elaboration budgetaire

ELABORATION BUDGETAIRE
Pilotez vos processus budgétaires grâce au workflow intégré
Ayez une meilleure visibilité et un meilleur pilotage des prévisions
Bénéficiez en temps réel d’une information fiable, partagée et aisément manipulable
Homogénéisez les outils pour l’ensemble des services, activités et acteurs de la société
GENERALITES
FONCTIONNALITES

La stratégie liée à l’élaboration du budget
prévisionnel et les révisions en cours d’exercice
sont des facteurs essentiels de la réussite de
l’entreprise.

L’élaboration budgétaire permet de déterminer
les plans et objectifs à atteindre définis par la
direction.

Grâce à des fonctionnalités modernes et de façon
collaborative, l’outil permet de fluidifier la
collecte décentralisée des éléments de budget,
ainsi que le contrôle et l’avancement de sa
centralisation.

L’outil, module à part entière de Qualiac®
Finances, permet une intégration native des
processus en s’appuyant sur des technologies et
des données communes. Ainsi un ensemble
d’automatismes, de processus et de restitutions,
peut être rapidement mis en place.

Qualiac Elaboration Budgétaire utilise le
référentiel commun de la gamme Qualiac®. Il
s’agit donc d’une application totalement :
multi-entités, multi-sociétés
multi-exercices
multi-langues.

Outre l’aspect référentiel, il bénéficie aussi de
l’intégration technique de la gamme :
interface RIA souple, ergonomique et
paramétrable
workflow intégré
décisionnel et reporting
gestion des droits des utilisateurs via
Qualiac® Fondations.
STRUCTURES

L’intégration native des fonctions budgétaires
permet
de
disposer,
dans le
même
environnement, des données de Qualiac®
Finances, en particulier en s’appuyant sur les
mêmes notions :
Entités
structures et hiérarchies analytiques
structures et hiérarchies de natures
comptes généraux si nécessaire.

A cela s’ajoute une notion de matrice permettant
d’affecter des droits aux utilisateurs et en
particulier leurs droits de saisie et validation sur
des périmètres définis pour eux.

Des règles simples ou plus élaborées permettent
de définir des éléments clés qui seront utilisés
comme paramètres dans certains calculs ou qui
seront eux-mêmes le résultat de budgets calculés.
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G5_02
35, rue de Rome 75008 Paris • Tél. : +33 (0)1 44 70 13 13 • Fax : +33 (0)1 45 22 63 37
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WORKFLOW et SAISIES


Organisation des différents processus de saisie et
validation de budget au travers de classes
d’élaboration budgétaire décomposées en étapes.
Ainsi on pourra utiliser des processus paramétrés
différemment selon que l’on élabore des budgets
d’achats ou des prévisions de chiffre d’affaire, ou
selon que l’on définisse des budgets par service,
par zone géographique ou bien encore par
produit. Les étapes habituelles des processus
peuvent être :
la saisie
la soumission à validation
les validations à plusieurs niveaux dont la
validation par le contributeur, par le contrôle
de gestion et enfin la direction financière
le refus.
Le paramétrage permet de totalement
personnaliser la navette budgétaire.
De plus, grâce aux technologies utilisées
(workflow, RIA, push d’informations par mail,
portail, flux RSS), l’outil permet de travailler de
façon décentralisée, facilitant ainsi la collecte des
données au niveau le plus fin et au plus proche
des utilisateurs qui doivent exprimer leurs besoins
budgétaires.
La navigation est intuitive : depuis un simple mail
l’utilisateur peut se connecter en un clic à
l’application Qualiac®. De façon centralisée ou
complètement décentralisée, l’utilisateur est
automatiquement positionné dans le contexte de
son travail au travers d’écrans ergonomiques.

Ces écrans proposent notamment :
une saisie à tous les niveaux avec
réallocation sous contrainte paramétrable à
tous niveaux
une vue globalisée et centralisée des saisies
avec mise à jour en temps réel des résultats
consolidés
une assistance sous forme de règles
permettant le calcul ou la proposition de
montants selon le contexte
la consultation ou la saisie de commentaires
la validation ou le rejet de certaines lignes
dans le cas de validation
un affichage de données des exercices
précédents
un affichage par périodes élémentaires
(mois, trimestres, semestres).
TRACABILITE et REPORTING





Des mails d’invite sont générés automatiquement
proposant au destinataire de réaliser telle ou telle
fonction selon l’étape de déclenchement dans le
processus.

Gestion et historisation de plusieurs versions et
révisions budgétaires, en nombre illimité.
Historique des étapes pour chaque ligne de
budget.
Reporting de contrôle utilisant les mêmes
fonctions que la partie budgétaire de Qualiac®
Finances.
Calcul des montants issus de règles paramétrées.
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MENSUALISATION
REVISIONS

Une transaction dédiée permet aussi
mensualisation des prévisions budgétaires.
la

Les révisions, ou budgets d’atterrissage ou rollingforecast peuvent être gérés et historisés.

Cette mensualisation peut se faire de plusieurs
façons :

Automatisation du démarrage de la révision en
agrégeant
des
données
réalisées
et
prévisionnelles.

Présentation des éléments à réviser en figeant la
période passée et en n’autorisant la saisiemodification que sur les périodes futures.

Autant de révisions que souhaité.
-
-
A partir d’une prévision annuelle déjà
proposée
A partir des répartitions des données
historiques, classiquement selon les
réalisations N-1
En utilisation des clés de mensualisation
prédéfinies
Manuellement par l’utilisateur.
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