DAO Imprimerie SNU - sept 2014-1

UNITED NATIONS
NATIONS UNIES
Office of the Resident
Coordinator
Cameroon
Bureau du Coordonnateur
Résident
Cameroun
INVITATION A SOUMISSIONNER POUR L’ENSEMBLE DES AGENCES DU
SYSTEME DES NATIONS UNIES AU CAMEROUN
Appel d’offre - No AO/SNU/CMR/001/07/2014
Date:
Monsieur/Madame,
Objet : RFP pour la sélection des prestataires de service dans le cadre d’un
Accord à Long Termes (LTA) pour services d’imprimerie – conceptions – édition
– PAO
1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour des services d’un
transitaire conformément aux Termes de Référence ci-joints.
2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Instructions aux Soumissionnaires……………
Conditions générales du Contrat…………..….
Termes de Référence Mission…………
Formulaire de soumission de la Proposition…….
Tableau des coûts……………………………….
(Annexe I)
(Annexe II)
(Annexe III)
(Annexe IV)
(Annexe V)
Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière,
placées sous plis scellés distincts, et devra nous parvenir à l’adresse suivante, au
plus tard 21 jours calendaires après la date de publication de l’annonce
Coordination du Système des Nations Unies
S/C PNUD-Cameroun sis à Nouvelle route Bastos, rue No.1750
No.1067, Immeuble Foul’assi
Boite Postale : 836 – Yaoundé, Cameroun
ADRESSE ET REFERENCE DU RFP
Chaque proposition, comprendra une originale et cinq (05) copies et sera
clairement libellée en tant que telle. Les deux propositions (Techniques et
Financières) seront dans deux enveloppes distinctes (enveloppes A- propositions
N° 1067 Immeuble Foul’assi, Nouvelle route Bastos, Rue N° 1775 - P.O 836 Yaoundé - Cameroon
Tel: (237) 22.20.08.00/22.20.08.01 - Fax: (237) 22.20.07.96 - E.mail : [email protected] - Web:
http://www.onu.cm
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techniques) ; (enveloppes B- propositions financières) renfermées dans une
enveloppe externe portant l’adresse ci-dessus avec la référence du dossier.
3. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, nous nous efforcerons
de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission
de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de
la date de soumission de votre proposition.
4. Vous êtes prié(e) d’accuser réception de cette lettre et de nous confirmer
votre intention de soumettre ou non une offre.
Sincères salutations.
Najat Rochdi
Coordonnateur Résident
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Annexe I
Instructions aux Soumissionnaires
A. INTRODUCTION
1. Généralités
Objectif de l’invitation à soumissionner
2. Coût de la proposition
Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et
la soumission de la Proposition. Le Système des Nations Unies au Cameroun
(SNU) ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces
dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la
Proposition.
B. DOCUMENTS D’INVITATION A SOUMISSIONNER
3. Contenu des documents d’invitation à soumissionner
Les propositions doivent offrir des services couvrant l’ensemble des
spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu’une partie de
ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d’examiner
toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans
les documents d’invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces
documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible
d’avoir un effet négatif sur l’évaluation de la Proposition.
4. Clarification des Documents d’invitation à soumissionner
Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des
Documents d’invitation à soumissionner peut en informer par écrit pour le
SNU à l’adresse postale ou au numéro de fax indiqués dans l’invitation à
soumissionner. Le SNU répondra par écrit à toute demande de clarification
concernant les Documents d’invitation à soumissionner qui lui parviendra
jusqu’à deux semaines avant la date limite de dépôt des Propositions. Des
exemplaires écrits de la réponse de l’Organisation (incluant une explication de
la demande de clarification mais sans identification de la source de la
demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auront
reçu les Documents d’invitation à soumissionner
5. Modification des Documents d’invitation à soumissionner
A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, le SNU peut, pour
quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande
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de clarification faite par un Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents
d’invitation à soumissionner en procédant à un amendement.
Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d’invitation
à soumissionner seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux
Documents d’invitation à soumissionner.
Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour
prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, Le SNU
pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions.
C. PREPARATION DES PROPOSITIONS
6. Langue de la Proposition
Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les
correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le
Soumissionnaire et Le SNU seront écrits en français. Tout autre document écrit
fourni par le Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition
qu’il soit accompagné d’une traduction de ses parties pertinentes en français,
auquel cas, aux fins d’interprétation de la Proposition, le texte en français
prévaudra.
