PDF Converter

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CASE STUDY
Une numérisation efficace des dossiers de
Baker Tilly Berk grâce à Nuance
Baker Tilly Berk, l’un des dix plus gros cabinets d’expertise comptable et de fiscalité des Pays-Bas, fait partie du réseau de
Baker Tilly International qui assiste des clients établis dans le monde entier. La société néerlandaise possède 19 succursales,
800 collaborateurs et un large éventail de spécialités. Ses principales activités sont l’expertise comptable et le conseil fiscal,
complétées le cas échéant par des compétences spécialisées. Les clients de Baker Tilly Berk appartiennent à plusieurs branches
et segments, parmi lesquels les secteurs du logement, de la santé, de l’agriculture, de l’automobile, du barreau et du notariat,
ainsi que des pouvoirs publics. Le cabinet, presque centenaire, est en évolution permanente. La solution PDF Converter
de Nuance lui a permis de mettre définitivement les dossiers papier au rebut et d’optimiser la recherche dans les archives
maintenant numérisées.
La succursale de Baker Tilly Berk implantée à Zaandam a entièrement abandonné les dossiers papier. Non seulement tous
les nouveaux dossiers sont systématiquement numérisés, mais la numérisation des anciens dossiers se poursuit à intervalle
régulier. Trois intérimaires ont pour mission de scanner les anciens dossiers à l’aide d’imprimantes multifonctions. Pour les
nouveaux dossiers, les consultants de la société sont équipés de scanners manuels qui permettent de numériser directement
chez le client tous les documents indispensables. Le logiciel PDF Converter de Nuance utilisé à cet effet sert également aux
consultants à « tamponner » les documents numériques avec la mention « Accord » ou le logo de Baker Tilly Berk.
Dirk Sibie, expert comptable adjoint chez Baker Tilly Berk, nous explique : « Au départ, nous travaillions avec un logiciel PDF
d’Adobe. La licence revenait à environ 250 euros par poste de travail, et il ne s’agissait même pas de la version étendue qui aurait
coûté entre 500 et 600 euros. Quand nous avons entamé la numérisation des dossiers, il y a deux ans, chaque consultant devait
non seulement emporter son scanner chez le client, mais disposer aussi d’une licence Adobe. En effet, le logiciel fourni avec le
scanner ne suffisait pas. Nous avons alors dû acquérir rapidement une série de licences, ce qui nous a poussés à rechercher une
alternative plus abordable. En fouillant sur Internet, nous avons découvert le logiciel PDF Converter de Nuance. »
L’alternative de Nuance était nettement moins chère et Baker Tilly Berk a pu acheter 70 licences pour un prix inférieur à 20
licences Adobe. Toute la succursale de Zaandam s’est alors attelée à la tâche avec le logiciel PDF.
Une recherche optimisée
En plus de son prix nettement inférieur, le logiciel de Nuance présente un précieux avantage : sa fonctionnalité. Dirk Sibie :
« Nous réalisons beaucoup de tâches différentes avec le logiciel de Nuance. Il arrive que certains clients nous envoient des
documents PDF composés d’illustrations. Autrefois, nous ne pouvions pas les utiliser. Le logiciel PDF Converter nous permet
désormais d’effectuer des recherches complètes dans ces documents. Il peut s’agir d’énormes fichiers, un document de 150
pages n’ayant rien d’exceptionnel. Si ce document est dans un mauvais format PDF, nous ne pourrons pas l’exploiter. Grâce
au logiciel PDF Converter de Nuance, nous pouvons convertir ce fichier au format adéquat et le rendre immédiatement lisible
dans notre système dédié à la récupération d’informations. Nous disposons aujourd’hui d’une gigantesque bibliothèque
entièrement accessible grâce à Nuance. »
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Environ la moitié des utilisateurs de la solution PDF Converter de Nuance exige plus qu’une simple fonctionnalité standard. Il
est par exemple utile que les clients ou les collaborateurs du bureau puissent « compléter » électroniquement des documents
PDF en y ajoutant des annotations ou en cochant des cases. Cette opération était impossible avec la version standard
d’Adobe. Dirk Sibie fabrique lui-même des tampons numériques, comme « Reçu », « Examiné » et « Approuvé », utilisés par les
consultants pour leurs documents PDF.
L’utilisation du logiciel ne demande aucune formation. En qualité d’expert comptable adjoint chez Baker Tilly Berk, Dirk Sibie
a dressé une liste pratique des principales tâches traitées avec le logiciel de Nuance, comme la sécurisation des documents, la
recherche ou la conversion aux formats Word ou Excel.
Sibie souligne un autre avantage pratique du logiciel PDF Converter de Nuance : « Nous pouvons maintenant reprendre
des morceaux de texte dans des documents PDF par copier-coller. Mieux encore, nous pouvons convertir intégralement ces
documents au format Word, si nécessaire. L’expérience nous montre que 90 % des conversions sont des succès. Nous pouvons
aussi parfaitement sécuriser les documents PDF des clients contre les modifications et les copies. Il n’existe d’ailleurs aucune
exigence particulière pour les cabinets d’expertise comptable. Nous constatons que la majorité des fichiers PDF que nous
recevons ne sont pas du tout sécurisés. »
Une baisse considérable du volume de papier imprimé
Les économies réalisées par la succursale de Zaandam avec le logiciel de Nuance concernent en premier lieu les frais de
licence nettement inférieurs en comparaison au logiciel Adobe. Mais les avantages financiers ne s’arrêtent pas là. Grâce à la
numérisation, de moins en moins de documents sont imprimés. Dirk Sibie : « Autrefois, nous imprimions presque 150 000
pages par mois. Nous sommes aujourd’hui descendus à 60 000 pages par mois, ce que l’on doit largement au logiciel de
Nuance. »
Pour Baker Tilly Berk Zaandam, l’atout majeur de la solution PDF Converter de Nuance vient du fait que la succursale travaille
entièrement sur des dossiers numériques et que les informations qu’ils contiennent sont facilement accessibles. Le logiciel
de Nuance est actuellement transféré vers les autres succursales et on s’attend à ce qu’il y connaisse le même succès qu’à
Zaandam.
www.nuance.fr