Ultimo Facility Management

Ultimo Facility
Management
Votre organisation facilitaire s’efforce de proposer des
prestations de services d’excellente qualité lesquelles
sont la clé de la réussite auprès de vos clients, de vos
collaborateurs et de votre direction. La création de valeurs
durables est dans ce cadre l’un des principaux objectifs.
Cette création est garantie par la gestion ciblée des processus, l’administration ciblée des ressources, le soin apporté
à l’implication et au développement du personnel et une
direction efficace. Afin de proposer d’excellentes prestations
de services, votre organisation facilitaire a besoin d’un outil
qui lui fournit les informations adaptées, au bon moment et
au bon endroit, et qui prend en charge les processus de
travail de manière ciblée.
Le système informatique de gestion facilitaire Ultimo
Facility Management est un outil convivial et flexible
pour votre organisation facilitaire, qui prend en charge
les processus et les tâches et qui rend les coûts associés
intelligibles. Grâce à sa structure modulaire, l’application
Ultimo Facility Management est disponible pour les
entreprises de toutes tailles. De plus, de par son caractère
flexible, l’application Ultimo Facility Management peut
être utilisée dans tous les secteurs d’activité.
Self Service
(catalogue
(catalogue de
de produits
produits et
et de
de ser
services)
vices)
données principales, gestion des configurations,
gestion des incidents, gestion des problèmes,
gestion des modifications, rapports et tableaux
de bord, arborescence des informations
Données principales et documents
personnel (premiers secours inclus),
clients, fournisseurs, produits,
types de travail, priorités
Réservations
Enregistrement des visiteurs
Gestion des clés
Données relatives au matériel
complexes, bâtiments, salles,
installations, inventaire,
moyens de transport
Gestion du flux de travail
notifications, planification (graphique),
traitement, suivi de la progression,
enregistrement des coûts
Options Ultimo
Package de base Ultimo Facility Management
Gestion informatique
Prise en charge totale pour le Front
Office & Back Office
Afin de proposer des prestations de services d’un
excellent niveau, vous devez disposer d’un bon
outil, qui prend aussi bien en charge les activités de votre Front Office ainsi que celles de
votre Back-Office. Vos prestations de services ne peuvent
se dérouler de manière impeccable que si le Front Office et
le Back Office collaborent correctement ensembles. La communication mutuelle et les processus doivent également être pris en
charge de manière efficace. Avec Ultimo Facility Management, vous
disposez d’une solution globale adaptée. Parallèlement à la prise en charge de votre Service Desk, toutes les tâches exécutives de l’organisation
facilitaire sont hébergées par le système. Grâce à la structure intuitive de
l’application Ultimo, la communication mutuelle et les processus sont particulièrement bien pris en charge.
Service Desk
Le processus commence chez le client pour un grand nombre de tâches.
Votre client doit notifier ses demandes, ses réservations, ses commandes,
ses pannes et ses réclamations à votre organisation facilitaire. Pour ce faire,
vous avez un ou plusieurs Service Desks à votre disposition.
Les collaborateurs du Service Desk enregistrent l’ensemble des notifications à l’aide de l’application Ultimo. Grâce aux informations accumulées
dans le système, vos collaborateurs peuvent traiter directement de nombreuses questions ainsi que des demandes récurrentes. Dans le cas où un
message ne peut être traité directement, vous pouvez émettre le souhait
de le transférer vers le Back Office approprié. Le message est dès lors
automatiquement transféré vers le Back Office concerné via l’application
Ultimo. Le client est alors informé du transfert et une fois le message traité
par le Back Office, le client en est dès lors directement averti. Vos clients
peuvent donc à tout moment consulter le statut de leurs notifications.
Self Service Ultimo.net (catalogue de produits et de services en ligne)
Vos clients attendent de vous des prestations de services d’excellente qualité. La communication mutuelle entre le client et l’organisation
facilitaire peut donc également être établie via une application
nommée Self Service Ultimo.net.