7. Documents constitutifs de la Proposition
La Proposition comprendra les documents suivants :
a.) Le formulaire de soumission de la Proposition ;
b.) La Proposition Technique et Opérationnelle comprenant la
documentation nécessaire démontrant que le Soumissionnaire répond à
toutes les conditions d’éligibilité, et répond aux caractéristiques
techniques stipulées dans les Termes de Référence;
c.) Le formulaire de renseignements techniques rempli
d.) Le tableau des coûts, rempli conformément aux clauses 8 et 9 ;
e.) Garantie de la Proposition.
Le soumissionnaire est tenu de fournir dans la proposition technique, les
documents suivants :
8. Le formulaire de Proposition
Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa
Proposition comme suit :
a). Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur l’entreprise, incluant notamment
la date de constitution de la société ainsi que l’Etat ou le pays de constitution,
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une description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire.
L’information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec la
Proposition.
Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront
chargées de l’exécution du contrat, de même que l’approche globale de gestion
d’un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter l’expérience qu’il a
recueillie dans le cadre de projets similaires et devra identifier la ou les personnes
chargées de représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec
l’Administration du SNU. Pour cette partie, le soumissionnaire aura à fournir les
documents suivants.
a)
Une fiche de renseignements sur le soumissionnaire, notamment en ce qui
concerne le statut juridique, les expériences et les capacités financières de
l'Entreprise (Formulaire 01) ;
b) Le Certificat d’agrément de l’entreprise par le Ministère des Transports ;
c)
Une copie certifiée conforme du Registre de Commerce et du Crédit
Mobilier (RCCM) au nom exact de l’entité soumissionnaire.
d) Le plan de localisation certifié.
e) La copie de la patente en cours de validité certifiée conforme par le service
émetteur ;
f) L’original du certificat d’imposition ;
g) L’original de l’attestation bancaire du soumissionnaire délivrée par une banque
de 1er ordre, agréée par le Ministère chargé des finances ;
h)
La copie de la carte de contribuable en cours de validité certifiée par le
service émetteur;
i) L’original de l’attestation de non faillite délivrée par le Greffe du Tribunal de
Grande instance du lieu du Siège ;
j) L’original de l’attestation de non redevance ;
k)
L’attestation du numéro d’affiliation à la Sécurité Sociale (CNPS) ainsi que
la preuve que le soumissionnaire est en règle par rapport au paiement de
contributions de la Sécurité Sociale.
l)
La copie certifiée conforme de l’acte de nomination du représentant légal.
m) Une déclaration indiquant l’acceptation par le soumissionnaire des conditions
générales des Nations Unies (Formulaire 2), et qu’il prend l’entière
responsabilité des informations et des documents soumis dans le cadre du
présent RFP.
n) L’assurance couvrant la société, le personnel appelé à intervenir dans le cadre
de ce contrat ;
o) Une attestation de surface financière délivrée par la banque du
soumissionnaire
b). Plan des ressources
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources
humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne
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exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et
installations actuelles du Soumissionnaire ainsi que tout projet d’expansion de
celles-ci. Pour cette partie, le soumissionnaire aura à fournir les documents
suivants :
i. La liste du personnel d’encadrement ;
ii. La liste des équipements et matériels pour le compte de ce
marché ;
iii. La preuve d’au moins trois ans d’expérience dans le domaine
des services requis;
iv. Les références techniques de l’entreprise ;
v. La preuve d’exécution des prestations similaires ;
c). Méthode proposée
Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu’il est prêt à répondre
efficacement aux caractéristiques techniques stipulées, en identifiant chacun des
éléments spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées
une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance
essentiels proposés qu’il entend garantir; et en démontrant comment la méthode
proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse.
La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune
information sur les coûts des services offerts quel qu’ils soient. Ces informations
tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés
qui seront inclus dans la proposition financière.
Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit
obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document
d’invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres
documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse
appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être
fournis sous forme d’annexes à la Proposition ou à la réponse.
Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra
le cas échéant dûment porter la mention « marque déposée » à côté de la partie
du texte y relative, et sera traitée comme telle.
9. Les coûts de la Proposition
Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu’il se propose de fournir
en vertu du présent contrat dans un Tableau des coûts, dont un exemple est
joint aux présents Documents d’invitation à la soumission.
10. Devises de la Proposition
Tous les coûts seront indiqués en Francs CFA.
11. Période de validité des propositions
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Les Propositions resteront valides pendant cent vingt (120) jours suivant la date
de soumission des Propositions arrêtée par le SNU, conformément à la clause
relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à
ces 120 jours sera susceptible d’être rejetée pour cause de non-conformité aux
conditions de l’appel d’offres.
