Version - versie 20/10/2008 RICHTLIJN VOOR DE

Version - versie 20/10/2008
RICHTLIJN VOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE
EN
FINANCIËLE
ASPECTEN
VAN
PROJECTEN
DIRECTIVE
COMPTABLES
PROJETS
Deze richtlijn regelt de wijze van betaling van
de
subsidie,
de
eventuele
budgettaire
wijzigingen en aanpassingen, alsook de
specifieke vereisten met betrekking tot de
boekhouding en het financiële verslag dat de
NGO’s moeten indienen in uitvoering van het
koninklijk besluit van 24 september 2006
betreffende de subsidiëring van programma’s
en projecten voorgelegd door de erkende niet
gouvernementele
ontwikkelingsorganisaties.
De gids voor besteding, verantwoording en
controle van de subsidies maakt integraal deel
uit van deze richtlijn.
Cette directive fixe les modalités de paiement
du subside, les adaptations et modifications
budgétaires éventuelles, les exigences
spécifiques concernant la comptabilité et le
rapport financier que les ONG doivent
introduire en exécution de l’arrêté royal
du 24 septembre 2006 relatif à la subvention
des programmes et projets présentés par les
organisations non gouvernementales de
développement agréées.
Le guide pour l’utilisation, la justification et le
contrôle des subsides fait intégralement partie
de cette directive.
1. Uitbetaling van de subsidie
1. La libération du subside
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in twee
schijven: één van 80% van het toegekende
bedrag en de andere van 20%, telkens op
voorlegging van een schuldvordering. De
eerste
schijf
wordt
betaald
zodra
de
toekenning van de subsidie werd genotificeerd.
Met het oog op uitbetaling van de 2de schijf,
dient bij de schuldvordering een uitgavenstaat
te worden gevoegd volgens het model B in
bijlage, waarbij wordt aangetoond dat 70%
van de projectbegroting werd uitgegeven.
De uitgavenstaten worden “voor waar en echt“
verklaard en gedateerd door de hiervoor
bevoegde vertegenwoordiger van de NGO.
Le subside est libéré en deux tranches: une
de 80% du montant accordé et l’autre de
20%, chaque fois sur présentation d’une
déclaration de créance. La première tranche
est libérée dès la notification de l’octroi de
subside. En vue de la libération de la
deuxième tranche, la déclaration de créance
doit être accompagnée d’un état de dépenses
justifiant l’utilisation de 70% du budget du
projet, selon le modèle B en annexe.
Voor
deze
uitgavenstaten
wordt
een
overdracht van fondsen naar het Zuiden
beschouwd als een uitgave evenals de
valorisaties in overeenstemming met het
ministerieel besluit van 30 mei 2007 houdende
uitvoering
van
het
hierboven
vermeld
koninklijk besluit.
Dans ces états de dépenses, seront
considérés comme dépenses les transferts de
fonds au Sud ainsi que
les valorisations
conformes à l’arrêté ministériel du 30 mai
2007 portant exécution de l’arrêté royal
précité.
2. Begrotingsoverdrachten
2. Transferts budgétaires
Tussen de structuurkosten, de operationele
kosten en de beheerskosten zijn geen
overdrachten van budgetten mogelijk zonder
aanpassing
van
het
ministerieel
toekenningbesluit.
Entre les frais de structure, les frais
opérationnels et les frais de gestion, il ne peut
y avoir de transferts de budgets sans
adaptation de l’arrêté ministériel d’allocation
de subside.
Overdrachten van budgetten tussen bestaande
rubrieken van de operationele kosten van het
project zijn toegelaten op voorwaarde dat de
overdrachten niet meer bedragen dan hetzij
twintig procent, hetzij 2.500 EUR per algemene
Des transferts de budgets, entre rubriques
existantes à l’intérieur des coûts opérationnels
du projet sont autorisés, pour autant qu’ils ne
dépassent pas, soit vingt pour-cent soit 2.500
EUR par rubrique générale (investissements,
SUR
ET
LES
ASPECTS
FINANCIERS
DES
Les états de dépenses seront déclarés
“sincère et véritable“ et datés par le
représentant de l’ONG habilité pour ce faire.
rubriek (investeringen,
personeelskosten).
werkingskosten
en
frais de personnel et frais de fonctionnement).