Ser vice
technique
Déménagements
Gestion des stocks et achats
Entretiens périodiques
IC T
Gestion des projets
Justification de l’emploi du temps
Net toyage
Gestion immobilière
Flexibilité Ultimo
Gestion des contrats
Ultimo Customization Tool
Gestion des locations
Traiteur
Facteurs d’états
Homme à
tout faire
Entretien avec planning pluriannuel
Amortissements
Modification graphique de plannings Client
Service Desk
Achats
Notifications Ultimo
Reproduc tion
Ultimo Business Reporting
Ultimo Business Integration
Self Service
Sécurité
Illustration 1. Le client a la possibilité de transmettre son message au Service Desk
ou encore de l’envoyer directement au Back-Office concerné à l’aide du
module Ultimo Self Service.net.
Ultimo Business Reporting
De multiples possibilités sont disponibles via un catalogue de produits
et de services convivial, accessible via Internet ou encore, via l’Intranet de
la société. Il est possible de rendre l’ensemble des produits et services du
département technique et du département informatique facilement accessibles à tous les clients. Vos clients peuvent communiquer leurs messages
via le navigateur Web et en surveiller leur suivi. Les clients peuvent également consulter les données pertinentes en ce qui concerne les pièces de
l’inventaire, les installations et les salles de réunion par exemple. Vos clients
peuvent enfin également consulter différents rapports en ligne.
Gestion du flux de travail
Monteursproductiviteit
Parallèlement aux excellentes prestations 50%
de services de votre Service Desk,
vos différents Back Offices doivent assurer la gestion du flux de travail de
25% Ultimo Facility Management
75% dispose de
manière structurée. L’application
l’ensemble des fonctionnalités pour prendre parfaitement
en charge tous les processus de travail de vos différents
Back Offices. L’ensemble des activités immobilières peut
0%
être hébergé
dans l’application Ultimo. En 100%
effet, Ultimo
permet de gérer les biens immobiliers de manière
centralisée, de planifier les travaux à effectuer dans les
bâtiments, de définir des budgets d’entretien répartis
sur plusieurs années. La location immobilière peut
également être gérée par le système. L’application
Jobs op tijd gereed
Ultimo est en outre l’outil adéquat pour la gestion des
50%
pièces de l’inventaire ou
des installations. L’application
Ultimo Facility Management25%
peut aussi être utilisée pour
la planification
75%
d’entretiens (périodiques), l’enregistrement des divers emplacements des
pièces de l’inventaire, la création d’une vue d’ensemble des différents coûts
et d’un historique structuré des divers problèmes rencontrés. La gestion
des stocks de votre organisation facilitaire et la gestion de vos
0%
100%
achats font également partie des possibilités offertes par
le logiciel Ultimo. Le module intitulé Gestion
des contrats permet de gérer les différents
contrats et d’informer vos collaborateurs en
cas d’expiration d’un de ceux-ci. La création
Uitbesteed/Totaal
onderhoudskosten
de réservations, la remise de
clés et la
coordination de déménagements peuvent
50%
également être extrêmement bien gérées
25%
75%
à l’aide de l’application Ultimo.
Gestion informatique
L’application Ultimo Facility Management offre également de nombreuses
100% inforpossibilités en termes de0%
gestion informatique. Le module Gestion
matique permet en effet de gérer l’ensemble des actifs informatiques de
l’entreprise et ce, de manière optimale. Toutes
les informations relatives au parc matériel, aux
logiciels, à la téléphonie ainsi qu’à l’infrastructure
réseau, peuvent être enregistrées. Le fonctionnement de ce processus est basé sur les principes
ITIL et offre des fonctionnalités pour la gestion
des différents problèmes rencontrés et des
modifications apportées.
Flexibilité Ultimo
Le logiciel Ultimo Facility Management est particulièrement distingué de
par sa grande flexibilité. En effet, notre philosophie impose que le logiciel
puisse être adapté aux procédures de travail de toute entreprise issue
de tout secteur d’activité, et non que l’entreprise s’adapte au système.
