Great-West`s secure email service guide - Great

Great-West’s secure email service guide
(La version française suit)
What is secure email?
Secure email allows you to receive and reply to encrypted email messages from Great-West Life without needing to
install any additional software.
Supported System requirements for secure email
Operating Systems: Windows 7 or newer • Mac OS 10.8.X or newer • Apple iOS 7 or newer • Android 4 or newer.
Supported Internet Browsers: Internet Explorer 8 or newer • Firefox 28 or newer • Chrome 37 or newer • Safari 7.1 or newer
Email programs: Microsoft Outlook 2007 or newer, Web Access 2007 or newer • Lotus iNotes 7.0.2, 8.5 • Messenger Express • Gmail,
Hotmail, and Yahoo Mail
What you need to do
• The first time you receive a secure email from Great-West Life, you’ll be prompted to create a password.
• Once you’re logged in, you’ll be directed to our secure website, which will display the email message we sent you.
• From there, you can reply to the email, save the email, or simply log out of the website.
• To reply to Great-West Life securely, click the Reply button while viewing the email on the secure website.
• The next time you receive a secure email from us, you’ll only need to enter your password to access the website
to read your email.
For a more detailed walkthrough, read on.
Sample Notification Email
Secure email from Great-West
starts with a notification email.
Open the attachment
(SecureMessageATT.HTML).
To read the email, open the Secure Message attachment,
which will never expire.
Mobile user?
If you have trouble opening the
attachment, you can use the
“Click here” link as an alternate
way to access the secure
message.
Click here by 2015-09-20 16:13 CDT if you’re having
trouble accessing the secure email from your device. The
link will expire after 14 days.
Note: the “Click here” link expires
after 14 days. The HTML
attachment never expires.
If you have concerns about this email, please reply to the message sender.
Secured by Proofpoint Encryption, Copyright © 2009-2014 Proofpoint, Inc.
All rights reserved.
Note: the location of the
attachment will vary by
email program.
Sample HTML Attachment
Note: If you chose the “Click
here” link in the notification
email, you’ll bypass this
step.
Click “Read Secure
Message”.
Depending on your Internet
browser, you may be asked
if you want to continue, as
the “Read Secure Message”
button will take you to an
external website.
Sample registration
If you’re a first-time user
of secure email from
Great-West, you need to
register.
If you’ve already registered,
you’ll go straight to the login
screen (see next page).
• Passwords must be 8-99
characters long.
• At least one digit (0-9) is
required.
• Both uppercase and lowercase
characters are required.
• Your username may not appear
in the password.
[email protected]
Sample Login screen
Returning users need to
log in using the password
created when registering.
Forgot your password? Click
“Forgot Password” to
receive an email with a link
to reset your password.
Sample secure message
View your secure email and access any attachments. While your secure email will never
expire, we recommend you save/print the message and any attachments for your records.
[email protected]
[email protected]
Sample secure message
Use the Save As option to download your secure message to your computer.
[email protected]
[email protected]
If your secure message has an attachment, choose “Save as Zip Archive.”
This will download the message and any attachments to your computer.
If your secure message doesn’t have attachments, choose “Save Message Body as HTML”
to download the message body.
Frequently asked questions
1. What is an HTML attachment?
An HTML attachment is a file that will be opened by your default internet browser on your computer or mobile device. In this
case, it tells your computer how to allow the secure email message so that you can read it.
2. Why do I have to register to open the email?
All emails sent with statements contain sensitive plan member data, which is why the emails are encrypted.
3. Can I open the secure message on my smartphone?
Most smartphones should be able to access the secure message through the “click here” link in the notification email for the
first 14 days. After 14 days access to your secure message is dependent on the HTML attachment included in the notification
email. When opening HTML files, some mobile devices such as smartphones and tablets will modify the file which is the key
to access your encrypted message. Due to this, some mobile devices will not be able to access the secure message. If you
encounter problems using a smartphone or tablet, we recommended that you open the secure message using a desktop or
laptop computer.
4. What if I forgot my password?
On the login screen, click on the Forgot Password link. A password reset email will be automatically sent to your email
address. If you don’t receive the email, be sure to check your spam or junk folder. Once you receive the email, click the reset
link in the email and enter your new password.
Frequently asked questions
5. What if I no longer have access to my email address to reset my password, or my email address has changed?
Without access to the registered email address, you will not be able to reset your password. You’ll need to contact the
message sender, provide them with a new email address, and ask them to resend the message.
6. What do I if I'm having difficulty opening the secure email?
Please ensure you’ve tried both opening the HTML attachment and using the “Click here” link. You should also ensure that
the internet browser you’re using is not an older version. Your device will also need a PDF viewer in order to open the
attachment. If you’re still having trouble, contact the message sender.
