septembre 2014 - College Employer Council

Colleges of Applied Arts and Technology
Collèges d’arts appliqués et de technologie
JIC
CMA
Support Staff Joint Insurance Committee
Comité mixte des assurances
Personnel de soutien
MEETING NOTES
COMPTE RENDU
Tuesday, September 23, 2014 – 10:30 a.m.
The Council
20 Bay Street, Toronto
Le mardi 23 septembre 2014, 10 h 30
Le Conseil
20, rue Bay, Toronto
UNION:
Co-Chair, Janice Hagan (Seneca – Local 561)
Richard Belleau (Confederation – Local 731)
Daniel Brisson (Boreal – Local 672)
Mary Cator (Sheridan – Local 245)
Kim MacPherson (OPSEU)
SYNDICAT :
Coprésidente, Janice Hagan (Seneca, Section 561)
Richard Belleau (Confederation, Section 731)
Daniel Brisson (Boréal, Section 672)
Mary Cator (Sheridan, Section 245)
Kim MacPherson (SEFPO)
MANAGEMENT:
Co-Chair, Stephen Lee Kam (Council)
Mary Hofweller (Council)
Kelly Morrow (Humber)
Yuliya Gopaul (Council)
EMPLOYEUR :
Coprésident, Stephen Lee Kam (Le Conseil)
Mary Hofweller (Le Conseil)
Kelly Morrow (Humber)
Yuliya Gopaul (Le Conseil)
MORNEAU SHEPELL:
Anne Stevenson –Schramm
MORNEAU SHEPELL :
Anne Stevenson-Schramm
SUN LIFE:
Ron Kalbfleisch
Sandy McKittrick
SUN LIFE :
Ron Kalbfleisch
Sandy McKittrick
REGRETS:
Jim Garner (Niagara)
Melissa Folkard (Conestoga)
ABSENCES :
Jim Garner (Niagara)
Melissa Folkard (Conestoga)
Stephen Lee Kam
meeting to order.
À la demande de Stephen Lee Kam (coprésident),
l’assemblée est ouverte.
(Co-Chair) called the
1. Annual Premium Rate Renewal
1.
RAJUSTEMENT PONCTUEL – TAUX DES PRIMES
Recommendations from Sun Life and
Morneau Shepell, relating to premium
rate adjustments, effective February 1,
2015, were reviewed by the Committee.
The
joint
recommendation
of
Management and OPSEU will be
forwarded to the Human Resources
Steering Committee (HRSC) and the
Management Board of Council for their
consideration and approval.
Les membres du comité examinent les
recommandations de Sun Life et de Morneau
Shepell au sujet du rajustement du taux des
primes qui entrera en vigueur le 1er février
2015.
La
recommandation
formulée
conjointement par l’employeur et le SEFPO sera
acheminée au Comité directeur des ressources
humaines (CDRH) et au conseil de gestion du
Conseil pour étude et approbation.
Sun Life will provide their response to the
consultant’s recommendations.
Sun Life répondra aux recommandations de la
conseillère.
After discussion of OPSEU’s previous
recommendation
for
an
ad
hoc
adjustment to LTD benefit payments, it
was agreed not to proceed with the
Après avoir discuté de la recommandation
visant à apporter un rajustement ponctuel aux
prestations d’ILD, que le SEFPO avait
précédemment proposée, il est convenu qu’un
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September 23, 2014
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adjustment at this time.
2. AGENDA
There were
Agenda.
three
additions
Compte rendu – CMA Personnel scolaire
Le 23 septembre 2014
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rajustement ne serait pas effectué pour le
moment.
to
the
2. ORDRE DU JOUR
Trois points sont ajoutés à l’ordre du jour.
3. DISCLAIMER STATEMENT
“The Union does not accept the
Meeting Notes as a complete and
accurate record of the meeting”.
3. DÉCLARATION DE DÉSISTEMENT
« Le Syndicat ne considère pas que le
compte rendu donne un rapport complet et
exact de la réunion. »
4. REVIEW OF THE JUNE 24, 2014
MEETING NOTES
There were no changes to the Notes.
