplémentaires
selon qu’il y a eu versement d’une indemnité ou congé compensatoire
Exercice ayant pris fin
le 31 mars 2004
le 31 mars 2005
le 31 mars 2006
Indemnité/
congé
compens.
Nombre
d’employés
ayant
présenté des
demandes
Nombre
d’heures
supplém.
déclaré
Valeur des
demandes
présentées
Indemn.
Congé
compens.
Total
Indemn.
Congé
compens.
Total
Indemn.
Congé
compens.
Total
391
543
934
422
558
980
411
603
1 014
6 584
6 655
13 239
6 650
6 843
13 493
5 230
7 196
12 426
1 280 205 $
1 565 805 $
2 846 010 $
1 368 522 $
1 709 311 $
3 077 833 $
1 123 616 $
1 818 525 $
2 942 141 $
SOMMAIRE DES TOTAUX
Demandes
présentées :
valeur totale
% total des
salaires des
employés
autorisés à
présenter des
demandes
2 846 010 $
3 077 833 $
2 942 141 $
2,9 %
3,1 %
2,8 %
Le tableau 1b montre que le nombre d’employés ayant présenté des demandes a connu une légère
augmentation, passant de 934 à 980, puis à 1 014 au cours des trois exercices. Si l’on prend 2004 comme
année de référence, cette augmentation, qui est de 46 (4,9 %) et de 80 (8,6 %), suit une courbe ascendante.
De même, par rapport à la même année, la valeur totale des demandes a connu une légère croissance de
0,1 % et de 0,03 %.
38
Le tableau 1c est un sommaire des données sur les heures supplémentaires en ce qui concerne les employés
qui ont présenté 20 demandes ou plus pour les exercices ayant pris fin les 31 mars 2004, 2005 et 2006, et qui
ont reçu des indemnités ou bénéficié de congés compensatoires. (Nota : Ce tableau n’indique pas les heures
supplémentaires non signalées qui ont donné lieu à des congés compensatoires.)
TABLEAU 1C
Description
Nombre
d’employés qui
ont présenté 20
demandes ou
plus
Nombre de
demandes
présentées par
ces employés
Valeur de ces
demandes
Valeur totale de
ces demandes
Sommaire des données sur les heures supplémentaires
Employés ayant présenté 20 demandes ou plus par année
le 31 mars 2004
le 31 mars 2005
le 31 mars 2006
Indemn.
Congé
compens.
Total
Indemn.
Congé
compens.
Total
Indemn.
Congé
compens.
Total
67
105
172
86
105
191
86
102
188
2 947
3 540
6 487
4 210
3 628
7 838
4 382
3 549
7 931
557 393 $
848 739 $
1 406 132 $
794 527 $
815 620 $
1 610 147 $
764 673 $
732 083 $
1 496 756 $
1 406 132 $
1 610 147 $
1 496 756 $
39
Réf.
dans le
rapport
1
Recommandation
Adressé à
Que la Direction des ressources
humaines obtienne du Comité des
ressources ministérielles l’autorisation
de modifier la directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI pour qu’il
y soit stipulé que toutes les heures
supplémentaires effectuées à
l’administration centrale et dans les
missions doivent faire l’objet d’une
autorisation écrite préalable.
DRH
Date ciblée
La Direction des ressources humaines accepte la recommandation et
reconnaît qu’il est important d’exiger une autorisation préalable par écrit
pour tout travail exécuté en heures supplémentaires. À cette fin, les lignes
directrices de l’ACDI sur les heures supplémentaires font actuellement
l’objet d’une révision. Le Comité de gestion des ressources humaines
(CGRH) a examiné l’ébauche le 8 mai 2007. Celle-ci sera présentée aux
syndicats à la prochaine réunion du Comité de consultation patronalsyndical, le 20 juin 2007. Ensuite, la version finale sera envoyée au président
aux fins d’approbation. Les lignes directrices révisées de l’ACDI sur les
heures supplémentaires devraient être publiées en septembre 2007.