En cas de circonstances exceptionnelles, le SNU pourra demander au
Soumissionnaire d’accepter une prolongation de la période de validité de son
offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il
ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de
modifier sa Proposition.
12. Format et signature des propositions
Le Soumissionnaire doit préparer deux exemplaires de la Proposition, portant
respectivement et distinctement la mention « Original » et « Copie de la
Proposition ». En cas de divergences entre les deux documents, c’est l’original
qui doit faire autorité.
Les deux exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à
l’encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les
personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui
touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée
en joignant à la Proposition une procuration écrite.
Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à
l’exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le
Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les
personnes signataires de la Proposition.
13. Paiement
Le SNU doit payer l’Entrepreneur après acceptation par le SNU des factures
soumises par l’Entrepreneur, à l’achèvement des échéances de réalisation
correspondantes.
D. Soumission des Propositions
14. Scellage et marquage des Propositions
Le Soumissionnaire devra sceller les Propositions dans une enveloppe extérieure
renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous.
(a) L’enveloppe extérieure doit être :
adressée à :
Coordination du Système des Nations Unies
No.1067, Immeuble Foul’assi
Nouvelle route Bastos, rue No.1750
Boite Postale : 836 – Yaoundé, Cameroun
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Et
portant la Mention –
« No AO/SNU/CMR/001/2013 : services d’imprimerie – conceptions – édition –
PAO»
(b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l’adresse du
Soumissionnaire. La première enveloppe intérieure doit contenir les
informations spécifiées à la Clause 8 ci-dessus, Proposition Technique, les
exemplaires portant respectivement la mention « Original » et « Copie ». La
seconde enveloppe intérieure doit contenir la Proposition Financière, qui doit
être dûment identifiée comme telle.
Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et
marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause,
l’Administration du SNU ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces
enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément.
15. Délai de soumission des propositions
L’Administration du SNU doit recevoir les Propositions à l’adresse indiquée dans
la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard 23 Aout
2013.
L’Administration du SNU pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de
soumission des Propositions en modifiant les Documents d’invitation à
soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des
Documents d’invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations
de l’Administration du SNU et des Soumissionnaires précédemment soumis à
l’ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé.
16. Propositions déposées hors délai
Toute proposition reçue après la date limite tel que spécifiée dans la clause
relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée.
17. Modification et retrait des Propositions
Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu’une
notification écrite soit reçue par l’Administration du SNU avant la date butoir de
soumission des Propositions.
La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée
et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de
soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée
par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d’une copie de confirmation signée.
Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des
Propositions.
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Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai
de soumission des Propositions et la date d’expiration de la période de validité de
la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission
de la Proposition.
E. OUVERTURE ET EVALUATION DES PROPOSITIONS
18. Ouverture des Propositions
Le SNU procèdera à l’ouverture des Propositions en présence d’un Comité.
19. Clarification des Propositions
Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des Propositions, le SNU
peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La
demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun
changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé,
proposé ni permis.
20. Examen préliminaire
Le SNU examinera les Propositions pour s’assurer qu’elles sont complètes,
qu’elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été
dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions
stipulées.
Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s’il existe une
divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix
unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en
prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n’accepte pas la correction
des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S’il existe une divergence entre les
montants en chiffres et en lettres, c’est le montant en lettres qui prévaudra.
Avant examen détaillé, le SNU évaluera le degré de réponse substantielle de
chaque Proposition par rapport à l’invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de
ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une
Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de
l’invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par le SNU
du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la
Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce
soit.
Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par le
SNU sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus
conforme en la corrigeant.
21. Evaluation et comparaison des Propositions
L’évaluation des Propositions se déroule en trois temps :
1. Evaluation Administrative ;
L’objet de cette évaluation est de vérifier que le soumissionnaire est éligible
administrativement à exercer sa profession en Cameroun;
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Cette vérification portera sur les documents et autres informations
administratives requis dans le document de sollicitation. La non-conformité de
ces documents entraînerait automatiquement le rejet de toute la proposition.
2. Evaluation Technique
Les propositions ayant passé le cap de l’évaluation administrative seront ensuite
examinées sur la base des critères d’évaluation technique définis ci-dessous.
Les propositions techniques n’ayant pas obtenu la note minimale de 70% (soit
490 points) ne passeront pas à l’étape suivante de l’évaluation financière ; ces
propositions financières ne seront pas ouvertes.
