FERMETURE D`UN CABINET JURIDIQUE

FERMETURE D’UN CABINET JURIDIQUE
L’objectif de la présente Ligne directrice n’est pas de remplacer le jugement
professionnel d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode fourretout de l’exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices
qui englobent des exigences juridiques, réglementaires ou relatives au Code de
déontologie, la décision d’un juriste de ne pas se conformer aux Lignes
directrices ne constitue pas en soi une indication qu’elle ou qu’il a manqué à son
devoir d’offrir un service de qualité. Parallèlement, l’utilisation de cette ligne
directrice ne garantit en rien la prestation d’un service de qualité par une avocate
ou un avocat. La prestation d’un service de qualité sera assujettie aux
circonstances particulières de chaque dossier.
Introduction
Loi sur le Barreau, art. 41
Règlement admin. no 24
Règle 2.01
Ligne directrice sur la
gestion financière
Ligne directrice sur les
technologies
Les avocates et avocats qui quittent l’exercice du droit doivent le faire dans
l’intérêt du client tout en répondant aux multiples exigences réglementaires en
vigueur au moment de la fermeture du cabinet et pendant une période
subséquente. La Ligne directrice en matière de fermeture d’un cabinet juridique
sert de guide traitant de la gestion appropriée des dossiers en activité et des
biens de clients, de l’élimination et de l’entreposage des dossiers et des
registres, des comptes en fiducie, des questions bancaires et des suggestions
ayant trait à votre personnel et à votre cabinet.
Dossiers en activité et avis de fermeture
L’avocate ou l’avocat devrait faire parvenir aux clients qui possèdent un
dossier en activité un avis indiquant :
• qu’elle ou qu’il s’apprête à quitter l’exercice du droit;
• le nom de l'avocate ou de l'avocat ou du cabinet qui a reçu ou recevra
le dossier;
• que le client et la cliente peut remettre son dossier à l’avocate ou à
l’avocat de son choix, si il ou elle le désire;
• que le client peut se présenter au cabinet et récupérer son dossier.
S’il était impossible de localiser un client ou une cliente, un avis écrit
devrait être signifié à sa dernière adresse connue.
Retrait d’une affaire
Conformément à la Règle 2.09 du Code de déontologie, une avocate ou
un avocat ne peut se retirer d’une affaire que pour des motifs valables et
après en avoir convenablement avisé son client ou sa cliente eu égard
aux circonstances.
Fin du mandat de
représentation (ANG)
L’avocate ou l’avocat qui prévoit ne pas être en mesure de clore les
dossiers en activité de ses clients avant la fermeture du cabinet se
conforme à l’avis prévu à la Règle 2.09.
Retrait des services
(ANG)
Conformément au Commentaire accompagnant la Règle 2.09(1), la
notion « d’avis convenable » varie selon les circonstances. L’avocate ou
l’avocat devrait veiller à :
• se conformer aux dispositions législatives applicables, aux règlements
judiciaires ou aux règles des tribunaux, le cas échéant;
• protéger au mieux de ses compétences les intérêts de son client ou
de sa cliente;
• ne pas abandonner le client à une étape critique ni à un moment où
son retrait le placerait dans une position désavantageuse ou
périlleuse.
Tribunaux, avis de modification de représentation
Conformément aux dispositions législatives et aux règles de procédure
applicables, l’avocate ou l’avocat devrait modifier ou rayer son nom en
tant « qu’avocate ou avocat inscrit au dossier » dans tous les dossiers
instruits devant les tribunaux.
Selon le dossier et conformément aux dispositions législatives applicables
ou aux règles de procédure propres à un tribunal précis, l’avocate ou
l’avocat peut se retirer à titre « d’avocat inscrit au dossier » :
• sur Avis de constitution d’un nouvel avocat, précisant le nom de
l’avocat ou de l’avocate à qui le dossier a été remis;
• par Ordonnance de retrait;
• par le dépôt d’un Avis d’intention d’agir en son propre nom par le
client ou la cliente.
