responsable des affaires medicales

LE GROUPE HOSPITALIER DU HAVRE RECRUTE UN
RESPONSABLE DES AFFAIRES MEDICALES
PROFIL DE POSTE
POSITIONNEMENT
Le Responsable des affaires médicales dirige le service des affaires médicales sous l’autorité du
Directeur des Affaires Médicales, de la Recherche clinique et de l’Ingénierie Biomédicale (DAMRIB).
Il travaille en lien avec les différentes directions de l’établissement (notamment, la Direction des Finances
et du Pilotage de Gestion, le Secrétariat Général et la Direction Générale) et collabore quotidiennement
avec le président de la Commission Médicale d’Etablissement et avec les chefs de pôle et de service de
l’établissement.
DOMAINES D’ACTIVITES
Missions générales
Le Responsable des affaires médicales est en charge du management d’une équipe de 5 adjoints
administratifs :
• Pôle paie/retraite : 2 agents
• Pôle recrutement/carrière : 3 agents
Pôle recrutement/carrière des personnels médicaux :
Au sein du service des affaires médicales, le pôle recrutement/carrière est en charge des missions
suivantes :
• Recrutement/accueil des nouveaux praticiens recrutés, des internes, des faisant fonction
d’internes/DFMS et des étudiants : constitution du dossier administratif, création dans CPage,
cartes de self, cartes de parking, gestion des logements le cas échéant,…
• Suivi de carrière des praticiens hospitaliers (PH) : suivi des concours, gestion des disponibilités,
détachements, réductions d’activité et prolongations d’activité,…
• Recrutement et suivi des contrats des praticiens hospitaliers contractuels, des praticiens attachés
et des assistants
• Relations avec les organismes extérieurs concernés (Centre National de Gestion, ARS,
DIRRECTE, URSSAF, OFII, faculté de médecine,…)
• Gestion des intérimaires : relations avec l’agence d’intérim, élaboration des contrats, mise à jour
des plannings,…
• Suivi et contrôle du temps de travail médical dans le logiciel CHRONOSMED (congés annuels,
RTT), vérification des tableaux de services et des plages additionnelles
• Suivi de la Commission d’Organisation de la Permanence des Soins (COPS)
• Gestion administrative de la Formation Médicale Continue et des remboursements afférents
(notes de frais, transports), suivi budgétaire de la FMC
• Gestion de l’activité libérale des praticiens hospitaliers
• Suivi des AIG (activité d’intérêt général) et des mises à disposition de praticiens auprès d’autres
établissements
• Gestion des grèves de praticiens et internes (recensement, rédaction d’assignations,…)
Pôle paie/retraite des personnels médicaux :
Au sein du service des affaires médicales, le pôle paie/retraite est en charge des missions suivantes :
• Saisie et contrôle de la paie: éléments variables de paie (indemnités journalières,
remboursements de transports, primes multi-établissements ou de service public exclusif,…)
• Gestion des gardes et astreintes (et rédaction du bilan annuel correspondant)
• Suivi des avancements d'échelons, des évolutions statutaires individuelles et des mouvements
prévisionnels de personnels
• Préparation des titres de recette relatifs aux mises à disposition de personnels médicaux
• Suivi de l'absentéisme: gestion des dossiers maladie/maternité/paternité/accidents du travail
• Constitution et suivi des dossiers retraite des praticiens
• Relations avec les organismes extérieurs concernés (Trésorerie, Centre National de Gestion,
Caisse Primaire d'Assurance Maladie, IRCANTEC,…)
• Accueil physique et téléphonique des praticiens et internes concernant le suivi de leur situation
individuelle
Missions particulières
Suivi du budget lié au personnel médical :
Le Responsable des affaires médicales prépare l’EPRD des affaires médicales en lien avec le Directeur
des Affaires Médicales et en suit l’exécution mensuellement (mise à jour GVT, intégration de l’impact des
transformations de postes et des notifications ARS, rédaction du volet personnel médical des rapports
infra-annuels).
Il travaille également en lien fort avec le Contrôle de Gestion de l’établissement en vue du retraitement
comptable et de l’élaboration de la comptabilité analytique, et prépare avec lui le volet personnel médical
des projets nouveaux présentés en Cellule médico-économique.
Suivi des effectifs médicaux :
Le Responsable des affaires médicales est en charge du suivi mensuel du Tableau des Emplois
Rémunérés des personnels médicaux.
Il assure le suivi des vacances/créations/transformations de postes de PH et en assure la gestion dans
l’application SIGMED. Il élabore et met à jour le tableau des effectifs nominatifs par UF/pôle, par statut et
par spécialité.
Il est également en charge de la supervision :
• des remontées vers l’ARS des besoins en personnels médicaux (internat, post-internat, postes de
praticiens, financements de la permanence des soins,…)
• des enquêtes et questionnaires ponctuels (Statistique Annuelle des Etablissements de santé,
notamment)
• du bilan social du personnel médical.
Veille juridique et réglementaire sur le statut du personnel médical hospitalier
COMPETENCES / EXPERIENCE / CONNAISSANCES REQUISES
Niveau d’études requis : niveau universitaire, type bac + 4 ou 5 (poste de niveau Attaché
d’Administration Hospitalière)
Connaissance du statut et de la réglementation encadrant les personnels médicaux (mais formation
possible, le cas échéant)
Connaissance (si possible) des logiciels de gestion CPage, CHRONOSMED et Business Object
Expérience professionnelle similaire bienvenue
QUALITES REQUISES
Capacités d’animation et de management d’équipe
Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse
Rigueur intellectuelle
Parfaite autonomie, sens de l’initiative et du travail en équipe
Diplomatie, tact, qualités relationnelles et discrétion professionnelle
Appétence pour l’utilisation de données chiffrées (budgétaires, ou liées au contrôle de gestion)
QUELQUES PROJETS EN COURS
•
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Mise en place d’une cellule institutionnelle de recherche clinique, en lien avec la présidence de
CME
Certification des comptes (impact sur la paie des personnels médicaux)
Préfiguration d’une direction commune avec le Centre hospitalier de Pont-Audemer
Pour tous renseignements complémentaires :
Madame Julie VALLA
Directeur des Affaires Médicales, de la Recherche clinique et de l’Ingénierie Biomédicale
Groupe Hospitalier du Havre
: 02-32-73-38-80
[email protected]