Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence

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Guide Reference Livre 14
Gestion des ressources humaines
Sécurité, contrôle des accès
Vidéo surveillance via Internet
Gestion d’activités,
Affichage d’informations
Distribution d’heure synchronisée
Audit, Conseil, Formation
Développement d’applications
Assistance logicielle et technique
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Logiciel Référence
Gestion des Temps de
Présence et Absentéisme
Guide de l’utilisateur
Le planning hebdomadaire
Reference - Livre 14
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Guide Reference Livre 14
Table des matières
14.
Planning hebdomadaire ..................................................................................................... 3
14.1.
Objectifs ......................................................................................................................................3
14.2.
Paramétrage du planning hebdo : ............................................................................................4
14.2.1.
14.3.
Utilisation planning Hebdomadaire : .......................................................................................7
14.3.1.
14.3.2.
14.3.3.
14.3.4.
14.4.
Détail de l’écran de paramétrage : .................................................................................................... 4
La semaine affichée (mémorisée) ..................................................................................................... 8
Les actions possibles dans le planning hebdo :............................................................................... 10
Les informations affichées dans les cellules : ................................................................................. 12
Les compteurs affichés dans les colonnes de droite : ..................................................................... 12
Edition du planning hebdomadaire : .....................................................................................13
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14. Planning hebdomadaire
14.
14.1.
Planning hebdomadaire
Objectifs
Présenter l’ensemble des informations de gestion des temps et d’événements, sous la
forme hebdomadaire, pour effectuer toutes les opérations de saisies, corrections,
prévisions et planifications.
Proposer aux responsables de services, un environnement global pour la gestion de
leurs effectifs.
Définir les critères d’affichage, de classement, en utilisant les 5 critères associés à chaque
personne.
Présenter les badgeages effectués, les anomalies détectées, les absences identifiées, les
prévisions horaires, les activités planifiées et les résultats calculés.
Effectuer des modifications d’horaires via la technique « Drag & Drop ».
Planifier des motifs d’absences et des codes activités.
Editer le planning hebdomadaire, pour distribution, affichage, etc.
L’ensemble est entièrement paramétrable pour répondre à tous les besoins.
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14.2.
Paramétrage du planning hebdo :
Détail de l’écran de paramétrage :
14.2.1.
Compteurs
affichés en
colonne
Affichages
dans les
cellules
Liste des
codes
disponibles
Critères
affichés en
marge de
gauche
Activation des
fonctionnalités
Section « Compteurs affichés en colonne » :
Colonne N°1 : Définition du numéro du compteur à afficher dans la
colonne N°1 du planning hebdo
Colonne N°2 : Idem pour la colonne N°2
Pour ne pas afficher de compteur dans la colonne indiquée, faire
« suppression » sur le libellé. Attention, pour un aspect d’esthétisme
effectuer prioritairement la suppression de la colonne N°3 puis la colonne
N°2.
La liste des compteurs contient l’ensemble des 100 compteurs de
REFERENCE, compteur utilisé ou pas utilisé.
Le libellé et l’unité d’affichage seront ceux définis dans les « Paramètres
généraux » pour chaque compteur.
Pour les compteurs définis en unité « Heure », ceux-ci seront affichés en
fonction du paramètre « Unité des Cpts » décrit plus bas.
Section « Critères affichés en marge à gauche » :
Ligne N°1 : Définition du critère à afficher sur la première ligne, dans la
cellule du nom prénom.
Ligne N°2 : Idem pour la deuxième ligne
Ligne N°3 : Idem pour la troisième ligne
Les critères et les libellés proposés sont ceux définis dans «les
« Paramètres généraux ». Cette sélection de critère permettra de définir le
classement d’affichage des personnes dans l’écran du planning hebdo.
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Pour ne pas afficher de critère dans la ligne indiquée, faire
« suppression » sur le libellé. Attention, préférez prioritairement la
suppression de la ligne N°3 puis la ligne N°2.
Section «Affichages dans les cellules » :
Cet ensemble de paramètre permet de définir les informations à afficher
dans chaque cellule.
Contenu cellule : Définit l’information de la première ligne de la
cellule, les choix sont les suivants :
Mvts Réels : Affiche les mouvements réellement effectués.
Mvts calculés : Affiche les mouvements calculés.
Plages Fixes Horaire : Affiche les plages de l’horaire, zone
masquée LibPlagesFixes, par exemple :
14,00 - 15.00
21,00 - 22.00
Libellé court Horaire : Affiche le code court sur 4 caractères.
