GRANT MAW-607-G01 – H - Organisation du Corridor Abidjan

 GRANT MAW-607-G01 – H
Termes de Référence
pour l’Inventaire des équipements acquis sur
le financement du Fonds Mondial
au 31 Décembre 2013
FEV 2014
TERMES DE REFERENCE POUR L’INVENTAIRE DES EQUIPEMENTS AU 31 Décembre 2013 & AU 31 Août 2014 I. GENERALITES Le corridor de migration Abidjan ‐ Lagos long de 1022 Km et couvrant cinq pays (la Côte d 'Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria) est le corridor de migration le plus important en Afrique occidentale avec 65% d'activités économiques dans la région. L'organisation du corridor Abidjan ‐ Lagos (OCAL) bénéficie présentement dans le cadre du Transitional Funding Mechanism du Fonds Mondial de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme d’un financement en tant que Bénéficiaire Principal pour la mise en œuvre du projet intitulé « Intensification des interventions de lutte contre les IST/VIH/SIDA ciblant les populations mobiles : Consolidation et Extension du Projet Régional Commun de Prévention et de Prise en charge des IST/VIH/SIDA le long du Corridor de migration Abidjan‐Lagos » qui court du 1er Janvier 2013 au 31 Aout 2014. Dans le cadre de ce projet, l’OCAL a comme objectif de compléter les programmes nationaux de lutte contre le VIH/SIDA des cinq pays membres notamment la Côte d'Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria à accroître l'accès le long du corridor, aux services de prévention de traitement et de prise en charge du VIH/SIDA au profit des populations cibles entre autre les ouvriers du secteur de transport, la population migrante, les corps habillés, les professionnelles de sexe et les populations locales vivant le long du corridor, particulièrement les villes frontalières. Avec ce mandat précis, l’OCAL apporte une réponse multisectorielle, diversifiée et équilibrée impliquant tous les secteurs publics pertinents, ONGs et organisations à base communautaires dans tous les cinq pays où elle intervient. Le projet a sept domaines d'intervention : •
Services de prévention du VIH/SIDA •
Marketing Social des préservatifs •
Services de prise en charge des malades du SIDA •
Coordination du projet, renforcement des capacités et élaboration des politiques •
Facilitation du Transport des personnes et des biens •
Approche genre/Responsabiliser le genre féminin •
Recherche Opérationnelle/Surveillance Sentinelle, Suivi et Evaluation. Page 2 sur 2 Dans le cadre de ce projet, l’OCAL envisage de recruter un consultant en vue de la réalisation de l’inventaire des équipements du projet au 31 Décembre 2013 et au 31 Août 2014 en vue d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation financière des équipements du projet à la fin de l’exercice et de s’assurer que ces équipements mis à la disposition du Projet sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été acquis. Il s’agit pour l’OCAL de recruter un consultant pour faire l’inventaire physique et la valorisation des équipements du Fonds Mondial. LES DEPOSITAIRES DES EQUIPEMENTS ACQUIS SUR LA SUBVENTION DU FONDS MONDIAL Le nombre total de sites où les équipements sont disposés est de soixante‐douze (72) et se répartit comme suit : Désignation Cote d’Ivoire Ghana Togo Bénin Nigeria Total Sites 18 14 13
16
11
72 Tous les sites sont situés dans les environs de la capitale de chaque pays. La distance maximum de chaque centre‐ville de la capitale est en moyenne de deux cent (200) km. L’OCAL mettra à la disposition des équipes du Consultant les véhicules, les chauffeurs et le carburant nécessaires pour accomplir la mission. Les dépenses relatives aux déplacements des équipes du Consultant ne devront pas faire partie de l’Offre financière du Cabinet. Seuls les per diem des collaborateurs du Consultant seront incluses dans l’offre financière. L’OCAL affectera à la mission des chauffeurs qui connaissent tous les sites à visiter. L’OCAL est une initiative des Chefs d’Etat de cinq pays côtiers de l’Afrique de l’Ouest que sont la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigeria. Elle est appuyée par la Banque Mondiale, le Fonds Mondial et l’ONUSIDA et ayant pour objectifs la prévention, le traitement, les soins et la prise en charge des IST/VIH/SIDA et la facilitation de la libre circulation des personnes et des biens conformément aux Protocoles, Conventions et Décisions de la CEDEAO en la matière. Elle a son siège à Cotonou au Bénin, et a pour organes dirigeants un Comité Directeur présidé par le Nigeria, un vice‐président représenté par le Ghana, un Comité Consultatif Inter Pays présidé par le Togo, et est dirigée par un Secrétaire Exécutif, ressortissant de la Côte d’Ivoire. Afin de gérer de façon appropriée ce projet, l’OCAL dispose d’une base de données de ses équipements. II. LES NORMES ET PRATIQUES PAR RAPPORT AUX EQUIPEMENTS a. Normes comptables Page 3 sur 3 Les principes comptables généralement admis tels qu’ils ressortent du Système comptable OHADA sous‐tendent la tenue de la comptabilité du BP