4. EXAMEN DU COMPTE RENDU DE LA
RÉUNION DU 24 JUIN 2014
Aucune modification n’est apportée au compte
rendu.
5. LEGISLATIVE
AND
GENERAL
UPDATES
There were no legislative updates to
report at this time.
5. LE POINT SUR LA LÉGISLATION/LES
QUESTIONS GÉNÉRALES
Aucune mise à jour législative n’est effectuée.
Sun Life noted the following:
Sun Life souligne ce qui suit :
New Brunswick Provincial Drug Plan
Sun
Life
continues
to
monitor
developments with New Brunswick’s
Prescription and Catastrophic Drug
Insurance Act to determine what impact
there might be to clients located in other
provinces.
Nouveau régime médicaments du N.-B.
Sun Life continue de suivre l’évolution de la Loi
6. BUSINESS ARISING
sur l’assurance médicaments sur ordonnance et
médicaments onéreux du Nouveau-Brunswick
pour déterminer quel impact cette loi pourrait
avoir sur les clients situés des autres provinces.
6. AFFAIRES DÉCOULANT DU COMPTE RENDU
a) Sun
Life
Monthly
Financial
Statements
Sun Life reviewed the most recent
monthly reports with the Committee.
a) États financiers mensuels de Sun Life
Sun Life revoit les rapports mensuels les
plus récents avec le comité.
Long Term Disability
Sun Life noted that the plan showed
an unaudited actuarial surplus of
$6,550,418 as of August 31, 2014. At
that time, there were 271 active
claims and 4 pending claims.
Invalidité de longue durée
Sun Life souligne que le régime affiche un
excédent actuariel non vérifié de 6 550 418 $
au 31 août 2014. À ce moment-là, il y avait
271 demandes en cours et quatre demandes
à régler.
In August, 64.00 hours were spent on
case management for 17 claimants.
En août, 64,0 heures réparties entre
17 dossiers ont été consacrées à la gestion
de dossiers.
Extended Health Care
Paid claims for Active employees and
Early Retirees for August were
$1,222,534. Under the cumulative
update analysis, the projected surplus
as of August 31, 2014 was $87,321.
Assurance-maladie complémentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
août s’élèvent à 1 222 534 $. Selon l’analyse
cumulative de mise à jour, l’excédent projeté
à compter du 31 août 2014 s’élève à
87 321 $.
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Dental Care
Paid claims for Active employees and
Early Retirees for August were
$640,020.
Under the cumulative
update analysis, the projected deficit
as of August 31, 2014 was $41,785.
b) Update on Existing Cases
Compte rendu – CMA Personnel scolaire
Le 23 septembre 2014
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Assurance dentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
août s’élèvent à 640 020 $. Selon l’analyse
cumulative de mise à jour, le déficit projeté à
compter du 31 août 2014 s’établit à
41 785 $.
b) Le point sur les affaires en cours
Conestoga-12S-07-LTD
This claim has gone into litigation.
Conestoga-12S-07-ILD
Ce dossier fait l’objet d’un litige.
Action: Tabled
Suivi : Dossier ajourné
Loyalist-13S-05-LTD
OPSEU advised that the employee
attempted returning to work in a
nursing capacity but was not
successful. OPSEU is seeking medical
information to support total disability
from
any
occupation.
Loyalist-13S-05-ILD
Le SEFPO indique que l’employé a tenté sans
succès de retourner au travail à titre
d’infirmier. Le SEFPO cherche à obtenir des
renseignements médicaux à l’appui de
l’invalidité totale pour « tout type d’emploi ».
Action: OPSEU
Suivi : SEFPO
Boreal-13S-10-LTD
Sun Life confirmed that new medical
reports were received in August and
September and they are currently
under review.
Boréal-13S-10-ILD
Sun Life confirme qu’elle a reçu de nouveaux
rapports médicaux en août et en septembre
et que ceux-ci font présentement l’objet d’un
examen.