Sept. 2007
Les lignes directrices proposées exigeront une autorisation préalable pour
toutes les heures supplémentaires de travail à l’administration centrale et
dans les missions, sauf dans les situations exceptionnelles où les échéances
ne permettent pas d’obtenir une autorisation préalable.
2
humaines surveille l’observation de
l’autorisation écrite préalable des
heures supplémentaires et présente au
Comité des ressources ministérielles
des rapports sur la question.
DRH
Finances
La Section des services financiers et la Direction des ressources humaines de
l’ACDI élaborent présentement un processus de contrôle des heures
supplémentaires autorisées au préalable, lequel sera mis en place
systématiquement par le service de vérification après paiement. La
vérification est faite en prélevant des échantillons des paiements des heures
supplémentaires et des autorisations préalables connexes qui ont été
accordés au cours d’un exercice donné; les résultats obtenus seront inclus
dans un rapport de rendement annuel remis au Comité de gestion des
affaires.
Oct. 2007
Les outils permettant d’utiliser le processus de surveillance seront élaborés
d’ici octobre 2007. On commencera à appliquer ce processus aux
transactions de paiement des heures supplémentaires effectuées durant la
deuxième moitié de l’exercice 2007-2008.
On juge qu’il n’est pas nécessaire de faire rapport au CRM à ce sujet, à
moins que des problèmes majeurs aient été décelés au niveau du processus
de suivi.
40
Réf.
dans le
rapport
Recommandation
Adressé à
Date ciblée
3
En collaboration avec la Direction des
finances, que la Direction des
ressources humaines (DRH) passe en
revue la directive sur les heures
supplémentaires et le bulletin financier
94-7 (Politique sur la vérification des
comptes) de l’ACDI, y compris les
contrôles de gestion permettant
d’assurer l’observation de la Politique
sur l’administration de la paye du
Conseil du Trésor.
DRH
Finances
La DRH accepte la recommandation et reconnaît l’importance d’inclure des
contrôles de gestion pour s’assurer que l’Agence se conforme à la Politique
sur l’administration de la paye du Conseil du Trésor. À cette fin, et comme
nous l’avons déjà mentionné, la DRH révise actuellement les lignes
directrices de l’ACDI sur la rémunération des heures supplémentaires, dont
la version finale devrait être prête à publier en septembre 2007. En outre, la
Politique sur la vérification des comptes (bulletin financier 94-7) sera révisée
afin d’y inclure les rôles et les responsabilités de la DRH en ce qui concerne
le traitement des dépenses liées aux heures supplémentaires. Ces travaux
devraient être terminés d’ici novembre 2007. Le processus d’approbation lié
au pouvoir accordé à la DRH en vertu de l’article 34 de la LGFP sera
réexaminé afin de s’assurer qu’il est conforme aux politiques du Conseil du
Trésor.
Nov. 2007
4
humaines s’assure que la directive sur
les heures supplémentaires de l’ACDI
énonce clairement la responsabilité
des gestionnaires, notamment en ce
qui concerne :
DRH
Finances
La DRH admet que les lignes directrices de l’ACDI sur les heures
supplémentaires devraient décrire clairement les responsabilités des
gestionnaires en ce qui concerne les demandes des employés relatives aux
heures supplémentaires et aux demandes de rémunération des heures
supplémentaires. En conséquence, et comme il a déjà été mentionné, les
lignes directrices de l’ACDI sur les heures supplémentaires sont
présentement révisées. À la suite d’une consultation du Comité de gestion
des ressources humaines (CGRH) à ce sujet, une stratégie de communication
soulignant les principales responsabilités accompagnera la publication des
lignes directrices, afin que tous les employés de l’ACDI, notamment les
gestionnaires, soient bien renseignés sur leurs responsabilités. Les
responsabilités de gestion concernant les conditions d’établissement et
d’autorisation des heures supplémentaires sont clairement décrites dans les
lignes directrices.
