Comment travailler ensemble et gérer ensemble

Plan.
Comment travailler ensemble et
gérer ensemble : la création d’un
PGI libre.
I.
L’Open Source et les grands concepts
-
Définition des concepts
-
Le logiciel libre, les licences, l’impact économique.
II. L’amélioration des SI de l’enseignement supérieur :
PGI ou mutualisation.
-
Qu’est-ce qu’un PGI ?
-
Présentation de Cocktail et de l’AMUE.
III. Quel SI pour Sciences Po ?
-
PGI or not PGI ?
-
Comparaison entre les produits de Cocktail et de l’AMUE.
Systèmes d’information
Lundi 2 Avril
Adrien Brun, Pierre de Feydau, Violaine Chenel
I. L’Open Source et les grands Concepts.
2. Qu’est-ce que l’Open Source ?
1. Qu’est-ce qu’une licence logiciel ?
Logiciels dont la licence respecte des critères précisément établis par
l’open source initiative dont les principaux sont la libre distribution, le
code source disponible, les travaux dérivés possibles.
-
Une licence est un contrat relatif à un bien. Ce contrat protège des
droits qu’il réserve à l’auteur.
-
Copyright (tous droits réservés) / domaine public (aucun droit
réservé)
-
Bill Gates, 1976 : « Hardware must be paid for, but software is
something to share. Who cares if the people who worked on it get
paid ? Is this fair? ...By stealing software one thing you do is
prevent good software from beeing written. Who can afford to do
professional work for nothing? »
-
Massachussets Institute of Technology : projet de licence
publique générale GNU qui fonde la notion de logiciel libre.
3. Présentation d’une licence libre CeCILL.
Une licence libre confère à l’utilisateur du logiciel quatre libertés définies
par la Free software foundation :
- lire l’œuvre pour tous les usages
- étudier le fonctionnement du programme
- redistribuer des copies
- améliorer l’œuvre et publier ces améliorations, ce qui encourage la
création d’une communauté d’utilisateurs
4. L’industrie du logiciel libre en France.
CeCILL: CEa Cnrs Inria Logiciel Libre.
Elaborer un ensemble de licences adaptées au droit français et compatibles
avec les principales licences libres anglo-saxonnes dont elles reprennent les
principes.
Chiffre d’affaires du logiciel libre
(Millions d’€)
2002
2003
2004
2005
2006
estimation
2007
(prévision
)
60
100
140
250
430
700
0,2 %
0,4 %
0,5 %
0,9 %
1,4 %
2,1 %
2 critères importants :
-Le respect des principes de diffusion du logiciel libre.
Part de marché du LL
(dans l’industrie du logiciel)
-La conformité au droit français sous deux aspects, responsabilité civile d'une
part et propriété intellectuelle d'autre part.
Croissance du marché du LL
67 %
40 %
79 %
72 %
63 %
CeCILL a été créée pour remédier aux difficultés de la licence GPL:
Croissance du reste du marché
-4,2 %
3,8 %
6,3 %
6,6 %
7,1 %
-Délimitation du domaine d’application.
-Langue.
-Hérédité
1
Plusieurs formes de progiciels :
II. L’amélioration des SI de l’enseignement supérieur : PGI
ou mutualisation
ERP - Enterprise Resource Planning Cette catégorie d'outil intègre tous
les systèmes informatisés permettant d'aider le travail dans l'entreprise.
On y retrouve souvent la facturation, l'aide à la production, la
comptabilité, etc.
1. Définition du PGI :
a.
Qu’est-ce qu’un progiciel ?
CRM - Customer Relationship Management (en français : GRC gestion
de la relation client) - Regroupe tous les outils permettant d'intégrer les
clients dans le système d'information de l'entreprise
Le terme progiciel résulte de la contraction des mots produit et logiciel.
C’est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit
complet, « clé en mains ».
SCM - Supply Chain Management - Regroupe tous les outils
permettant d'intégrer les fournisseurs au système d'information de
l'entreprise
Ce terme s'oppose aux logiciels développés « en interne » dans une entreprise
pour remplir des fonctions « sur mesure ».
RH - Gestion des ressources humaines
b. Le progiciel de gestion intégrée :
-Un progiciel de gestion intégré, en anglais Enterprise Resource
Planning ou ERP, est un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des
processus d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de
cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion
comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la
distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. »
2. Un exemple de PGI open source : Coktail-office.
a. Qu’est-ce que cocktail-office ?
-
Cockatil-office est un PGI open-source destiné à l’enseignement
supérieur et à la recherche et distribué sous licence CeCILL.
