de Dec - Site officiel de la Ville de Saint-Georges-de

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
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DÉPARTEMENT DE LA CHARENTE-MARITIME
ARRETE PORTANT -
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1NTERIEUR
DU RELAIS DE LA COTE DE BEAUTE
ET DE SON CENTRE CULTUREL
Le Maire de la Commune de Saint-Georges-de-Didonne,
Vu l'article L 2212-2 du Code Général des Collectivités Territoriales,
CONSIDERANT
qu'il y lieu de réglementer la procédure de mise à disposition et de location des locaux et du
matériel,
ARRETE
Le précédent arrêté est annulé et remplacé par les dispositions suivantes :
La Commune de Saint-Georges-de-Didonne est propriétaire du Relais de la Côte de Beauté (ROB). A ce titre,
elle met à disposition gratuitement ou selon une tarification prévue par délibération du Conseil Municipal les
installations suivantes :
Salle Panoramique
Salle Atlantique
Salle de Réunion
Salle Girondine
Salle d'Exposition
Salle Estuaire
Mezzanine
Salle Sable
Salle Bleue
Salle de Cinéma
Salle Dune
L'attribution de ces salles se fera en fonction de la disponibilité du planning.
Le présent règlement a pour but de préciser la finalité de ces salles, d'en définir les modalités de mise à
disposition et /ou de location ainsi que les consignes d'utilisation.
Les salles sont gratuites pour les associations Saint-Georgeaises. Pour les autres, ainsi que les sociétés, les
Comités d'Entreprise, les Syndicats de Copropriété et les particuliers, sont appliquées les conditions tarifaires
prises par délibération (annexe 2).
HÔTEL DE VILLE
1, AVENUE DES TILLEULS, B.P. 80 - 17110 SAINT-GEORGES DE DIDONNE
TÉL. 05 46 05 07 27 - TÉLÉCOPIE : 05 46 05 88 80
e-mail : mairie C>saintgeorgesdedidonne.com
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ARTICLE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 : Respect du règlement
Toute occupation d'une salle, qu'elle soit gratuite ou payante, a pour conséquence l'acceptation intégrale du
règlement intérieur par le preneur. Toute inobservation pourra entraîner l'annulation de la réservation ou
l'exclusion immédiate du preneur.
L'ensemble du personnel communal intervenant au sein de l'établissement est habilité à faire respecter ce
règlement.
ARTICLE 2 : MODALI`°FS D RE S RVATIO
2.1 : Procédure
1. Toute demande doit être pré-réservée par le preneur auprès du service des sports (05.46.05.58.05 ou
[email protected]).
2. Toute demande de réservation d'une salle est à adresser au service des sports et de la vie associative
(2 rue du Docteur Maudet, 17110 Saint-Georges-de-Didonne) au moins 15 jours à l'avance en
complétant le formulaire de réservation.
Le Formulaire de réservation est
- A retirer au service gestion des salles (Complexe Colette Besson).
- A télécharger sur le site internet de la ville.
- A demander par courrier électronique ([email protected] ).
La demande sera examinée en fonction de l'objet de la réservation et de l'antériorité des demandes.
Toutes les manifestations musicales doivent être déclarées à la SACEM par le preneur (Société des Auteurs
Compositeurs et Editeurs de Musique), 4 rue Saintes Claires à La Rochelle,
2.1.1
Pour les associations non Saint-Georgeaises, les sociétés, les Comités d'Entreprise, les Syndicats de
Copropriété et les particuliers, une convention sera établie.
La location de la salle ne sera consentie que sur la remise des justificatifs suivants
- Une copie d'attestation d'assurance en cours de validité.
- Un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Le règlement de la location.
- Un chèque de caution selon la salle louée.
- Un extrait du Kbis pour les sociétés.
- La convention dûment signée.
- L'annexe 1 du règlement dûment signé
En cas de manquement d'un seul de ces documents, le dossier sera considéré comme incomplet et la salle ne
pourra être attribuée.
2.1.2 :
Pour les associations Saint-Georgeaises, la mise à disposition des salles ne sera consentie que sous
constitution complète du dossier administratif demandé chaque année au mois de septembre :
- Les statuts de l'association.
La constitution du Bureau.
- La personne référente à contacter au sein de l'association.
