Salarié sortant : quels documents lui fournir?

Ressources humaines : Contrat de travail
Salarié sortant : quels documents lui fournir?
L'un de vos employés est licencié ou démissionnaire? Vous devez impérativement lui fournir certains
documents dans le cadre de son départ. Veillez à respecter les délais et les formes, pour ne pas risquer de
litiges.
1.
Le certificat de travail
S'il peut prendre la forme d'une simple lettre manuscrite, le certificat de travail
doit obligatoirement être remis et contenir les cinq mentions obligatoires
suivantes : les noms et prénoms du salarié comme de l'employeur, la date et le
lieu de délivrance du certificat, les dates d'entrée et de sortie de l'employé dans
l'entreprise, et enfin la description de l'emploi exercé. Indiquez aussi les postes
occupés successivement par le salarié, ainsi que les dates correspondantes.
La date de sortie est celle de la fin du contrat de travail, que le salarié ait
effectué ou non sa période de préavis. « Le certificat de travail est dit
"quérable"; explique Christine Anglade, juriste en droit social à la chambre de
commerce et d'indus trie de Paris. C'est à dire que l'employeur doit le tenir à la
disposition du salarié dès la fin du contrat. » En pratique, mieux vaut le
remettre avec tous les documents dès le dernier jour, car il est important pour
le salarié. «Le certificat de travail atteste de l'emploi dans l'entreprise durant un
certain temps pour un certain poste. Il peut servir notamment au moment de la
retraite, pour retracer la carrière », souligne Bertrand Oclin, avocat associé du
cabine Fidal. Enfin, au cas où un nouvel employeur en réclamerait la preuve, ce certificat de travail permet à l'ancien salarié de
prouver qu'il est libre de tout engagement.
2.
L'attestation Assedic
La fameuse "feuille jaune" revêt une importance capitale pour le salarié qui quitte l'entreprise. C'est avec cet imprimé qu'il se
rendra à l'antenne Assedic de son domicile pour se faire enregistrer et percevoir éventuellement des allocations chômage. Lors
de son inscription, l'Assedic peut même lui demander une attestation correspondant à un poste occupé auparavant.
Concrètement, la "feuille jaune" comporte plusieurs rubriques: l'identité du salarié, son statut (cadre, employé...), la caisse de
retraite dont il dépend, le nombre d'heures travaillées, ou encore les salaires des douze derniers mois. « L'attestation mentionne
le motif de la rupture du contrat, note Christine Anglade. C'est important car, dans le cas d'un licenciement, le salarié pourra
percevoir des allocations chômage. Tandis qu'un départ volontaire l'en privera dans la grande majorité des cas. Il n'est pas
obligatoire de préciser la nature d'un licenciement dit personnel'; par exemple s'il y a faute. En revanche, vous avez l'obligation
de mentionner un licenciement économique. » Vous pouvez obtenir une attestation vierge auprès de l'Assedic dont dépend votre
siège social. Elle est également disponible sur Minitel au 36 14 Assedic ou sur le site Internet www.assedic.fr . Si vous avez des
difficultés pour remplir les rubriques, n'hésitez pas à solliciter l'Assedic (un feuillet explicatif vous est normalement remis en
même temps que l'imprimé), les services d'aide aux formulaires de la mairie dont vous dépendez, ou tout simplement votre
comptable.
3.
Le reçu pour solde de tout compte
« Ce document n est pas obligatoire, explique maître Oclin. C'est un simple reçu qui récapitule les sommes versées au salarié
dans le cadre de la fin de son contrat. » Y figurent notamment les salaires, primes ou indemnités prévus par le contrat de travail
ou dans la convention collective que vous devez appliquer. Un employeur ne peut s'en prévaloir comme d'un document
"libératoire" des sommes dues, même si le reçu est signé et approuvé par le salarié. Autrement dit, le salarié peut vous réclamer
des salaires qu'il estime impayés jusqu'à cinq ans après la date de versement de la dernière somme et la remise du reçu pour
solde de tout Même s'il n'est pas obligatoire, il est toutefois recommandé de remettre ce reçu au salarié le jour de son départ,
accompagné du certificat de travail et de l'attestation Assedic. En effet, dans la majorité des cas, il sert à clore le compte du
salarié, avec l'aval des deux parties. Et donc d'éviter confusions et litiges.
4.
Quelques cas particuliers.
Les entreprises de plus de cinquante salariés, notamment les réseaux, doivent fournir un récapitulatif des éventuels accords
d'intéressement auxquels le salarié est soumis. Il peut s'agir des sommes acquises dans un Plan d'épargne entreprise, par
exemple. « C'est pourquoi il faut demander au salarié de laisser des coordonnées où le joindre, si ces sommes n ont pas pu être
remises au moment du bilan», note maître Oclin. Les entreprises de plus de cinquante employés ont d'autres obligations
concernant les formalités liées au départ d'un salarié, comme celle de signaler un départ lors de la déclaration des mouvements
mensuels de main d'oeuvre. Elle se fait auprès de la direction départementale du travail. Enfin, quelle que soit la taille de votre
commerce, n'oubliez pas de mettre à jour votre registre unique du personnel. Ce document interne où vous consignez les
entrées et sorties dans l'entreprise peut en effet vous être réclamé par l'Inspection du travail ou encore le conseil des
Prud'hommes.
En savoir plus
De nombreux sites Internet expliquent les formalités liées au contrat de travail et à sa rupture. N'hésitez pas à consulter, entre
autres, www.servicepublic.com . Le service juridique de la chambre de commerce dont vous dépendez peut aussi vous aider
dans vos démarches. Reportez-vous par exemple au site Internet de la chambre de commerce de Paris: www.inforeg.ccip.fr
Source : Olga Stancevic – Commerce Magazine n°61