Les notes des propositions techniques ayant obtenu 70% ou plus seront
pondérées à 100%
3. Evaluation financière
Les enveloppes financières des propositions ayant obtenu la note minimale de
70% soit 490 points seront ouvertes et comparées à ce stade pour le reste du
processus d’évaluation. Une note financière sera calculée sur la base de la
formule suivante :
Note financière soumissionnaire A = (Offre la moins chère/Offre soumissionnaire
A) * 30
Le Contrat sera adjugé au prestataire ayant obtenu le cumul de note (Note
Technique + Note financière) le plus élevé.
22.
Critères d’évaluation technique :
Critère
Expérience avérée dans le domaine
Expertise (CV du personnel clé)
Equipements et matériels
Nombre d’années d’expérience, réseau de
correspondance et de représentation
Services annexes : stockage, manutentions,
transport…
Surface financière
Administration & Suivi
Total points
F. ATTRIBUTION DU CONTRAT
23.
Notation
150
120
110
100
90
70
60
700
Critères d’attribution du Contrat
Le SNU se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que
d’annuler le processus d’invitation à soumissionner et de rejeter toutes les
Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l’attribution du
Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-à-vis du
Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d’informer le ou les
Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l’action du SNU.
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Avant l’expiration de la période de validité de la proposition, le SNU attribuera le
Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après
évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de
l’organisation et aux exigences de l’activité concernée.
24.
Droit du SNU de modifier ses exigences au moment de l’attribution
Le SNU se réserve le droit, au moment de l’attribution du contrat, de modifier la
quantité de biens et services spécifiée dans l’invitation à soumissionner, sans
modification des coûts ou des autres spécifications et conditions.
25.
Signature du Contrat
Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l’Acquéreur
dans un délai de 30 jours à compter de la réception du contrat.
26. Garantie de réalisation (non requise)
Dans un délai de 30 jours après réception du Contrat, le Soumissionnaire retenu
fournira la garantie de réalisation sur le Formulaire de garantie de réalisation
figurant au nombre des Documents d’invitation à soumissionner, et ce,
conformément aux Conditions particulières du Contrat.
Le non-respect de la Clause 24 ou de la Clause 25 par le Soumissionnaire retenu
constituera une cause suffisante d’annulation du contrat, et la perte de la
garantie de la Proposition, le cas échéant, auquel cas le SNU pourra attribuer le
contrat au second meilleur Soumissionnaire ou recommencer le processus
d’invitation à soumissionner.
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1. Conditions Générales du Système des Nations Unies au Cameroun pour
les services
Annexe II
TERMES DE REFERENCE
Énoncé de Travail
DE L’ACCORD A LONG TERME POUR LA PRESTATION DE SERVICE DE
DÉDOUANEMENT, DE TRANSIT, DE STOCKAGE ET SERVICES RELATIFS
1. SERVICE GÉNÉRAL REQUIS
1.1 Le Contractant fournira le service de transit, dédouanement, entreposage,
manipulation des cargaisons et services d’expéditions de fret au nom des
agences du SNU basées au Cameroun comme décrits à l’annexe II « Procédures
pour les Opérations et les Indicateurs Clés de Performance”;
Et comme ci-dessous énoncé:
1.2
La portée des services à exécuter par le Contractant inclura mais n’est pas
limitée à:
•
•
•
•
•
•
•
•
Enlèvements et expéditions à partir des ports d'entrées: les envois par fret aérien
aux aéroports de Yaoundé et Douala et les envois en fret maritime au Port
Autonome de Douala.
Dédouanement des marchandises L’agence du SNU aux aéroports de Yaoundé et
Douala et maritime au port de Douala.
Réceptions et stockages de marchandises, livraisons aux transporteurs à désigner
l’agence du SNU.
Inspections des colis entrants et sortants. Toutes les inspections seront
consignées par écrit et rapportées.
Vérification de l'inventaire appropriée avec rapport mensuel, selon les exigences
de l’agence du SNU.
Préparation des expéditions, y compris le reconditionnement colis/paquets
endommagés.
Diffusion des documents d'expédition pour les expéditions sortantes.
Expéditions des marchandises vers les destinations requises.
1.3 PORTEE
La portée des services à exécuter par le prestataire inclura mais ne sera pas limitée à:
-
Assistance à la conception des documents sur la base des directives de chacune des agences
du SNU et de leurs partenaires.
DAO Imprimerie
-
1.3.7
Edition, correction, illustration et mise en page des documents en respect des standards de
chacune des agences du SNU et de leurs partenaires
Conseil en matière de spécifications techniques détaillées des publications (choix du papier
support, couleurs, type et format d’impression, façonnage, finition…).
Finalisation des Bon à Tirer adressés aux imprimeurs.