7. How long will I be able to access the secure email?
As long as you keep the initial notification email, you will be able to access the secure message. We do recommend that you
save or print a copy of the message and any attachments for your own records.
8. Can I reply to the email message?
Yes, you can reply securely by clicking Reply while logged in to the secure email site.
Note: The system does not automatically place a copy of a secure message in your Sent folder. Click “Send me a copy”
when you reply to a secure message to send a copy to your email address for your records.
Auxiliaire de travail de la Great-West sur le service de courriel sécurisé
Qu’est-ce qu’un courriel sécurisé?
Un courriel sécurisé vous permet de recevoir et de répondre à des courriels cryptés provenant de la Great-West, sans
qu’il soit nécessaire d’installer un logiciel supplémentaire.
Configuration nécessaire pour le courriel sécurisé
Systèmes d’exploitation : Windows 7 ou version ultérieure • Mac OS X 10.8 ou version ultérieure • Apple iOS 7 ou version ultérieure •
Android 4 ou version ultérieure
Navigateurs pris en charge : Internet Explorer 8 ou version ultérieure • Firefox 28 ou version ultérieure • Chrome 37 ou version
ultérieure Safari 7.1 ou version ultérieure
Programmes de messagerie électronique : Microsoft Outlook 2007 ou version ultérieure, Web Access 2007 ou version ultérieure •
Lotus Notes 7.0.2, 8.5 • Messenger Express • Gmail, Hotmail et Yahoo
Ce que vous devez faire
• La première fois que vous recevez un courriel sécurisé de la Great-West, vous serez invité à créer un mot de
passe pour le site du service de courriel sécurisé.
• Une fois que vous avez ouvert une session, vous serez dirigé à notre site Web sécurisé affichant le message qui
vous a été envoyé par la Great-West.
• À partir de ce point, vous pouvez répondre au courriel, le sauvegarder ou simplement sortir du site Web.
• Pour répondre à la Great-West de manière sécurisée, cliquez sur le bouton « Répondre » alors que vous prenez
connaissance du courriel dans le site Web sécurisé.
•
Lorsque d’autres courriels vous seront envoyés par la suite, vous n’aurez qu’à saisir votre mot de passe pour être
dirigé au site Web afin d’y lire votre courriel.
Pour une marche à suivre plus détaillée, poursuivez votre lecture.
Exemple de courriel
de notification
Le courriel sécurisé de
la Great-West vous est d’abord
envoyé dans un courriel de
notification.
Ouvrez la pièce jointe
(SecureMessageATT.HTML).
Si vous éprouvez de la difficulté
à ouvrir la pièce jointe, vous
pouvez utiliser le lien « Cliquez
ici » comme autre moyen
d’accéder au message sécurisé.
À noter : Le lien « Cliquez ici »
expire après 14 jours. La pièce
jointe de format HTML n’expire
jamais.
À noter : L’emplacement
de la pièce jointe varie
selon le programme de
messagerie électronique.
Vous avez reçu un courriel sécurisé de la Great-West.
Pour lire le courriel, ouvrez le message sécurisé en
pièce jointe.
Vous éprouvez des difficultés?
Cliquez ici d’ici le 2015-05-05 10:45 HC pour lire le courriel si
vous utilisez un appareil mobile et éprouvez des difficultés.
À noter : Le lien « Cliquez ici » expire après 14 jours, mais la
pièce jointe en format HTML n’expire jamais.
Si vous avez besoin d’aide, veuillez vous reporter à l’auxiliaire de
travail sur le service de courriel sécurisé.
Exemple de pièce jointe de format HTML
À noter : Si vous choisissez
le lien intitulé « Cliquez ici »
dans le courriel de
notification, vous sauterez
cette étape.
Cliquez sur « Lire le
message sécurisé ».
Selon le navigateur Internet
que vous utilisez, il se peut
que l’on vous demande si
vous souhaitez continuer,
car le lien « Lire le message
sécurisé » mène vers un
site Web externe.
Exemple d’inscription
Si vous utilisez le service de
courriel sécurisé de la Great-West
pour la première fois, vous devez
vous inscrire.
Si vous êtes déjà inscrit, vous serez
directement dirigé vers l’écran
d’ouverture de session (voir page
suivante).
Exemple d’écran d’ouverture de session
Les utilisateurs déjà
inscrits doivent ouvrir une
session au moyen du mot
de passe qu’ils ont créé au
moment de l’inscription.
Vous avez oublié votre mot
de passe? Cliquez sur « Mot
de passe oublié » pour
recevoir un courriel qui vous
permettra de réactiver votre
mot de passe.