Engagements (ANG)
Lettres-contrats
Selon la Règle 6.03(8) du Code de déontologie, l’avocat doit répondre aux
engagements qu’il a pris. Le Commentaire accompagnant la Règle
6.03(8) stipule que la personne à qui l’engagement est donné est en droit
de s’attendre à ce que l'avocate ou l'avocat qui a accepté l’engagement
l’honore personnellement.
Avant de procéder à la fermeture ou au transfert de son cabinet, l’avocate
ou l’avocat devrait :
• honorer ses engagements;
• obtenir un engagement écrit de l'avocate ou de l'avocat subséquent à
répondre aux engagements en cours;
• remettre au bénéficiaire de l’engagement initial un avis écrit pour
veiller à ce que les nouvelles dispositions de l’engagement soient
valables et satisfaisantes afin de libérer l’avocate ou l’avocat original
des obligations en l’espèce.
Lettres de rapport
Dans le cadre de l’exercice du droit, l’avocate ou l’avocat doit souscrire
une assurance-responsabilité professionnelle. En cas de fermeture
graduelle du cabinet, il incombe à l’avocate ou à l’avocat de compléter
toutes les lettres de rapport non exécutées pendant que la couverture de
l’assurance-responsabilité professionnelle est encore en vigueur.
Si l'avocate ou l'avocat compte achever soi-même les lettres de rapport,
elle ou il devrait le faire :
• avant la fermeture du cabinet;
• après la fermeture du cabinet, uniquement si l'avocate ou l'avocat
prolonge la couverture de l’assurance-responsabilité professionnelle.
Si l'avocate ou l'avocat ne compte pas compléter les lettres et que le
dossier est remis à un autre avocat, la question des lettres de rapport non
exécutées devrait être portée à l’attention de l’avocat subséquent.
Aide juridique
En matière de dossiers clos, l’avocate ou l’avocat devrait déposer ses
factures finales au bureau d’aide juridique.
Pour tout dossier en activité, l’avocate ou l’avocat devrait déposer une
facture finale des services juridiques offerts et :
• aviser par écrit le directeur régional de l’aide juridique de la fermeture
du cabinet;
• informer le client ou la cliente qu’il ou qu’elle devra solliciter auprès du
bureau d’aide juridique la nomination au dossier d’une nouvelle
avocate ou d’un nouvel avocat;
• sur autorisation du directeur régional de l’aide juridique, remettre le
dossier à l’avocate subséquente ou à l’avocat subséquent, selon les
directives du client ou de la cliente.
Pour en connaître davantage, l’avocate ou l’avocat devrait communiquer
avec le directeur régional du bureau d’aide juridique ou avec Aide
juridique Ontario.
Élimination et entreposage des dossiers et des registres
Gestion des dossiers
Gestion financière
Livres et registres
Conformément à certaines dispositions législatives et réglementaires,
l’avocate ou l’avocat doit conserver certains livres et registres de
comptabilité :
• conformément aux exigences du Barreau du Haut-Canada,
Règlement administratif no 18, article 6;
• les registres financiers généraux doivent être conservés pendant six
(6) ans;
• les registres des comptes en fiducie doivent être conservés pendant
dix (10) ans;
• conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada, les
exigences telles qu’énoncées dans la loi et ses règlements, y compris
les paragraphes 230(4) à (7) de la loi, la partie 5 800 des
Règlements et la Circulaire d’information 78-10R3.
Documents clos
Lors de la fermeture du cabinet, l’avocate ou l’avocat doit préciser la
marche à suivre au sujet des dossiers clos, surtout s’ils contiennent des
documents ou des biens qui appartiennent à un client ou à une cliente.
Transfer du dossier
à la fin du mandat
de représentation (ANG)
Biens du client
Seuls les documents qui appartiennent à l'avocate ou à l'avocat
demeurent dans les dossiers clos, notamment :
• les copies des messages, y compris les messages électroniques, les
notes de service ou toute autre note reliée aux échanges visés;
• les notes au dossier;
• le cas échéant, les copies des versions préliminaires et finales
d’ententes, à titre de preuve des directives des clients.
Avant de se départir du dossier dans le cadre de la fermeture du cabinet,
si un dossier clos contient d’importants documents ou des biens qui
appartiennent au client ou à la cliente, l’avocate ou l’avocat se conforme à
la Règle 2.07 du Code de déontologie portant sur la Conservation des
biens des clients.