Assistance à la réception qualitative et quantitative du travail d’imprimerie
DOCUMENTS D’EXPEDITION (en cas de transit et expédition en dehors du pays)
En cas de besoin, les agences du SNU émettent un ordre de service sous forme de Contrat ou
de Bon de commande.
Ce document comprendra le descriptif du travail attendu et sera accompagné des éléments
nécessaires à sa réalisation (projet de texte, photos, schéma…).
Au plus tard vingt-quatre (24) heures après réception du contrat, le prestataire de service
désigne un responsable de projet qui contacte le Chef de la section des programmes de
l’UNFPA émettrice de la demande. Ce dernier lui désigne la personne responsable du suivi de
la commande su sein de sa section.
En liaison avec le représentant du programme des agences du SNU, le prestataire effectue le
travail d’édition, correction, illustration et mise en page des documents en respect des
standards des agences du SNU l et de ses partenaires en matière de publication.
L’épreuve finale est soumise sous forme électronique avec une copie papier à la validation du
Chef du programme des agences du SNU, accompagnée des spécifications techniques
détaillées pour l’impression (choix du papier support, couleurs, type et format d’impression,
façonnage, finition…).
Une fois ce travail validé par le Chef de section du programme par la signature du Bon A
Tirer, l’unité des Approvisionnement des agences du SNU sélectionne l’imprimerie qui devra
le réaliser et émet un bon de commande.
Le prestataire effectue un suivi par au moins deux visites auprès de l’imprimerie sélectionnée
pendant la production, pour s’assurer du respect des spécifications techniques. Ces visites
seront sanctionnées par des Procès-Verbaux signés par l’imprimerie et le prestataire de
service. Ce document sera adjoint à la facture du prestataire.
La réception finale du travail d’impression est assurée conjointement par les agences du SNU,
le prestataire de service et l’imprimerie.
Le prestataire soumet alors sa facture pour cette prestation, accompagnée du BAT signé par le
Chef de programme, des procès-verbaux de visite de suivi et d’une copie du Bordereau de
Livraison de l’imprimerie.
2.3 CONDITIONS D'ORGANISATION
Gestion et liaison avec les agences
Le prestataire avec nommera un interlocuteur principal professionnel, une personne digne de
confiance ou des personnes qui seront responsables de l'exécution des engagements et
communiqueront avec le SNU.
DAO Imprimerie
Le SNU se réserve le droit d'inviter le prestataire à tout moment, pendant la durée de cet
accord, à remplacer n'importe quel membre du personnel traitant les services de l’UNFPA et
le prestataire se conformera promptement à une telle demande.
Le prestataire fournira au besoin les noms et curriculum vitae du personnel s'occupant des
prestations du SNU.
2.2
Facturation
Les factures doivent être soumises aux bureaux des agences du SNU à Yaoundé, Bureau de
pays Cameroun.
Le prestataire soumettra sa facture originale pour chaque transaction avec les documents de
support appropriés suivants:
•
•
•
•
Bon de Commande de Service.
BAT signée par le Chef de Section du programme concerné de l’agence du SNU.
PV de visite de suivi de production.
Bordereau de livraison de l’imprimerie.
Le prestataire, sauf accord différent, facturera le SNU séparément pour chaque transaction et
indiquera clairement en référence le numéro du Bon de Commande ou du Contrat de l’agence
du SNU.
Le SNU procédera au paiement de la facture par virement bancaire, dans les trente (30) jours
qui suivent la date de réception de la facture, à condition toutefois que le service soit rendu
comme demandé.
Paiements en avance.
Le SNU n'effectue pas de paiements anticipés et n'accepte pas d'établir des lettres de crédit.
2.4
Responsabilités du prestataire
iv.
Le prestataire sera redevable des dommages ou du paiement des réclamations
conséquentes aux dommages encourus par une tierce partie à la suite de la négligence,
une infraction ou du mauvais comportement de son personnel désigné pour une
mission issue du travail de cet Accord.
v.
Le prestataire sera redevable des actes et de tout dommage causé par des actes
considérés comme criminels ou en conséquence d’une négligence criminelle par le
prestataire ou par son personnel.
vi.
Le prestataire ne sera pas redevable de toute réclamation directement attribuable à la
négligence ou à la faute d’une agence du SNU ou qui résulte d’un défaut invisible ou
d’un vice latent dans les commandes ou dans la documentation qui accompagne les
commandes.
vii.
La responsabilité du prestataire de toute perte ou de tout dommage dans les
interventions, ne pourra pas dépasser la valeur requise pour remplacer les
DAO Imprimerie
services/marchandises, plus le fret et la douane déjà payée, en utilisant comme indice
la valeur marquée sur la facture commerciale quand cette méthode est appropriée.
viii.