Action: Sun Life
Suivi : Sun Life
Confederation-14S-02LTD
OPSEU
noted
that
they
are
considering sending the member for
either
an
Independent
Medical
Examination (IME) or a Functional
Abilities Test as the member suffers
from chronic pain. OPSEU asked for
Sun Life’s position as to which of
these tests would be appropriate in
this case. Sun Life will consult with
the Abilities Case Manager and
confirm with OPSEU.
Confederation-14S-02-ILD
Le SEFPO souligne qu’il étudie la possibilité
d’envoyer le participant à un examen
médical indépendant (EMI) ou à une
évaluation des capacités fonctionnelles car
celui-ci souffre de douleur chronique. Le
SEFPO demande à Sun Life quel est le test
qui, selon elle, conviendrait le mieux dans ce
cas. Sun Life consultera le gestionnaire de
dossiers – capacités (GDC) et confirmera
cette information auprès du SEFPO.
Action: OPSEU/Sun Life
Suivi : SEFPO/Sun Life
Seneca-14S-03LTD
Sun Life advised that the member’s
LTD claim has been approved for the
period of February 2014 to June 7,
2015.
Seneca-14S-03-ILD
Sun Life indique que la demande de
prestations d’ILD présentée par le participant
a été approuvée pour la période allant de
février 2014 jusqu’au 7 juin 2015.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
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St. Clair-14S-05LTD
OPSEU is seeking additional medical
information.
Action: OPSEU
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Le 23 septembre 2014
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St. Clair-14S-05-ILD
Le SEFPO cherche à obtenir des
renseignements médicaux supplémentaires.
Suivi : SEFPO
Conestoga-14S-06LTD
Sun Life advised that new medical
information was received in August
and the decision to decline the claim
was maintained.
Conestoga-14S-06-ILD
Sun Life indique qu’elle a reçu de nouveaux
renseignements médicaux en août mais que
la décision de rejeter cette demande a été
maintenue.
OPSEU noted that the issue was
workplace related and the situation
still existed at point that the member
was due to return to work when STD
payments
ceased.
Subsequently,
circumstances at the workplace
changed and the member is now
successfully back at work. However,
the member was without pay from
January 17 to March 17, 2014.
OPSEU inquired whether the College
will consider compensating the
member for the time without work as
the issue was with the workplace.
Council will discuss this matter with
the College.
Le SEFPO souligne que le problème était lié
au milieu de travail et que cette situation
existait toujours au moment où le
participant devait retourner au travail, soit à
la fin du versement des prestations d’ICD.
Les circonstances du milieu de travail ont
changé par la suite et le participant a
maintenant repris le travail avec succès.
Toutefois, il n’a reçu aucun salaire entre le
17 janvier et le 17 mars 2014 et le SEFPO
demande si le collège serait prêt à
dédommager le participant pour la période
où il était sans travail puisque le problème
était lié au milieu de travail. Le Conseil
discutera de cette question avec le collège.
Action: OPSEU/Council
c) Return To Work and STD
Recurrence
Council is continuing to work on the
communication draft as per the
feedback provided by the Committee.
Action: Council
d) Communication to Union on LTD
Denials
Council distributed a return to work
document
that
was
originally
developed by Mercer as a template for
the college system. OPSEU indicated
that this wasn’t the document they
were inquiring about. OPSEU will try
to locate a copy of the document in
question.
Action: OPSEU
7. NEW BUSINESS
a) New Personal Cases
Algonquin-14S-07LTD
Suivi : SEFPO/Le Conseil
c) Retour au travail après un congé d’ICD
et récidives
Le Conseil continue de préparer l’ébauche
d’une communication tout en tenant compte
des commentaires du comité.
Suivi : Le Conseil
d) Communications avec le syndicat –
Rejet de demandes d’ILD
Le Conseil distribue un document sur le
retour au travail qui avait été initialement
élaboré par Mercer à titre de modèle pour le
réseau collégial. Le SEFPO indique qu’il ne
s’agit pas du document qu’il désirait obtenir.
