Cadre de référence entourant l`organisation des sorties

Document approuvé
Mise à jour mai 2012
Ajout du point 6 :
Voyage hors Québec et à l’étranger
Cadre de référence
entourant
l’organisation
des sorties éducatives
Services éducatifs
Mai 2010
(Mise à jour juin 2012)
Document A
Document d’information
à l’intention de l’élève et de ses parents
Ce document, remis aux parents lors d’une séance d’information, devrait contenir les informations
suivantes :

Contenu détaillé du projet
Dates, itinéraire, transport, éléments inclus et exclus, prix, modalités de paiement,
remboursement (à jumeler avec la section « Annulation », information sur la destination
(climat, vaccins nécessaires ou non, etc.).

Assurances
Description et explication sur les assurances que les participants devraient se procurer, en
distinguant celles qui sont obligatoires (assurance-maladie et annulation, etc.) et celles qui
sont facultatives (bagages, etc.).

Règles de participation
Liste des critères de sélection des participants et conditions qui s’appliquent pour maintenir
son droit de participer au voyage (par exemple : résultats scolaires ou comportement).

Règles disciplinaires et sanctions applicables (avant et pendant le voyage)
Description des règles de conduite attendues, en plus du respect du code de vie de l’école, des
lois du Canada et du pays visité ainsi que des conséquences à un manquement.
Exemples :
-
Avant le départ : retrait du groupe et annulation du voyage
-
Pendant le voyage : si non-respect des règles, telles que celles relatives à un couvre-feu, à
la consommation d’alcool ou de drogues, etc., indiquer les sanctions applicables.
Indiquer que l’annulation et/ou le retour est aux frais des parents, le cas échéant.

Exigences médicales
Indiquer les exigences pour chaque destination et préciser que les consultations médicales et
les vaccins sont à la charge des parents. Demander une déclaration quant à la condition
médicale de chaque élève (voir la partie sur les soins de santé du Document B. Indiquer que
l’élève doit fournir sa carte d’assurance-maladie.

Passeport et visa
Indiquer les exigences applicables selon la destination et préciser que les délais ainsi que les
frais exigés sont à la charge des parents et ne sont pas inclus dans les coûts du voyage.
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

Annulation
-
Par l’élève : indiquer les motifs qui permettent l’annulation par l’élève (ex. : maladie,
mortalité, etc.), les formalités et les délais à respecter, les sommes qui seront
remboursées ou non en fonction de la date d’annulation (selon les conditions établies par
l’agence de voyages).
-
Par l’école : indiquer que l’école se réserve le droit d’annuler ou d’interrompre le voyage
en cas de manquement aux règles de comportement ou pour des motifs liés à la santé ou à
la sécurité (ex . : épidémie, guerre, etc.)
Financement
Si une campagne de financement est prévue, préciser si elle est obligatoire ou volontaire et si
elle est conjointe (les sommes amassées bénéficient à tous les participants) ou individuelle (les
sommes amassées réduisent le coût individuel de participation au voyage). Prévoir les
conditions de remboursement des sommes recueillies en cas d’annulation ou de retrait du
voyage.

Préparation des participants et de leur famille
Rencontres, réunions, etc. (caractère obligatoire, calendrier, objectifs).

Liste des effets à apporter

Fouilles
Indiquer le texte suivant :
« Les représentants de l’école se réservent le droit de fouiller en tout temps les bagages ainsi
que les élèves pour des raisons de sécurité, de conformité aux règles du voyage ou aux règles
et conditions d’entrée et de sortie du pays de destination. »