Toute réclamation pour une perte ou des dommages contre le prestataire sera notifiée
dans les quatorze (14) jours après la date de l’événement concerné, la date de
l’intervention concernée. Toute réclamation qui n’est pas réceptionnée avant neuf (9)
mois après cette date, ne sera plus recevable et sera donc renoncée.
ix.
Toutes les cartes, dessins, photographies, mosaïques, plans, rapports, documents,
estimations et toutes autres données recueillies ou reçues en vertu d'un contrat du SNU
ou d’une commande, restent la propriété du SNU, doivent être traitées de manière
confidentielle et doivent être remis uniquement au personnel concerné du SNU, à
l'issue des travaux commandés.
2.5
Assurance et responsabilités envers les tierces parties
a. Le prestataire doit fournir et garder à jour une assurance tous risques pour protéger sa
propriété et ses équipements utilisés dans l’exécution de ce Contrat.
b. Le prestataire doit fournir et garder à jour une assurance patronale contre les accidents
de travail, et une assurance de la responsabilité civile, ou son équivalent par rapport à
ses employés pour couvrir les réclamations en cas de décès, de blessure corporelle ou
de l’endommagement de la propriété qui résultent de l’application de ce Contrat. Le
prestataire garantit que l’assurance de la responsabilité civile couvre et inclut les SousContractants.
c. Le prestataire doit aussi fournir et garder à jour une assurance responsabilité civile qui
garantit une couverture suffisante pour se protéger contre les réclamations de tierces
parties pour un décès ou une blessure corporelle, ou la perte ou l’endommagement de
la propriété qui résultent ou qui ont un rapport avec les services objet de ce Contrat.
d. Sauf pour l’assurance patronale contre les accidents de travail, les polices d’assurance
mentionnées dans cet Article doivent :
i. Nommer agence du SNU aussi en tant que partie assurée ;
ii. Inclure une renonciation de la subrogation parmi les droits du Contractant envers la
compagnie d’assurance contre agence SNU ;
Garantir que l’agence SNU recevra une notification écrite dans les trente (30) jours de
la part de la compagnie d’assurance avant toute résiliation ou modification de la
couverture spécifiée dans les polices d’assurance.
2.6
Utilisation du nom, de l'emblème ou du sceau des Nations Unies
À moins d’être autorisé par écrit par le SNU via ses agences, l'entrepreneur n'annoncera pas
ou ne rendra pas public le fait qu'il assure, ou a assuré des services pour le SNU, ou n'utilisera
pas le nom, l'emblème, ou le sceau officiel du SNU, ou n'importe quelle abréviation du nom
du SNU pour ses annonces ou pour n'importe quel autre but.
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2.7
Faillite
Si l'entrepreneur est adjugé en faillite, ou l'entrepreneur fait un gage général au profit de ses
créanciers, ou si un liquidateur est nommé à cause de l'insolvabilité de l'entrepreneur, le SNU
peut, sans préjudice de loi ou de tous les autres droits ou recours qu'il peut avoir en vertu de
cet accord, terminer immédiatement l’accord.
2.8
Force Majeure
La force majeure comme désignée ci-dessus veut dire faits de dieu, des lois ou des
règlements, des perturbations industrielles, des actes d'ennemis publics, des perturbations
civiles, des explosions et toute autre cause semblable de force équivalente, non causées ni
sous le contrôle de l'une ou l'autre partie et que ni l'une ni l'autre partie ne peut surmonter.
Aussitôt que possible après l'occurrence de toute cause constituant la force majeure, le
prestataire donne la notification et les conditions particulières par écrit au SNU d'une telle
force majeure et les points suivant s'appliqueront:
(i)
Les engagements et les responsabilités du prestataire dans le cadre de cet
accord seront suspendus jusqu'au degré de son incapacité de les exécuter et tant qu'une
telle incapacité demeure.
(ii)
Le prestataire soumet au SNU, dans les quinze (15) jours à partir de
l'occurrence de la force majeure, un rapport des dépenses estimées avant la période de
la suspension.
(iii) Si le prestataire est rendu de manière permanente incapable, complètement ou en
partie, en raison de la force majeure, d’exécuter ses engagements et de mener ses
responsabilités dans le cadre de cet accord, le SNU aura le droit de terminer cet
accord.
Aux fins de la sous-section précédente, le SNU peut considérer le prestataire de manière
permanente incapable d'exécuter ses engagements en cas de toute période de suspension due à
la force majeure pour une durée supérieure à trente (30) jours.