Overdrachten van budgetten binnen bestaande
rubrieken van de beheerskosten van het
project zijn toegelaten, maar de rubriek
"investeringen” mag niet meer variëren dan
hetzij twintig procent hetzij 2.500 EUR.
Des transferts de budgets entre rubriques
existantes à l’intérieur des coûts de gestion
du projet sont autorisés; toutefois la rubrique
“investissements” ne peut varier, soit de plus
de vingt pour-cent soit de 2.500 EUR.
Overdrachten van budgetten die meer
bedragen dan dit percentage of het
bovenvermeld forfaitair bedrag dienen
voorafgaandelijk schriftelijk te worden
aangevraagd.
De Administratie beslist over die aanvraag
binnen de 30 dagen.
Des transferts de budgets dépassant ce
pourcentage ou le montant forfaitaire précité
doivent être préalablement demandés par
écrit.
L’Administration statue sur ces demandes
dans un délai de 30 jours.
3. Andere wijzigingen en aanpassingen
3. Autres modifications et adaptations
De NGO deelt aan de Administratie elke
belangrijke wijziging of aanpassing aan het
project mee binnen de dertig dagen.
L’ONG communique à l’Administration chaque
modification ou adaptation importante du
projet, dans un délai de 30 jours.
De aanwending van de forfaitaire bedragen
zoals voorzien in artikel 17, §1 van het
koninklijk besluit voor de financiering van
coöperanten en bursalen kan geen bijkomende
subsidie verantwoorden dan deze bepaald in
het ministerieel besluit.
L’utilisation de montants forfaitaires tels que
prévus à l’article 17, §1 de l’arrêté royal pour
le financement des coopérants et boursiers ne
peut justifier l’octroi d’un subside additionnel
à celui fixé par l’arrêté ministériel.
4. Partnerovereenkomsten
4. Conventions de partenariat
De getekende partnerovereenkomsten worden
aan de Administratie overgemaakt, hetzij
binnen de maand volgend op de kennisgeving
van de toekenning van de subsidie, hetzij
binnen de maand volgend op haar in voege
treden.
Les conventions de partenariat signées
doivent être transmises à l’Administration au
plus tard, soit le mois qui suit la notification
de l’octroi du subside, soit le mois qui suit
leur entrée en vigueur.
5. Het financieel verslag
5. Le rapport financier
Het financieel verslag dient binnen de 120
dagen volgend op de einddatum van het
project
te
worden
ingediend
bij
de
Administratie.
Le rapport financier est introduit auprès de
l’Administration, dans les 120 jours suivant la
date de fin du projet.
Het verslag wordt ingediend in vier papieren
exemplaren. Tevens zal een CD-rom worden
ingediend met daarop de financiële tabellen, in
een vorm die converteerbaar is in Excel.
Le rapport est introduit en quatre exemplaires
« papier ». En plus, sera fourni un CD-rom
sur lequel les tableaux financiers doivent être
communiqués en un format convertible en
Excel.
Het financieel verslag geeft een overzicht van
de verrichte kosten in vergelijking met het
goedgekeurde budget. Dit overzicht gebruikt
Le rapport financier donne un aperçu des
charges, comparées au budget approuvé. Cet
aperçu reprend la même division que la
dezelfde indeling als de indeling in budgetten
en rubrieken van het goedgekeurde project.
Bijkomend dient een verdeling van de kosten
te worden gegeven per partner met wie de
NGO
een
partnerovereenkomst
heeft
afgesloten, in overeenstemming met artikel 7
van het ministerieel besluit.
Het verslag bestaat uit de modellen 3 tot 7,
zoals hieronder beschreven.
Aan het financieel verslag van elk project dient
bovendien het model 1 en de laatste
jaarrekening te worden toegevoegd.
division en budgets et rubriques figurant
dans le projet approuvé. De plus, une
répartition des charges par partenaire avec
lequel l’ONG a conclu une convention de
partenariat, conformément à l’article 7 de
l’arrêté ministériel, doit être transmise.
Ce rapport se compose des modèles 3 à 7,
comme décrits ci-après.