Sous
révision
•
•
l’attestation de l’exactitude
des demandes d’heures
supplémentaires et de
rémunération des heures
supplémentaires;
la signature du fondé de
pouvoir en vertu de
l’article 34 de la LGFP.
41
Réf.
dans le
rapport
5
6
Recommandation
Adressé à
Date ciblée
Conformément à l’article 33 de la
LGFP, la Direction des finances
approuve la rémunération des heures
supplémentaires et atteste que les
spécialistes de la paye des RH
corrigent les erreurs de calcul des
heures supplémentaires en exerçant
adéquatement leurs responsabilités aux
termes de l’article 34.
Directions
générales
des
Finances
Comme la Politique sur l’administration de la paye du Conseil du Trésor
permet à la Direction des finances de déléguer à la DRH l’approbation des
salaires, y compris la rémunération des heures supplémentaires, aux termes
de l’article 33 de la LGFP, la Direction des finances continuera de déléguer
ce pouvoir à la DRH.
Mar. 2008
humaines et la Direction des finances
surveillent l’intégration des modules
des RH et des Finances du système
SAP et présentent au Comité des
ressources ministérielles un rapport
sur la mesure dans laquelle on aura
réussi à réduire le nombre
d’interventions manuelles pour
corriger les erreurs dans les
transactions liées à la rémunération.
DRH
Finances
DGGIT
Un comité, formé de membres des Finances et des RH, élaborera des options
et proposera des recommandations quant au processus approprié pour
confirmer la certification aux termes de l’article 34, ainsi qu’à sa
vérification. Les recommandations seront présentées à la haute direction au
plus tard le 31 mars 2008.
L’équipe RH-SAP du Système d’information de l’Agence (SIA) travaille en
étroite collaboration avec la DGGIT pour mettre en place une fonctionnalité
qui atténuera les risques associés à ce problème. L’équipe des RH tente
d’accroître l’utilisation de la technologie du libre service, en incorporant au
SIA de l’Agence les règles des conventions collectives concernant la
rémunération des heures supplémentaires pour chaque groupe. Cette mesure
permettra notamment de réduire le nombre de codes associés aux types et
aux motifs d’heures supplémentaires, en les appariant à ceux qui se trouvent
effectivement dans les conventions collectives. Elle assure aussi que le
système traite le paiement selon les taux et les dispositions de la convention
collective, réduisant la possibilité d’erreurs. À l’interne, cette correction
particulière est appelée Demande de service 1370. On s’attend à ce que cette
fonctionnalité soit mise en place avant la fin de l’exercice, compte tenu des
besoins et des priorités de l’Agence. Il n’est pas jugé nécessaire de faire
rapport au CRM à ce sujet pour respecter l’intention de cette
recommandation; cela ne constitue pas une utilisation efficace des ressources
limitées qui existent pour la préparation de rapports à un comité supérieur à
ce niveau de détail.
Mar. 2208
42
Réf.
dans le
rapport
7
Recommandation
Adressé à
En collaboration avec la Direction des
finances et les directions générales, que
la DRH établisse une formule uniforme
de consignation du coût des heures
supplémentaires rémunérées sous
forme de congés compensatoires et en
assure l’observation
DRH
Finances
Les données saisies dans le SAP au sujet de la rémunération des heures
supplémentaires permettent de savoir si la rémunération sera exigée en
temps ou en argent. La DRH est donc en mesure de relever les heures
supplémentaires exigibles et d’en faire rapport.
Date ciblée
De plus, les lignes directrices de l’ACDI sur la rémunération des heures
supplémentaires rappelleront aux gestionnaires que celles-ci sont
habituellement payées en argent, conformément aux directives des
organismes centraux. Cela permet à l’Agence de réduire le risque de congés
compensatoires entraînant un besoin continu de recourir aux heures
supplémentaires. Cela permet aussi de réduire le risque que les employés
utilisent les congés compensatoires à la place de leurs vacances annuelles et
que le Ministère soit obligé de payer les journées excédant les limites
acceptables de report des vacances annuelles.