Engagement et signature
Indiquer que l’élève et ses parents ont pris connaissance des conditions du voyage et
s’engagent à les respecter. Faire signer l’élève et ses parents.
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Document B
Document de participation et formulaires à signer
CONTRAT DU PARTICIPANT
Ce contrat souligne votre rôle et vos responsabilités à titre de participant et de parent d’un participant
à un voyage scolaire (spécifier la destination) de l’école __________________________ .
Ce voyage exige engagement, discipline personnelle, jugement et maturité. Le respect des principes
directeurs énumérés ci-dessous assurera que le voyage se déroule de façon positive pour toutes les
personnes qui y participent.
PRINCIPES DIRECTEURS
Être conscient des lois du Canada, du pays d'accueil et de tout autre pays de passage dans le cadre
du voyage, et les respecter.
Agir de façon à préserver votre santé, votre sûreté, votre sécurité et celles des autres participants.
Comprendre que votre comportement a des répercussions non seulement sur vous-même, mais
aussi sur celui des autres participants et qu'il affecte la réputation des organismes liés au voyage.
Contribuer au voyage de manière positive pour tous et veiller à ce que d'autres puissent y
participer au cours des années à venir.
Comprendre que votre participation est un privilège.
RÈGLES
En plus de ces principes directeurs, vous devez respecter les règles suivantes. Un manquement à ces
règles peut entraîner des mesures disciplinaires.
1. Respect en tout temps des lois du Canada et des lois du pays d'accueil;
2. Respect des règlements des compagnies de transport, des hôtels, des musées et autres lieux
publics;
3. Respect des autres participants, des accompagnateurs, du personnel dans les avions, les hôtels,
les musées et autres lieux culturels et publics;
4. Interdiction d’acheter, de posséder et/ou de consommer des boissons alcoolisées;
5. Interdiction de fumer, de posséder et/ ou de consommer des drogues illicites;
6. Interdiction d’acheter ou d’apporter des armes ou tout objet ressemblant à une arme;
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7. Respect du code de vie de l’école;
8. Interdiction de sortir sans accompagnateur;
9. Respect des heures de couvre-feu;
10. Interdiction d’entrer dans une chambre autre que la sienne sans l’autorisation d’un
accompagnateur.
PROCÉDURE DISCIPLINAIRE PRÉALABLEMENT AU VOYAGE
Vous acceptez que le non-respect du code de vie de l’école préalablement au voyage puisse entraîner
des sanctions pouvant aller jusqu’au retrait par la direction d’école du droit de l’élève de participer au
voyage et vous assumerez entièrement les conséquences financières d’un tel retrait, le cas échéant.
PROCÉDURE DISCIPLINAIRE EN COURS DE VOYAGE
Un comportement négatif ou à risque met tout le voyage en péril. En cas de comportement
préjudiciable aux intérêts du voyage, des avertissements seront émis et des mesures disciplinaires
seront prises en accord avec la direction de l’école ___________________________________________.
1. Un avertissement est émis quand le participant agit de manière préjudiciable aux intérêts du
voyage.
2. Le participant peut être privé d’une activité spécifique durant le voyage considérant son
comportement ou son attitude.
3. Lorsque le comportement du participant devient inacceptable et qu’il affecte sérieusement
l’intégrité du voyage ou la sécurité du groupe, ou lorsque le participant enfreint les règles
fixées, un appel aux parents est fait. Des mesures disciplinaires allant de journées de
suspension à l’expulsion du voyage peuvent être appliquées. Le retour anticipé à Montréal aux
frais des parents peut être envisagé.
4. De plus, peu importe le moment où les personnes responsables seront mises au courant d’un
comportement inacceptable, des mesures disciplinaires identiques au point 2 ou 3 peuvent être
prises.
FINANCEMENT ET PAIEMENT
Vous vous engagez à respecter les modalités de financement du voyage, telles qu’établies par l’école
ou le centre, et les modalités de paiement, telles qu’établies par l’école, le centre ou le fournisseur, à
défaut de quoi vous acceptez que le droit de participation de l’élève au voyage puisse lui être retiré