Le prestataire informera promptement le SNU de tous les autres changements des conditions
générales ou des situations régnantes ou retards ou l'occurrence de n'importe quels
événements qui s'y mêlent ou menacent d'interférer l'exécution de cet accord. À la réception
d'une telle notification, le SNU agira à sa discrétion unique qui est considéré approprié ou
nécessaire dans ces circonstances.
2.9
Arbitrage de Conflits
Tout conflit, polémique ou réclamation surgissant hors ou concernant l'application de cet
accord, à moins qu'elle soit arrangée par négociation directe, sera arrangée par arbitrage en
accord avec la
"Commission des Nations Unies sur la loi du Commerce Inter Nations
(UNCITRAL)". Règles d'arbitrage en vigueur à ce moment. Le verdict d'arbitrage liera les
deux parties et tout recours à la cour nationale sera exclu.
2.10
Privilèges et immunités
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Rien dans le contrat ne sera interprété comme impliquant n'importe quelle levée des privilèges
et des immunités des Nations Unies, comme présentés dans l'Accord concernant le bureau de
des agences du SNU du Cameroun, conclu entre le Gouvernement du Cameroun et les
Nations Unies.
Le SNU via ses agences aura le droit, à ses propres frais, de faire effectuer la revue et la copie
des dossiers par le Bureau d’Audit Interne de ses agences, du Bureau des Auditeurs des
Nations Unies.
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INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
1. MARQUAGE ET RETOUR DES OFFRES
1.1 les offres seront présentées de la manière suivante :
Une grande enveloppe fermée marquée comme suit :
REFERENCE A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement
Cette enveloppe contiendra les deux enveloppes suivantes :
-
Une enveloppe fermée contenant le Questionnaire dument rempli, accompagnée de
toutes les copies des documents demandés. Cette enveloppe sera marquée comme
suit :
REFERENCE / OFFRE TECHNIQUE.
Le soumissionnaire ne devra en aucun cas faire apparaître le montant de sa soumission dans
l’offre technique.
-
Une enveloppe fermée contenant l’offre financière et qui sera marquée comme
suit :
REFERENCE / OFFRE FINANCIERE.
L’offre sera expédiée ou déposée au bureau du PNUD au plus tard à la date et l'heure
indiquées. Les soumissions reçues de toute autre manière, seront invalidées.
1.2 Les soumissions reçues sans numéro de l’Appel d'Offre seront invalidées
2. DELAIS DE RÉCEPTION DES OFFRES
2.1 Les offre fermées reçues avant l'heure et la date de clôture indiquées seront gardées
fermées. L'Administrateur de la Section des Approvisionnement ouvrira les offres aux date et
heures prévues et aucune offre arrivée après ce moment ne sera considérée.
2.2 Le SNU n'acceptera aucune responsabilité quant à l'ouverture prématurée d'une offre qui
n'aura pas été correctement adressée ou identifiée.
3. OUVERTURE PUBLIQUE DES SOUMISSIONS
3.1 Compte tenu de la nature de cet appel d’offres, il n’est pas prévu d’ouverture publique des
offres.
4. DEMANDE D'INFORMATION
4.1 Toute demande d'information concernant le cahier des charges doit être transmise à
l'Administrateur qui a préparé l’appel d’offre, et non pas à la Section des
Approvisionnements.
5. ERREURS DE SOUMISSION
5.1 Les soumissionnaires sont supposés avoir examiné toutes les annexes et toutes les
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instructions permettant de préparer leur soumission. L’inobservation de cette recommandation
expose les soumissionnaires à leurs propres risques. En cas d'erreurs dans les totaux, le prix
unitaire fera foi.
6. CORRECTIONS
6.1 Les ratures ou des corrections dans une offre doivent être expliquées et la signature du
soumissionnaire présentée à côté.
7. MODIFICATION ET RETRAIT
7.1 Tout changement à l'offre doit être reçu avant la date et l’heure de clôture. Il doit être
clairement indiqué qu'il s'agit d'une modification et remplace la précédente offre, ou de l'état
des changements de l'offre initiale.
7-2 Une offre peut être retirée sur demande écrite ou par télécopie reçue du soumissionnaire
avant l'heure et la date de l'ouverture. Une négligence de la part du soumissionnaire ne lui
confère aucun droit pour le retrait de l'offre après l'ouverture.