De nouveaux rapports du système seront également mis à la disposition des
gestionnaires aux fins de suivi de l’utilisation et des coûts des heures
supplémentaires. (Voir la recommandation 9)
8
En collaboration avec les directions
générales, que le Groupe d’analyse et
de planification générale (GAPG)
modifie le document Instructions et
définitions pour remplir le formulaire
de données financières pour exiger que
les plans de travail chiffrés
comprennent des prévisions distinctes
en ce qui concerne les heures
supplémentaires pour lesquelles on
verse des indemnités et celles pour
lesquelles on accorde des congés
compensatoires.
GAPG
Directions
générales
Le GAPG procède actuellement à une réévaluation de l’exercice relatif au
plan de travail chiffré pour simplifier l’approche pour l’exercice 2008-2009.
Dans le contexte de cette nouvelle approche, on songera à introduire
l’obligation d’inclure un budget de prévisions des heures supplémentaires
pour chacune des directions générales. Le GAPG consultera les directions
générales et leurs CGF pour savoir s’il est possible de prévoir les heures
supplémentaires, en temps et en argent, dans le cadre de cette approche.
2008/09
43
Réf.
dans le
rapport
9
10
Recommandation
Adressé à
Date ciblée
En collaboration avec la Direction
générale de la gestion de l’information
et de la technologie (DGGIT) et les
autres directions générales, que la
DRH effectue une évaluation des
besoins pour déterminer les
améliorations à apporter au système
SAP afin de répondre aux besoins en
matière de renseignements aux fins de
la gestion des heures supplémentaires
et apporte les changements nécessaires.
DRH
DGGIT
Directions
générales
L’équipe de RH-SAP du Système d’information de l’Agence (SIA) a déjà
préparé des rapports qui permettront aux gestionnaires d’obtenir
l’information nécessaire sur les heures supplémentaires. Trois rapports sur
les heures supplémentaires seront mis à la disposition des gestionnaires :
estimations des heures supplémentaires à payer, c.-à-d. heures
supplémentaires en banque, heures supplémentaires rémunérées sous forme
de congé compensatoire et heures supplémentaires payées en argent.
Mar. 2008
En collaboration avec les directions
générales, que la DRH modifie la
directive sur les heures
supplémentaires de l’ACDI pour
clarifier les types d’activités pour
lesquels la rémunération des heures
supplémentaires est permise.
Cette fonctionnalité du système dépend de l’exécution de la Demande de
service 1370, décrite dans la réponse de la direction à la recommandation 6.
On s’attend donc à ce que ces rapports soient mis à la disposition des
gestionnaires avant la fin du présent exercice.
DRH
Directions
générales
Comme nous l’avons déjà mentionné, les lignes directrices de l’ACDI sur les
heures supplémentaires font actuellement l’objet d’une révision et la date
limite pour achever et publier les lignes directrices proposées est septembre
2007. Les lignes directrices contiendront des orientations et clarifieront la
question des heures supplémentaires dans son ensemble. Les améliorations
du système décrites à la recommandation 6 serviront aussi à uniformiser les
motifs justifiant les heures supplémentaires en fonction de ceux qui sont
prévus dans les conventions collectives respectives. On s’attend à ce que ces
deux changements donnent aux gestionnaires une orientation claire et
cohérente sur la gestion des heures supplémentaires. Bien que les
gestionnaires aient toujours besoin de faire preuve de souplesse, le cadre de
travail clair et bien établi les aidera à établir ce que leurs employés doivent
faire pour atteindre leurs objectifs et à déterminer comment et quand ces
activités devront être entreprises.
Sept. 2007
La consultation avec le CGRH a déjà eu lieu. Les syndicats et les autres
intervenants seront consultés pour peaufiner les lignes directrices.
44

vérification des heures supplémentaires

Transcription

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