Cercle TOVA 3 - pitchs thématiques

3ème Cercle Transformations organisationnelles
et virage ambulatoire (TOVA)
Jeudi 9 février 2016, 9h30 — 17h00
A l’UIC-P 16, rue Jean Rey Paris 15ème
Consultations et soins externes
« Innovations techniques et organisationnelles pour améliorer l’accessibilité et la
lisibilité des consultations »
Fort de l’expérience des deux premiers cercles, le cercle TOVA #3 propose de travailler sur les innovations
techniques et organisationnelles pour améliorer l’accessibilité et la lisibilité des consultations.
Avec pour fil conducteur de cette journée thématique le parcours du consultant, nous aborderons la prise
de rendez-vous, l’accueil physique, le bon déroulé de la consultation et le suivi post-consultation.
Nous vous proposons un état des lieux des innovations à travers plusieurs témoignages de professionnels
hospitaliers ayant mis en place ces nouvelles pratiques. A ce stade et à titre indicatif, nous pouvons citer : la
mise en place de call center pour faciliter la prise de rendez-vous, le recours à des bornes interactives pour
simplifier les procédures d’accueil et le circuit du patient consultant, la planification de plusieurs
consultations sur une journée pour réduire les temps de prise en charge, le rôle des consultations dans
l’organisation anticipée de la prise en charge du patient hospitalisé, et d’autres exemples de nouvelles
technologies pour rendre plus facile l’accès aux consultations hospitalières.
L’agenda de la journée sera articulé autour de plusieurs retours d’expérience, d’une table ronde ainsi que
des temps de débats avec les participants au Cercle #3 pour mieux comprendre la portée, l’impact potentiel
et les conditions de diffusion de ces innovations.
1
Chirurgie ambulatoire
« L’innovation : l’une des clés pour impulser le changement »
La chirurgie ambulatoire adopte des techniques de plus en plus innovantes notamment grâce à la chirurgie
mini invasive permettant ainsi des interventions plus lourdes telles que : la chirurgie de la prostate, la
résection de tumeur de la vessie, les prothèses totales de hanche, l’hystérectomie ou la chirurgie du rachis.
La clef du succès de la chirurgie ambulatoire réside notamment dans l’optimisation de l’organisation de la
prise en charge du patient.
Qui aurait imaginé, il y a dix ans qu’une prothèse de genou puisse être réalisée en ambulatoire ? Cela est
devenu possible grâce aux professionnels de santé qui font constamment preuve d’ingéniosité pour
améliorer les pratiques chirurgicales et organisationnelles :
• L’accueil du patient debout au bloc opératoire est l’une des nombreuses illustrations en matière
d’innovation organisationnelle facilitant la réduction du stress pré-opératoire pour le patient et
impliquant un accompagnement respectueux de la dignité du patient, qui, s’il le souhaite et s’il le
peut, se rend debout accompagné par des brancardiers au bloc opératoire avec une tenue
respectant son intimité.
• La mise en œuvre de mesures et méthodes supprimant les douleurs post-opératoires permettent
de redéfinir et d’améliorer le parcours de soins en UCA de manière encore plus efficiente en
rendant possible une prise en charge ambulatoire plutôt qu’en conventionnel (protocoles
anesthésiques, réhabilitation précoce,…).
• Les interfaces ville-hôpital concourent au décloisonnement de l’hôpital mais également à une
sécurisation du parcours.
Se pose aujourd’hui la question de savoir comment diffuser les bonnes pratiques et / ou poursuivre les
évolutions de l’existant :
• Comment rendre acteur le patient de sa prise en charge et adapter mon organisation à une
stratégie de parcours centrée sur le patient ?
• Comment éviter les écueils et trouver les arguments de conviction pour tester de nouvelles
modalités de prise en charge ?
• Comme bénéficier des évolutions techniques et technologiques au soutien de la bascule
ambulatoire ?
Beaucoup d’entre vous ont déjà participé aux 2 premiers cercles TOVA de mai et d’octobre derniers et nous
vous en remercions. Ces cercles ont permis de construire une communauté d’échanges en abordant les
principes et fondamentaux ainsi que les interactions entre le bloc opératoire et l’UCA. Lors de cette
troisième journée (Cercle 3), nous nous attacherons à apporter des réponses concrètes aux différentes
questions d’innovations en termes de pratiques médicales et organisationnelles ! Cette thématique vise un
public large (soignants, administratifs, biomédicaux, service informatique…. ). Nous vous invitons à les
associer à votre participation.
Cette 3ème session vous permettra de bénéficier des REX d’établissements ayant mis en œuvre des
innovations en ambulatoire : organisationnelles, médicales, RH, … encourageant votre appropriation dans la
perspective d’une application dans vos établissements.
2
Hôpitaux de jour médicaux
« Amélioration des organisations de prise en charge en HDJ médecine »
Après le 1er cercle TOVA consacré au dimensionnement capacitaire des hôpitaux de jour médicaux et
le 2ème cercle TOVA qui a proposé une réflexion sur le positionnement de l’HDJ médical dans son
territoire, nous vous proposons un retour en intra hospitalier pour le 3e cercle TOVA organisé le jeudi 9
février 2017 !