par la direction. Vous vous engagez à assumer entièrement les conséquences financières d’un tel
retrait, le cas échéant.
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RESPONSABILITÉ DE LA COMMISSION SCOLAIRE
Vous comprenez que la commission scolaire ne fournit pas les services offerts dans le cadre de ce
voyage, mais qu’elle ne fait qu’agir à titre d’intermédiaire entre nous-mêmes et les fournisseurs de ces
services, pour un voyage de groupe. Vous acceptez donc d’être directement liés par les modalités de
voyage, de changements au projet initial, de remboursement ou d’annulation qui seront négociées par
la commission scolaire auprès des fournisseurs comme si vous les aviez vous-mêmes négociées.
FOUILLES
Vous acceptez que les représentants de l’école ou du centre puissent fouiller en tout temps les bagages
ainsi que les élèves pour des raisons de sécurité, de conformité aux règles du voyage ou aux règles et
conditions d’entrée et de sortie du pays de destination.
DÉLIT
Advenant le cas où un participant contrevienne aux lois en vigueur dans le pays visité ou y commette
un délit et qu’il y soit retenu judiciairement, la personne à contacter en cas d’urgence est avisée par
les responsables du voyage dès que possible. Elle doit prendre en charge le participant et s’assurer, le
cas échéant, de son retour en urgence au Canada. La Commission scolaire de la Rivière-du-Nord se
dégage de tous les frais qui pourraient en résulter.
ANNULATION
Outre les causes d’annulations négociées avec les fournisseurs, vous comprenez et acceptez que la
commission scolaire puisse devoir annuler l’activité pour cause de force majeure ou pour assurer la
sécurité des élèves, et ce, sans préavis. Vous dégagez la commission scolaire de toute responsabilité
pour les dommages subis par une telle annulation faite de bonne foi, le cas échéant.
DOCUMENTS NÉCESSAIRES
Il est de la responsabilité de l’élève et de ses parents de s’assurer que l’élève respecte toutes les
exigences requises par les autorités du pays visité, au moment de la visite. Il est également de la
responsabilité de l’élève et de ses parents de s’assurer que l’élève sera en possession de tous les
documents requis par la commission scolaire et par les autorités du pays visité au moment du voyage,
notamment, mais, sans restreindre ceux énumérés ci-après :
passeport (vérifier la date d'expiration requise par le ou les pays visités);
visa (vérifier la nécessité de l’avoir);
carte d'assurance-maladie;
preuve d'une assurance voyage (incluant la maladie, l’annulation et l’interruption de
voyage);
vaccin (vérifier les vaccins requis);
certificat de naissance et certificat de citoyenneté (le cas échéant);
consentement parental de participer à l’activité;
consentement parental aux soins et mesures disciplinaires;
consentement parental au voyage à l'étranger et délégation de l'autorité parentale.
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ASSURANCE
Le participant s’engage à détenir une assurance voyage en son nom qui inclut la maladie, les accidents
et l’évacuation pour toutes raisons médicales ou autres ainsi que les frais de secourisme. Cette
assurance doit être valide pour toute la durée du voyage. La preuve d’une telle assurance doit être
remise à l’organisateur avant le départ.
Je, soussigné, ___________________________________________, (encerclez père, mère ou tuteur),
déclare avoir pris connaissance du document d’information relatif au projet de voyage (insérez le nom
du projet).
J’en ai compris toutes les conditions, incluant celles relatives au comportement et aux conditions
d’annulation, et consens à ce que mon enfant, dont les coordonnées apparaissent ci-après, y
participe :
Nom de l’enfant au complet :
___________________________________________________
Date de naissance :
_________________________________________
Je m’engage à respecter toutes les conditions énoncées au document d’information qui m’a été remis
et à faire les paiements conformément à ce qui y est énoncé.
SIGNATURE DU PARENT :
_____________________________________________
SIGNATURE DE L’ÉLÈVE :
_____________________________________________
Cadre de référence entourant l’organisation des sorties éducatives (Annexe 4)
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Document C