Une copie d'attestation d'assurance en cours de validité.
L'annexe 1 du règlement dûment signé
En cas de manquement d'un seul de ces documents, le dossier sera considéré comme incomplet et la salle ne
pourra être attribuée.
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2.2 : Annulation de la réservation par la Commune
La Commune se réserve le droit d'annuler une réservation par nécessité de service public ou motif d'intérêt
général.
Sont exclus du droit d'utilisation des salles municipales, les groupements ou associations organisant des
réunions cultuelles, des offices religieux ou, plus largement, pratiquant une quelconque forme de prosélytisme
dans ce domaine.
2.3 : Désignation d'un référent
Pour toute réservation le preneur devra fournir les coordonnées de son responsable désigné pendant
l'occupation des installations.
Celui-ci sera l'interlocuteur de la municipalité pour les modalités pratique de mise à disposition ou de location.
Le responsable désigné devra signaler toute anomalie ou problème constaté lors de l'occupation des
installations, il sera responsable de la sécurité et veillera également à la remise en état des installations avant
leur restitution.
2.4 : Paiement
2.4.1 :
La location de ces salles est faite conformément aux tarifs décidés par délibération en Conseil Municipal.
La réservation ne sera effective qu'à la réception de la convention signée en deux exemplaires, accompagnée
du règlement.
Il doit être précisé qu'en cas d'annulation par le preneur, le règlement restera acquis au bénéfice de la
Commune, sauf en cas de force majeure, événement imprévisible ou maladie, et sur justificatifs. En cas
d'annulation par la Commune, le règlement encaissé sera remboursé au preneur.
Rappel : pour les associations Saint-Georgeaises les salles mises à disposition le sont à titre gratuit.
2.4.2
Toute location ou mise à disposition de la Salle Panoramique, Bleue ou de Cinéma donne lieu au dépôt
préalable d'une caution d'un montant de 1500€ fixé par délibération du Conseil Municipal.
Cette caution est à remettre lors de l'état des lieux entrant à l'agent municipal Relais de la Côte de Beauté et
sera restituée lors de l'état des lieux sortant.
Cette caution est restituée lorsque les salles sont rendues dans leur état initial de propreté, matériel rangé et
sans dégradations.
Dans le cas contraire, la caution constitue une avance sur les frais de remise en état dont la totalité sera
supportée par le preneur.
L'état des lieux sert de base au chiffrage des réparations éventuelles ou du remplacement du matériel par la
Commune ou par des entreprises extérieures.
En cas de dégradation ou de disparition du matériel le preneur devra rembourser à hauteur de sa valeur de
remplacement.
2.5 : Horaires
Les horaires d'occupation des salles doivent être impérativement respectés.
Jours et horaires d'ouverture
Du Lundi au Dimanche de 8h30 à 02h00
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Pour bénéficier d'une ouverture tardive exceptionnelle le preneur devra adresser une demande écrite au
service des sports et de la vie associative. Dans le cas où cette dérogation serait accordée des modalités
particulières de remise et de restitution de clé ou de badge ainsi que de rendez-vous pour l'état des lieux des
installations seront mises en place avec le personnel municipal chargé du bon fonctionnement des
installations.
Dans tous les cas, l'horaire spécifié dans la convention s'entend cle l'entrée à la sortie de la salle (installation,
montage, nettoyage et rangement compris).
En cas de manquement constaté la Commune se réserve le droit d'annuler ou de refuser toute demande
ultérieure de réservation présentée par le preneur contrevenant.
2.6 : Modalités d'accès
Badge et clés :
- Prendre RDV avec l'agent municipal du RCB au 06.16.99.75.99
- Récupérer le badge et/ou les clés lors de l'état des lieux d'entrée
A rendre lors de l'état des lieux de sortie fixé avec l'agent municipal du RCB
Une clé et/ou un badge est remis annuellement aux associations saint Georgeaises utilisant chaque semaine
les salles.
2.7 :Entretien des locaux
Les installations ayant été louées propres, elles doivent être restituées dans l'état où elles ont été prises par le
preneur. Ce dernier devra procéder à un nettoyage de la salle, remise en place du matériel (chaises, tables,
....) et débarrasser la salle de tous les objets qu'il y aurait apportés.
