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ANDRA
RHU.CC.ADRH.1 1 .0013
Nom du FDR
Le moftnse des d&hets ,odizwcWs
Diffusion(*)
Émetteur
:
Limitée
Date d’origine
DRH
12/12/2011
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1/17
EXTERNALISATION DE LA
FONCTION PAIE DE L’ANDRA
CAHIER DES CHARGES
(*)CE DOCUMENT EST LA PROPRIÉTÉ DE LANDRA ET NE PEUT ÊTRE REPRODUIT OU COMMUNIQUÉ
QUE SUIVANT LA MENTION INDIQUEE CI-DESSUS EN DIFFUSION
Communicable document pouvant être diffusé à tout public
Limitée : document pouvant être diffusé à tout le personnel Andra ainsi qu’au public averti
Andra document pouvant être diffusé au seul personnel Andra
Restreinte : document dont la diffusion est interdite à d’autres destinataires que ceux indiqués sur le document
md.
A
Date
Nom/visa du rédacteur
C. LAEMMEL
Nom/visa vérificateur
Nom/visa approbateur
P. TALNEAU
L.
C.
www.and ra.fr
AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DÉCHETS RADIOACTIFS
>
z
Identification
Q
>
RHU.CC.ADRH.1 1 .001 3
ÀNDR4
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Rév.
A
~ u mcUriw des d&hets ~adioac1iIs
Révisions
md.
A
Diffusion
Modifications
Date
Z~1I
Emission initiale.
(en sus. des signataires)
En cas de diffusion restreinte, renseigner obligatoirement TOUS les destinataires (internes et externes)
en complétant la liste ci-dessous (hors signataires)
Société/
organisme/Unité
Prénom/Nom
AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION 0ES OECHETS RADIOACTIFS
Société/
organisme/Unité
Prénom/Nom
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RHU.CC.ADRH.11.0013.A
3/17
Sommaire
1.
Introduction
4
1.1
Présentation de l’Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs
(Andra)
4
1.2
Objet du cahier des charges
5
Contenu de la consultation
5
1.3
2.
Objectifs recherchés
5
3.
Population concernée
5
4.
Descriptif de la prestation
6
4.1
Cadre général de la solution
6
Répartition des tâches prises en charge par le prestataire
6
4.2
4.3
Architecture applicative
4.3.1
4.3.2
4.3.3
Contraintes et besoins liés à l’environnement technique de l’Andra
Organisation de la fourniture technique
Maintien en conditions opérationnelles
8
10
11
4.4
Interfaces
11
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
4.4.8
Interface paie avec SAP
Détail des IJSS mensuelles nettes
Fichier justificatif Congés à Payer (ICP) et Compte Epargne Temps (CET)
Indemnité de fin de carrière
Crédit d’impôt recherche
Interface avec le logiciel Inser Formation
Interface avec le logiciel Temptation
Outils clients
11
12
13
14
15
15
16
16
8
5.
Planning
16
6.
Exigences en matière de qualité et environnement
16
Annexe :
Informations concernant le prestataire et la solution d’externalisation envisagée
AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS
17
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1.
Introduction
1.1
Présentation de l’Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs
(Andra)
L’Andra est l’établissement public industriel et commercial (EPIC), créé par la loi du 30 décembre 1991,
qui est en « charge des opérations de gestion à long terme des déchets radioactifs ». Indépendante des
producteurs de déchets radioactifs, l’Andra est placée sous la tutelle des ministères en charge de
l’énergie, de l’environnement et de la recherche.
La loi de programme du 28 juin 2006 relative à la gestion durable des matières et déchets radioactifs
français matérialise la volonté du législateur de pérenniser l’Andra comme acteur industriel innovant au
service des générations actuelles et futures, chargé de gérer à long terme tous les déchets radioactifs
français et de valoriser son savoir-faire.
L’Agence apporte son expertise et ses compétences à la puissance publique. Elle contribue à la
cohérence et à l’exhaustivité du développement de solutions crédibles et robustes de gestion durable
des déchets radioactifs. Elle cherche en permanence, par l’innovation et le dialogue, à optimiser les
solutions apportées en termes scientifiques, techniques, sociaux et économiques. Elle informe les
publics sur les déchets et leur gestion.
Compte tenu de ces éléments, les missions de l’Agence se déclinent en quatre composantes :
•
Industriel exemplaire : dans l’amélioration continue de l’exploitation des centres de stockage
de déchets radioactifs protégeant l’homme et l’environnement, l’amélioration des services
rendus et l’insertion locale des centres.
•
Concepteur-ensemblier innovant disposant d’une recherche de haut niveau : pour développer
des solutions de stockage et d’entreposage, assurer leur insertion par le dialogue avec les
parties prenantes et préparer leur industrialisation, mener une politique de recherche et
d’innovation pour tous les types de déchets radioactifs.
•
Expert public garant de l’exhaustivité des solutions de gestion à long terme : pour recenser les
