cahier des charges logiciel marché publics

Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois
ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES
PUBLICS
Cahier des Charges
Marché Public de services
Marché passé selon la procédure adaptée –art 28 du CMP
Maître d’ouvrage :
CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois
6, impasse de la colombe
54170 COLOMBEY LES BELLES
Tel : 03.83.52.08.16
Fax : 03.83.52.85.25
Président : Christian DAYNAC
Date limite de réception des offres : 08 JUIN 2012 A 16H00
CCPSCT – cahier des charges pour l’acquisition de logiciels de comptabilité publique –
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1. IDENTITE DE LA STRUCTURE
La communauté de communes du Pays de Colombey et Sud Toulois, située en Meurthe et Moselle ,
constituée de 40 communes, et compte 12 520 hab.
Nombre d’agents au 30/04/2012
17 CNRACL et 10 agents IRCANTEC
14 contrats aidés
6 élus percevant des indemnités
Personnels saisonniers en saison estivale= 5
BP 2012
DEPENSES
RECETTES
FONCTIONNEMENT
6 052 963,91 €
6 052 963,91 €
INVESTISSEMENT
3 496 710,16 €
3 496 710,16 €
TOTAL
9 549 674,07 €
9 549 674,07 €
Les compétences de la communauté de communes : développement économique avec des actions
soumises à déclaration de TVA (taux de TVA distincts) ; gestion des OMR (TEOM),
développement touristique et culturel (en régie sans personnalité morale), habitat (rénovation de
logements locatifs et gestion d’un parc immobilier), développement social.
2. OBJET DE LA CONSULTATION
Acquisition de logiciel pour la gestion des marchés publics
Les objectifs du produit :
– Garantir le respect de la réglementation de la commande publique,
– Homogénéiser les documents,
– Assurer la confidentialité de l’accès aux données,
– Optimiser le processus de passation des marchés en améliorant la productivité des
opérateurs.
- utilisation pédagogique et ergonomique du produit
1. Caractéristiques fonctionnelles du logiciel
Le logiciel devra permettre :
a) De gérer les différentes formes de marchés publics et d’assurer une gestion sécurisée de
l’ensemble des procédures,
b) Aux utilisateurs d’exprimer toutes leurs demandes d’achats dans le logiciel,
c) De recenser les besoins de l’ensemble des services en assurant un contrôle des seuils
de procédures en fonction des demandes d’achat recensées,
d) D’éditer des statistiques et tableaux de bord,
e) De saisir, analyser et comparer les offres, d’éditer des bordereaux de prix,
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f) De rédiger les pièces administratives des différents types de marchés publics, travaux,
fournitures et services,
g) De produire les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises
(DCE) :
– Acte d’engagement
– Cahier des Clauses Administratives Particulières
– Règlement de la consultation
– Documents simplifiés pour les MAPA
– Formulaires types
h) D’enregistrer les caractéristiques de chaque marché,
i) De consulter et d'éditer les marchés, et de connaître l'état d'avancement de la procédure,
j) De préparer les avis d'appel public à la concurrence,
k) De mémoriser les dates clés des différentes étapes de la procédure, y compris le
renouvellement des marchés à la fin de validité de ceux-ci,
l) De gérer les informations concernant les entreprises,
m) De gérer les commissions d’appel d’offres et les jurys de sélection des offres,
n) D’éditer les procès-verbaux de sélection,
q) D’offrir une interface d’administration afin de gérer des niveaux d’habilitation
correspondant à l’organisation interne de l’EPCI et de prévoir des accès limités
2. Spécifications techniques du logiciel
Le candidat précise dans son offre les informations techniques permettant de qualifier les prérequis nécessaires à l’installation et à l’intégration de sa solution au sein de
l’environnement informatique de l’EPCI .
3. Installation et mise en service du logiciel
L’installation du logiciel, sur la plate forme matérielle fournie par le maître d’ouvrage, est du
ressort du titulaire du marché.
Le titulaire effectue toutes les opérations de paramétrage du logiciel .
Le titulaire fournit au responsable informatique une documentation technique décrivant ces
opérations de paramétrage et de configuration d’installation.
Il assure la mise en service régulier du logiciel, après une assistance au démarrage.