Exemple de message sécurisé
Lisez votre courriel sécurisé et accédez à toute pièce jointe. Bien que votre courriel sécurisé
n’expirera jamais, nous vous recommandons de sauvegarder ou d’imprimer le message et les
pièces jointes pour vos dossiers.
Exemple de message sécurisé
Utilisez l’option Enregistrer sous pour télécharger votre message sécurisé à votre ordinateur.
Si votre message sécurisé contient une pièce jointe, choisissez « Enregistrer en tant
qu’archive Zip ».
Le message et toute pièce jointe seront alors téléchargés à votre ordinateur.
Si votre message sécurisé ne contient aucune pièce jointe, choisissez « Enregistrer le
corps du message au format HTLM » pour télécharger le corps du message seulement.
Foire aux questions
1. Qu’est-ce qu’une pièce jointe de format HTML?
Une pièce jointe de format HTML est un fichier qui sera ouvert par votre navigateur Internet par défaut sur votre ordinateur ou
votre appareil mobile. Dans un tel cas, la pièce jointe « dit » à votre ordinateur comment décrypter le message du courriel
sécurisé afin que vous puissiez le lire.
2. Pourquoi faut-il que je m’inscrive à ce service pour ouvrir le courriel?
Tous les courriels comportant des relevés renferment des données sensibles à l’égard des participants de régime, ce qui
explique la raison pour laquelle les courriels sont cryptés.
3. Est-ce que je peux ouvrir le message sécurisé sur mon téléphone intelligent?
La plupart des téléphones intelligents devraient être en mesure d’accéder au message sécurisé au moyen du lien intitulé
« Cliquez ici » dans le courriel de notification au cours des 14 premiers jours. Après 14 jours, l’accès à votre message
sécurisé dépend de la pièce jointe en format HTML incluse dans le courriel de notification. À l’ouverture d’un fichier HTML,
certains appareils mobiles, comme les téléphones intelligents et les tablettes, modifieront le fichier qui est la clé pour accéder
à votre message crypté. C’est pourquoi certains appareils mobiles ne seront pas en mesure d’accéder au message sécurisé.
Si vous éprouvez ce type de problèmes lorsque vous vous servez d’un téléphone intelligent ou d’une tablette, nous vous
suggérons d’ouvrir le message sécurisé en utilisant un ordinateur de bureau ou portatif.
4. Que dois-je faire si j’ai oublié mon mot de passe?
À l’écran d’ouverture de session, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ». Un courriel pour la réinitialisation du mot de
passe sera automatiquement envoyé à votre adresse de messagerie électronique. Si vous ne recevez pas le courriel, vérifiez
votre filtre antipourriel ou votre dossier de courrier indésirable. Lorsque vous recevez le courriel, cliquez sur le lien de
réinitialisation dans le courriel et saisissez votre nouveau mot de passe.
Foire aux questions
5. Que faire si je n’ai plus accès à mon adresse de courriel pour réinitialiser mon mot de passe, ou si mon adresse
de courriel a changé?
Sans accès à l’adresse de courriel inscrite, vous ne pourrez pas réinitialiser votre mot de passe. Vous devez communiquer
avec l’expéditeur du message pour lui fournir votre nouvelle adresse de courriel et lui demander de vous envoyer le message
à nouveau.
6. Que dois-je faire si j’éprouve de la difficulté à ouvrir mon courriel sécurisé?
Assurez-vous d’avoir essayé d’ouvrir le courriel sécurisé au moyen de la pièce jointe de format HTML ainsi qu’un utilisant le
lien intitulé « Cliquez ici ». Assurez-vous également que la version de votre navigateur Internet n’est pas trop ancienne. De
plus, votre appareil doit être doté d’une visionneuse PDF pour pouvoir ouvrir la pièce jointe. Si malgré toutes les mesures qui
précèdent vous continuez à éprouver des difficultés, communiquez avec l’expéditeur du message.
7. Pendant combien de temps pourrai-je encore accéder au courriel sécurisé?
Tant que vous conserverez la notification initiale, vous serez en mesure d’accéder au message sécurisé. Nous vous
recommandons par contre de sauvegarder le message sécurisé et toute pièce jointe ou d’en imprimer une copie pour vos
dossiers.
8. Est-ce que je peux répondre au courriel?
Oui, vous pouvez y répondre de manière sécurisée en cliquant sur « Répondre » alors que vous prenez connaissance du
courriel dans le site Web sécurisé.
À noter : Le système ne place pas automatiquement une copie du message sécurisé dans votre dossier des éléments
envoyés. Cochez la case « Envoyez-moi une copie » lorsque vous répondez à un message sécurisé pour qu’une copie soit
envoyée à votre adresse pour référence.