et des SR. Ces principes sont, en cas de nécessité, adaptés pour tenir compte des particularités propres aux équipements. Il s’agit entre autres des principes de : Permanence des méthodes Le plan comptable fournit un cadre standardisé. A ce cadre réglementaire s’ajoute le cadre spécifique défini par l’organisation et qui régit les procédés d’enregistrement et de présentation de l’information financière et comptable. Le principe de permanence des méthodes a pour but de permettre la comparabilité des résultats dégagés et de la situation entre différentes périodes. Par conséquent, sauf changement exceptionnel dans la situation de l’organisation, la présentation des états financiers comme les méthodes d’évaluation ne peuvent être modifiées d’un exercice à l’autre. Coûts historiques Ce principe repose sur le maintien dans les comptes des éléments de son patrimoine (actif & passif) évalués à leur coût d’entrée d’origine, c’est‐à‐dire à leur coût historique. L’autre aspect de ce principe est l’évaluation de ces éléments en données monétaires fongibles permanents, en l’occurrence en franc CFA. En d’autres termes, il consiste à tenir compte de la valeur nominale de la monnaie sans référence aux variations de son pouvoir d’achat. b. Pratique comptable Les immobilisations sont enregistrées pour leur coût complet comprenant : •
Le prix d’achat définitif ; •
Les charges accessoires rattachables directement à l’opération d’achat • Les charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation. Toutes les immobilisations acquises sur les ressources du Fonds Mondial, y compris celles mises à la disposition des partenaires impliqués dans la mise en œuvre des activités de chaque projet géré par l’OCAL, restent la propriété de l’OCAL jusqu’à la fin du projet concerné et sont comptabilisées comme telles, c’est à dire en classe 2. i. Amortissement et provisions Exceptionnellement et pour tenir compte de la spécificité des projets, les amortissements et provisions sont tenus de manière extra comptable. Aucune écriture comptable n’est donc passée en matière d’amortissement des immobilisations et de provision pour stocks ou créances douteuses. ii. Immobilisation des charges Page 4 sur 4 N’ayant pas une vocation commerciale, le projet ne vise pas à produire des résultats financiers. Le projet est doté de ressources qu’il utilise soit en investissement soit en frais de fonctionnement. Les ressources étant comptabilisées en fonds de dotation reçus, les comptes de gestion sont constitués principalement par les comptes de charges. Pour obtenir un résultat comptable nul en fin d’exercice, le montant total des charges de l’exercice est immobilisé en compte « 20XXXX Immobilisation des charges de l’exercice » par l’utilisation du compte « 78XXXX Transfert de charges ». iii. Organisation comptable par rapport aux équipements L’OCAL est soumise aux dispositions générales en matière de droit des sociétés de l’Acte Uniforme OHADA et est tenue de mettre en place une comptabilité destinée à l’information externe comme à son propre usage. Il doit à cet effet : •
classer, saisir et enregistrer dans sa comptabilité toutes les opérations traitées avec les tiers ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne ; •
produire les documents comptables obligatoires et les informations nécessaires aux besoins de ses tiers. III. DOCUMENTATION SUR LES EQUIPEMENTS Le Consultant externe recruté aura un bureau à sa disposition et un accès complet à tout moment aux jours et heures ouvrables ; aux archives et documents (avec possibilité de photocopier les documents jugés utiles), y compris les livres comptables, le manuel de procédures, les dispositions légales, les documents de base du projet, les budgets, les plans de passation de marchés, les PV de réunions, les correspondances du projet, les extrais de comptes bancaires, les factures et contrats, les dossiers d’appel d’offres, et autres documents justificatifs (jugés nécessaires par le Consultant) et à tous les employés de l’entité inventoriée. Le Consultant pourra également prendre contact avec les banques, les sous‐traitants et toutes autres personnes ou firmes concernées par la gestion du projet en cas de besoin d’informations complémentaires lui permettant de se prononcer d’une manière indépendante. La comptabilité est tenue sous logiciel de gestion financière de projet, SUCCESS. Ce logiciel intègre plusieurs modules qui peuvent être alimentés à partir d’une écriture unique : •
Module de comptabilité générale •
Module de comptabilité analytique et budgétaire •
Module de gestion et de suivi des marchés •
Module d’établissement des rapports LES DETENTEURS DES EQUIPEMENTS DANS CHAQUE PAYS Page 5 sur 5 Pour mettre ses activités en œuvre, le Bénéficiaire Principal a contracté avec des sous récipiendaires et des centres de santé qui sont répartis dans les cinq pays du Corridor Abidjan Lagos. REPUBLIQUE DE LA COTE D’IVOIRE
Distance moyenne par Ordre Site Ville rapport au centre‐ville d’Abidjan 1.