Dans l'éventualité où le nettoyage de la salle à la charge du preneur après utilisation serait jugé insuffisant, la
Commune lui facturera le temps d'intervention de ses agents ou d'une société de nettoyage privée selon le
niveau de propreté relevé dans l'état des lieux.
2.8 :Etat des lieux
Chaque utilisation fera l'objet d'un état des lieux contradictoire en présence d'un agent municipal avant et
après la manifestation.
En cas de dégradation, la Commune de Saint-Georges-de-Didonne se réserve le droit d'émettre une facture
en fonction des tarifs en vigueur à la date de l'exécution des travaux.
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ARTICLE 3 : NATURE DES LOCAUX
Les salles suivantes sont concernées par le présent règlement :
ô
Lieu/Salle
a,
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-Lu
-ci)
.W
i
U
o
o
Q
.g Q
W
Q en
d'accueil
Relais de la Côte de Beauté
240
Oui
Salle d'Exposition
116
Salle de Réunion
Oui
Salle Panoramique
-- Réception/Restauration
- Configuration réunion
Oui
Salle de Cinéma
Oui
Oui
197
Salle Bleue
Oui
Oui
276
Salle Dune
Oui
Mezzanine
Oui
Oui
204
220
Oui
19
Vin d'honneur1
50
Salle Atlantique
Salle Girondine
Salle Estuaire
Salle Sable
Oui
Vin d'honneurs
ARTICLE 4 : OBLIGATIONS DU PRENEUR
4.1 : Respect de l'environnement
Le preneur devra faire preuve d'un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de
l'environnement.
Utilisation raisonnée de l'éclairage, du chauffage et de l'eau.
Tri sélectif des déchets.
4.2 : Respect du voisinage
Le preneur s'engage à faire respecter strictement les réglementations de police applicable, et à veiller à
l'ordre et à la tranquillité du voisinage qui ne doivent en aucun cas être troublée par l'utilisation de la salle
communale.
Le preneur doit s'assurer qu'il n'y a pas de tapage nocturne sur la voie publique.
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L'intensité de la musique doit être modérée et la sortie du public doit se faire le plus discrètement possible.
4.3 : Respect des biens mobiliers
II est interdit d'utiliser du « double face », de percer, punaiser, scotcher les murs, sols, vitres et mobiliers de la
salle. Toute forme de dégradations causées lors de la manifestation sera à la charge du preneur et fera l'objet
d'une facturation supplémentaire évaluée en fonction des dommages.
ARTICLE 5 : SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES
5.1 : Engagement du preneur
Le preneur s'engage à respecter :
La capacité maximum d'accueil de personnes clans les salles (conformément à l'article 3) et les plans
d'occupation fournis par les services communaux.
L'interdiction de modifier le dispositif de sécurité,
- L'interdiction de bloquer les issues de secours, l'accès aux extincteurs et l'accès aux véhicules de
secours, de manipuler les exutoires de fumée,
- L'interdiction de manipuler les tableaux électroniques et de pénétrer dans les chaufferies,
- L'interdiction d'effectuer tous travaux, réparations, modifications sans l'accord préalable et écrit de la
Commune,
- L'interdiction de procéder à des modifications sur les installations existantes,
- L'interdiction d'écrire, de scotcher, d'afficher ou clouer sur les murs, portes, plafonds et mobiliers,
L'interdiction de malmener le matériel,
- L'interdiction de fumer dans locaux,
L'interdiction de consommer tout produit illicite,
- L'interdiction de consommer de l'alcool dans les salles (sauf dérogation),
- L'interdiction d'utiliser des appareils de cuisson ou des points chauds, autres que le matériel
municipal,
- L'interdiction d'utiliser des pétards ou appareils d'artifices aux propriétés détonantes ou dégageant de
la fumée,
- L'interdiction de pénétrer dans les installations avec des chiens ou tout autre animal même tenu en
laisse, exception faite des chiens guides pour aveugles et malvoyants,
- L'interdiction d'utiliser les installations à d'autres fins que celles autorisées par la Commune,
5.2 :Règles à appliquer en cas d'urgence
Se conformer aux consignes de sécurité affichées dans les établissements dont les règles principales sont :
- Déclencher l'alarme et organiser l'évacuation générale.