Le modèle 1 et les derniers comptes annuels
sont joints au rapport financier de chaque
projet.
5.1. De boekhouding van het project
5.1. La comptabilité du projet
De NGO moet een boekhouding voeren waarin
een onderscheid wordt gemaakt tussen
kosten/opbrengsten naar aard maar ook naar
bestemming en per partner.
Het financieel verslag moet naast de verrichte
kosten ook de gerealiseerde opbrengsten met
betrekking
tot
de
betrokken
rubriek
weergeven.
L'ONG doit tenir une comptabilité dans
laquelle une distinction des charges/produits
est faite par nature, mais aussi par
destination et par partenaire.
Le rapport financier doit indiquer, outre les
charges effectuées, les produits
réalisés
relatifs à la rubrique concernée.
5.2. De jaarrekening
5.2. Les comptes annuels
Elke NGO die, in het kader van het
voorliggende koninklijk besluit, projecten
uitvoert die meegefinancierd worden door
DGOS, moet haar jaarrekening ten laatste zes
maand na het afsluiten van haar boekhouding,
aan DGOS voorleggen.
Wanneer de NGO jaarlijkse ontvangsten van
meer dan 250.000 EUR heeft, moeten haar
rekeningen gecertificeerd worden door een
bedrijfsrevisor. De Administratie kan de NGO
bijkomende inlichtingen vragen die door die
bedrijfsrevisor moeten worden gecertificeerd.
Toute ONG qui exécute des projets cofinancés
par la DGCD, dans le cadre du présent arrêté
royal, doit soumettre ses comptes annuels à
la DGCD, au plus tard six mois après la
clôture de l’exercice comptable de l’ONG.
5.3. De uitgaven
5.3. Les dépenses
Uitgaven kunnen gedaan worden
Noorden of in het Zuiden door:
in
Si l’ONG a des recettes annuelles dépassant
250.000 EUR, ces comptes sont certifiés par
un réviseur d’entreprises.
L’Administration pourra demander à l’ONG
des informations complémentaires qui devront
être certifiées par ce réviseur d’entreprises.
het
Des dépenses peuvent être faites au Nord ou
au Sud par :
1) de NGO die het project heeft ingediend
evenals de partijen met wie de NGO een
overeenkomst
van
samenwerking
heeft
gesloten zoals voorzien in art. 3 van het
koninklijk besluit;
1) l’ONG qui a introduit le projet ainsi que par
les associés avec lesquels l’ONG a conclu une
convention de collaboration, comme prévu à
l’article 3 de l’arrêté royal;
2) de partner van de NGO;
2) le partenaire de l’ONG;
3) de vertegenwoordiger(s) van de NGO* in
het Zuiden, hierna de “vertegenwoordiging”
genoemd, op voorwaarde dat de uitgaven
gedaan worden op naam van de NGO.
3) le(s) représentant(s) de l’ONG au Sud*, ciaprès dénommé(s) la “représentation”, pour
autant que les dépenses soient effectuées au
nom de l’ONG.
De boekhouding van de NGO enerzijds, en die
van de partner of de vertegenwoordiging
anderzijds, dient zo georganiseerd te zijn dat
er overeenstemming kan worden aangetoond
tussen:
Les comptabilités de l'ONG d’une part, et du
partenaire ou de la représentation de l’autre
part, doivent être organisées d'une manière
telle qu'il y ait correspondance entre:
- de rubriek in de boekhouding van de NGO
met betrekking tot de overdrachten van
fondsen
naar
die
partner
of
die
vertegenwoordiging;
- la rubrique de la comptabilité de l'ONG
relative aux transferts de fonds à ce
partenaire ou à cette représentation;
- een corresponderende rubriek in
boekhouding
van
die
partner
of
vertegenwoordiging.
de
die
- une rubrique correspondante dans la
comptabilité de ce partenaire ou de cette
représentation.
De NGO die een project heeft ingediend onder
de voorwaarden voorzien in artikel 3 van het
koninklijk
besluit,
bundelt
de
verantwoordingsstukken van de gemaakte
kosten van elke partij waarmee ze structureel
samenwerkt en verwerkt deze in haar
financieel verslag. De NGO bevestigt de
feitelijke en boekhoudkundige juistheid van de
vermelde gegevens.