Libellé long Horaire : Affiche le libellé long.
Unité des Cpts : Définit l’unité d’affichage des compteurs :
Heures minutes
Heures centièmes
Durée Code Evé : Définit si la durée de l’absence/activité sera
affichée. Si oui, l’unité sera celle définie dans le paramètre « Unité des
Cpts ».
Libellé Code Evé : Définit le type de libellé du code événement à
afficher, court ou long.
Théo / Réel : Définit si la dernière ligne de la cellule sera affichée, le
contenu est : DuréeThéorique Théo  DuréeRéelle Réel
Où
DuréeThéorique représente la durée normale de l’horaire journalier
associé, zone Théo Hor. (jour).
Et
DuréeRéelle représente le « Total jour payé », compteur N°3.
L’unité sera celle définie dans le paramètre « Unité des Cpts ».
Affichage en gras : Définit le mode d’affichage en gras est activité.
Permet de rehausser l’affichage des cellules.
Observations : Définit si l’observation écrite dans l’écran de correction
doit être affiché dans la cellule.
Exemple
de
contenu
de
cellule :
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Section « Liste des codes disponibles » :
Ces deux paramètres définissent le contenu de la liste des codes
absences/activités. Cette liste sera ensuite utilisée pour saisir des
absences et/ou activités dans le planning hebdomadaire à l’aide la
technique «Drag & Drop ».
Evé Usuels : Si oui, l’ensemble des codes événements dont le N° est
inférieur à 1000 seront proposés dans la liste. Ils seront identifiés avec le
symbole « Abs ».
Activités : Si oui, l’ensemble des codes événements dont le N° est
supérieur et égale à 3000 seront proposés dans la liste. Ils seront identifiés
avec le symbole « Act ».
Section « Activation des fonctionnalités » :
Drag & Drop Eve : Détermine si la liste des codes Eve apparaît pour
permettre d’effectuer des affectations en mode « Drag & Drop ».
Drag & Drop HJour : Détermine si la liste des codes horaires
journaliers apparaît pour permettre d’effectuer des affectations en mode
« Drag & Drop ».
Tous ces paramètres sont archivés dans le fichier RefUser.ini (le fichier des paramètres
l’utilisateur courant).
Exemple d’utilisation : ces paramètres sont définis par l’administrateur du système.
Ensuite les gestionnaires n’auront pas accès à la fonction « Paramètre Planning Hebdo »,
ils utiliseront le planning hebdo avec certaines possibilités de personnalisation,
visualisation des couleurs, des anomalies.
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14.3.
Utilisation planning Hebdomadaire :
Après lancement de la fonction menu « Planning hebdomadaire », l’écran suivant apparaît :
Au lancement de l’écran, les informations apparaissent comme le définit le paramétrage (vu
précédemment), contenu des cellules, liste des compteurs en colonne, critères dans la cellule du
nom prénom.
Cependant l’utilisateur peut sélectionner ou définir quelques paramètres supplémentaires :
. L’ordre de classement de la liste du personnel (mémorisé). Les classements proposés
sont les suivants :
Nom prénom
Critère1 : Libellé du critère et Nom prénom
Seuls les critères sélectionnés pour l’affichage dans la marge gauche sont
proposés dans le classement.
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14.3.1.
La semaine affichée (mémorisée)
Un clic dans l’emplacement
de la gauge de progression
permet de revenir à la semaine
courante.
. Filtre Cycle : Application d’un filtre sur un
cycle en particulier.
. Semaine affichée, avec les boutons qui
permettent d’avancer ou de reculer d’une
semaine.
. Définition de l’imprimante et du mode.
. Définition du classement de la liste du
personnel.
. Section « Autre » :
. Couleur Horaire : Couleur de fond des cellules = Couleur Horaire Journalier
. Couleur CodeEve : Couleur de fond des cellules = Couleur Code Evé
. Visu ano/validée : Affichage du coin Anomalie et Journée validée
. Confirme modif : Active l’écran de confirmation en cas de saisie d’absence par
le technique du « Drag & Drop ».
. Bouton pour rafraichir l’affichage des informations à écran.
. Bouton pour recalculer les compteurs.
. Section « Hauteur ligne » :
Le système permet de gérer et mémoriser 2 hauteurs de lignes, par exemple :
une hauteur de 360 pour un affichage plus condensé à l’écran et une hauteur de
940 pour une sortie sur l’imprimante.
. Les tailles limites sont : mini 160 et maxi 2000.
. Les deux tailles sont mémorisées.