Autorisation de voyager avec l’enfant
et délégation de l’autorité parentale
Madame, Monsieur,
Je / Nous,
nom(s) complet(s)
suis / sommes
Le père, la mère, le tuteur
l’autorité parentale (fournir le document le cas échéant)
de
nom complet de l’enfant
Renseignements sur l’enfant
Date et lieu de naissance :
jj / mm / aaaa
Lieu
numéro
jj / mm / aaaa
Numéro et date de délivrance du
passeport :
Autorité émettrice :
pays de délivrance du passeport
Renseignements sur la personne accompagnatrice
L’enfant susmentionné a mon / notre consentement pour voyager avec
Nom et prénom :
nom complet de la personne accompagnatrice
Date et lieu de naissance :
jj / mm / aaaa
Lieu
numéro
jj / mm / aaaa
Numéro et date de délivrance
du passeport :
Autorité émettrice :
pays de délivrance du passeport
Coordonnées durant le voyage
Je donne mon consentement / Nous donnons notre consentement à ce que l’enfant susmentionné et la
personne accompagnatrice puissent se rendre à l’endroit suivant :
Lieu :
nom du pays étranger
pendant la période suivante
date de départ et date de retour
pour résider chez
nom complet de l’auberge, hôtel, et/ou de la personne avec qui l’enfant résidera à
l’étranger
à l’adresse suivante :
rue, ville
province ou état, pays
Communiquer par :
téléphone
Télécopieur
courriel
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Renseignements sur la / les personne(s) donnant son / leur consentement
Toute question concernant cette lettre de consentement peut être adressée à la personne / aux
personnes / à l’organisme accordant son / leur consentement :
Nom(s) et prénom(s) :
nom(s) complet(s) de la / les personne(s) / de l’organisme donnant son / leur
consentement
Adresse :
rue, ville
province ou état, pays
Communiquer par :
téléphone
télécopieur
courriel
Délégation de l’autorité parentale
Aux fins de ce voyage seulement, je (nous), soussigné (s), ____________________________________ et
_______________________________________________, parent(s) de :
Nom de l’enfant au complet (inscrit au passeport):___________________________________________
Délègue (déléguons) mon (notre) autorité parentale à ______________________________ et
___________________________ (indiquer nom complet d’au moins deux adultes accompagnateurs) et
l’autorise (l’autorisons) à exercer cette autorité, notamment, mais sans restreindre, en consentement
aux soins de santé d’urgence et aux mesures disciplinaires appropriées.
Signature(s) de la / des personnes donnant
son / leur consentement
Signature du témoin
nom complet du témoin
signature(s) de la / des personnes donnant son /
leur consentement
signature du témoin
jj / mm / aaaa
jj / mm / aaaa
Signature de la personne accompagnatrice
Signature du témoin
Lieu
nom complet du témoin
signature de la personne accompagnatrice
signature du témoin
jj / mm / aaaa
jj / mm / aaaa
Lieu
Déclaré solennellement devant moi à ______________________________________, Québec,
ce ______________ du mois de ____________ 201_.
___________________________________________________
(Nom et signature de la personne autorisée à recevoir un serment : avocat, notaire ou commissaire à l’assermentation)
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Document D
Autorisation des parents de consentir à des soins de santé
et à l’imposition de mesures disciplinaires
Le __________________________
Nom du participant :
Âge :
Sexe : M
Poids :
Numéro d’assurance-maladie :
Taille :
-
-
Nom de la mère (nom de fille) :
Nom du père :
Adresse :
Téléphone (résidence) :
(bureau) :
Téléphone (urgence) :
Le participant souffre-t-il d’une maladie, d’une allergie ou d’un problème particulier? Si oui, précisez
ci-dessous: (incluant asthme, diabète, etc.)
Le participant doit-il prendre des médicaments 1 ? Si oui, précisez la posologie et toute autre
information pertinente: (incluant antibiotiques, etc.)
Y a-t-il des médicaments contre-indiqués à l’état de santé du participant ? Si oui, lesquels :
1
Fournir une copie des prescriptions.
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F
POUR TOUTE URGENCE – VEUILLEZ INDIQUER LE NOM DE DEUX PERSONNES
PERSONNE 1
Nom :
Lien avec le participant :
Adresse :
Téléphone
(résidence) :
Téléphone
(bureau) :
Cellulaire :
Téléphone
(urgence) :
Poste :