4. Maintenance du logiciel
Une proposition de contrat de maintenance doit être jointe dans l’offre du candidat, comprenant
la maintenance corrective, adaptative et évolutive.
Une assistance technique sera mise en place par « hot line ».
5.Formation des utilisateurs
Le titulaire assure l’ensemble des formations initiales des utilisateurs du logiciel marchés.
Le nombre d’utilisateurs est estimé à une dizaine environ la première année.
Le titulaire fournit tous les supports de formation nécessaires en autant d’exemplaires que de
participants aux formations.
6. assistance
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Une assistance « hot ligne » est demandée au titulaire afin de répondre dans un délai de 2 heures
aux problèmes juridiques et /ou techniques liés au logiciel .
7. Mise à jour
Les mises à jour régulières du logiciel en fonction de l’évolution de la règlementation des marchés
publics sont obligatoires .
Dans le cadre de l’évolution des procédures, il sera nécessaire de prévoir la gestion
dématérialisée des marchés publics,
Le déroulement d’une procédure de consultation dématérialisée doit permettre :
– Mise en ligne du DCE;
– Retrait du DCE par les candidats ;
– Echanges avec les candidats ;
– Dépôt des plis des candidats ;
– Retrait des plis par le maître d’ouvrage ;
– Ouvertures des plis par le maître d’ouvrage;
CONSIDERANTS :
Formation sur l’ensemble des agents en poste et les nouveaux agents
Assistance téléphonique garanti dans un délai de 2 h
Mise à jour régulière en fonction des évolutions réglementaires
Accès sécurisé pour le serveur informatique
Accès limité par poste défini (validation hiérarchique)
3.LES PIECES A FOURNIR
-
une lettre de candidature (DC1)
Acte d’engagement signé (DC3)
le règlement de consultation signé
la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2)
le cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les
représentants légaux
le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,)
l’offre technique détaillée et les considérants techniques pour le matériel informatique
le calendrier de réalisation
l’offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement
tout élément ou proposition complémentaire
CONFIDENTIALITE et PROPRIETE INTELLECTUELLE
Les informations concernant les candidats seront tenues confidentielles.
Colombey les Belles, le 23 mai 2012
Date, nom, signature et cachet du candidat
(avec mention « LU ET APPROUVE »)
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Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois
ACQUISITION DE LOGICIEL GESTION DES MARCHES PUBLICS
Règlement de consultation
(RC)
Marché Public de prestations de services
Marché passé selon la procédure adaptée –art 28 du CMP
Date limite de réception des offres : le 08 juin 2012 à 16 H 00
Maître d’ouvrage :
CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois
6, impasse de la colombe
54170 COLOMBEY LES BELLES
Tel : 03.83.52.08.16
Fax : 03.83.52.85.25
Président : Christian DAYNAC
.
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1 – Organisme qui passe le marché :
Communauté de communes de Pays de Colombey et du Sud Toulois
6 impasse de la Colombe – BP12 – 54170 COLOMBEY LES BELLES
2 – Mode de passation :
Marché passé selon une procédure adaptée (article 28 du CMP) et pourra faire l’objet de
négociations.
4 – Lieu d’exécution :
6 impasse de la Colombe – BP12 – 54170 COLOMBEY LES BELLES
5 – Objet de la consultation
Acquisition de logiciel de GESTION DE MARCHES PUBLICS
6 – Décomposition de la consultation
L’offre sera présentée par une seule entreprise ou par un groupement. En cas de
groupement, sa forme juridique est le groupement solidaire.
Les candidats peuvent présenter une offre, soit en qualité de candidats individuels, soit
en qualité de membres d’un ou plusieurs groupements.
7 – Conditions de la consultation
7.1 – Durée du marché :
Pas de reconduction du marché.
7.2 – Variantes et sous-traitance :
Les variantes ne sont pas autorisées.
Toute sous-traitance devra être préalablement acceptée.
La consultation est lancée sous la forme d’une procédure adaptée en application de
l’article 28 du Code des Marchés Publics.
7.3 – Délai de validité des offres :
Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de
réception des offres.
7.4 Délai d'exécution du marché
8 – Modalités financières
8.1 – Prix :
Les prix sont réputés fermes .