Sélectionne la
taille N°1
Hauteur des
lignes
Boutons
« Augmentation»
et « Diminution »
de la hauteur des
lignes
Bouton appliquer
la taille saisie
Sélectionne la
taille N°2
Bouton Set qui
mémorise la
hauteur indiquée
dans la taille 1 ou
2, ainsi que le N°
de taille par
défaut.
Section « Liste des codes Evénements » :
La liste contient :
. Si dans l’écran « Paramétrage du Planning Hebdo », la zone « Evé
Usuels » est à Oui, tous les codes Evénements « Usuels » créés par
l’administrateur, dont les N° de code sont < à 1000. Ces codes sont
repérables avec le symbole « Abs ». Si la zone « Evé Usuels » est à
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non, les codes Eve < 1000 ne sont pas proposés dans la liste.
. Si dans l’écran « Paramétrage du Planning Hebdo », la zone « Evé
Activités » est à Oui, tous les codes Evénements « Activités » créés par
l’administrateur, dont les N° de code sont >= 3000. Ces codes sont
repérables avec le symbole « Act ». Si la zone « Activités » est à
non, les codes Eve < 1000 ne sont pas proposés dans la liste.
La case à cocher « Usuels » permet de sélectionner ou désélectionner
(cocher/décocher) l’ensemble des codes Evé qui sont proposés dans la liste. La
coche devant les codes Evé permet d’afficher ou ne pas afficher le codes Evé dans
l’écran du planning hebdo.
La case à cocher « Activités » permet de sélectionner ou désélectionner
(cocher/décocher) l’ensemble des codes Evé d’activité qui sont proposés dans la
liste. La coche devant les codes Evé permet d’afficher ou ne pas afficher le codes
Evé dans l’écran du planning hebdo.
Pour modifier la case à cocher il faut faire un clic « droit » sur la ligne bleue du
code (attention, pas sur la case), le clic « gauche » est réservé pour le Drag &
Drop.
Cette liste permet de sélectionner un code événement d’Absence ou d’Activité,
pour le déposer dans le planning hebdo, par la technique du Drag & Drop.
Attention, au préalable, il faut sélectionner la ou les cellules de la personne
concernée (voir plus en avant les explications).
Tous ces paramétrages sont mémorisés dans le fichier RefUser.ini de
l’utilisateur courant.
La technique « Drag & Drop » est disponible dans les deux listes.
La liste de droite permet de sélectionner un code horaire journalier, pour le
déposer dans le planning hebdo, par la technique du Drag & Drop. Attention, au
préalable, il faut sélectionner la ou les cellules de la personne concernée (voir plus
en avant les explications). Attention également au
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14.3.2.
Les actions possibles dans le planning hebdo :
. Sélection d’une ou plusieurs personnes :
. Le bouton « + » dans le coin haut à
gauche permet de sélectionner toutes les
personnes, un deuxième clic permet de
les désélectionner.
. Un clic droit dans le cellule d’un nom
fait apparaître la coche rouge, un
deuxième clic fait disparaître cette
coche. Pour effectuer un recalcul des
compteurs il est nécessaire de cocher la
ou les personne(s) concernée(s).
. Sélection d’une date :
Pour sélectionner une date pour une personne, il faut faire un clic « gauche »
sur la cellule concernée. La colonne de la date sélectionnée est affichée en vert
ainsi que la cellule du nom de la personne.
. Sélection de plusieurs dates :
Pour sélectionner plusieurs dates pour une même personne, il faut faire un clic
«gauche » maintenu sur la première date, puis « tirer » jusqu’à la date de fin,
puis relâcher le bouton «gauche » de la souris. Les entêtes des colonnes dates sont
affichées en vert ainsi que la cellule du nom de la personne.
Les dates sélectionnées sont obligatoirement consécutives.
Il n’est pas possible de sélectionner plusieurs personnes.
. Accéder à la fiche de la personne :
Pour accéder à fiche de la personne, faire un double clic sur la cellule du nom
prénom. Les informations relatives à la personne sélectionnée apparaissent.
Cette fonctionnalité est intéressante pour gérer les contrats de travail des
personnels intérimaires et également d’accéder au zones supplémentaires pour
visualiser une information particulière.
. Double clic sur une cellule :
Accède à l’écran de « Correction historique » de la personne et pour la date
sélectionnée.
. Clic « droit » sur une cellule :
Un sous menu apparaît, il propose de :
. Saisir un événement.
. D’accéder à l’écran de « correction historique ».
