Workflow, Groupware et Ressources Humaines - e-RH
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Workflow, Groupware et Ressources Humaines - e-RH
Workflow, Groupware et Ressources Humaines La thématique du partage des connaissances au sein des entreprises est actuellement en plein essor. Elle s’accompagne, ou du moins est impulsée dans bon nombre de cas par le développement et l’implémentation des intranets et d’outils informatiques coopératifs (groupware) tels que Lotus Notes ou Microsoft Exchange. Dans ce type de fonctionnement, et pour simplifier, chacun des participants est rendu responsable du bon fonctionnement de l’échange et la mise à disposition des données, informations et savoirs nécessaires à l’atteinte des objectifs. La circulation des informations revêt donc une importance toute particulière. Les applications de Workflow, appelées à gérer le séquencement et la nature des échanges d’information constituent donc une ossature naturelle à cette organisation coopérative. Il existe différents types d’utilisation des workflow (gestion administrative / actions spécifiques projets / métiers), toutefois, ces outils seront principalement utilisés dans le cadre de la fonction RH pour la formalisation de processus de gestion administrative tels que : la gestion des demandes de congés, demande de formation, etc … car ce sont des process répétitifs, facilement formalisables et faisant intervenir plusieurs acteurs parfois géographiquement éloignés. Les Workflow peuvent alors permettre un accroissement de l’efficacité, (réduction des coûts, réduction des délais, identification des responsables) Principes d’élaboration d’un workflow En dehors de l’aspect de gestion de projet informatique RH que l’on pourrait qualifier de classique, les workflow doivent, plus encore, être élaborés en collaboration avec l’ensemble des professionnels participant à la réalisation de la mission. Il est nécessaire d’identifier, en commun, la structure du workflow grâce à des techniques telles que l’OSSAD l’essentiel étant de bien vérifier que chaque mission sera décomposée en tâches élémentaires, ayant une unité de lieu, de temps et d’acteur. Cette phase effectuée il faudra éventuellement recomposer le travail (si des incohérences sont apparues) ou le formaliser en fonction de règles de circulation de l’information. Eléments complémentaires Groupware Outils informatiques permettant le développement du travail collaboratif. Ces outils permettent l’échange et la diffusion de documents au sein d’une communauté de travail, ainsi que la planification des différentes actions (agendas, réunions, forums, workflow) OSSAD Office Support Systems Analysis and Design. Cette méthode développée dans le cadre d’un projet européen propose une reconception de systèmes d’informations administratifs combinée à une conduite de projet organisationnel. Méthode socio-technique OSSAD fonctionne en quelques grandes étapes permettant la formalisation et la représentation ainsi que des principes de gestion de projet et de conduite des changements induits. Workflow Les principes de base d’un workflow Les tâches peuvent être organisées de manière : • • • Séquentielle Parallèles Mixte, combinaison La mise en œuvre des workflow, peut donc assez facilement s’envisager au sein d’une direction des ressources humaines sur (et de manière non limitative) des tâches telles que : Processus de gestion administrative des dossiers du personnel Entretiens annuels Mise à jour des données individuelles dans le cadre d’un self/serve Consultation des dossiers individuels Autres Processus de gestion plan de formation Recueil des besoins en formation des services enquêtes Processus de gestion administrative des demandes du personnel congés formation … Processus de gestion des mobilités et recrutement Bourse des emplois/Bourse à la mobilité Gestion des candidatures internes Gestion de la procédure de recrutement Processus de gestion administrative des organisations Définition de postes et de fonctions Cette formalisation et éventuelle reconception des process de travail s’inscrit alors assez facilement dans les programmes de BPR ou d’assurance qualité. Toutefois, l’évidente formalisation et les avantages qu’elle recèle ne doivent pas masquer, ni les risques, ni les inconvénients d’un tel mode de fonctionnement. Les réticences des utilisateurs sont nombreuses, la critique la plus souvent mise en avant réside dans la ‘déshumanisation du travail’ l’ordinateur (outil froid et mécaniste par nature) devenant le centre de vie du travail au détriment des relations interpersonnelles (même si celles ci n’étaient que téléphoniques), viennent ensuite des comportements de rejet liés à une formalisation trop grande des procédures, coupant les acteurs de leurs marges d’autonomie et rigidifiant ainsi le travail. Il est possible également de mettre en avant des problèmes de comportement vis à vis de l’outil, refus de l’informatique, crainte du changement, pertes de repères. Parmi les critiques de l’outil certaines viennent jusqu'à remettre en cause des fonctionnements de la Gestion des Ressources Humaines, en effet : • • • les workflow viennent acter et rendre très lisible l’intrication du travail de chacun au sein d’une chaîne de traitement d’un processus, dans quelle mesure les systèmes d’évaluation (individuels) conservent-ils leur légitimité ? Les systèmes de workflow permettent d’augmenter sensiblement la productivité administrative. Il peut alors se présenter certains cas (souvent quand le workflow est directement et intimement lié au process de production, comme dans le secteur banque assurances [suivi des dossiers clients, traitement des sinistres …]) où le rapport rétribution / contribution des intervenants dans le processus, se trouve modifié et donc un ensemble de revendications concernant le partage des gains se faire jour. Ensuite et de manière plus large que les simples workflow, pourquoi s’intégrer dans un mode de fonctionnement collaboratif ? la connaissance c’est le pouvoir, si tout le mode dispose de ma connaissance aurait-on encore besoin de moi ?