Conservation ou élimination des dossiers
Élimination des dossiers
et des registres (ANG)
Il importe que l'avocate ou l'avocat conserve les dossiers clos de sa
clientèle s’il prévoit qu’ils pourraient servir dans le cadre de consultations
futures ou dans sa défense contre des allégations d’actes fautifs ou de
négligence professionnelle.
La décision relative aux dossiers à conserver et à leur période de
conservation repose sur les circonstances uniques du dossier.
• Serait-il possible de récupérer l’information contenue au dossier à
partir d’autres sources, telle que les registres du greffe ou des
tribunaux ?
• Quelle est la responsabilité professionnelle d’une avocate ou d’un
avocat en matière d’erreurs ou d’omissions et, le cas échéant, sa
période de prescription ?
Si l'avocate ou l'avocat choisit de se départir des dossiers de ses clients,
elle ou il doit s’assurer de préserver la confidentialité des renseignements
qu’ils contiennent au cours du processus de destruction ou d’élimination.
L'avocate ou l'avocat devrait examiner la possibilité de déchiqueter les
dossiers clos à l’intérieur-même des locaux du cabinet.
Malgré la fermeture du cabinet ou la retraite de l’avocate ou de l’avocat,
celui-ci ou celle-ci peut choisir de ne pas détruire les dossiers de ses
clients et de les conserver pendant une période indéterminée.
Remise des dossiers aux clients
Droits de rétention de
l’avocat
En supposant qu’il est possible de localiser les clients, l’avocate ou
l’avocat peut décider de leur remettre leurs dossiers clos. Il incombe à
l'avocate ou à l'avocat de juger s’il s’avère prudent de procéder de la
sorte, puisque :
• l’avocate ou l’avocat ne possèdera aucun registre (sauf peut-être une
photocopie du dossier) advenant une poursuite pour négligence
professionnelle ou toute autre question ou litige concernant le dossier;
• le dossier pourrait contenir des notes personnelles qui pourraient
malencontreusement susciter une polémique.
Remise des dossiers à un autre avocat
Sous réserve de la Règle 2.07 du Code de déontologie, l'avocat peut
remettre la garde des dossiers clos à un autre avocat à des fins
d’entreposage en lieu sûr.
Biens du client
Conservation des biens du client
Conformément à la Règle 2.07(1) du Code déontologie, si une avocate ou
un avocat a en sa possession des biens appartenant au client au moment
de la fermeture du cabinet, elle ou il :
• continue d’apporter aux biens de ses clients le soin qu’une ou qu’un
propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables;
• observe les lois et règlements pertinents concernant la conservation
des biens que les clients confient aux avocats;
• déploie des efforts raisonnables pour remettre au client les biens qui
lui appartiennent.
Si la cliente ou le client ne peut être localisé :
• et qu’un nouvel avocat a accepté de conserver la garde en lieu sûr
des biens du client, sous réserve des dispositions juridiques au
contraire, l'avocat peut alors procéder à la remise des objets du client
à l’autre avocat qui devra à son tour apporter aux biens du client le
même soin qu’une ou qu’un propriétaire apporterait à des biens
semblables conformément à la Règle 2.07;
• et qu’une avocate ou qu’un avocat qui n’est pas certain à qui remettre
les biens du client ou de la cliente, conformément à la Règle 2.07(6),
s’adresse au tribunal compétent et suit ses directives;
• l'avocate ou l'avocat peut conserver la garde des biens du client
conformément à la Règle 2.07 et
• l'avocate ou l'avocat avise par écrit les Services du fiduciaire du
Barreau du Haut-Canada du lieu où le client ou la cliente pourra
récupérer ses biens et
• étant donnée la fermeture du cabinet, l'avocate ou l'avocat doit faire
parvenir une lettre à la dernière adresse connue du client l’informant
des dispositions d’entreposage prises en son nom.