matières et déchets radioactifs, optimiser les filières de gestion des déchets ultimes et apurer
le passif radioactif des sites et déchets dont le responsable est défaillant (« déchets
orphelins »).
•
Centre de diffusion et de valorisation de connaissances en France et à l’étranger : pour diffuser
les connaissances sur les déchets radioactifs et leur gestion, contribuer à la mise en œuvre de
la politique d’enseignement supérieur et affirmer la présence de l’Andra sur la scène
européenne et internationale.
L’Andra possède quatre sites :
•
le siège social situé à Châtenay-Malabry (Hauts-de-Seine) regroupant environ 340 personnes,
•
le site du Centre de Meuse/Haute-Marne (130 personnes) dont la vocation est l’étude de la
faisabilité du stockage géologique profond en formation argileuse,
•
les Centres de l’Aube (80 personnes) qui réceptionnent des colis de déchets de faible et
moyenne activité à vie courte
•
le Centre de la Manche (6 personnes), qui a accueilli des colis de 1969 à 1994, est
actuellement en phase de surveillance.
L’Andra comprend 550 personnes, essentiellement sous statut privé, dont près de 65 % sont ingénieurs
ou cadres, 35 % sont Oetam. Le Comité de direction est composé de 11 personnes (directeurs) qui
encadrent une cinquantaine de chefs de service ou de projet.
Des informations plus complètes sont disponibles sur le site Internet de l’Agence à l’adresse suivante :
www.andra.fr.
4/17
5/17
1.2
Objet du cahier des charges
Dans le cadre de la mise en œuvre de sa politique de gestion des ressources humaines, l’Andra
souhaite confier à un prestataire spécialisé dans les domaines de la paie et de la gestion des
ressources humaines, l’externalisation de sa fonction paie (soit environ 600 personnes/mois). La
prestation doit être assurée dans le cadre d’un service régulier avec engagement de résultat sur la
conformité et les délais.
1.3
Contenu de la consultation
Cette consultation porte sur un seul lot, intégrant outre l’exploitation des applications gérées par le
prestataire permettant la production des documents de paie et des états déclaratifs conformes aux
normes légales applicables, l’installation de progiciels et /ou programmes remis au Client par le
prestataire.
2.
Objectifs recherchés
L’Andra souhaite confier à un prestataire, soumis à une obligation de résultats, la gestion de
l’ensemble de ses opérations de paie.
A travers cette opération, elle souhaite atteindre les objectifs suivants :
-
se centrer sur des activités RH à forte valeur ajoutée ;
-
se libérer de la maintenance liée aux évolutions réglementaires légales et disposer d’une
assistance-conseil permettant l’intégration des évolutions de la réglementation ;
-
maîtriser les coûts liés à la production de la paie ;
Dans le cadre d’une telle solution :
-
les éléments relatifs au dossier du salarié dans la solution de Paie sont fournis par l’Andra et
saisis par le prestataire dans la base « client » du prestataire.
Il sera donné une attention particulière dans la réponse à ce cahier des charges aux solutions
apportées par le prestataire quant à l’ERP utilisé et à l’interfaçage avec l’environnement de cet ERP.
3.
Population concernée
La population concernée est constituée par l’ensemble des salariés de l’Andra (CDI, CDD,
fonctionnaires détachés, stagiaires conventionnés, …) soit environ 600 personnes réparties sur
4 établissements. Le nombre de salariés considéré est le nombre de salariés présents au fichier du
personnel au moment de la facturation et devant figurer sur la DADS de fin d’année. L’hypothèse
retenue dans le cahier des charges est de 600 personnes/mois.
La convention collective applicable est celle de la Métallurgie.
Outre les prestations de base relative à la paie, le prestataire prendra en compte les spécificités
suivantes qui peuvent évoluer dans le temps à savoir :
-
Accord d’intéressement
Plan Epargne Entreprise (PEE) et PERCO
Compte Epargne Temps
Caisse de retraite supplémentaire
Prévoyance à charge de l’employeur
Régimes d’astreintes
Primes diverses (évènements familiaux, médailles du travail, indemnités kilométriques etc.).
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6/17
4.
Descriptif de la prestation
4.1
Cadre général de la solution
Il est demandé au prestataire de prendre en charge, dans ses locaux, les tâches administratives
permettant de :
-
déterminer les sommes dues aux salariés et aux organismes tiers ;
d’effectuer la Paie et les déclarations sociales ;
administrer le personnel.
Dans ce cadre, le prestataire doit s’engager à garantir des réponses fiables dans le domaine de la paie
et à sauvegarder automatiquement les données de l’Andra.
4.2
Répartition des tâches prises en charge par le prestataire
Les prestations périodiques suivantes devront être assurées par le prestataire :