•
•
Comment optimiser l’organisation de la prise en charge en hôpital de jour ?
Comment proposer un service de haute qualité à des patients relevant de plusieurs spécialités et
de pathologies très différentes, dans un même hôpital de jour ?
Pour répondre à ces questions, cette troisième édition sera composée de retours d’expérience concrets et
d’ateliers de réflexion dans lesquels nous aborderons :
•
•
Les modalités d’adressage, de programmation et de préparation de la venue du patient en HDJ
pluridisciplinaire;
Les modalités possibles du pilotage de l’activité dans ces structures qui se complexifient, à partir
d’outils d’évaluation de la qualité et de maîtrise des risques.
3
Maitrise des durées de séjour
« Sécuriser la prise en charge du patient en évitant les journées d’hospitalisation
non pertinentes pour lui? Des outils existent »
Au-delà des maquettes organisationnelles proposées dans les services pour diminuer les durées de séjour,
perçues bien souvent comme des contraintes économiques, il existe des réflexions méthodologiques visant
à optimiser la qualité de prise en charge du patient tout en ajustant la durée de séjour au juste besoin.
La RRAC en chirurgie, les revues de pertinence des journées d’hospitalisation (protocole AEP) en
médecine, font parties de ces approches méthodologiques permettant d’aborder et d’objectiver les
séjours du patient sous un autre angle.
Après un deuxième cercle qui s’est attaché à travailler sur le pilotage des durées de séjour avec la mise en
place de tableaux de bord, et l’anticipation des prises en charge avec l’élaboration des chemins cliniques,
nous vous proposons d’aborder les approches RRAC et AEP, ainsi que leur mise en œuvre.
La portée de la RRAC et de l’AEP, leurs impacts sur les organisations, les modalités de travail entre acteurs,
l’émergence des nouveaux métiers associés à ces pratiques, font partie des points qui seront abordés dans
ce cercle qui se veut ancré dans l’opérationnalité tout en offrant des perspectives réelles d’évolution pour
chaque établissement de santé.
A travers les retours d’expérience de professionnels de terrain qui au quotidien utilisent ces outils, et la
présentation de leurs modalités de mise en œuvre, nous souhaitons vous transmettre ce qui peut constituer
un « kit » d’amélioration de la prise en charge du patient ayant un impact positif sur sa durée de séjour.
4
Mutualisation des unités de soins
« Mutualiser des unités de soins : pourquoi, avec qui, comment et pour quels résultats »
Le développement des procédures ambulatoires de prise en charge des patients de chirurgie et de
médecine implique des transformations majeures du travail médico-soignant et s’accompagne de profonds
changements organisationnels à l’hôpital.
Le virage ambulatoire exige un renforcement de l’anticipation, de la coordination et de la fluidification du
parcours clinique des patients, de la consultation à la prise en charge post-hospitalière. Dans cette optique,
de nombreux établissements se sont appuyés sur le rapprochement entre plusieurs services, allant jusqu’à
la mutualisation de ces unités de soins.
Quels motifs président à la décision de mutualiser des unités de soins ? Quelle valeur ajoutée pour les
patients mais aussi pour les professionnels de santé ? Quelles conditions de réussites sont à réunir ?
Les interrogations sont nombreuses. Nous allons les explorer ensemble ainsi que les réponses apportées
par les établissements qui ont déjà mené à bien ce type de projet.
Bien qu’ouverte à tous, cette thématique vise plus spécifiquement les directions d’établissement, les
médecins chefs de pôles, les médecins chefs de service, les directeurs de soins, les cadres de santé, ainsi
que les contrôleurs de gestion et responsables financiers exerçant dans les pôles.
5
Ressources humaines
« Dimensionner les effectifs au regard de l’activité »
Les deux premiers Cercles TOVA ont confirmé le fort intérêt et les attentes nombreuses des établissements
au sujet des leviers d’amélioration de la gestion et l’organisation des ressources humaines.
En particulier, dans un contexte où l’efficience hospitalière est un objectif de plus en plus prégnant, la juste
allocation des moyens humains à l’activité est un enjeu majeur pour les établissements de santé / les GHT.
Et pourtant cet exercice est loin d’être aisé : quels sont les critères pertinents permettant de dimensionner
les équipes au regard de l’activité ? Quels outils permettent de faciliter cet exercice ? Comment prendre
en compte la saisonnalité dans le dimensionnement des effectifs ? Comment articuler ces réflexions avec
d’autres sujets connexes, notamment ceux de la qualité de vie au travail et de l’efficience des
organisations au regard des variations de l’activité ?
Le cercle RH n° 3 du 9 février 2017 s’attachera à répondre aux différentes interrogations des participants
concernant l’adéquation des effectifs à l’activité et la démarche d’élaboration et d’utilisation des maquettes
organisationnelles au travers de retours d’expérience et d’échanges avec les participants.
Bien qu’ouverte à tous, cette thématique vise plus spécifiquement les porteurs de projets en lien avec la
thématique, par exemple les directeurs des Ressources humaines, directeurs des soins, directeurs des
Affaires médicales, médecins chefs de pôle, cadres de santé, contrôleurs de gestion…
6