Testaments
Les avocates et avocats qui ont la garde des testaments de clients
(testateurs) et qui sont dans l’incapacité de localiser leurs clients actuels
ou anciens devraient par écrit :
• les informer de la fermeture ou de la vente du cabinet;
• en cas de vente ou de transfert de propriété du cabinet, les aviser du
nom, de l’adresse et du numéro de téléphone de l’avocate ou de
l’avocat qui assumera la direction du cabinet;
• solliciter leurs directives quant au transfert du testament à l’avocate
ou à l’avocat assumant désormais la direction du cabinet, à une autre
avocate ou à un autre avocat, ou à sa remise au client ou à la cliente.
Si le testament devait être remis à un avocat subséquent ou à un tiers,
l'avocate ou l'avocat devrait obtenir un document en bonne et due forme,
signé par le client et indiquant le nom de la personne à qui remettre le
testament.
L’avocate ou l’avocat qui a la garde de testaments et qui est dans
l’incapacité d’obtenir des directives de ses clients, tel que dans le cas où
ces derniers ne pourraient être localisés, devrait :
• dans le cas où une avocate ou un avocat aurait accepté la garde des
testaments et sous réserve de toute disposition législative au
contraire, les remettre à l’avocate subséquente qui devra à son tour
les conserver conformément à la Règle 2.07;
• dans le cas où l'avocate ou l'avocat ne serait pas certain à qui
remettre le testament d’un client, conformément à la Règle 2.07(6),
elle ou il déposera une requête auprès d’un tribunal compétent pour
obtenir des directives et s’y conformer;
• l'avocate ou l'avocat peut conserver la garde des testaments de ses
clients conformément à la Règle 2.07 et
• l'avocate ou l'avocat doit aviser par écrit les Services du fiduciaire du
Barreau du Haut-Canada de l’emplacement des testaments et
• étant donnée la fermeture du cabinet, faire parvenir une lettre à la
dernière adresse connue du client ou de la cliente l’informant de
l’emplacement du testament.
L’avocat ou l’avocate devrait éviter d’envoyer l’original du testament à la
dernière adresse connue d’un client à moins qu’elle ou il ne soit certain
que le client sera sur les lieux pour le recevoir.
L’avocate ou l’avocat devrait signaler l’emplacement des originaux des
testaments des clients aux Services du fiduciaire du Barreau du HautCanada en composant le (416) 947-3366 ou sans frais au 1 (800) 6687380, poste 3366.
Livres, sceaux et registres des entreprises
L’avocate ou l’avocat veille à se conformer aux exigences législatives
relatives à la garde et à l’entreposage des livres, des sceaux et des
registres des entreprises.
Si une avocate ou un avocat se demande à qui remettre les documents et
sceaux de l’entreprise, elle ou il devrait déposer une requête auprès d’un
tribunal compétent et suivre ses directives conformément à la Règle
2.07(6).
Questions reliées à la comptabilité et aux transactions bancaires
Comptes en fiducie
Vérifications ponctuelles
FAQ (ANG)
Ligne directrice sur la
gestion financière
L’avocate ou l’avocat qui possède des comptes en fiducie en activité en
date de la fermeture ou de la vente du cabinet devrait :
• imputer les fonds aux montants impayés si des honoraires et frais
judiciaires demeuraient impayés, pour lesquels un relevé a été remis
au client conformément au Règlement administratif no 18, et sauf
réclamations ou droits auxdits fonds;
• remettre les fonds au client ou à la cliente;
• remettre les fonds à l’avocate subséquente ou à l’avocat subséquent,
sur directive écrite du client.
Lorsqu’un client ne réclame aucun fonds en fiducie, n’émet aucune
directive relativement au virement de fonds en faveur d’un tiers ou lorsqu’il
ne peut être localisé, l'avocate ou l'avocat :
• conserve les fonds dans le compte en fiducie conformément aux
exigences de conservation des biens du client énoncées à la Règle
2.07 et dans toute autre disposition législative ou exigence
réglementaire;
• dépose une requête visant à remettre les fonds non réclamés au
Fonds en fiducie non réclamés du Barreau du Haut-Canada en
composant le (416) 947-3312 ou sans frais le 1 (800) 668-7380.
L’avocate ou l’avocat qui conserve des soldes dans des comptes en
fiducie suite à la fermeture du cabinet continue de se conformer aux
exigences de reddition des comptes en fiducie du Barreau du HautCanada.