Création de dossiers :
Enregistrement du dossier individuel
Editions Etats des entrées-sorties.

Clôture des dossiers :
Calcul de l’indemnité (licenciement-retraite, fin CDDpériode d’essai)
Enregistrement du départ
Calcul solde de tout compte
Edition solde de tout compte
Edition certificat de travail
Contrôle solde de tout compte
Edition attestation ASSEDIC
Contrôle attestation ASSEDIC
Radiation Caisses Retraite et Prévoyance
Décès du salarié : initialisation du dossier de prévoyance
pour l’obtention du capital décès par les ayants droit.

Révision de dossiers :
Enregistrement de la modification
Prise en compte et contrôle des impacts de paie (y
compris rétroactivité éventuelle)
Information Caisses Retraite et Prévoyance.
 Suivi des temps de présence :
Saisie ou import fichier heures supplémentaires et
incidents de présence
Qualification heures supplémentaires
Détermination droits repos compensateurs
Détermination éventuelle primes liées à la présence.

Production Paie :
Planning de la paie
Saisie et contrôle des informations à enregistre
Exploitation informatique
Contrôle du calcul de paie
Correction de paie
Edition de paie (bulletin, livre de paie, journal de paie,
historiques des rubriques de paie)
Tri, mise sous pli des bulletins
Etat des virements, télé-virements, télé-déclarations
Etat paiement des charges
Etat récapitulatif des rubriques de paie et de gestion
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7/17

Avantages en nature :
Enregistrement et contrôle des avantages en nature
Contrôle des impacts en paie (application des barèmes,
fiscalité).

Déclarations périodiques :
a) Mensuelles :
Contrôle des bases déclaratives et rédaction
déclarations + télé-déclarations obligatoires
des
URSSAF
ASSEDIC
Taxe sur les salaires
Retenue à la source
Pensions civiles et RAFP
Effectifs main-d’œuvre.
b) Trimestrielles :
Contrôle des
déclarations
bases
déclaratives
et
rédaction
des
déclaratives
et
rédaction
des
Caisses de retraite
Caisses de prévoyance
Mutuelle.
c) Annuelles :
Contrôle des
déclarations
bases
DADSU aux normes TDS
URSSAF
Imprimé 2470
ASSEDIC
Taxe sur les salaires
Retenue à la source
Caisses de retraite (complémentaires et supplémentaires)
Caisses de prévoyance
Mutuelle
RAFP.

Ponctuelles :
Elections prud’homales.

Suivi des congés payés :
Saisie des congés pris
Calcul des droits
Calcul de l’indemnisation
Suivi des jours pris.

Suivi des dépôts du Compte Epargne Temps

Suivi Maladie- Maternité- Accident : Enregistrement de l’arrêt
Calcul des droits
Calcul de l’indemnisation
Calcul des IJSS
Calcul garantie sur le net
Edition attestation IJSS
Edition attestation Caisse de prévoyance
Contrôle des jours pris.

Suivi des autres absences :
Enregistrement de l’arrêt
Calcul de l’indemnisation.