Facturen tussen de NGO en de partijen
waarmee zij structureel samenwerkt (cf. artikel
3 van het koninklijk besluit), in het kader van
het project, zijn niet aanvaardbaar.
L’ONG qui a introduit un projet
sous les
conditions prévues à l’article 3 de l’arrêté
royal, rassemble les justificatifs des dépenses
effectuées par chaque associé avec lequel elle
collabore et les consolide dans son rapport
financier. L’ONG confirme l’exactitude des
données, dans les faits et en comptabilité.
Uitgaven gemaakt in een andere munt dan de
euro worden eerst in deze andere munt
opgenomen in het verslag en vervolgens
omgezet in euro. De gebruikte wisselkoers
wordt verantwoord.
Des dépenses faites dans une monnaie autre
que l’euro, sont mentionnés dans le rapport
d’abord dans la monnaie dans laquelle elles
ont été réalisées et ensuite converties en
euro. Le taux de change utilisé est justifié.
Alle kosten moeten betrekking hebben op de
periode bepaald in het toekenningbesluit van
de subsidie.
Toutes les charges doivent se rapporter à la
période fixée par l’arrêté d’allocation du
subside.
Des factures entre l’ONG et les associés avec
lesquels
elle
collabore
d’une
manière
structurelle (cf. article 3 de l’ l’arrêté royal),
dans le cadre du projet, ne sont pas
acceptables.
* Par représentant de l’ONG au Sud, on entend toute personne dûment mandatée par l’ONG pour la représenter dans un pays du Sud.
En début de projet, l’ONG communique les coordonnées de ses représentants au Sud et informera l’Administration de tout
changement intervenant durant la durée du projet.
* Onder vertegenwoordiger van de NGO in het Zuiden, verstaat men elke persoon die behoorlijk door de NGO gemandateerd is om
haar te vertegenwoordigen in een land in het Zuiden. Bij het begin van het project deelt de NGO de gegevens mee van haar
vertegenwoordigers in het Zuiden en brengt zij de Administratie op de hoogte van elke wijziging hierin gedurende het project.
5.4. Verantwoordingsstukken
5.4. Les pièces justificatives
Voor de kosten opgenomen in de boekhouding
van
de
NGO,
dienen
de
verantwoordingsstukken ter beschikking te
zijn van de controlerende instanties op de
zetel
van
de
NGO
in
België.
Met
verantwoordingsstukken
worden
originele
bewijsstukken bedoeld, zoals uitgelegd in het
“advies over de jaarrekening 174/1“ van de
Commissie Boekhoudkundige Normen (Bull.
C.B.N., n° 38, februari 1997).
Pour les charges inscrites dans la comptabilité
de l’ONG, les pièces justificatives doivent être
à la disposition des instances de contrôle au
siège de l'ONG en Belgique. Par pièces
justificatives, on entend les pièces probantes
originales, comme expliqué dans “l’avis sur
les comptes annuels 174/1“ de la Commission
Normes Comptables (Bull. C.N.C., n° 38,
février 1997).
Voor de uitgaven, gemaakt door een partner
of door een vertegenwoordiging van de NGO,
dient de NGO, op haar zetel in België de
nodige boekhoudkundige stukken en de
overeenkomstige verantwoordingsstukken ter
beschikking te houden van de controlerende
instanties. Als verantwoordingsstukken komen
in aanmerking de originele of kopieën van
bewijsstukken.
Pour les dépenses faites par un partenaire ou
par une représentation de l’ONG, l'ONG doit
tenir les pièces comptables et les pièces
justificatives correspondantes à la disposition
des instances de contrôle, au siège de l'ONG
en Belgique. Sont considérées comme pièces
justificatives, les originaux ou les copies des
pièces probantes.
Bovendien maakt de NGO een lijst op van de
verantwoordingstukken per partner of per
vertegenwoordiging, alsook per rubriek.
En outre, l’ONG établit une liste des pièces
justificatives
par
partenaire
ou
par
représentation, ainsi que par rubrique.
