Répertoire Opérationnel des Ressources 1. Objet du présent guide

Répertoire Opérationnel des Ressources
Peuplement de l’Offre de Soins
Guide de saisie de la Fiche UO
1. Objet du présent guide de saisie
Cette note explicative est destinée aux référents et correspondants métier, elle vous aide à remplir
plus précisément les différents champs de saisie de la fiche UO (Unité Opérationnelle).
L’ordre de la saisie des données n’a aucune importance, l’important étant de remplir l’ensemble des
champs de saisie obligatoires.
2. Définition des champs
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Nom de l’UO [CHAMP OBLIGATOIRE] : Il s’agit d’indiquer le nom d’usage complet de l’UO
pour laquelle vous saisissez la fiche. Exemple : « Accueil urgences pédiatriques »
Le type d’UO [CHAMP OBLIGATOIRE] : il s’agit de l’élément le plus important de cette fiche
car c’est en s’appuyant sur ce champ que se réalisera la recherche par Orientation (par
exemple depuis le SAMU).
Identifiez le type d’UO en vous aidant des filtres par disciplines et par spécialités. Les
différents types d’UO sont prédéfinis dans une liste « Nomenclature type d’UO », il faut
simplement sélectionner votre type d’UO.
Numéro de téléphone du contact médical [CHAMP OBLIGATOIRE si le champ « Poste
de soins » n’est pas complété]: Il s’agit du numéro de téléphone du médecin, il peut être
soit le numéro direct, soit le numéro du service. Ce numéro doit être accessible depuis
l’extérieur et en adéquation avec le planning indiqué pour l’UO en cours de saisie. Exemple :
si l’UO est ouverte 24h/24, 7j/7, le numéro renseigné doit toujours fonctionner c’est-à-dire qu’il
doit toujours y avoir une personne répondant aux appels.
Bip : il s’agit du numéro de bip du médecin et/ou responsable de l’UO
Poste de soins [CHAMP OBLIGATOIRE si le champ «Numéro de téléphone du contact
médical » n’est pas complété]: Il s’agit du numéro de téléphone du bureau des infirmiers. Il
pourra être renseigné en lieu et place du numéro du médecin si par le biais de celui-ci le
médecin est joingnable.
Patientèles [CHAMP OBLIGATOIRE]: il s’agit d’indiquer la tranche d’âge des patients pris en
charge par l’UO : les patients de moins de 28 jours, de moins de 2 ans, de moins de 15 ans et
de plus de 15 ans. Par exemple si l’UO ne prend en charge que les patients âgés de plus de 2
ans, cochez les cases « - 15 ans » et « + 15 ans ».
Aptitudes [CHAMP CONSEILLE]: ce champ vise à définir les aptitudes supplémentaires
et/ou complémentaires offertes par l’UO. Elles permettent de renseigner les moyens médico
techniques disponibles et spécifiques pour une UO.
La saisie d’une aptitude se fait par auto-complétion (saisie des 3 premiers caractères 
proposition d’une liste d’aptitudes) dans le champ « saisir une aptitude ».
Il est possible de renseigner plusieurs aptitudes. Celles-ci apparaissent dans le champ « liste
des aptitudes saisies ».
Afin de vous aider, une liste des aptitudes est disponible en PDF et exportable depuis le ROR.
Niveaux d’autorisation : ce champ de saisie ne concerne pas toutes les UO, seule la
maternité est concernée. Il existe plusieurs niveaux d’autorisation : niveau 1, niveau 2a,
niveau 2b, niveau 3. Si vous êtes concerné, il vous suffit de sélectionner le niveau
correspondant à votre UO.
Poste du contact médical : Précisez le numéro du poste du contact médical. Il s’agit d’un
numéro à 5 chiffres maximum, uniquement accessible via le standard.
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Commentaire du contact médical : ce champ est destiné à apporter des informations
complémentaires, il peut par exemple être utilisé pour lister des aptitudes non trouvées dans
la nomenclature (ex : pathologie rare du sommeil, bilan allergologique respiratoire, etc…)
Responsable [CHAMP CONSEILLE] : Précisez les coordonnées du responsable de l’UO.
Remarque : une évolution de l’application est en cours pour vous permettre d’avoir une
assistance à la saisie basée sur les personnes déjà saisies pour d’autres UO, ou présentes
dans l’annuaire régional. Cette fonctionnalité sera disponible en mai 2012.