CFLS NOE Noé
170 km 2.
CSU NOE Noé
165 km 3.
DISTRICT SANITAIRE ABOISSO Aboisso
110 km 4.
CSR SAMO Samo
58 km 5.
HÔPITAL GÉNÉRAL ADIAKE ADIAKE
83 km 6.
DISTRICT SANITAIRE ADIAKE ADIAKE
83 km 7.
HÔPITAL GÉNÉRAL BASSAM BASSAM 17 km 8.
HÔPITAL GÉNÉRAL BONOUA BONOUA 50 km 9.
PMI BASSAM Bassam
17 km 10.
DISTRICT SANITAIRE BASSAM Bassam
20 km 11.
HÔPITAL GÉNÉRAL PORT BOUET Abidjan
5 km
12.
PNPEC Abidjan
22 km 13.
MINISTERE DE LA SANTE Abidjan
0 km
14.
CS DON ORION BONOUA Bonoua
50 km 15.
CSR ASSOMLAN Bonoua
98 km 16.
CSR YAOU Bonoua
45 km 17.
ACONDA Abidjan 0 km 18.
ARC INGENIERIE Abidjan 0 km Page 6 sur 6 REPUBLIQUE DU GHANA
Distance moyenne par Ordre Site Ville rapport au centre‐ville d’Accra 1.
BACC AFLAO Aflao
200 km 2.
CAPE COAST GENERAL HOSPITAL Cape coast 120 km 3.
CFLS ELUBO Elubo
370 km 4.
EIKWE HOSPITAL Eikwe
340 km 5.
ELUBO HEALTH CENTER Elubo
250 km 6.
GHANA AIDS COMMISSION Accra Accra centre 7.
KETA HOSPITAL Keta 30 km 8.
KETU DISTRICT Aflao
200 km 9.
NACP/ AT M&E GHANA Accra Accra centre 10.
POLICE HOSPITAL Accra Accra centre 11.
RADIO AFLAO Aflao 200 km 12.
SOGAKOPE HOSPITAL Sogakope 120 km 13.
TEMA GENERAL HOSPITAL Tema 30km
14.
WINNEBA HOSPITAL Accra 75km
REPUBLIQUE DU TOGO
Distance moyenne par Ordre Site Ville rapport au centre‐ville d’Accra 1.
CFLS KODJOVIAKOPE Lomé
Centre Lomé 2.
CFLS SANVEE CONDJI Aneho 50 km 3.
CHR ANEHO Aneho
50 km Page 7 sur 7 4.
CHR LOME COMMUNE Lomé 0 km 5.
CMS ADAKPAME Adakpame 10 km 6.
CNLS LOME Lomé 0 km
7.
CS AGBODRAFO Agbodrafo 30 km 8.
CS KODJOVIAKOPE Lomé
Centre Lomé 9.
CS KPEME Kpeme 40 km 10.
HÔPITAL DE BÊ Lomé
Centre Lomé 11.
ONG ACS Lomé Aneho
Centre Lomé 12.
RAP+ Lomé
Centre Lomé 13.
TOGO PHARMA Lomé
Centre Lomé REPUBLIQUE DU BENIN
Distance moyenne par Ordre Site Ville rapport au centre‐ville d’Abidjan 1.
SIEGE DE L’OCAL A COTONOU Cotonou
Centre Cotonou 2.
AT M&E DU BENIN Cotonou Centre Cotonou 3.
CAME BENIN Cotonou Centre Cotonou 4.
CFLS HILLA CONDJI Hillacondji
100km de Cotonou 5.
CFLS KRAKE Kraké
30km de Cotonou 6.
CNLS Cotonou Centre Cotonou 7.
CPIS Godomey 10km de Cotonou 8.
CS ATHIEME Athiemé 80km de Cotonou 9.
CS EKPE Porto novo
30 km de Cotonou 10.
CS GRAND POPO Grand Popo
90 km de Cotonou 11.
CS IFANGNI Porto novo
30 km de Cotonou 12.