5.5. Gerealiseerde inkomsten
5.5. Revenus générés
De kredietinteresten van alle bankrekeningen
moeten ten goede komen van het project en
dit volgens dezelfde modaliteiten als deze die
gelden
voor
de
subsidie.
Speculatieve
beleggingen zijn verboden.
Les intérêts créditeurs de tous les comptes
bancaires reviennent au projet selon les
mêmes modalités que celles prévues pour le
subside. Les placements spéculatifs sont
interdits.
Alle rekeningen met betrekking tot het project
moeten duidelijk de gerealiseerde intresten
vermelden.
De gerealiseerde inkomsten die geboekt
kunnen worden op de Belgische bijdrage
(subsidie en NGO), moeten voor het project
worden aangewend en behoorlijk worden
verantwoord.
Tous les comptes en relation avec le projet
doivent mentionner clairement les intérêts
générés.
Les produits réalisés, directement imputables
à l'apport belge (subside et ONG), doivent être
affectés à la réalisation du projet et dûment
justifiés.
Indien de samenvoeging van subsidies
toegewezen aan het project door DGOS en
andere publieke geldschieters de uitgaven van
het project overschrijdt, zal de DGOS-subsidie
met het verschil verminderd worden.
Lorsque le cumul des subsides affectés au
projet par la DGCD et par d’autres bailleurs
publics dépasse les dépenses du projet, le
subside de la DGCD sera réduit à due
concurrence.
5.6. Overdracht van fondsen.
5.6. Les transferts de fonds.
Elke overdracht van fondsen moet gebeuren
per bankoverschrijving van een rekening van
de NGO in België naar deze van de lokale
partner en dit zonder tussenpersoon, met
uitzondering van de vertegenwoordiging van
de gesubsidieerde NGO.
Tout transfert de fonds doit être effectué par
virement bancaire d’un compte de l’ONG en
Belgique à celui du partenaire local et ce,
sans intermédiaire, à l’exception de la
représentation de l’ONG subsidiée.
Een afwijking hiervan is mogelijk wanneer het
financiële systeem van een land slecht
functioneert
waardoor
bankoverdrachten
moeilijk
zijn.
Deze
afwijking
moet
voorafgaandelijk goedgekeurd worden door de
Administratie.
De
echtheid
van
deze
overdrachten moet aangetoond worden.
Une dérogation est possible lorsque le
système financier d'un pays est dans un état
de délabrement tel qu'il ne permet que
difficilement des transferts bancaires. Cette
dérogation doit être approuvée au préalable
par l'Administration. La réalité de ces
transferts doit être démontrée.
De bankkosten, zowel in België als in het
buitenland, met betrekking tot de overdracht
van fondsen, moeten verantwoord worden.
Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à
l'étranger, relatifs aux transferts de fonds
doivent être justifiés.
6. Modellen
6. Modèles
Model 1: overzicht van het geheel van
opbrengsten en kosten van de NGO en de
oorsprong van de eigen bijdrage.
Modèle 1 : aperçu de l’ensemble des produits
et charges de l’ONG et de l’origine de l’apport
propre.
Dit model geeft alle opbrengsten en kosten
van het laatste boekjaar van de NGO weer en
geeft de samenstelling en oorsprong van de
eigen bijdrage weer.
Ce modèle donne tous les produits et charges
du dernier exercice comptable annuel de
l’ONG et démontre la constitution et l’origine
de l’apport propre.
De NGO levert de resultatenrekening en,
indien ze gebruik maakt van de mogelijkheid
om te valoriseren, een lijst van de valorisaties
gerealiseerd in het kader van het project.
Wanneer de NGO jaarlijkse ontvangsten heeft
van meer dan 250.000 EUR, moet dit model
door de bedrijfsrevisor worden ondertekend.
L’ONG fournit le compte de résultats et au
cas où elle procède à des valorisations, une
liste des valorisations effectuées dans le
cadre du projet.
Si l’ONG a des recettes annuelles dépassant
250.000 EUR, ce modèle est signé par le
réviseur d’entreprises.
Model 3 (uitsluitend voor Noord-projecten):
overzicht
en
uitsplitsing
van
de
personeelskosten van de NGO.
Modèle
3
(pour
les
projets-Nord
uniquement): aperçu et ventilation des frais
de personnel de l’ONG.
