113 réunion du Bureau

14 novembre 2014
113ème réunion du Bureau
Auckland
Nouvelle-Zélande
Jeudi 4 septembre 2014
DÉCISIONS
Personnes
présentes :
Orhan Altan, John Ball, David Black, Michael Clegg, Barbara Erazmus,
Raghavendra Gadagkar, Yuan Tseh Lee, Manuel de León, Jinghai Li,
Gordon McBean, Nicole Moreau, Daya Reddy, Cheryl de la Rey, Kazuyuki
Tatsumi et Steven Wilson (membre de plein droit)
Excusé :
John Buckeridge
Secrétariat :
Tish Bahmani Fard et Denise Young
Bureaux
Régionaux :
Nordin Hasan, Manuel Limonta et Edith Madela-Mntla
Point 1 de
l'ordre du jour : Sharizad Tengku Dahlan, Camilo García, Richard Glover, Ángela Guzmán,
Mohd Hizamddin Jaafar, Maureen Brennan, Vivien Hwey-Ying Lee,
Johannes Mengel, Howard Moore, Daniel Nyanganyura, Nora Papp, Katsia
Paulavets, Anne-Sophie Stevance et Andrew Wei-Chih Yang
1.
Allocution de bienvenue et ouverture de la réunion
Le Président a souhaité la bienvenue aux participant-e-s et a invité chacun-e à se présenter
brièvement.
2.
Adoption de l’ordre du jour
L'ordre du jour avait été avant tout fixé afin d'informer le nouveau Bureau. Les points relatifs
aux informations ont été abordés rapidement et il a été convenu que toute discussion
importante serait menée lors de la prochaine réunion du Bureau.
Décision :
Adoption de l'ordre du jour.
2
3.
Décisions de la 112ème réunion du Bureau et questions à aborder
(non traitées ailleurs)
Toutes les questions à aborder dans les Décisions de la 112ème réunion du Bureau ont été
traitées dans l'ordre du jour.
Décision :
Prendre note des Décisions de la dernière réunion.
4.
Présentation de l'ICSU
Le Directeur Exécutif a brièvement présenté l'ICSU.
Décision :
Prendre note de la structure et des activités de l'ICSU.
5.
Rôle et responsabilité du Bureau
5.1
Rôle
Les Statuts prévoient que le Bureau est responsable devant l'Assemblée Générale. Il supervise
le fonctionnement de l'ICSU, il conseille l’Assemblée Générale sur les orientations et les
priorités de l’ICSU, en tenant compte des recommandations des Comités compétents, il met
en œuvre et diffuse les politiques et les points de vue de l’ICSU entre les Assemblées
Générales.
Il a été rappelé aux Membres du Bureau que, bien qu’ils soient élus par l’Assemblée Générale
en fonction des nominations émises par les Membres Nationaux et les Unions Scientifiques,
ils ne représentent pas l’Union ni le Membre National les ayant nommés ni les groupes
d’Unions proposant leur candidature. L’affiliation (pays ou Union) précisée après leur nom
est donnée à titre indicatif uniquement.
Décision :
Prendre note du rôle des membres du Bureau et des Dirigeants.
5.2
Conduite des réunions du Bureau et procédure de prise de décision entre les
réunions
Les membres du Bureau sont censés prendre une part active aux débats de celui-ci, ainsi qu'à
la mise en œuvre de ses décisions et de celles de l’Assemblée Générale. Les débats menés par
le Bureau doivent absolument être ouverts et constructifs. Les discussions qu'il mène lors de
ses réunions ne doivent pas être divulguées à l'extérieur. Une fois les décisions prises, les
points de vue divergents ne doivent pas non plus être divulgués en dehors du Bureau. Ils
peuvent être indiqués dans le compte rendu de la réunion, sur demande, mais cela ne s'est
jamais produit à ce jour. Les décisions du Bureau sont publiées sur le site Internet de l'ICSU.
Si des décisions, telles que les nominations aux comités, doivent absolument être prises entre
les réunions, elles peuvent l'être par voie électronique.
3
Décisions :
Prendre note de l'attitude attendue des membres du Bureau dans la conduite des réunions.
Accepter que les supports des réunions du Bureau ne soient plus distribués au format papier à
l'avenir.
5.3
Responsabilité
L’opinion des commissaires aux comptes de l’ICSU quant à la responsabilité juridique des
membres du Bureau a été présentée. Les membres du Bureau ont demandé qu'elle soit
modifiée pour faire nommément référence au Bureau dans son ensemble et non pas aux seuls
Dirigeants. L’ICSU a souscrit une assurance qui couvre les membres du Bureau en cas de
faute ou de préjudice vis-à-vis des tiers.
Décision :
Demander au Secrétariat de modifier la note sur la responsabilité juridique des membres du
Bureau.
5.4
Déplacements dans le cadre des activités de l’ICSU
Les membres ont été informés que les règles relatives aux déplacements figuraient à la
troisième page du formulaire de demande de remboursement des frais de déplacement. Les
frais (billets d'avion, etc.) peuvent être remboursés avant la réunion concernée, à réception de
la facture. L’original des billets d’avion et de tout justificatif doit être fourni après la réunion.
L'ICSU rembourse les billets en classe touriste ou économique au tarif le plus bas possible. Pour les
vols de plus de cinq heures, le remboursement des billets en classe économique avec
possibilité de surclassement peut être envisagé. Une demande doit dans ce cas être adressée au
Secrétariat et tout surclassement doit faire l'objet d'une autorisation préalable.