8. VALIDITE DES OFFRES
8.1 Les offres doivent être valides pour une période d'au moins 90 jours après l'ouverture des
soumissions, sauf indication contraire dans les modalités et conditions. Les soumissionnaires
sont priés d'indiquer la période de validité de leur offre, puisque le SNU peut placer des
commandes supplémentaires sur la base de la soumission la plus basse acceptable, si des
demandes de matériels identiques sont reçues de ses autres bureaux hors Siège, au cours de la
période de validité des soumissions. Le SNU se réserve le droit de demander l’extension de la
durée de validité.
9. MONNAIE DES OFFRES
9.1 Le défaut de soumissionner dans la monnaie indiquée dans le document d'Appel d’Offre
annule l'offre.
10. ÉVALUATION DES OFFRES
10.1 L’évaluation des offres se fera en deux étapes :
1/ Evaluation des offres techniques qui seront notées sur 100 points.
Toute offre qui ne recueillerait pas 70 points sur les 100 possibles sera considérée comme
non acceptable et l’offre financière correspondante ne sera pas considérée.
Les critères d’évaluation de l’offre technique seront les suivants :
-
Activités: 30 points
Références : 30 points
Moyens humains : 20 points
Moyens techniques : 20 points
2/ L’évaluation des offres financières qui seront notée sur 100 points.
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L’offre la moins chère recevra 100 points et toutes les autres offres auront un nombre de point
proportionnellement par rapport à leur écart avec la meilleure offre.
3/ Dans le calcul final, l’offre technique comptera pour 70% et l’offre financière pour 30%
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ANNEXE 1
OFFRE TECHNIQUE
Formulaire à remplir et placer dans une enveloppe comportant la mention suivante :
REFERENCE OFFRE TECHNIQUE
INFORMATIONS GENERALES:
Date d'établissement de votre entreprise:_______________________
Raison Sociale de votre entreprise:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Adresse exacte:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Téléphone:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
E-mail
_____________________________________________________________________
Nom du(es) contact(s): (par ordre d’importance)
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Horaires d'ouverture:
____________________________________________________
Nombre total d'employés:
_________________
dont:
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techniques:_____________________
administratifs:__________________
Chiffre d'affaire
2014 (janv.sept):_____________________________FCFA
2013_______________________________________FCFA
2012: ______________________________________FCFA
2011: ______________________________________FCFA
Références (principaux clients pour les trois dernières années): prière de joindre des copies
des contrats/bons de commandes.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Vos capacités financières vous permettent-elles d’accepter les paiements à 30 jours, date de
livraison de vos services :
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Oui
□
Non □
ACTIVITES :
Quels services offrez-vous (cochez les cases correspondantes)?
Conception /Composition de documents
Mise en page
Edition
Maquette
□
□
□
□
Autres services (précisez) :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
MOYEN TECHNIQUES :
Listez ci-après les moyens techniques (matériels et logiciel, types et quantités) dont vous
disposez.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
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DAO Imprimerie
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________________________________________________________________
_______________________________________________________________
Utilisez-vous les services de sous-traitants pour les travaux qui vous sont confiés?
Non □
Oui □
Si oui lesquelles et pour quelles services?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
CONDITIONS PARTICULIERES:
Toute offre technique devra être obligatoirement accompagnée de copies certifiées des
documents administratifs suivants en cours de validité, attestant de la régularité du
soumissionnaire avec les administrations locales ; tout défaut de joindre un de ces documents
sera un motif de disqualification de l’offre:
-
Inscription au registre du commerce
La patente au taux d’imposition réel en cours de validité
Attestation pour soumission de la CNPS (Caisse Nationale de Prévoyance
Sociale) datant de moins de 3 mois
Certificat d’imposition
Schéma de localisation de votre établissement
NOTE IMPORTANTE :
Le SNU procédera à une visite de vos locaux pour la vérification des informations contenues
dans cette offre technique.
En répondant à cet appel d’offre, vous vous engagez à faciliter cette visite
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Nom, date, signature du Responsable et cachet de la structure :
____________________________________________________
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ANNEXE 2
OFFRE FINANCIERE
Tarifaire des prestations
FORMAT
COUT DE LA PRESTATION* COMPLETE EN FCFA
PAR PAGE
Document Document en Document en Document en
en une
deux
trois
quatre
COULEUR COULEURS COULEURS COULEURS
A5
A4
A3
A2
A1
A0
*Nota : La prestation par page prend en compte toutes les taches nécessaires depuis la
conception du document jusqu’à la signature du Bon A Tirer (conception, édition, PAO,
maquette…)
Suivi de la production à l’imprimerie (deux visites/dossier):
________________________________________________________ FCFA/Dossier
Assistance à la réception qualitative et quantitative à l’imprimerie :
________________________________________________________ FCFA/Dossier