Prise en compte des variables de paie : Enregistrement des règlements
7/17
8/17
Contrôle des prélèvements
Saisie primes diverses, pass Navigo
Calcul primes, 13ème mois
Saisie autres variables.

Suivi des prêts :
Enregistrement prêts
Calcul du remboursement
Contrôle du prélèvement.
 Opposition et saisie sur salaires :
Enregistrement de l’opposition et/ou de la saisie sur
salaires
Calcul de la retenue
Contrôle du prélèvement.

Enquêtes diverses :
Enquête INSEE entrées–sorties
Enquête INSEE main-d’œuvre.

Comptabilisation Frais de personnel : Génération fichiers des écritures de paie en comptabilité
générale et analytique
Etat de ventilation des écritures en comptabilité générale
et analytique.

Suivi des provisions :

Intéressement + abondement
Plan Epargne :
Calcul des provisions congés payés
Calcul des provisions 13ème mois
Compte Epargne Temps.
Intégration des montants de l’intéressement et des
abondements pour le calcul de la CSG/CRDS non
plafonnée.
4.3
Architecture applicative
4.3.1
Contraintes et besoins liés à l’environnement technique de l’Andra

Besoins généraux
La solution doit permettre de garantir la sécurité des informations de paie :
-
Disponibilité de la ressource
Le titulaire indiquera dans sa proposition les moyens technique et humains mis en œuvre pour
garantir une disponibilité de l’application les jours ouvrés de 7 heures à 20 heures (architecture
mise en place, politique de sécurité, plans de secours existants). Toute interruption supérieure à
4 heures dans cette plage et cumulée à 10 heures par an, et dont le titulaire sera responsable,
donnera lieu à pénalité.
-
Confidentialité des informations
Le titulaire indiquera les moyens logiques et physiques mis en œuvre par défaut et proposés en
option afin de garantir la stricte confidentialité des informations de l’Andra enregistrées dans ses
systèmes informatiques et en transit sur les réseaux. Ces dispositifs devront en particulier
restreindre l’accès à ces informations aux seules personnes autorisées par l’Andra. Une
journalisation des accès est exigée a minima, et le titulaire devra communiquer les journaux à
l’Andra sur simple demande, sous un délai de 24 heures.
Un protocole de communication avec les responsables de l’Andra et de gestion de crise en cas de
divulgation de ces informations sera proposé.
8/17
9/17
-
Intégrité des données
Le prestataire prend ses dispositions pour que les données saisies par l’Andra soient préservées de
toute perte ou altération. Toute perte ou altération de données saisies donnera lieu à pénalités.
Le titulaire fournira une sauvegarde régulière (tous les 6 mois) des informations liées à la paie sur
un support optique permettant une relecture sur un poste de travail standard (CD ou DVD). Les
fichiers devront être fournis avec un descriptif complet de la structure permettant une exploitation
sur des logiciels du marché.
Le titulaire fournira un exemple des fichiers fournis avec sa réponse.
Pendant la durée du contrat, le titulaire assurera la conservation des fichiers résultant de
l'exploitation des informations fournies par l’Andra au titre de son exercice fiscal en cours et des
trois années précédentes.
A l'expiration du contrat pour quelque cause que ce soit, le titulaire restituera à l’Andra tous les
fichiers contenant les informations lui appartenant.

Hébergement
Le titulaire s’engage à héberger les logiciels et données sur un (ou des) site(s) localisé(s) sur le
territoire français, dont la (ou les) adresse(s) géographique(s) sera(ont) communiquée(s) à l’Andra et
réactualisée(s) en cas de changement. Il indiquera explicitement s’il est propriétaire du datacenter ou si
cette activité est sous-traitée.
Le titulaire produira dans sa proposition les éventuelles certifications obtenues pour ses activités de
développement, hébergement et support.
L’Andra se réserve le droit de procéder ou de faire procéder à des audits de qualité et de sécurité sur
ces activités, avec un préavis de deux semaines. Toute vulnérabilité ou faille constatée lors de ces
audits devra être corrigée dans un délai de trois mois, faute de quoi l’Andra pourra mettre fin au
contrat de manière unilatérale et sans pénalité.