Le SEFPO tentera de trouver une copie du
document en question.
Suivi : SEFPO
7. AFFAIRES NOUVELLES
a) Nouveaux cas personnels
Algonquin-14S-07-ILD
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OPSEU reported that the member’s
own-occ LTD claim has been denied.
OPSEU is seeking additional medical
information.
Action: OPSEU
Compte rendu – CMA Personnel scolaire
Le 23 septembre 2014
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Le SEFPO indique que la demande d’ILD
que le participant a présentée pour la
période dite du « propre emploi » a été
rejetée. Le SEFPO cherche à obtenir des
renseignements médicaux supplémentaires.
Suivi : SEFPO
b) Withholding tax on LTD Benefits
Council advised that they are looking
at drafting a communication on the
issue of tax deductions for an
employee who is approved for LTD
partway through the year. The
concern is that if an individual’s LTD
claim is approved in the middle of the
year, the taxes that Sun Life deducts
from their LTD payments might not
be
sufficient
to
address
the
employee’s tax liability from all
sources of income for the year.
b) Retenue d’impôt - Prestations d’ILD
Le Conseil indique qu’il étudie la possibilité
de rédiger une communication concernant
la question des retenues d’impôt sur les
prestations d’ILD des employés dont la
demande de prestation est approuvée au
cours de l’année. Le problème provient du
fait que si la demande de prestations ILD
d’un participant est approuvée au milieu de
l’année, l’impôt que Sun Life retient sur les
versements d’ILD pourrait être insuffisant
pour couvrir tous les revenus imposables
pour l’année.
c) Students
Studying
outside
Canada
Council distributed a copy of the
recent Benefits Administrator’s update
that addressed the issue of students
studying in the U.S. Due to changes
in the U.S. healthcare system
regulations, Canadian out-of-country
coverage and emergency travel
assistance plans do not meet the
Patient Protection and Affordable Care
Act
(PPACA)
requirements
for
coverage. As a result, Council will no
longer approve an extension of
coverage under the CAAT EHC plan
for students attending a postsecondary institution in the United
States. These students will have to
purchase the institution’s insurance.
c) Étudiants qui étudient à l’extérieur du
Canada
Le Conseil distribue un exemplaire du
dernier
bulletin
à
l’intention
des
gestionnaires des avantages sociaux qui
traite de la question des étudiants qui
étudient aux É.-U. En raison des
changements apportés aux lois américaines
en matière de soins de santé, la couverture
des frais médicaux engagés à l’extérieur du
Canada et des soins d’urgence en voyage ne
répondent plus aux exigences de la Patient
Protection and Affordable Care Act (PPACA).
Par conséquent, le Conseil n’autorisera plus
la prolongation de la couverture AMC du
régime des CAAT pour les étudiants qui
fréquentent
un
établissement
postsecondaire aux É.-U. Ces étudiants devront
acheter l’assurance offerte par leur
établissement.
d) New Optional Life Insurance
Council advised that the consultant
and Sun Life are working to establish
appropriate premium rates for this
coverage which will be age-banded.
The consultant noted that premium
rates would be lower if a health
statement is required. If an open
enrolment were to be offered, the
rates would have to be higher
because of the greater risk to the
plan.
d) Nouvelle assurance-vie facultative
Le Conseil indique que la conseillère et Sun
Life travaillent à déterminer des taux de
primes adéquats pour cette assurance et
que ces taux seront établis en fonction de
groupes d’âge. La conseillère souligne que
les taux des primes seraient inférieurs si on
exigeait une déclaration d’état de santé. Si
une période d’inscription libre est offerte, les
taux devront être plus élevés en raison des
risques plus élevés pour le régime.