Adresse courriel :
PERSONNE 2
Nom :
Lien avec le participant :
Adresse :
Téléphone
(résidence) :
Téléphone
(bureau) :
Cellulaire :
Téléphone
(urgence) :
Poste :
Adresse courriel :
IMPORTANT :
Urgence :
s’il est nécessaire de conduire le participant à l’hôpital ou chez le médecin, les accompagnateurs
s’engagent à communiquer avec la personne à contacter en cas d’urgence dans les plus brefs
délais. Dans l’impossibilité du participant de consentir, le soussigné autorise les accompagnateurs
à lui faire donner les soins médicaux d’urgence, lorsque le médecin les prescrira comme
nécessaires. Tous les coûts afférents à cette urgence (ambulance, frais médicaux, frais de retour
en urgence au Canada, etc.) seront aux frais du participant.
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AUTORISATION DE CONSENTIR À DES SOINS DE SANTÉ
En cas d’urgence, s’il était nécessaire de conduire le participant à l’hôpital ou chez le médecin, les
responsables communiqueront avec les parents de l’enfant mineur dans les plus brefs délais. Dans
l’impossibilité de le faire, le soussigné autorise les responsables à faire donner les soins médicaux
d’urgence au participant, lorsqu’un médecin les jugera nécessaires. Les frais d’ambulance et
hospitaliers, s’il y a lieu, seront à la charge du participant et de ses parents, solidairement.
De plus, sous réserve de ce qui est mentionné ci-dessus, j’autorise les accompagnateurs à assurer les
soins mineurs auprès de mon enfant pendant la durée du voyage en cas de nécessité. Il est entendu que
ces soins mineurs peuvent viser l’administration de médicaments en vente libre (Tylenol, gouttes
ophtalmiques, décongestionnant, sirop contre la toux, etc.) dans le but de procurer un certain
soulagement à l’enfant et d’assurer son confort.
Je déclare à cette fin avoir fourni une information complète relative à l’état de santé de mon enfant,
et ce, au meilleur de ma connaissance. En conséquence, je dégage la Commission scolaire de la
Rivière-du-Nord et les membres de son personnel de toute responsabilité pouvant découler des
conséquences d’un accident.
AUTORISATION D’IMPOSER DES MESURES DISCIPLINAIRES
En cas de nécessité d’imposer des mesures disciplinaires, le soussigné autorise les responsables à
prendre les mesures appropriées. Les frais en découlant, le cas échéant, seront à la charge du
participant et de ses parents, solidairement.
Tout acte criminel, tel que possession ou consommation de drogue ou acte violent commis par un élève
en violation des lois canadiennes ou de celles du pays visité pourra entraîner la résiliation du contrat
de voyage et ce, que l’élève soit en état d’arrestation ou non. L’élève sera alors retourné à son
domicile aux frais des parents à la seule discrétion de la commission scolaire.
La commission scolaire se réserve le droit de réclamer aux parents toute somme engagée pour le retour
de l’élève, dont notamment, mais non limitativement, les frais liés à l’achat d’un billet d’avion et les
frais d’accompagnement.
Nom de l’élève : _______________________________________________________________
_____________________________________________
Signature de l’élève
_____________________________________________
Signature d’un parent
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ATTENTION - REMETTRE AU RESPONSABLE DE L’ACTIVITÉ AVANT L’EMBARQUEMENT
PREUVE DE FOUILLE DE BAGAGES, EFFECTUÉE PAR LE DÉTENTEUR DE
L’AUTORITÉ PARENTALE, AVANT UNE ACTIVITÉ SCOLAIRE
1.
IDENTIFICATION DE L’ÉLÈVE
Nom :
Prénom :
Degré :
Nom du titulaire :
2.
IDENTIFICATION DE L’ACTIVITÉ
Responsable de l’activité : _________________________________________________
3.
ATTESTATION DE L’AUTORITÉ PARENTALE
Je, _________________________________________________, atteste avoir vérifié les bagages de
_____________________________________ avant le départ pour l’activité scolaire et affirme qu’ils
sont conformes au code de vie de l’école.
: Les parents (ou le détenteur de l’autorité parentale) demeurent les premiers
responsables de la fouille des bagages de leur enfant (ou de l’élève).
REMARQUE(S)
_________________________________________
Signature du détenteur de l’autorité parentale
_______________________________________
Date
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