Cahier des charges Outil de Gestion d`entreprise de type PME

Cahier des charges
Outil de Gestion d’entreprise de type PME
Adelux
Commentaires :
Mise en oeuvre dans le cadre d’un projet de stage de fin d’étude de DESS 2002/2003
Frédéric LESUEUR
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Cahier des charges – Outil de Gestion d’entreprise de type PME
Table des matières
1 Annuaire
2
2 Congés/RTT(gestion , Workflow)
3
3 Voyage / Déplacement
4
4 Note de frais
5
5 Demande d’achat
6
6 Flux courrier papier
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Résumé
Ce document présente les fonctionnalités de la futur application de gestion d’entreprise PME.
Il décrira les fonctionnalités par module, chaque module sera développé indépendamment, et
pourra être déployé aussi de façon indépendante.
L’application sera développée sous Zope avec python, sous forme de products.
La
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–
–
–
base de ce logiciel peut s’adapter aux procédures des entreprises concernés :
Modification des rôles
Modification des transitions (workflow)
Intégration avec des applications existantes
Intégration des formulaires existants (demande de congés, demande d’achat etc...)
Cahier des charges – Outil de Gestion d’entreprise de type PME
Chapitre 1
Annuaire
Pour un grand nombre de produit, l’intégration d’un système de workflow implique la
connaissance de la structure des employés (annuaire d’entreprise). Un outil de gestion de cet
annuaire devra être mis en place.
Il devra permettre d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs.
Dans la mesure du possible, les groupes et les utilisateurs devront pouvoir être affectés à des
rôles.
Voici un exemple de ce que pourrait être une description d’un utilisateur :
Nom
...
...
...
Tel
...
...
...
Tel port
...
...
...
.... .... Groupe
.... .̇.. 1
.... .̇.. 1
.... .̇.. 2
Rôle
Employé
Responsable de service
Responsable de service
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Chapitre 2
Congés/RTT(gestion , Workflow)
Ce module doit permettre de gérer les congés (payés, RTT, ...) d’un employé selon un
workflow préétabli. Lors d’une demande de congés, l’employé soumet la demande à son responsable de service. Ce dernier valide ou non la demande ( en fonction de la charge de travail par
exemple ), puis soumet la demande au responsable des ressources humaines. Le responsable des
ressources humaines valide la demande si l’employé possède assez de jour de congés.
L’employé possède un agenda, où figure ses congés, avec un décompte des jours restants.
En fonction du temps disponible pour le développement, on pourra gérer le calcul du nombre
de jour de congés lorsque l’utilisateur spécifiera une date de début et une date de fin. Le calcul
n’étant pas le même pour chaque entreprise (fonctionnement différents des RTT, jours ouvrés,
jours ouvrables...), cette partie devra être développée sous forme de module. Ce module pourra
être adapté pour d’autre entreprise, il fera partie de l’intégration du produit.
A faire apparaı̂tre sur le calendrier :
– Jours fériés
– Jours supplémentaires de congés (les ponts...)
La description des jours de congés pour chaque employé ( comme le nombre, le type) devra
certainement s’effectuer dans une BD externe. Après la validation des congés selon le workflow
définit, un mail de confirmation sera envoyé à l’employé. Dans un premier temps la mise à jour
de la BD sera manuelle ( modification du nombre de jour de congés de l’employé).
On pourra prévoir pour un développement futur une mise à jour automatique de la BD (lien
avec les Progiciels de Gestion Intégré). La base de données des utilisateurs pourra être gérer, si
possible, grâce à une base ldap.
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Chapitre 3
Voyage / Déplacement
Soumission d’une demande de déplacement (achat d’un billet d’avion) à un workflow de validation. L’opération devra se faire grâce à un formulaire, qui sera ensuite envoyé au responsable
de service puis au service achat. Le demande pourra être confirmée par mail. Le formulaire
devra pouvoir permettre de commander un éventuel billet.
Le service achat doit pouvoir poser des questions à l’employé pour valider le transport ( l’heure
de départ de l’avion convient elle etc...).
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Chapitre 4
Note de frais
Ce module permet de se faire payer des notes de frais. L’employé saisie le description de
la note grâce à un formulaire, puis l’envoi au responsable de service. Le responsable de service
donne son accord des dépenses engagées. L’employé reçoit la confirmation de son responsable
puis l’imprime et l’envoi, avec les éventuels justificatifs, au service administratif qui effectuera
le remboursement. La validation de la note de frais par le responsable sera un mail ordinaire
mais on pourra étudier la possibilité d’ajouter un système guarantissant la provenance du mail(
signature électronique gpg...)
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Chapitre 5
Demande d’achat
Le workflow est le même que le module ”Demande de voyage” mais avec l’implication du
service achat.
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Chapitre 6
Flux courrier papier
Ce module est différents des autres car il ne fait pas partie de la gestion d’une entreprise,
en conséquence, il sera développé en fonction du temps disponible.
Il permet le suivi du flux de courrier papier (chrono) Date d’arrivé d’un courrier et date de
départ du service après traitement. Un courrier peut parcourir plusieurs services avant d’être
traité ou expédié vers l’extérieur. Un workflow devra gérer cette possibilité.
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