-
C’est un ensemble d’applications basées sur un référentiel unique
appelé Grhum pour un système Global d’information à gestion intégrée
et évolutif.
-
Il a été adopté par près de 54 adhérents : la Rochelle, le Havre,
Marseille I et II Paris II, III, V, VII, X, XII, XII, Marne la Vallée,
Outre mer etc. Par des grandes écoles ENS (ULM, Cachan) Ecoles
centrales de paris, Lyon et Marseille, IEP Aix et Toulouse,
Établissements publics d’aménagements etc.
-
Cocktail est géré par un consortium d’informaticiens fonctionnaires
et de partenaires extérieurs.
On peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un système
d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et
même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini
éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).
b. Un périmètre évolutif basé sur un socle commun de solutions
GRHUM : le socle référentiel commun. Les applications suivantes :
-
Cocktail Jefyco : gestion financière et comptable
-
Cocktail Papaye : gestion de la paie
pédagogique
-
Cocktail-scolarix : gestion de la scolarité administrative et
Coctail –ManGUE : GRH intégrée
3. L’AMUE : Agence de mutualisation des universités et des
établissements d’enseignement supérieur.
« dans le respect de l’autonomie des établissements qui la composent,
organiser la coopération entre les membres en vue d’améliorer la qualité de
leur gestion et de faciliter la réalisation de leurs missions. »
4 objectifs :
•disposer d'outils communs de gestion et de pilotage ;
c. Les avantages de Cocktail-office
•accompagner les processus de changement, notamment ceux inscrits dans
les projets d'établissement ;
-
architecture modulaire et évolutive
•disposer d'une aide aux métiers de la collectivité universitaire ;
-
maîtrise des coûts
•partager l'information et initier des actions de veille et d'études
prospectives sur toute question intéressant la gestion et le pilotage des
établissements.
facilité d’utilisation et de paramétrage exp : utilisation du SSO pour
toutes les applications, c’est-à-dire l’authentification unique (ou
identification unique ; en anglais Single Sign-On ou SSO) est une méthode
permettant à un utilisateur de ne procéder qu'à une seule authentification
pour accéder à plusieurs applications informatiques
-
interopérabilité, et nombre d’établissements supérieurs utilisateurs
2
III. Quel SI pour Sciences Po ?
Vous chargé de mission auprès du directeur de Sciences
Po. Aujourd’hui votre établissement ne fait partie d’aucun
dispositif de mutualisation quant aux logiciels de gestion.
Le directeur Richard Descoings vous demande de lancer
une réflexion à ce sujet. Vous devez répondre à deux
interrogations :
•quels sont les avantages d’un PGI ?
•comment choisir entre les produits proposés par le GIP
AMUE et le consortium Cocktail ?
1) PGI or not PGI ?
A Sciences Po :
•
De nombreuses applications partagent les mêmes données : scolarité,
inscriptions administratives, mais aussi gestion de la paie ou des RH (cas
des étudiants vacataires), gestion des stages, gestion des départs à
l’étranger. Pour les enseignants, leurs données sont utilisés pour la GRH,
la paie, la scolarité, …
•
Les données connaissent d’importants changements : la scolarité de
Sciences Po implique des changements de situations (premiers cycles
délocalisés, stages, 3eme année à l’étranger, …)
Les inconvénients d’un PGI pour Sciences Po.
•Un coût potentiellement élevé.
Les avantages d’un PGI pour Sciences Po.
•Le périmètre fonctionnel du PGI peut être plus large que les besoins de
Sciences Po.
•Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier étudiant,
…).
•Lourdeur et rigidité de mise en œuvre.
•Intégrité et unicité du système d’information, ce qui permet notamment
de globaliser la formation (les modules ont une logique identique). Facilite
la communication interne et externe
•Réduction des coûts : elle est liée à la mutualisation de l’information, qui
permet des gains de productivité.
•Il faut s’assurer que le personnel de Sciences Po s’approprie l’outil : un
nécessaire accompagnement au changement.
•Nécessité d'une bonne connaissance des métiers de Sciences Po, et de la
réglementation particulière qui concerne l’établissement.
•Une maintenance continue à assurer.
•Une possible captivité vis à vis du fournisseur.
Cocktail
2) Un PGI open source ou une mutualisation par le biais de
l’AMUE ?
a) Les établissements membres.
Ils sont membres de Cocktail
54 établissements dont :
IEP Aix-en-Provence, Toulouse
ENS Ulm, Cachan, Lyon Sciences
et Lettres
INSA Rouen
Ecoles centrales de Paris, Lyon,
Marseille
Université Marseille I et III
Université Paris II, III, V, VIII, X,
XIII, Marne la Vallée
…
Ils sont membres de l’AMUE
160 adhérents dont 82 universités,
30 IUFM, 48 établissements, écoles
d’ingénieurs ou institutions.