CS MENONTIN Cotonou Centre Cotonou Page 8 sur 8 13.
CS SEME KPODJI Porto novo
30 km de Cotonou 14.
HZ DE COME Comè 80 km de Cotonou 15.
EPFONG Porto novo
30 km de Cotonou 16.
WANAD Cotonou Centre Cotonou REPUBLIQUE DU NIGERIA
Distance moyenne par Ordre Site Ville rapport au centre‐ville de Lagos 1.
ABUNI ADO PHC (AMUWO) Lagos 10km de Lagos Centre
2.
ALIMOSHO Lagos 20km de Lagos Centre
3.
FRENCH VILLAGE Badagry
100 Km de Lagos Centre
4.
LASU Lagos 25 km Lagos Centre
5.
LSACA POINT FOCAL Lagos Lagos Centre 6.
OJO PHC Lagos Lagos Centre 7.
PHI NGO Badagry 80 Km de Lagos Centre 8.
SALVATION ARMY Badagry 90 Km de Lagos Centre 9.
SEME BACC Badagry 100 Km de Lagos Centre 10.
SEME PHC Badagry 100 Km de Lagos Centre 11.
BADAGRY GENERAL HOSPITAL Badagry 50 Km de Lagos Centre
IV. CADRE DE L’INVENTAIRE a. Objectif général de l’inventaire La mission du consultant retenu consistera en la réalisation des prestations suivantes : • La réalisation de l’inventaire physique des immobilisations de l’OCAL (au niveau du siège, de ses Sous Récipiendaires, des centres de santé et de ses Page 9 sur 9 représentations régionales mentionnées sur la fiche jointe en annexe (CFLS, UI, les Points focaux.) • Le rapprochement de cet inventaire avec l’actif immobilisé inscrit dans les livres Comptables • La vérification de l’exhaustivité des immobilisations enregistrées dans les livres de l’organisation. • L’arrêté d’un fichier des immobilisations fiable b. Etendue de la mission Normes applicables : La mission sera réalisée conformément aux normes internationales généralement admises au niveau de chaque détenteur des équipements. c. Rapport de mission Toutes les entités visitées feront l’objet d’un rapport consolidé à soumettre au BP. Ce rapport consolidé devra présenter de façon distincte les résultats et conclusions par entité. Le rapport provisoire sera soumis en seul exemplaire tandis que le rapport définitif le sera en six (6) exemplaires originaux: Calendrier de soumission des rapports : •
Projet de rapport soumis 30 jours ouvrables après le démarrage de la mission •
Le Bénéficiaire Principal aura 10 jours ouvrables pour prendre connaissance du rapport provisoire •
Rapport final soumis Cinq (5) jours ouvrables après la réaction du Bénéficiaire Principal sur le contenu du rapport provisoire Format des rapports : Le rapport définitif sera soumis en Français sous le format suivant : (i) En papier : six (6) exemplaires originaux. (ii) en version électronique sous logiciel Word pour la version provisoire. (iii) en version électronique sous logiciel en format PDF pour la version définitive signée et cachetée. (iv) les graphiques en format Excel. Le rapport définitif sera aussi fourni sur CD Rom RW. V. DUREE ET CALENDRIER DE LA MISSION La durée de chaque mission est estimée à environ 45 jours calendaires de mission. Le calendrier est établi comme suit : 30 jours ouvrables après le début de la mission : soumission du rapport provisoire ; l’OCAL aura un maximum 10 jours ouvrables pour répondre par écrit aux observations du rapport du Consultant. Le Consultant aura ensuite un maximum de 5 jours ouvrables pour déposer le rapport final d’inventaire. La mission interviendra dès Aout 2014 VI. PROFIL DU CONSULTANT Page 10 sur 10 Le Consultant sera un cabinet comprenant divers spécialistes qui devront avoir des profils tels que, expert‐comptable, reviseur comptable, agents de maitrise. Il devrait également avoir une expérience suffisante dans des missions similaires d’inventaires sur les projets financés par les bailleurs de fonds internationaux. Plus spécifiquement, la mission d’inventaire sera composée d’une équipe ci‐dessous. Le personnel clé devra être le suivant : •
Un (1) expert‐comptable diplômé, •
Un (1) Directeur de mission, •
Un(1) spécialiste en gestion Financière, de niveau BAC+4/5 en audit, finance, gestion, économie, comptabilité ou contrôle de gestion. Le choix du personnel de terrain complémentaire est laissé à l’appréciation du cabinet qui sera retenu. Pendant la durée de son contrat avec le BP, le Consultant s’interdira à titre individuel, ou à travers les sociétés dont il serait éventuellement actionnaire ou salarié, d’effectuer d’autres prestations dans le cadre de ce projet. VII. CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES Le cabinet sera recruté par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût. Après les
manifestations d’intérêts, les cabinets présélectionnés recevront une demande de propositions
technique et financière qu’ils devront déposer le moment venu. Les offres techniques et financières
seront évaluées conformément aux critères d’évaluation des offres ci-dessous.