Dit model geeft de naam, voornaam, functie,
diploma, statuut, anciënniteit en loon weer
van elk personeelslid alsook van het personeel
waarvoor valorisatie wordt gevraagd.
Ce modèle reprend le nom, prénom,
fonction, diplôme, statut, ancienneté et
rémunération
de
chaque
membre
du
personnel ainsi que du personnel pour lequel
la valorisation est demandée.
De plus une ventilation est faite pour chaque
personne en coûts opérationnels, coûts de
gestion et frais de structure et, en emploi du
temps.
Tevens wordt een uitsplitsing van de kosten
gemaakt
voor
elk
personeelslid
in
operationele, beheers- en structuurkosten en,
de tijdsbesteding.
Model 4: overzicht van de opbrengsten en
kosten van het project met een uitsplitsing per
land.
Modèle 4: aperçu des produits et charges du
projet.
Dit model laat toe de voortgang van het projet
te volgen alsook de budgetoverdrachten. De
structuurkosten
worden in
hun geheel
verantwoord
door
middel
van
de
boekhoudkundige stukken.
Ce modèle permet de voir le suivi du projet
ainsi
que
les
transferts
budgétaires.
Les frais de structure sont justifiés « à la
masse », en utilisant les pièces comptables.
Model 5.1: (enkel op aanvraag) overzicht van
de ingezette NGO-coöperanten volgens artikel
5.1. van het koninklijk besluit.
Modèle 5.1: (sur demande seulement)
aperçu des coopérants ONG suivant l’article
5.1. de l’arrêté royal.
Model 5.2: (enkel op aanvraag) overzicht van
de ingezette NGO-coöperanten volgens artikel
5.2. van het koninklijk besluit.
Modèle 5.2: (sur demande seulement)
aperçu des coopérants-ONG suivant l’article
5.2. de l’arrêté royal.
Model 6: (enkel op aanvraag) overzicht van de
bursalen en hun kosten.
Modèle 6: (sur demande seulement) aperçu
des boursiers et de leur coût.
Model
Modèle 7: aperçu détaillé des moyens utilisés
7:
gedetailleerd
overzicht
van
de
ingezette
middelen
per
resultaat.
De
toewijzing per resultaat kan gebeuren:
door een nauwkeurige uitsplitsing van
elk stuk;
op basis van verdeelsleutels van de
kosten;
op basis van de analyse van de
ingezette middelen.
par résultat. L’affectation par résultat peut se
faire:
par ventilation précise de chaque pièce;
-
sur base d’une clé de répartition des
dépenses ;
à partir de l’analyse des moyens
utilisés.
Model 7a – Noord: een detail van de uitgaven, Modèle 7a – Nord: un relevé des dépenses, par
résultat.
per resultaat.
Model 7a – Zuid: een detail van de uitgaven, Modèle 7a – Sud: un relevé des dépenses, par
résultat.
per resultaat.
De modellen 7a kunnen vervangen worden
door uittreksels van de algemene of analytische
boekhouding van de NGO en van haar
vertegenwoordiging, voor zover deze verplichte
inlichtingen
geven
en
volgens
dezelfde
begrotingslijnen zijn georganiseerd.
Les modèles 7a peuvent être remplacés par des
extraits de la comptabilité générale ou analytique
de l’ONG et de sa représentation, pour peu qu’ils
fournissent
les
informations
obligatoires
demandées et soient organisés selon les mêmes
lignes budgétaires.
Model 7b – Zuid: een detail van de uitgaven
van de lokale partner.
Modèle 7b – Sud: un relevé des dépenses du
partenaire local.
Model 7 c - Zuid: een overzicht van de
bankoverdrachten tussen de NGO (de zetel en
haar vertegenwoordiging) en haar partners.
Modèle 7c – Sud: un relevé des transferts
bancaires entre l’ONG (le siège et sa
représentation) et ses partenaires.
In het geval van structurele samenwerking
(zoals geregeld door artikel 3 van het
koninklijk besluit) moet elke partij modellen 1
en 3 indienen.
En cas de collaboration (comme régi par
l’article 3 de l’arrêté royal), chaque associé
doit introduire les modèles 1 et 3.