Council proposed that the new benefit
be rolled out in November 2014, with
Le Conseil suggère que cette nouvelle
assurance soit mise en œuvre en novembre
JIC Support Staff Meeting Notes
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Compte rendu – CMA Personnel scolaire
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the coverage effective date of January
1, 2015.
Current Support Staff
employees who already have the
maximum amount of Supplemental
Life Insurance ($50,000) will be able
to apply for this benefit with a Health
Statement to be approved by Sun
Life. Employee who have less than
$50,000 of Supplemental Life can
apply for both the additional
Supplemental Life and the Optional
Life at the same time. The new plan
will be available for new hires as of
December without a medical and
coverage will be effective January 1.
2014 et que la couverture entre en vigueur
le 1er janvier 2015. Les employés de soutien
en exercice, qui ont déjà choisi l’option
maximale
(50 000 $)
en
vertu
de
l’assurance-vie complémentaire, pourront
présenter une demande d’adhésion pour
cette garantie en y joignant une déclaration
de santé, laquelle devra être approuvée par
Sun Life. Les employés qui ont choisi une
option inférieure à 50 000 $ pourront
présenter une demande pour l’assurance-vie
complémentaire et une demande pour
l’assurance-vie facultative en même temps.
Le nouveau régime sera offert aux
nouveaux employés, sans examen médical,
à compter de décembre et la couverture
entrera en vigueur le 1er janvier.
OPSEU requested that “Employee Pay
All” not be used in the name of the
benefit, proposing “Optional Employee
Life” instead. OPSEU also agreed to
the effective date of January 1, 2015.
Council will start preparing the roll out
package for distribution to Colleges.
Le SEFPO demande de ne pas utiliser
« Entièrement à la charge des employés »
dans le nom de cette garantie, mais plutôt
« Assurance-vie facultative des employés ».
Par ailleurs, le SEFPO accepte la date
d’entrée en vigueur, soit le 1er janvier 2015.
Le Conseil commencera à préparer la
trousse de mise en œuvre qui sera
distribuée aux collèges.
e) Changes
to
Critical
Illness
Insurance
Council advised that five new
conditions will be added to the
optional Critical Illness coverage
effective January 1, 2015. Sun Life is
currently working on updating the
existing Critical Illness documents.
These changes will not impact current
premium rates. Further details will
follow.
e) Modifications apportées à l’assurance
pour maladies graves
Le Conseil souligne qu’à compter du 1er
janvier 2015, cinq nouvelles affections
seront ajoutées à la liste d’affections
couvertes par l’assurance pour maladies
graves. Sun Life est en train de mettre à
jour les documents qui existent sur
l’assurance pour maladies graves. Ces
modifications n’auront aucune incidence sur
le taux des primes. De plus amples
renseignements suivront.
f) Claims Communication Guideline
Council noted that the Claims
Communication Guideline document is
now up-to-date and will be posted on
Council’s website. Council will also
distribute the Guideline to Colleges for
posting on their employee portals.
f) Lignes
directrices
en
matière
de
communication - Demandes de règlement
8. NEXT MEETING
The following meeting dates were agreed
to:
Le Conseil souligne que les lignes directrices
en matière de communication sur les
demandes de règlement sont maintenant à
jour et qu’elles seront affichées sur le site
Web du Conseil. Le Conseil les distribuera
également aux collèges pour que ceux-ci
puissent les afficher sur le portal destiné à
leurs employés.
8. PROCHAINES RÉUNIONS
Le calendrier des prochaines réunions est établi
comme suit :
JIC Support Staff Meeting Notes
September 23, 2014
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Compte rendu – CMA Personnel scolaire
Le 23 septembre 2014
Date:
Time:
Location:
October 30, 2014
10:00 a.m.
Council
Date :
Le 30 octobre 2014
Heure : 10 h
Endroit : Le Conseil
Date:
Time:
Location:
December 8, 2014
10:30 a.m.
Council
Date :
Le 8 décembre 2014
Heure : 10 h 30
Endroit : Le Conseil
The meeting adjourned at 12:15 p.m.
La séance est levée 12 h 15.
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