Les offres seront évaluées aux plans technique et financier
a. Evaluation des offres techniques
Les critères, sous-critères d’évaluation, et leurs poids respectifs sont les suivants (proposition technique
complexe):
Points
(i)
Expérience des consultants pertinente pour la mission:
i.1
Expérience en inventaire des immobilisations : 5 points
i.2
Expérience en inventaire des immobilisations de Projets : 3 points
10 points
i.3 Expérience en inventaire des immobilisations de Projets financés par le Fonds Mondial
points
Page 11 sur 11 :2
(ii)
Conformité du plan de travail et de la méthode proposée
aux Termes de référence:
a) Méthodologie et précisions apportées aux TDR
20 points
b) Plan de travail et principales taches
05 points
c) Moyens matériel et humain
05 points
Total des points pour le critère (ii): 30 points
(iii) Qualifications et compétence du personnel clé pour la mission:
a) Un (1) Expert-Comptable diplômé
30 points
Un (1) Expert-Comptable diplômé justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience
D’audit financier et ayant et ayant réalisé au cours des cinq (05) dernières années au moins cinq
(05) missions similaires (inventaires des équipements). Les expériences relatives à des projets
financés par le Fonds Mondial seront des atouts ;
b) Un directeur de mission :
15 points titulaire d’un Diplôme
universitaire de niveau BAC + 5 au moins, ou équivalent, ayant au moins cinq (05) années
d’expérience professionnelle et prouvant qu’il a accompli au moins cinq (05) missions d’inventaire
au cours des cinq (05) dernières années
c) un spécialiste en gestion financière
15 points
Titulaire d’un BAC+4/5 en audit, finance, gestion, économie, comptabilité ou contrôle de gestion
Total des points pour le critère (iii) : 60 points
Total Général : 100 points
Le nombre de points attribués à chaque poste ou discipline ci-dessus est déterminé en tenant compte
des trois sous-critères suivants et des pourcentages de pondération pertinents :
1) Qualifications générales
30 %
2) Pertinence avec la mission
60%
3) Expérience de la région, et connaissance de la langue
Pondération totale:
Le score technique minimum TS requis pour être admis est de 70 points
Page 12 sur 12 10%
100%
b. Evaluation des offres financières
À l'issue de l'évaluation technique, les enveloppes contenant les offres financières qui n'ont pas été
éliminées au cours de l'évaluation technique seront ouvertes.
Le comité d'évaluation s'assurera que l'offre financière satisfait à l'ensemble des prescriptions de forme. Si
ce n'est pas le cas, elle peut être rejetée. Tout rejet fondé sur ces motifs sera dûment justifié dans le
rapport d'évaluation.
Le comité d'évaluation procèdera ensuite à la comparaison financière des honoraires et les montants
forfaitaires des différentes offres financières. L'offre présentant les honoraires et les montants forfaitaires
les plus bas reçoit 100 points. Les autres offres se verront attribuer une note calculée selon l'équation
suivante:
Note financière = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas / total des honoraires et
montants forfaitaires de l'offre en question) x 100.
Lors de l'évaluation des offres financières, le comité d'évaluation comparera uniquement le total des
honoraires et montants forfaitaires.
c. Notation globale
Le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération de la qualité technique
et du prix des offres selon une clef de répartition 70/30. À cet effet:
•
les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,70
•
les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,30
d. négociation de l’offre
La négociation est l’étape qui prendra la forme d’entretien entre l’OCAL et le Cabinet classé PREMIER à
l’issue de l’évaluation des offres techniques et financières. Si à l’issue de cette négociation, les deux
parties s’accordent, alors un contrat sera soumis par l’OCAL à la signature du Cabinet. Au cas contraire,
l’OCAL passe au Cabinet suivant.
VIII. Révision, modification et rupture anticipée du contrat L’OCAL se réserve le droit d’apporter toute modification ultérieure au présent appel d’offre ou de ne donner aucune suite. Il est porté à la connaissance des consultants que les présents termes de références peuvent être revus et actualisés en fonction des résultats de la première mission d’inventaire et des changements dans l’exécution du projet. Page 13 sur 13