Prévenir les secours (Pompiers 18, SAMU 15, 112 portable).
En cas de déclenchement d'alarme, l'évacuation de la salle est obligatoire.
Le protocole de secours à suivre est le suivant :
- Suivre les instructions du responsable de l'activité.
- Ne pas revenir sur ses pas.
- Evacuer dans le calme et rester solidaire de son groupe.
Ne pas prendre l'ascenseur.
Laisser toutes ses affaires sur place.
Fermer les fenêtres et les portes sans verrouiller les serrures.
- Dégager les voies d'accès pompiers.
- Suivre les consignes d'évacuation précisée dans les lieux de circulation.
- Evacuer sur le lieu de rassemblement qui se situe sur le parvis du RCB
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ARTICLE 6 : PARTICULA ITES DE LA SALLE BLEUE DU RCB
La Salle Bleue est référencée comme salle de spectacle vivant ; ainsi des dispositions légales pour toutes
activités de spectacle vivant s'y déroulant sont à appliquer.
Toute préparation du spectacle et son déroulement doivent être assurés par un technicien habilité
Les spécificités d'un technicien lumière et d'un technicien son doivent être appliqués.
Accueil du public
Toute personne du public -hors personnel et artistes- doit être munie d'un billet pour accéder à la salle.
La délivrance d'un billet obligatoire impose une billetterie à 3 volets : 1 volet conservé par le spectateur, 1
volet pour le contrôle et 1 volet souche conservé par l'organisateur.
Présence obligatoire d'un Service Sécurité Incendie Assistance aux Personnes (SSIAP) de l'ouverture des
portes au public à la fin du spectacle (jusqu'à ce que le dernier spectateur ait quitté la salle)
Tous les spectateurs doivent être assis dans un fauteuil.
Aucune personne ne doit être installée sur les marches du gradin afin de laisser libres les accès de secours.
En cas de déclenchement de l'alarme incendie, l'évacuation doit impérativement avoir lieu pour tous les
spectateurs et tous les personnels.
Lors de cette évacuation, l'agent SSIAP doit assurer, en relation avec l'organisateur, le comptage des
personnes présentes dans la salle en se référant à la billetterie spectateurs + le nombre d'artistes, techniciens
et membres de l'organisation (chiffre donné par l'organisateur)
Enfin, pour toute utilisation de la Salle Bleue du Centre Culturel, pour une activité de spectacle vivant, la fiche
technique fournie avec la convention doit être impérativement et scrupuleusement remplie par l'organisateur.
La fiche technique est :
A retirer au service gestion des salles (Complexe Colette Besson).
- A télécharger sur le site internet de la ville.
- A demander par courrier électronique ([email protected] ).
ARTICLE 7 : ASSURANCE oRESPONSABILITES
En tant que propriétaire des installations, la Commune a souscrit tous les contrats d'assurance prévus par la
législation. La Commune ne saurait être tenue responsable en cas de perte, vol, accident ou dégradations
concernant les effets ou objets laissés dans les installations.
Le preneur devra en conséquence contracter une assurance couvrant les risques lors de la manifestation qu'il
organise.
La Commune assure l'ensemble des salles mais se réserve le droit d'engager toute poursuite à l'encontre du
preneur en cas de dégradations ou d'usage abusif des salles utilisées.
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ARTICLE 8 : LITIGE
En cas de litige ou de difficultés d'interprétation et d'application du présent règlement, une solution amiable
devra être prioritairement recherchée. A défaut, le tribunal administratif territorialement compétent pourra être
saisi.
Le Maire, ou son représentant, est chargé de l'exécution du présent règlement, qui sera publié et
affiché.
A Saint-Georges-de-Didonne le
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e r, L.t
Pour le Maire et par délégation,
L'Adjointe à la Vie Associative
Janine MACKOWIAK
Affiché le .2. .Se11. e
a JI(.. -
Le présent règlement peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif de
Poitiers dans un délai de deux mois à compter de la présente publication
8
Annexe 1
C0UDOOà
retourner impérativement au service des sports, faute de quoi la réservation ne sera pas effective.
Qualité : —
Association ou organisme : ...'—
Déclare avoir pris connaissance du règlement intérieur et m ' engage formellement à le respecter et le faire
respecter.
Date :
Signature
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