8.2 – Mode de règlement :
Virement par mandat administratif.
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8.3 – Délai global de paiement :
Le paiement interviendra dans un délai de 30 jours suivant la réception de la facture.
8.4 – Avances :
Sans objet.
9 – Dossier de consultation
9.1 – Documents remis aux candidats :
- le présent règlement de consultation
- le cahier des charges
9.2 – Conditions de remise des dossiers de consultation
Le dossier de consultation est remis au aux candidats qui en font la demande, soit par
courrier, soit par téléphone, par télécopie ou par mail auprès de la :
Communauté de communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois
BP 12 – 6 Impasse de la Colombe
54170 COLOMBEY LES BELLES
Le dossier est également téléchargeable sur le site de la Collectivité : www.payscolombey-sudtoulois.fr.
Le dossier est mis en ligne sur le site de « marché one line ».
10 – Dossier à fournir par le candidat
10.1 - Liste des documents à fournir par le candidat (ces documents seront acceptés
sans modifications, datés, tamponnés et signés, par les représentants légaux):
une lettre de candidature (DC1)
extrait K BIS
attestations d’assurance
Acte d’engagement signé (DC3)
la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2)
le cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les
représentants légaux
le règlement de consultation signé
le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,)
l’offre technique détaillée et les considérants techniques pour le matériel
informatique
le calendrier de réalisation
l’offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement
tout élément ou proposition complémentaire
L’absence d’une de ces pièces est éliminatoire.
11 – Conditions de remise des offres
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L’offre devra être parvenue au plus tard le VENDREDI 08 juin 2012 à 16h00 :
soit par courrier recommandé avec accusé de réception à la Communauté de
communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois, 6 impasse de la Colombe, BP 12 –
54170 COLOMBEY LES BELLES
soit être remise directement contre récépissé à la même adresse
Le pli portera impérativement le nom du candidat et l’indication de l’opération à laquelle il
se rapporte :
-
« ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DE MARCHES PUBLICS
Nom de l’entreprise : « xxx » - NE PAS OUVRIR
» -
Les dossiers qui seraient remis ou dont l’avis de réception serait délivré après la date et
l’heure limites fixées, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus.
12 – Critères de jugement des offres
Le pouvoir adjudicateur élimine les offres non conformes à l’objet du marché, au cahier
des charges ou au présent règlement de consultation.
Critères de pondération :
- Coût global de l’offre : 60 points
- Compétences techniques du logiciel proposé : 25 points
- Assistance et conseils: 10 points
- Qualifications et références du prestataire: 5 points
Le Classement des offres
Une note est attribuée à chaque offre. Cette note peut aller de 1 à N, N étant égal au nombre
d’offres retenues suite à l’ouverture des plis. L’offre classée première obtient la note maximale
N, l’offre classée deuxième obtient la note N-1, …, l’offre classée dernière obtient la note
minimale 1.
Notation du coût global = 60 points
La notation de l’offre du candidat sera effectuée à l’aide de la formule :
N(i) = 60 x (P(m) / P(i))
Avec :
N(i) : la note attribuée au prix du candidat
P(i) : le prix de l’offre du candidat
P(m) : le prix de l’offre la moins disante
Compétences techniques du logiciel proposé = 25 points
-
Descriptif technique du logiciel
Ergonomie , pédagogie et accessibilité
Adéquation avec les recommandations techniques décrites dans le cahier des charges
Notation du critère « assistance et conseils »= 10 points
_ Moyens humains et techniques utilisés
_ Délais d’intervention : un délai supérieur au délai fixé dans le cahier des charges se verra
attribuer comme note 0.
Notation du critère « références »= 5 points
- Références et autres produits dans le domaine concerné
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13 – Avis de publication
Date de publication sur le site de la communauté de communes et sur le site marché on
line : 23 mai 2012
Date d’envoi à la publication : 23 mai 2012
14 – Renseignements complémentaires
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de :
GOUERY Pascaline –BP12 – 6 impasse de la Colombe – 54170 Colombey les Belles
℡ 03 83 52 08 16
03 83 52 85 25
Mail : [email protected]
Colombey les Belles, le 18 mai 2012
Date, nom, signature et cachet du candidat
(avec mention « LU ET APPROUVE »)
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