Poste de travail
La solution proposée doit être entièrement opérationnelle sur l’environnement des postes de travail
Andra :
- Windows XP SP2 et Windows 7, 64-bits
- IE 8
- Office 2010.
Le titulaire devra préciser la configuration matérielle minimale du poste de travail des utilisateurs, et
les logiciels ou composants additionnels nécessaires au bon fonctionnement de la solution.
Le titulaire indiquera la disponibilité de la solution proposée par rapport à l’évolution future des postes
de travail :
Windows 8.
IE 9.

Architecture et réseau
L’Andra dispose d’un accès Internet protégé par pare-feu et divers autres dispositifs de filtrage, dont
un filtrage d’urls. Le titulaire proposera une ou plusieurs architectures techniques de raccordement des
postes de paie de l’Andra, propres à satisfaire aux critères de sécurité et de performances énoncés.

Performances
L’Andra attend de son système de paie les performances minimales suivantes :
Délai de connexion au système et d’authentification de l’utilisateur : 20 secondes,
Délai d’accès à l’application Andra après l’authentification : 10 secondes,
Délai de rafraîchissement des écrans : 5 secondes.
Ces critères de performances seront évalués lors de la recette de la solution.
9/17
10/17

Fournitures
Le titulaire fournira tous les produits techniques nécessaires à la mise en œuvre de sa solution.
Le titulaire fournira un document d’installation de la solution à l’Andra indiquant précisément :
-
l’installation des composants logiciels nécessaires
la configuration ou le paramétrage du poste
le paramétrage du réseau (droits d’accès …)
les coordonnées et le mode d’accès au support de sa solution.
Le cas échéant, la proposition financière devra inclure les coûts d’acquisition et de maintenance des
licences pour les composants additionnels.
4.3.2
Organisation de la fourniture technique
La prestation est prévue comme un engagement de résultats avec des mises en œuvre à l’Andra ou
chez le titulaire.
La récupération des données existantes fait partie intégrante de la prestation.
La prestation est décomposée avec les étapes suivantes :

Réalisation du projet
Mise en place de la solution, incluant la récupération des données existantes et intégration dans
l’environnement du titulaire.

Recette provisoire
Elle sera prononcée dans les locaux de l'Andra sur une machine de test mise à disposition par le
titulaire.
La durée de la recette provisoire est de 30 jours. Elle est prolongée de la durée de résolution des
anomalies.
La recette provisoire sera formalisée par un procès-verbal de recette provisoire. Ce procès-verbal
permet le passage en phase de réalisation et de recette définitive.

Fournitures du titulaire
-

serveur de tests permettant d’effectuer les travaux de l’Andra
assistance sur site Andra à l’installation de la solution sur un poste Andra par
l’infogérant
documentation provisoire d’installation
formation à l’utilisation de la solution.
Recette définitive
Elle sera prononcée sur l’environnement de production du titulaire.
Elle sera prononcée après un mois continu de fonctionnement normal : pas de récupération de
données ou de correctifs complémentaires.
La recette définitive sera formalisée par un procès-verbal.

Fournitures du titulaire
-
environnement de production complet utilisable à l’Andra
documentation définitive d’installation
assistance à l’utilisation de la solution.
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11/17
4.3.3
Maintien en conditions opérationnelles
Si la solution est en dehors des locaux de l’Andra, le titulaire fournit les ressources informatiques et les
logiciels nécessaires au bon fonctionnement.
Les données (bases) sont sauvegardées, en conformité avec l'état de l'art, au moins automatiquement
chaque nuit.
Le titulaire assure un support téléphonique aux utilisateurs Andra du logiciel de paie de 7h 00 à
20 h 00. Cette assistance technique devra permettre une prise en charge des incidents aux conditions
suivantes :
Impact
Temps de prise en charge (GTI)
Temps de résolution (GTR)
2 heures ouvrées
4 heures ouvrées
Modéré (dysfonctionnement ou
blocage partiel)
2 heures ouvrées
8 heures ouvrées
Mineur (dysfonctionnement non
bloquant)
4 heures ouvrées
16 heures ouvrées
Majeur
(blocage
l’application)
total
de
Le support et le pilotage technique a lieu sur le territoire français et en langue française.
4.4
Interfaces
Des fichiers complémentaires nécessaires au service comptabilité doivent être fournis à l’Andra selon
les spécifications suivantes :
4.4.1