L’avocate ou l’avocat ne peut procéder à la fermeture des comptes en
fiducie qu’après avoir rendu compte de tous les fonds en fiducie et que
leur solde soit remis à zéro.
Comptes généraux
Si des comptes débiteurs demeurent impayés suite à la fermeture du
cabinet, l’avocate ou l’avocat peut continuer à exploiter des comptes
généraux sur une période indéterminée.
Déclaration annuelle
Centre de service à la
clientèle
L’avocate ou l’avocat qui ferme son cabinet doit se conformer aux
exigences de reddition annuelle de comptes du Barreau du Haut-Canada.
Collecte des comptes débiteurs
Advenant la vente du cabinet ou son transfert à un autre avocat ou à une
autre avocate, l’avocate ou l’avocat peut continuer de collecter les
comptes débiteurs ou de vendre ces derniers.
Questions reliées au personnel et au cabinet
Personnel
L’avocate ou l’avocat prépare, remet et dépose tout document et effectue
tout versement prescrit par la législation relative au personnel d’un
cabinet, y compris :
• le relevé d’emploi de chaque employé;
• le montant des impôts retenus;
• le montant retenu relativement au Régime de pensions du Canada et
à l’assurance-emploi;
• le montant des cotisations versées par l’employeur.
Locaux du cabinet
Il importe que l’avocate ou l’avocat étudie les baux de location des locaux
occupés par le cabinet afin de préciser les dispositions qui s’appliquent en
matière d’annulation, de cession ou, le cas échéant, de sous-location.
Téléphone
Il importe également que l’avocate ou l’avocat se penche sur la question
relative à l’élimination des systèmes téléphoniques du cabinet, y compris :
• le transfert ou la vente des systèmes téléphoniques ou des numéros
de téléphone;
• l’annulation du service téléphonique en avisant le prestataire
approprié;
• l’annulation de toute publicité dans les Pages jaunes ou dans tout
autre annuaire, notamment :
•
Martindale et Hubbell;
•
Annuaire téléphonique des avocats et avocates de l’Ontario;
•
Canadian Law List.
Location d’équipement
L’avocate ou l’avocat doit prendre les dispositions nécessaires pour se
départir de l’équipement loué conformément aux dispositions du contrat
de location, notamment :
•
•
•
•
•
•
systèmes informatiques;
dictaphones;
déchiqueteurs;
photocopieurs;
télécopieurs;
systèmes téléphoniques.
Meubles et équipements de bureau usagés
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de vendre ses
meubles et équipements usagés à des commerçants spécialisés en la
matière.
Bibliothèque juridique
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de vendre le contenu
de sa bibliothèque juridique à des libraires de livres usagés ou dans le
cadre d’une vente privée.
Annuaire de l’édifice et enseignes
L’avocate ou l’avocat devrait penser à retirer sa raison sociale ou son nom
de l’annuaire de l’édifice et des enseignes où il apparaît.
Raison sociale du cabinet
L’avocate ou l’avocat devrait examiner :
• la Règle 3.02(3) du Code déontologie qui stipule qu’une avocate ou
un avocat qui acquiert une clientèle peut, pendant une période
raisonnable, établie entre 12 et 18 mois environ, inscrire les mots
« successeur/successeure de__________ » en caractères discrets
sous son nom, et
• la Règle 3.02(7) qui stipule qu’une avocate, un avocat ou un cabinet
ne peut acquérir ou utiliser une raison sociale qu’à moins de l’acquérir
en même temps que la clientèle d’un membre décédé ou retraité qui a
exercé la profession juridique sous cette raison sociale.
Avis de modification
ARCPA
Assurance
(ARCPA)
responsabilité
civile
professionnelle
des
avocats
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’aviser l’Assurance
responsabilité civile professionnelle des avocats (ARCPA) de la
fermeture prochaine du cabinet, préférablement quelque soixante (60)
jours avant la date de fermeture. Une fois les clefs dans la porte, l’avocate
ou l’avocat devrait évaluer ses besoins en assurance.
Selon les circonstances, on conseille parfois aux avocates et aux avocats
de souscrire une assurance supplémentaire visant à les protéger en cas
de réclamation subséquente à la fermeture du cabinet.
