Qualiac® et la dématérialisation des factures
Transcription
Qualiac® et la dématérialisation des factures
Dématérialisation des factures fournisseurs Qualiac® et la dématérialisation des factures Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac® : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac® : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication Dématérialisation des factures Les factures fournisseurs Volumétrie considérable : 1,9 milliard de factures échangées en France chaque année. Dont plus de 95% sous format papier Coût de traitement élevé : environ 14 euros pour le tri, l’enregistrement, le traitement et l’archivage Temps moyen de traitement manuel : 12 jours 30% des entreprises envisagent la dématérialisation comme action prioritaire pour améliorer leurs processus, pour réduire les coûts dans le cadre d’une conjoncture difficile Source Markess International Déc-2005 Un Un cycle cycle de de traitement traitement source source de de dysfonctionnement dysfonctionnement Arrivée de la facture dans les services Arrivée de la facture à la comptabilité 2eme signature Indication du centre de coût 1ère signature Retour Comptabilité 1ere signature Saisie par le comptable 2ème signature Indication du centre de coût Envoi pour validation Envoi à la comptabilité Archivage de la facture papier 2 Cycle Cycle de de traitement traitement des des factures factures fournisseurs fournisseurs source source de de dysfonctionnements dysfonctionnements Saisie manuelle des factures Beaucoup d’acteurs au sein du cycle Aucune traçabilité Relance manuelle des intervenants Circulation du papier (photocopie, fiche navette,…) Des factures qui arrivent avant que les réceptions soient saisies Processus hétérogènes de traitement Des réponses fonctionnelles Dématérialisation des factures • Numérisation (papier) • Fichier • EDI image (dématérialisation fiscale) Rapprochement automatique pour les factures avec commande Workflow pour : • Approbation des factures marchandise en litige (absence de réception, écart prix, écart quantité,…) • Enrichissement des factures sans commande (compte comptable, centre de coûts,…) • Bon à payer Archivage des factures • Accès en permanence à l’image de la facture • Lien permanent entre le papier et l’image Les bénéfices attendus Réduction des coûts liés aux frais administratifs et aux ressources humaines Plus grande disponibilité du service comptable pour les tâches à valeur ajoutée Réduction des délais de traitement Amélioration de la relation fournisseur Industrialisation des processus Traçabilité du processus Accès instantané aux images des factures Retour sur investissement rapide de l’ordre de un an Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac® : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication Les fonctionnalités principales Traitement des factures Papier Traitement de facture déjà dématérialisée (exemple envoie fichier par e.mail avec image des factures) Réception de Fichier facture 2 Facture Facture Papier Papier :: Convertir Convertir le le papier papier en en images images • • • • • Identification Traitement dynamique de l’image Suppression des fonds pré-imprimés Gestion avancée des lots Contrôle qualité lors de la numérisation Réception Réception des des factures factures dématérialisées dématérialisées Sécurité – Gestion des signatures électroniques – Accusé de réception Traitement immédiat Tri automatique des e-mails Toutes les informations du mail sont conservées Réception de fichiers Réception de tout type de fichier XML Création automatique d’une image du fichier – Utile pour garder une trace du fichier reçu – Utile lors des phases de Workflow Identification et Capture Identification du fournisseur et de la société facturée • N° TVA intracommunautaire • SIRET / SIREN ou équivalent • Coordonnées bancaires • Adresse Captures des informations permettant d’automatiser la saisie de la facture • Numéro de facture • Date de facture • Numéro de commande • Numéro de bon de livraison • Ligne articles (quantité, prix unitaire, article, prix total,…) • Date d’échéance • Taux TVA • Montant HT • Montants TVA • Montant TTC • Devise • Détection des avoirs Validation Validation automatique automatique des des captures captures effectuées effectuées Règles métier : Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA Sommes des lignes articles = Montant HT Date de la facture = Date du système +/- intervalle de temps Tables de données internes (utilisateur, modèle, fournisseur etc.) Bases de données ERP : (fournisseur, commande, article etc.) Exemple de process Cible Outil de LAD Numérisation Lecture et vérifications automatiques Intégration dans l’ERP Qualiac® Rapprochement commandes factures Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Dossiers fournisseurs électroniques Factures Pièces jointes Consultation images en Gestion Électronique de Documents Outil de GED Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac® : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication ® Offre Qualiac® Intégration dans l’ERP Qualiac® Consultation images Rapprochements commandes factures • Qualiac® Connecteur : intégration via LAD, Export GED • Qualiac® Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs • Qualiac® Publication de Document ® Connecteur : Lien LAD Qualiac® Traitement d’intégration des factures dans le SAS d’entrée (Développement fichier à intégrer via l’outil Xlink) Lecture et vérifications automatiques Intégration dans l’ERP Qualiac® : Fichier de données + fichier images Rapprochements commandes factures Interface des données à contrôler dans la LAD : fournisseur, commande, etc. ® Connecteur : lien GED Qualiac® Traitement d’export des Factures et documents associés vers le dossier fournisseur (interactif ou Batch) Intégration dans l’ERP Qualiac® Rapprochements commandes factures Approbation factures Bons à payer Workflow Consultation images Fichier export Qualiac® Gestion Électronique de Documents Règlement fournisseurs ® Qualiac® Intégration dans l’ERP Qualiac® Consultation images Rapprochements commandes factures • Qualiac® Connecteur : intégration via LAD, Export GED • Qualiac® Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs • Qualiac® Publication de Document ® Visualisation Qualiac® Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Rapprochements commandes factures Consultation images, mise à jour dossier fournisseur électronique en GED ® Visualisation Qualiac Qualiac® Visualisation :: Facture Facture Active l’option ® Visualisation Qualiac Qualiac® Visualisation :: Bon Bon à à payer payer Active l’option 2 ® Visualisation Qualiac Qualiac® Visualisation :: Utilisation Utilisation module module Wim Wim ® Visualisation Qualiac Qualiac® Visualisation :: Utilisation Utilisation module module Wim Wim ® Qualiac® Intégration dans l’ERP Qualiac® Consultation images Rapprochements commandes factures • Qualiac® Connecteur : intégration via LAD, Export GED • Qualiac® Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs • Qualiac® Publication de Document ® Publication Qualiac Qualiac® Publication :: Association Association ® de de documents documents aux aux entités entités Qualiac Qualiac® ENTITE (GTDEN): exemple : Article, Tiers etc.. Autorisation (GTDAE) type de document/Entité TYPE DE DOCUMENT (GTDTY) Association des documents appelables à partir des entités Qualiac® (GTIDOC) ® Publication Qualiac Qualiac® Publication étape étape 1 1 :: Association Association de de document document Bouton Parcourir Active l’option 2 QUESTION(S) REPONSE(S)…