L'assurance de l'ICSU offre une couverture limitée aux membres du Bureau en déplacement.
L'ICSU rembourse également les assurances supplémentaires, dans la limite du raisonnable,
souscrites par les membres du Bureau, le cas échéant. L'obligation pour les membres du
Bureau de veiller à être correctement assurés lors de leurs déplacements a été soulignée.
Décision :
Prendre note des conditions de remboursement des déplacements dans le cadre des activités
de l’ICSU.
5.5
Conflit d'intérêts
L'ICSU a récemment pris des mesures sur le conflit d'intérêts, qui sont désormais
systématiquement appliquées lors des réunions.
Les membres du Bureau doivent signaler tout conflit d'intérêts d'ordre général pour qu'il soit
consigné dans le registre prévu à cet effet. En outre, à chaque réunion, il leur est demandé de
déclarer tout intérêt qu'ils peuvent avoir en lien avec un point précis de l'ordre du jour.
Décision :
Accepter que chaque membre du Bureau envoie à l'assistante du Directeur Exécutif une note
brève sur ses éventuels conflits d'intérêts, afin que le Président décide ensuite de traiter au
mieux ces conflits d'intérêts.
4
6.
Nomination des membres du Comité des Finances
Le Bureau devait nommer en son sein les membres du Comité des Finances. Celui-ci se
compose d'un-e président-e, de deux membres et du-de la Trésorier-ère, qui y siège de plein
droit.
Décision :
Nommer Orhan Altan (président), Nicole Moreau et Manuel de León au Comité des Finances.
7.
Évaluation de l'Assemblée Générale
7.1
Procédure
Les membres du Bureau ont estimé que l'Assemblée Générale s'était bien passée et remercié
le Secrétariat de l'ICSU, la Société royale de Nouvelle-Zélande et Conference Company.
Les points à traiter suivants ont été énoncés :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mode de scrutin, en particulier les listes établies par les forums (considéré comme
confus et souligne la différence entre les Membres Nationaux et les Unions)
Décompte des voix trop long, il devrait être prévu pendant les pauses café
Unions fâchées par l'éventualité d'abandonner la lettre U de l'ICSU
Revoir la forme et la nécessité de forums distincts, seules les séances relatives aux
activités étant peut-être nécessaires
Éventualité d'une conférence de presse à la fin de l'Assemblée Générale et d'une
déclaration à la presse
Commencer l'AG par une séance d'information sur les procédures
Simplifier l'accès aux documents en ligne
Dresser la liste des mesures mentionnées (proposées) à l'Assemblée Générale (surtout
l'Évaluation externe vis-à-vis du Plan Stratégique)
Changer le mode de scrutin des élections des membres du Bureau et prévoir une
séance avant l'élection pour expliquer clairement la procédure
7.2
Suites de l'Évaluation externe
Le Bureau a estimé qu’il était urgent de définir les premières étapes de la mise en œuvre des
recommandations de l'Assemblée Générale relatives à l'Évaluation externe, au cas où il y
aurait une Assemblée Générale par voie électronique pour prendre une décision en la matière
dans un an.
Le Bureau a également admis que, Future Earth commençant à voler de ses propres ailes,
l'ICSU devrait consacrer davantage de temps à ses autres programmes, comme la Santé
urbaine et l'IRDR.
Un comité consultatif composé de personnalités éminentes pourrait être formé pour travailler
sur le financement et la visibilité de l'ICSU.
5
Décisions :
Demander à John Ball, Manuel de León et David Black de rédiger un document d'une page
sur la révision du mode de scrutin.
Accepter que les Dirigeants commencent dès que possible à réfléchir sur les mesures à
prendre consécutivement à l'Évaluation externe, pour que leurs conclusions soient soumises
au Bureau et pour pouvoir répartir les tâches.
8.
Dates de lieux des prochaines réunions (y compris celles des Dirigeants et des
Président-e-s et Directeurs-trices Régionaux) et dates des webinaires entre les
réunions
Le Bureau et les Dirigeants se réunissent généralement deux fois par an et le Bureau organise
un webinaire à mi-chemin entre deux réunions. L'une des réunions des Dirigeants se tient
avec les Président-e-s et Directeurs-trices Régionaux, généralement au cours du deuxième
semestre.
Le Bureau a noté que les questions suivantes nécessitaient une décision du Bureau par voie
électronique avant sa prochaine réunion, parfois sur recommandation du CSPR :
•
•
•
Nouveaux membres pour le CSPR
Renouvellement de la composition des Comités Régionaux
Nouveaux président-e-s pour la Santé urbaine et l'IRDR
Décisions :
Approuver la liste des questions nécessitant une décision par voie électronique avant la
prochaine réunion du Bureau.
Accepter d'organiser un webinaire du Bureau avant la fin de l'année, puis de nouveau entre les
réunions des Dirigeants et du Bureau en 2015.
Accepter d'organiser une réunion des Dirigeants en janvier ou février 2015 et une réunion du
Bureau en avril ou mai.
9.
Autres questions
Il ne restait aucune autre question à traiter.
10.
Évaluation de la réunion
Cette première réunion du Bureau a été considérée comme positive.
11.
Réunion à huis clos
11.1
11.2
Avec le Directeur Exécutif
Sans le Directeur Exécutif
Toutes les questions ayant été traitées, le Président a clos la réunion à 13 heures.