Interface paie avec SAP
Format et contenu du fichier
Le fichier doit être enregistré au format texte.
11/17
12/17
CONSTANTE_CA(2)
CODE_SOCIETE(6)
DEVISE_FICHIER(1)
CONSTANTE_Z2M(3)
PERIODE(4)
CODE_JOURNAL(3)
CODE_FOLIO(2)
CODE_ENREG(1)
JOUR_FIN_PAIE(2)
COMPTE(9)
SOUS_COMPTE(3)
IMPUT_ANA(18)
DEBIT(13)
CREDIT(13)
LIB_COMPTE(20)
NUM_MATRICULE(8)
NUM_RUB_ANA(8)
ZONE_PARAM_1(12)
ZONE_PARAM_2(12)
ZONE_PARAM_3(6)
CONST_195(4)
CONST_120200(6)
NATURE_COMPTE(1)
ZONE_RESERVE(1)
SIECLE_PAIE(2)
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
TYPE C,
" constante
" 000001 societe 1 , 000002 societe 2
" E pour euro, blanc pour franc
" constante
" mois et annee de la paie
" valeur 01
" D, F, J, T
" N° Compte comptabilite generale
" N° de sous compte
" utilise pour N° d'affectation
" Montant au debit du compte N11,2
" Montant au credit du compte N11,2
" Libelle du compte, parametrable
" N° matricule
" N° de rubrique analytique
" zone parametrable 1
" constante valeur 195
" constante valeur 120200
" nature du compte
"zone reservee
"siecle de la paie, 20
Le fichier doit inclure, en plus de tous les éléments relatifs à la paye, un calcul mensuel des provisions
suivantes :
congés à payer
compte épargne temps
taxe d’apprentissage
participation des employeurs à la formation continue
participation des employeurs à l’effort de construction
taxe sur salaires.

Planning
Fichier à fournir mensuellement entre le 25 et le 31 du mois.
4.4.2

Détail des IJSS mensuelles nettes
Le fichier doit être enregistré au format xls.
Colonne
1
2
3
4
5
6

Rubrique
Remarques
Matricule
Nom
Prénom
Code rubrique paie
Libellé rubrique paie
Montant rubrique paie
Planning
Fichier à fournir mensuellement entre le 25 et le 31 du mois.
12/17
13/17
4.4.3
Fichier justificatif Congés à Payer (ICP) et Compte Epargne Temps (CET)
Préambule :
Le calcul des provisions doit être identique à celui retenu lors de la valorisation des indemnités sur le
bulletin de salaire. Toute évolution du mode de valorisation appliquée à la liquidation des droits doit
être répercutée sur le mode de calcul de ces provisions.
a/ Congés à Payer

Colonne
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Rubrique
Remarques
Nom
Prénom
Carte Service
N° affectation
Catégorie
Salaire de base
Gratification
Prime Ancienneté
Total salaire
Charges patronales
CP Acquis = Nombre jours
CP Acquis = Prov. Brut
CP Acquis = Prov. Ch. Sociales
CP Acquis = Prov. Ch. Fiscales
CP Reliquat = Nombre jours
CP Reliquat = Prov. Brut
CP Reliquat = Prov. Ch. Sociales
CP Reliquat = Prov. Ch. Fiscales
CP En Cours = Nombre jours
CP En Cours = Prov. Brut
CP En Cours = Prov. Ch. Sociales
CP En Cours = Prov. Ch. Fiscales
(a) Somme des colonnes 6 à 8
Salariés à exclure du fichier :

Directrice Générale
Président
Fonctionnaires détachés
Stagiaires
Contrat de qualification
Contrat d’apprentissage
Planning
Fichier à fournir trimestriellement pour le 5 du mois suivant.
13/17
14/17
b/ Compte Epargne Temps

Colonne
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Rubrique
Remarques
Nom
Prénom
Carte Service
N° affectation
Catégorie
Salaire mensuel
Gratification
Prime Ancienneté
Total salaire
Charges patronales
Nombre jours CET
Provision CET : Brut
Provision CET : Charges sociales
Provision CET : Charges fiscales
(a) Somme des colonnes 6 à 8
Planning
Fichier à fournir trimestriellement le 5 du mois suivant.
4.4.4

