Comment faire face à un contrôle URSSAF

Comment faire face à un contrôle URSSAF ?
L’annonce d’un contrôle Urssaf s’accompagne souvent, à tort ou à raison, de quelques appréhensions.
Il est vrai qu’en raison d’une réglementation sociale devenue au fil du temps si complexe,
les entreprises finissent par douter, en toute bonne foi, de leur conformité.
De plus, les inspecteurs du recouvrement disposent de pouvoirs de contrôle très étendus
et d’une confortable marge de manœuvre dans l’interprétation des textes.
Les inspecteurs ont un droit d'entrée et de visite
Les employeurs peuvent faire l'objet d'un contrôle du paiement des cotisations dues au titre des salariés qu'ils emploient.
Cette vérification ne peut porter que sur les trois dernières années. Les inspecteurs du recouvrement - assermentés et tenus au
secret professionnel - ont un droit d'entrée et de visite.
Ils peuvent exiger la communication de tous les documents relatifs aux salariés : bulletins de salaire, livre de paie, déclarations
Urssaf, contrats de travail, etc.
Ils peuvent interroger les salariés, même en dehors de la présence de l'employeur. Leur but est de vérifier que les déclarations
sont correctement effectuées.
En cas d'erreur, le contrôleur opère un redressement, ou établit une simple notification d'observation.
L'obligation de prévenir l'employeur
Depuis le décret du 28 mai 1999, les contrôleurs de l'Urssaf sont tenus d'avertir officiellement l'entreprise du contrôle qu'ils vont
engager.
Ils doivent donc vous adresser une lettre recommandée, avec accusé de réception, pour vous prévenir de la date fixée. Cette
formalité n'est pas requise lorsque la recherche porte sur le travail clandestin (voir l'encadré ci-dessous).
La date de la première visite figure sur l'avis de contrôle. Elle ne peut être antérieure au délai prévu par La Poste pour la remise
de la lettre recommandée, c'est-à-dire quinze jours.
Si vous retirez le courrier dans les délais, l'agent effectuera sa visite à la date prévue.
Si vous n'êtes pas disponible ce jour-là, nous vous conseillons d'appeler l'inspecteur, qui acceptera en principe de décider d'une
autre date.
Attention, si vous ne retirez pas l'avis, l'Urssaf peut procéder à la visite, sans avoir à vous adresser un second recommandé.
Le contrôle à l'improviste est possible en cas de travail clandestin
Lorsque le contrôle a lieu dans le cadre de l'article L. 324-12 du Code du travail, qui réprime le travail clandestin, les agents ne
sont pas soumis à l'obligation d'adresser un avis de contrôle.
Cela paraît en effet évident, tant l'intérêt de ce type de contrôle réside dans son caractère impromptu. Le contrôle peut avoir
lieu à n'importe quelle heure en fonction des horaires de l'entreprise.
Lorsqu'une infraction est relevée, elle est constatée et donne lieu à un procès-verbal, qui est transmis au parquet pour les suites
à donner en matière pénale.
Six bons réflexes en cas de visite
Qui dit visite surprise... dit pas de parade possible ou presque. La première précaution est de donner pour consigne au
personnel de vous contacter.
Ensuite, c'est juste une question de bon sens...
1. Allez sur place.
Même si la femme de ménage est seule présente, les opérations peuvent se dérouler. Toutefois, quelle que soit la procédure
dont l'entreprise fait l'objet, le dirigeant peut se rendre sur place, ou donner des instructions, ou encore déléguer une personne
de confiance. Les agents préfèrent souvent attendre l'arrivée d'une personne compétente.
2. Exigez le justificatif de la visite.
Mieux vaut montrer qu'on connaît ses droits. Aussi, n'hésitez pas à demander les documents qui justifient une telle irruption
dans votre entreprise.
3. Vérifiez l'identité des agents.
Une sécurité élémentaire et un moyen d'indiquer que, vous aussi, vous connaissez les règles...
4. Faites le moins de commentaires possible.
Vos propos ou ceux tenus par les salariés présents peuvent être retenus contre vous.
5. Evitez de faire preuve de trop de "résistance ".
Vous risquez d'être accusé d'opposition à fonction ou pire d'opposition à contrôle.
La punition encourue ? Une lourde amende, voire une peine d'emprisonnement.
6. N’Emettez pas de réserves sur le procès-verbal.
A la fin de la visite, un procès-verbal est rédigé sur-le-champ par les agents (qui sont équipés d'ordinateurs portables).
Mieux vaut ne pas signer ou émettre de réserves. Il sera ainsi plus aisé de contester par la suite.
L'attitude à adopter
Vous devez accueillir l'inspecteur et lui fournir les moyens matériels à l'accomplissement de son travail.
Lui-même ne peut utiliser sans votre accord le matériel de l'entreprise : téléphone, fax, photocopieuse... Il n'a pas le droit non
plus de forcer les portes ou placards pour s'emparer de documents, ni de sortir les dossiers de l'entreprise sans votre
autorisation.
Nous vous conseillons d'être présent, bien que vous puissiez donner mandat à un tiers pour vous représenter lors du contrôle.
Soyez clair dans vos explications et fournissez tous les justificatifs qui vous sont demandés. Vous n'avez toutefois pas à présenter
votre agenda privé, ni des documents confidentiels.
Le contrôle sur pièces
L'Urssaf est autorisée à procéder, à l'intérieur même de ses locaux, à un « contrôle sur pièces », mais seulement pour les
entreprises occupant au plus 9 salariés.
Pour faciliter le travail de l'Urssaf, une procédure de contrôle sur pièces a été mise en place, c'est-à-dire un contrôle se
déroulant dans les locaux de l'Urssaf et non dans ceux de votre entreprise.
Cette procédure est toutefois réservée au contrôle des plus petites entreprises, celles occupant 9 salariés au plus.
Mais attention !
Le contrôle sur pièces est une procédure de contrôle Urssaf à part entière. Elle ouvre donc droit aux mêmes garanties que celles
qui ont cours en matière de contrôle sur place.
Si vous êtes concerné par cette procédure, l'Urssaf peut vous demander de lui communiquer certains documents sociaux,
fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même.
Important : si vous omettez de transmettre les éléments demandés par l'Urssaf ou si l'examen des pièces impose d'autres
investigations, cette procédure particulière de contrôle sur pièces prendra fin par la production d'un document vous informant
de la mise en œuvre d'une procédure de contrôle sur place, forcément beaucoup plus lourde.