Les avocates et avocats devraient communiquer avec l’ARCPA au (416)
598-5899 ou sans frais au 1 (800) 410-1013 pour examiner les options qui
leur sont offertes.
Avis au Barreau du Haut-Canada
Quelques temps avant la fermeture du cabinet, l'avocate ou l'avocat
devrait aviser par écrit le Barreau du Haut-Canada de la réduction
progressive de ses activités, de la raison de la fermeture du cabinet et de
l’adresse de réexpédition.
Conformément au Règlement administratif no 15, les avocates et
avocats âgés de plus de 65 ans peuvent continuer de demeurer membres
du Barreau du Haut-Canada sans obligation de verser la cotisation
annuelle.
Boîtes postales aux greffes, aux palais de justice et aux centres
d’échange de documents
Il importe que l’avocate ou l’avocat prenne les dispositions nécessaires
pour libérer les boîtes postales occupées aux différents greffes, aux palais
de justice ou aux centres d’échange de documents et leur indique une
adresse de réexpédition.
Souscriptions et publications
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’annuler certaines
souscriptions et d’aviser les maisons d’édition de tout changement
d’adresse.
Affichage d’avis
On conseille aux avocates et aux avocats de préparer un court avis
traitant de la fermeture du cabinet et de l’afficher dans un endroit
approprié ou le faire paraître sur un babillard électronique :
• dans l’annuaire d’un immeuble à bureaux;
• sur la porte du cabinet;
• au Bureau du shérif;
• aux bureaux d’enregistrement des titres;
• dans tous les greffes de la région d’exercice normal du droit;
• à la bibliothèque de l’association juridique de comté;
• au bureau du greffier;
• aux bureaux de la Cour d’appel;
• sur des babillards électroniques;
• sur des sites Web et leurs liens;
•
dans les journaux régionaux.
Réexpédition du courrier et du courriel
On conseille aux avocats d’informer le bureau de poste, le directeurgérant de l’immeuble et les bureaux avoisinants de l’adresse de
réexpédition.
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’exploiter
brièvement un service courriel programmé pour répondre
automatiquement aux messages électroniques et aviser l’expéditeur de la
fermeture du cabinet.
Affiliations
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de résilier ou de
modifier son statut dans le cadre d’affiliations à divers organismes ou
groupes professionnels.
Divers
Procurations
L’avocate ou l’avocat nommé à titre de procureur conformément à un acte
de procuration devrait comprendre que, sous réserve des dispositions
précises de l’acte précité, cette nomination conserve pleine force et effet
nonobstant le fait qu’elle ou qu’il continue à exercer le droit ou non.
L’avocate ou l’avocat qui désire cesser d’agir à titre de procureur aux fins
de l’acte de procuration devrait communiquer avec le client ou la cliente
en question et obtenir de nouvelles directives.
Notaires et commissaires aux affidavits
L’avocate ou l’avocat devrait examiner les textes législatifs pertinents
traitant des commissaires aux affidavits et des notaires, notamment la Loi
sur les commissaires aux affidavits, L.R.O. 1990, c.C.17 et la Loi sur
les notaires, L.R.O. 1990, c.N6.
L’avocate ou l’avocat qui a cessé d’exercer le droit devrait éviter d’offrir
des conseils à caractère juridique lorsqu’elle ou il agit à titre de
commissaire aux affidavits ou de notaire.
Une avocate ou un avocat qui n’exerce plus le droit peut continuer à agir
en qualité de notaire conformément à la Loi sur les notaires en autant
que son statut aux yeux du Barreau du Haut-Canada soit en règle.
L'avocate ou l'avocat doit décider de sa capacité à agir en tant que notaire
à la lumière de la loi précitée.
L’avocate ou l’avocat qui n’exerce plus le droit peut agir en qualité de
commissaire aux affidavits en autant qu’elle ou il n’offre aucun conseil à
caractère juridique et qu’elle ou il ne remplit ces fonctions
qu’occasionnellement et à titre de service envers la collectivité.
Conformément à la Loi sur les commissaires aux affidavits, les
avocates et les avocats sont des commissaires d’office en autant qu’elles
ou ils soient habilités à exercer le droit en Ontario.