Indemnité de fin de carrière
Colonne
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Rubrique
Exercice
N° carte service
N° affectation
Nom
Prénom
Sexe
N° Sécurité sociale
Date naissance
Catégorie de rémunération
Libellé catégorie de rémunération
Date ancienneté
Date d’entrée
Date de sortie
Salaire brut annuel
Format
Remarques
AAAA
Hors clé
JJ/MM/AAAA
JJ/MM/AAAA
JJ/MM/AAAA
JJ/MM/AAAA
0 décimal
(1)
(1) (Salaire brut du mois d’octobre * 12) + 6 % Prime annuelle soit
= (Salaire brut + gratification + prime ancienneté du mois d’octobre) * 12,72
Président
Thésards
Stagiaires
Contrat d’apprentissage
Contrat à Durée Déterminée.
14/17
15/17

Planning
Fichier à fournir la 1ère semaine de novembre.
4.4.5

Colonne
1
2
3
4
5
6
7
8
(1)
(2)
Crédit d’impôt recherche
Contenu du fichier
Rubrique
EXERCICE
NCS
SEXE
DATE_ENTREE
DATE_SORTIE
CATEGORIE
BRUT
CHARGES
Désignation
Exercice
N° carte service
Sexe de l’agent
Date d’entrée
Date sortie
Catégorie de l’agent
Salaire de l’agent
Charges patronales
annuelles obligatoires
Type
Texte
Nombre
Texte
Date
Date
Texte
Nombre
Taille
4
6
1
10
10
15
12
Remarques
(1)
Exemple
2002
000098
F
01/01/2001
15/12/2001
SECRETAIRE
000027500.00
Nombre
12
(2)
000009000.00
Salaire brut annuel
Cotisations patronales obligatoires avec taux de base (hors charges fiscales)
Président
Stagiaires

Format du fichier
Les enregistrements sont de longueurs fixes.
Les zones « Texte » sont cadrées à gauche avec des espaces complémentaires à droite.
Les zones « Nombre » sont cadrées à droite avec des zéros complémentaires à gauche.
Les zones « Date » sont au format « JJ/MM/AAAA ».
Pour tous les types de zones, la taille est en nombre de caractères.
2 fichiers à fournir :