Localisation [CHAMP OBLIGATOIRE] : il s’agit de renseigner les coordonnées de l’entité
géographique dont dépend l’UO (adresse, commune, téléphone du standard, le fax standard.)
A noter, lors de la saisie d’une adresse, les coordonnées des UO préalablement saisies dans
la même entité géographique seront proposées comme aide à la saisie. Pour cela cliquez sur
l’icône afin d’insérer automatiquement l’adresse choisie dans les champs de saisie.
Adresse complémentaire : il s’agit ici, de définir plus précisément l’adresse de l’UO : numéro
de l’étage, aile …)
Téléphone de l’accueil : précisez le numéro de l’accueil du service
Téléphone direct SAMU : C’est le numéro de téléphone que peut composer le SAMU. Il est
généralement proposé pour une UO de Réanimation par exemple.
Modalité de contact, commentaire : ce champ est destiné à apporter des informations
complémentaires sur les modalités de contact ou les coordonnées de l’UO. Par exemple,
« après 21h, appelez directement le standard. »
Modalités d’accueil des enfants en l’absence d’urgence pédiatrique : éléments
permettant la prise en charge des enfants (matériel et moyen dont on dispose …) en
attendant de pouvoir transférer le patient vers une structure offrant une UO d’accueil urgences
pédiatriques
Planning d’ouverture [CHAMP OBLIGATOIRE] : définit les horaires d’ouverture de l’UO.
Remarque : une fois la saisie de votre UO terminée, n’oubliez pas d’enregistrer sans quoi cela
entraine la perte des données.
Vous avez deux possibilités :
 Cliquez sur «enregistrer et mettre en attente», si vous souhaitez revenir ultérieurement pour
compléter une information, cette fonction vous permet d’enregistrer votre UO même si tous les
champs obligatoires ne sont pas encore renseignés.
 Sélectionnez « enregistrer et finaliser », si vous avez terminé le renseignement de la fiche de
pôle. Cette UO sera alors éligible pour une validation de votre direction d’établissement.
3. Contacts
Mauranne FUNCK
Responsable de la cellule gestionnaire du ROR
03 57 29 05 02
[email protected]
Olivier CROISSANT
Chef de projet du ROR
03 83 97 13 77
[email protected]
4. Guide SAISIE PLANNING
Cliquez sur le lien «définir un planning d’ouverture». La fenêtre ci-dessous apparaît alors ; (impr
écran)
- Définissez la typologie d’une semaine type de l’UO ;
1.Cochez «24h/24 7j/7», si votre UO est ouverte en permanence ;
2.Cochez «Autres» pour personnaliser le calendrier ;
3.Cochez «copier un planning» pour définir le même calendrier spécifié préalablement pour une autre
UO
En premier lieu, il convient de sélectionner un calendrier de type 24h/24 7j/7, afin de pouvoir le
modifier à votre grès.
- Un calendrier s’affiche mentionnant les horaires d’ouverture des futures semaines ;
Vous ne pourrez pas modifier les horaires définies pour les semaines passées.
(impr écran)
- Vous avez la possibilité de :
- Fermer une semaine, en sélectionnant l’icône (impr écran). La semaine fermée est alors indiquée
en rouge ;
- Accéder aux horaires détaillés de la semaine, en survolant l’icône (impr écran).
- Cliquez sur « enregistrer »
Personnalisation du planning de l’UO :
- Sélectionnez « modifier le planning d’ouverture », puis « autres » ;
- Un planning hebdomadaire apparaît à l’écran ;
- Indiquez alors les jours/heures de fermeture de l’UO en cliquant et glissant sur les plages horaires à
fermer.
- Vous avez également la possibilité de :
> Fermer une journée complète en cliquant sur l’icône (impr écran). ;
> Ré-ouvrir une journée complète en sélectionnant l’icône (impr écran).
Copier un planning :
- Saisissez le nom d’une UO ‐précédemment créée‐de laquelle vous souhaitez copier le planning.
La saisie se fait par auto‐complétion ;
- Cliquez sur le bouton «suivant».
- Choisissez alors la semaine du planning de l’UO que vous souhaitez copier, puis cliquez sur le
bouton «enregistrer»;
- Le planning général s’affiche ;
- Vérifiez que celui‐ci correspond au planning de l’UO en création. Si tel est le cas, sélectionnez
«sauvegarder». (impr écran).