IEP Bordeaux, Grenoble, Lyon,
Rennes, Toulouse
INSA Lyon, Rennes, Toulouse
Universités Paris I, III, IV, V, VI,
…
Universités Marseille, Lille, Nice,
CNOUS
EHESS
AMUE
Référentiel : GRHUM
Solutions séniors :
JEFYCO : gestion financière et
comptable
PAPAYE : gestion de la paie
SCOLARIX : gestion de la
scolarité administrative et
pédagogique
ManGUE : gestion des ressources
humaines
Solutions juniors :
HamAC : congés version ARTT
Corossol : immobilisations et
inventaires
Saphari : relations internationales
Guichets
Plannings
Nabuco : logiciel de gestion
financière et comptable
Astre : progiciel de gestion de la
paie des personnels (progiciel du
marché)
Apogée : application pour la
gestion de la scolarité
Harpège : produit de gestion des
ressources humaines
Entrepôts de données : projet
collaboratif de 23 établissements
autour d’un outil de pilotage.
3
c) Les coûts.
b) Les applications et leur évolutivité.
« Les solutions de Cocktail-office évoluent selon les exigences des
établissements utilisateurs et sont développées par les équipes du
consortium en conformité avec les réglementations en vigueur. »
(Brochure de présentation de Cocktail office).
Hypothèse : Sciences Po veut se doter des quatre outils seniors.
Coût total sur les 5 premières années
Cocktail : 147 000 €
AMUE : 631 455 €
Contrat de développement 2002-2006 conclu entre l’AMUE et le
Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche : « l’Agence
doit maîtriser les coûts du futur système informatique à construire en
faisant appel, dans certains domaines, à des produits standards et en
limitant les adaptations nécessaires. »
En choisissant le PGI open-source les établissements font donc « une
double voire triple bonne affaire :
- coûts financiers
-coûts humains
-revalorisation technique et professionnelle et responsabilisation de son
personnel ».
d) Des logiques différentes.
L’AMUE est un GIP (Groupement d’Intérêt Public). L’agence se veut un
« lieu de rencontre, d’échanges et de formation pour la communauté des
établissements d’enseignement supérieur ».
En ce qui concerne les logiciels, l’AMUE annonce qu’elle :
•« maintient et fait évoluer les applications de gestion adaptées à leur
environnement-métier,
•renouvelle son offre dans une approche plurielle.
•Favorise l’intégration de ces applications dans le système d’information de
l’établissement.
•Veille au recueil de leurs besoins. »
Cocktail a un esprit totalement différent. Ce n’est pas une entité
extérieure aux établissements, mais c’est l’émanation des établissements.
L’organisation n’est pas verticale (comme avec l’agence, qui chapeaute
les établissements), mais horizontale. Le projet trouve cependant des
limites :
-le phénomène de défiance à l’interne : impression que c’est mieux à
l’extérieur ;
-les informaticiens sont parfois conservateurs : ils créent une dépendance
 pour y échapper les décideurs publics vont à l’externe ;
- nécessité du travail dans la durée.
Critiques :
-manque de documentation des produits.
 l’AMUE est une agence au service des établissements, et son activité va
au-delà de la construction d’un système d’information.
Conclusion : Quel choix pour Sciences Po ?
NABUCO (AMUE)
JEFYCO (Cocktail)
choix politique
volonté de renforcement du partenariat
avec l’Amue
pas de références JEFYCO dans de gros
établissements
besoin d'un produit structurant pour
«remettre en ordre»
doute sur la pérennité de JEFYCO
produit national préconisé
recommandation Amue
coût économique
positionnement politique par rapport à
l'Amue
pas d'évolution de NABUCO
arrêt du projet NABUCO 2000
convivialité de l’outil
suivis financiers
progiciel intégré scolarité /annuaire
/paye.
doute sur la pérennité de NABUCO
référentiel global pour un SI intégré,
interopérabilité
esprit mutualiste
ergonomie
évolutivité–réactivité–adaptabilité
- Fragilité du dispositif.
Le choix Cocktail
Pour Sciences Po, le choix Cocktail a plusieurs avantages:
1) Montrer que Sciences Po est à l’avant-garde de
l’enseignement supérieur, en passant au logiciel libre.
2) Effectuer des économies importantes, et gagner en
productivité.
3) Valoriser la direction des services d’information.
Source : étude KPMG, 2004
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