- 1 sous format « txt »
- 1 sous format « xls ».
Planning
Fichier à fournir la 1ère quinzaine de janvier.
4.4.6
Interface avec le logiciel Inser Formation
La gestion de la formation est gérée à l’Andra avec le logiciel Inser Formation développée par la société
INSER.
Le prestataire concevra et développera une interface avec le logiciel de Paie afin d’intégrer directement
les données du personnel dans le logiciel Inser Formation .Les données intégrées sont celles présentes
dans la fiche du personnel du logiciel Inser Formation. Afin de pouvoir créer l’interface, la procédure à
suivre sera communiquée ultérieurement.
Par ailleurs, il est demandé au prestataire, sur la base de l’accord Andra sur la formation
professionnelle, de mettre à jour annuellement, sur le bulletin de paie, le cumul des droits individuels à
la formation ( DIF) pour chaque salarié en tenant compte des particularités liées au contrat de travail et
de calculer le montant de l’allocation formation correspondante.
15/17
16/17
4.4.7
Interface avec le logiciel e-Temptation
La solution de gestion des temps retenue par l’Andra est assurée à l’aide de l’outil e-Temptation de la
société HOROQUARTZ. Le prestataire s’assurera du développement de l’interface entre le logiciel de
paie et la solution e-Temptation mise en œuvre par l’Andra.
4.4.8
Outils clients
La prestation d’externalisation de la paie doit s’accompagner par la mise à disposition d’un système
d’information des Ressources Humaines (SIRH) permettant de couvrir, outre le périmètre de la paie et
de l’administration, les opérations GRH de l’entreprise (constructions de tableaux de bord, bilans
sociaux, rapports rémunérations, situation comparée des hommes et des femmes, rapports GPEC… ).
Les données gérées par ce SIRH doivent être exploitables et exportables sur les outils classiques de
bureautique (Excel en particulier).
Le prestataire préconisera dans son offre le système d’information support des services précités et les
modalités mises en œuvre pour récupérer une vingtaine d’années d’historique (1ère paie : 09/1993).
L’outil mis à la disposition de l’Andra devra pouvoir fonctionner avec des connexions à distance sur
l’ensemble de ses sites (4 à la date d’aujourd’hui).
5.
Planning
La date de démarrage opérationnelle de la totalité de la prestation est fixée au 1er avril 2012. Cette date
ne peut en aucun cas être reportée. La paie du mois d’avril devant être « validée » par la DRH de
l’Andra au plus tard le 20 avril 2012.
Dans ce contexte, il est demandé au prestataire de fournir un planning détaillé de l’ensemble des
étapes de mise en oeuvre du projet. Ce planning précisera la charge afférente au prestataire ainsi que
celles des équipes de l’Andra par domaine d’activité.
Compte tenu de cette date, le prestataire reprendra l’ensemble des éléments nécessaires pour assurer
la continuité dans le traitement et les résultats de la paie. Par ailleurs, et en dehors de l’activité paie
proprement dite, le prestataire proposera les modalités permettant le traitement statistique des
éléments de paie historisés des 5 années antérieures.
En conséquence, il est demandé au soumissionnaire de signaler les fonctionnalités spécifiques qu’il
propose ainsi que les expériences antérieures dont il dispose dans le cadre d’une telle reprise.
6.
Exigences en matière de qualité et environnement
Le prestataire, certifié selon les normes ISO 9001 et 27001 (système de management de la sécurité des
systèmes d’information), décrira le dispositif « qualité » mis en œuvre pour garantir la qualité de la
prestation (fiabilité des informations, évolution des logiciels, conformité des bulletins de paie aux
données transmises par l’Andra). Les compétences des personnes intervenant dans la prestation seront
identifiées et communiquées au client Andra. Il fournira à l’Andra son plan d’assurance qualité pour la
phase de mise en œuvre et pour la phase de production des services. Les engagements qualité seront
également précisés ainsi que les dispositifs de relation entre le client et le prestataire (Help line).
Une revue de contrat (un mois avant le démarrage du contrat) sera programmée avec le prestataire et
l’Andra (DRH) pour s’assurer que les exigences du cahier des charges sont bien prises en compte par le
prestataire.
Si une sous-traitance est envisagée, le prestataire précisera les dispositifs de maîtrise de la soustraitance pour garantir la qualité de la prestation fournie.
Le prestataire devra également préciser son engagement en matière de responsabilité financière
(responsabilité des erreurs de son fait trop payé aux organismes, pénalités de retard, trop versé aux
salariés, redressement URSSAF sur cotisations non payées).
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Annexe :
THEME
Externalisation
du système
d'information
L'entreprise
et son activité
Paie et RH
Informations concernant le prestataire et la solution d’externalisation envisagée
N°
Réponse
O/N
Questions
001
Assure l'administration fonctionnelle (tables, accès, ...)
002
Assure l'hébergement et l'exploitation technique des serveurs
003
Assure l'administration technique (nouvelles versions,
sauvegardes, performances …)
004
Réalise la maintenance applicative (évolutive, légale et
conventionnelle et corrective)
005
Dispose d'une infrastructure informatique bénéficiant d'une
certification qualité ou sécurité (préciser laquelle)
006
Dispose d'un Plan de Reprise D'activité en cas d'avarie grave
(donner le détail du plan et des engagements le cas échéant)
007
Effectif du personnel dédié à l'activité Paie et RH
008
Effectif du personnel dédié à l'activité externalisation de la paie
009
Effectif du département recherche et développement dédié aux
solutions Paies et RH
010
Présenter l'organisation du service client de l'activité
externalisation de la paie (type de poste, effectifs, rôle, ...)
011
Nombre d'entreprises pour lesquels vous réalisez actuellement le
type de prestation objet du cahier des charges
012
Effectifs salariés pour lesquels vous réalisez actuellement le type
de prestation objet du cahier des charges
013
Nombre d'année depuis lequel vous réalisez le type de prestation
objet du cahier des charges
014
Tous les outils utilisés en front office et back office pour produire
la prestation paie sont-ils développés et maintenus par votre
entreprise ? Sinon lesquels ne le sont pas ?
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Commentaire

Document interne

Transcription

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