. Modifier Cycle Hebdo :
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Cette fonctionnalité permet de modifier le cycle hebdo de la semaine en
cours de gestion. La modification ne remet pas en cause le cycle à venir, la
modification est ponctuelle.
Attention de sélectionner au préalable la cellule avec un clic « gauche ».
. Drag & Drop :
Cette technique permet de saisir un code Evénement ou Activité provenant de
la liste des codes, ou d’un code horaire journalier. Attention, de bien sélectionner
au préalable la ou les dates concernées. Si le paramètre « Confirme modif » est
coché, un écran de confirmation apparaît puis l’écran de saisie des événements
avec les zones suivantes automatiquement renseignées :
. Le nom de la personne est coché dans la liste
. Le motif de l’événement est sélectionné dans la liste.
. La ou les dates sont proposées et cochées dans la liste.
Après validation du motif d’absence ou d’activité, l’écran du planning
hebdomadaire est remis à jour. Attention, le motif d’absence ou d’activité qui
vient d’être saisi peut ne pas apparaître dans le planning hebdo, si ce code n’est
pas sélectionné dans la liste des codes à haut à droite de l’écran.
Pour la sélection d’un code horaire journalier, si le paramètre « Confirme modif »
est coché, un message de confirmation apparaît, dans le cas contraire, le nouvel
horaire est appliqué à la cellule (sans possibilité de faire marche arrière).
. Limiter la liste du personnel affiché :
Deux actions de sélection sont possibles pour restreindre la liste du personnel :
. Filtre Cycle
. Critères, au sommet de l’écran REFERENCE.
La liste du personnel tient compte des restrictions associées à l’utilisateur
courant.
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14.3.3.
Les informations affichées dans les cellules :
. Prévision de présence :
Affichage du libellé court ou long de l’horaire journalier avec sa couleur (si le
paramètre « Couleur Horaire » est coché.
. Prévision d’absence :
Si présence d’un motif d’absence/activité (sélectionné dans la liste des codes Evé),
la couleur de l’horaire journalier est remplacée par la couleur du code Evé.
Attention de bien sélectionner les couleurs des codes des horaires pour ne pas
alourdir la lecture, préférez les couleurs pastel. Egalement, préférez des couleurs
de même type pour les horaires journaliers de Jour, de nuit, de même que des
couleurs de même type pour les codes Evé de type congés, maladie, ceci pour
éviter les écrans agressifs par les couleurs. L’objectif est de mettre en évidence les
prévisions, les anomalies par rapport à un prévisionnel.
. Hors période :
Si les dates de la période du contrat de la personne sont en dehors des dates de
la semaine affichée, les dates concernées apparaissent avec le motif « Hors
période ». Dans ce cas, aucune couleur n’est visible dans la cellule. Idem pour
les « identificateurs » anomalie et journée validée qui ne sont pas affichés.
. Les anomalies et journée validée :
Ces indications sont affichées dans chaque cellule sous la forme d’un petit
triangle dans le coin haut à gauche :
. Triangle rouge plein : signale la présence d’au moins un motif
d’anomalie, absence de badgeage, retard, dépassement, etc.
. Triangle vert plein : informe que la journée a été validée.
. Triangle rouge/vert : signale la présence d’au moins une anomalie et
informe que la journée a été validée.
Attention, les saisies d’événements sur les journées validées n’ont aucune
action, le motif n’est pas mémorisé. Idem, les saisies d’événements sur les
périodes hors dates de contrat de la personnel ne sont pas mémorisées.
. Observations : Affiche le commentaire introduit lors de la correction historique.
Le bouton permet d’actualiser l’affichage en tenant compte des modifications des
paramètres.
14.3.4.
Les compteurs affichés dans les colonnes de droite :
En fonction de la définition faite dans
le paramétrage, les valeurs des 4
compteurs sélectionnés sont affichées,
l’unité du compteur est affichée sous
la forme (J)=Jour ou Fois, (H)=Heure
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14.4.
Edition du planning hebdomadaire :
L’édition obtenue est le reflet exact du tableau planning présenté à l’écran, les couleurs,
le contenu des cellules, le classement, la hauteur des cellules, etc.
Le résultat de l’édition pourra être affiché, distribué, archivé, transmis par messagerie
électronique à la hiérarchie.
Une confirmation avant l’édition est toujours demandée.
Attention de bien sélectionner le mode de présentation « Paysage » ou « Portrait », par
défaut mode portrait.
Le générateur d’état par requêtes propose plusieurs autres modèles de planning
hebdomadaire personnalisables.
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