L’implémentation du logiciel Ultimo est souvent l’occasion d’optimaliser
les processus grâce à l’application. Grâce à la grande flexibilité du logiciel,
nous pouvons l’adapter à votre propre situation, selon vos propres
exigences. Cela est rendu possible grâce à l’utilisation d’un outil de
personnalisation nommé Ultimo Customization Tool fourni par défaut.
L’application Ultimo Facility Management se distingue donc de par sa
flexibilité mais également de par son caractère convivial. Grâce aux écrans
clairement présentés et aux fonctions de recherche approfondies, le travail
effectué à l’aide du logiciel Ultimo rime avec plaisir, ce qui favorise son
utilisation intensive. Vous disposez ainsi d’informations de gestion
exceptionnelles sur le plan qualitatif.
L’application Ultimo Facility Management
propose une large gamme de rapports
standards. Vous pouvez ainsi disposer à
tout moment d’informations cruciales.
Les rapports vous donnent notamment des infomations concernant
les notifications, la progression
des tâches, les coûts générés,
les budgets, les contrats, les
données historiques, le respect
du délai de livraison, les données
relatives aux actifs, les données relatives aux taux d’occupation par
exemple. Le consultant Ultimo peut également créer de nouveaux
types de rapports lors de l’implémentation de l’application. Meldingen op tijd gereed
Bezettingsgraad
Bezettingsgraad
Vous
pouvez également réaliser
cette opération par
Notifications traitées à temps
vous-même à l’aide du générateur de rapports
100%
100%
25%
70%
Crystal Reports, disponible en option. De plus,
Ultimo Dashboard Designer permet de créer des
panneaux de contrôle personnalisés, facilitant la
gestion des indicateurs de performances (KPI – Key
0%
100%
Performance Indicator).
Ultimo Business Integration
L’application Ultimo Facility Management dispose d’une architecture
très ouverte. Il est ainsi possible d’échanger des données avec quasiment
toutes les applications pertinentes. Voici quelques exemples d’applications
avec lesquelles50%
il est possible de créer une
interface: systèmes financiers,
50%
progiciels de gestion intégrés, logiciels de gestion des ressources humaines,
systèmes de gestion des bâtiments, appareils de test, systèmes logistiques
d’achat et systèmes d’informations géographiques. Ultimo propose par
défaut une intégration à MS Office et MS Project. Un afficheur CAO est
également fourni par défaut. L’intégration CAO est disponible en option.
Notifications traitées à temps
Services Ultimo
Nous proposons un ensemble de services afin de vous soutenir de
50%
manière optimale. Parallèlement à des conseils d’experts, nous pouvons
25%
également assurer la gestion de vos projets. Vous pouvez également
0%
0%
participer à notre
large programme de formations,
destinées aussi bien
aux utilisateurs qu’aux gestionnaires d’applications. Nous pouvons aussi
assurer la maintenance et les mises à jour de votre logiciel et mettre à
votre disposition l’expertise de notre service de support
0%à la clientèle.
Nos consultants expérimentés garantissent le succès de l’implémentation
grâce à la méthodologie d’implémentation U&I² que nous avons développée (basée sur la méthodologie de gestion de projets PRINCE 2™*), sans
négliger nos 20 ans d’expérience dans le domaine.
70%
*PRINCE2™ est une marque déposée de l’Office Gouvernemental du Commerce.
Plus d’informations
L’application Ultimo Facility Management vous permet de prendre en
charge l’ensemble de votre organisation de manière ciblée. Vous êtes, à
l’aide de cet outil, en mesure de proposer des prestations de services d’un
niveau irréprochable. Pour plus d’informations au sujet des nombreuses
possibilités offertes par l’application Ultimo Facility Management, reportez
vous à la brochure Ultimo Facility Management. Cette brochure est
disponible sur demande.
Ultimo Software Solutions bv
Waterweg 1
8071 RR Nunspeet
Pays-Bas
Téléphone: +31(0)341 - 423737
Fax: +31(0)341 - 421172
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