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NOTICE TECHNIQUE DE
Une simulation pour apprendre
MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS
Sommaire
OBJECTIFS .............................................................................................................................. 2
INFORMATIONS GENERALES .......................................................................................... 2
PUBLIC CONCERNE : ................................................................................................................ 2
DUREE :................................................................................................................................... 2
FRACTIONNEMENT DES SEANCES :........................................................................................... 2
NOMBRE DE PARTICIPANTS PAR SESSION :............................................................................... 3
ANIMATION :........................................................................................................................... 3
SCENARIO D’UNE FORMATION TYPE ........................................................................... 4
1ERE PARTIE : PREPARATION ............................................................................................... 4
2EME PARTIE : SIMULATION ............................................................................................... 5
3EME PARTIE : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE ........................................ 5
SUPPORTS PEDAGOGIQUES ............................................................................................. 6
CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE................................................................................ 7
PERSONNALISATION :.............................................................................................................. 7
PRESTATIONS DU CIPE : ......................................................................................................... 7
ANNEXE 1 - THEMES ABORDES DANS HORIZON ....................................................... 8
ANNEXE 2 - LISTE DES TACHES DE LA SIMULATION ............................................ 11
ANNEXE 3 – AFFICHE DE LA SIMULATION ET LISTE DES PROGRES ............... 12
ANNEXE 4 – EXEMPLES D’ALEA ET DE QUESTIONS .............................................. 13
ANNEXE 5 – EXEMPLES DE TRANSPARENTS METHODOLOGIQUES ................ 15
Copyright CIPE (Centre International de la Pédagogie d’Entreprise)
40, Boulevard Edgar Quinet 75014 Paris (France)
Tél. +33 (0) 1 40 64 59 18 - Fax +33 (0) 1 40 47 05 75 - www.cipe.fr - [email protected]
1
Objectifs
Le CIPE a conçu Horizon, le jeu des projets, pour permettre au plus grand nombre
d’apprendre les techniques qui constituent le Management de projet : la planification,
la maîtrise des risques, l’optimisation des coûts, le management d’équipe, etc.
Informations générales
Public concerné :
Il peut être utilisé pour différents niveaux de public :
•
Des participants qui n'ont jamais entendu parler de gestion de projet.
•
Des participants qui connaissent les principes du PERT mais qui doivent
approfondir certaines aspects du management de projet.
Durée :
Le package de formation est constitué de deux modules distincts :
•
Un jeu de simulation qui met en compétition plusieurs équipes (une demijournée à une journée, selon le niveau du public).
•
Une série de transparents d’animation et d’exercices qui permettent
d’approfondir les outils de gestion et les concepts fondamentaux du
Management de projet (une demi-journée à une journée, selon le niveau
d’approfondissement).
Fractionnement des séances :
L’animation peut être fractionnée sans inconvénient en séances de 1h30.
2
Nombre de participants par session :
Le jeu fonctionne bien avec un effectif allant de 8 à 16 personnes. Toutefois, il est
possible de jouer sans inconvénient technique en dessous de 8 (on peut faire par
exemple 3 équipes de 2) comme au-dessus de 16 (on fera 5 équipes au lieu de 4).
Animation :
Le jeu est généralement animé par des formateurs professionnels, mais il est conçu
de façon à pouvoir être utilisé également par des formateurs occasionnels internes
des entreprises. Dans ce dernier cas, le CIPE peut assurer la formation de mise en
main de l’outil.
(Le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le
déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée).
3
Scénario d’une formation type
Une entreprise décide de lancer sur le marché un nouveau plat cuisiné destiné aux
enfants.
Son objectif est de prendre le maximum de parts de marché.
Les parts de marché dépendent :
- Du délai de sortie du nouveau produit
- De l'argent qui reste en fin de partie et peut être affecté à la publicité.
Chaque équipe prend en charge une entreprise. L'équipe gagnante est celle dont la
part de marché est la plus importante à la fin du jeu.
1ère partie : PREPARATION
Cette partie comprend quatre sous-phases :
Présentation du projet
Les participants prennent connaissance de l’entreprise et de son projet.
Construction du réseau
Les équipes construisent le réseau, et calculent les délais et chemins critiques.
Réduction de la durée
Les équipes modifient le réseau, mettent en parallèle les étapes afin de raccourcir le
délai global, puis recalculent les délais et chemins critiques.
Choix des progrès
Chaque équipe doit gérer les risques du projet. Elle doit acheter des progrès qui vont
protéger le projet de certains aléas.
4
2ème partie : SIMULATION
Simulation du déroulement du projet
La simulation dure au total 20 semaines.
Sur les 20 semaines, 12 ont un incident (il y a 12 incidents dans le jeu, et 12
progrès). Les 8 autres semaines sont consacrées à des questions de connaissance
posées aux équipes, qui rapportent de l’argent en cas de bonne réponse.
Durant la simulation les participants mettent à jour eux-mêmes leurs affiches, notent
l’impact des incidents, calculent les délais, etc.
Débriefing de la simulation
Une fois la simulation terminée, l’animateur échange avec les participants sur ce qui
vient de se jouer.
3ème partie : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE
L’animation de cette partie est assurée grâce à un ensemble de diapositives
regroupées en 12 chapitres, qui correspondent aux 12 progrès qui interviennent dans
le jeu.
Nous conseillons à l’animateur de préparer sa séance en sélectionnant les
diapositives qui lui conviennent, en ajoutant les siennes, etc.
Attention au temps : il faut compter en moyenne 3 minutes par diapositive !
Autant dire que pour une séance de 3 heures il faut réduire l’exposé d’un bon tiers,
surtout si l’on conserve quelques exercices.
5
Supports pédagogiques
Le package de formation Horizon comprend :
•
Dossiers du participant
•
Dossier de l'animateur
•
Planches murales "réseau PERT"
•
Eléments divers (feutres, billets de banque, dés, …)
•
Un CD rom contenant :
-
Diaporama avec 45 transparents pour la préparation du jeu
-
Diaporama avec 45 transparents pour l’animation du jeu de simulation
-
Diaporama avec 95 transparents pour l’animation de la partie méthodologique
-
Originaux des dossiers des participants (pour impression en couleurs)
6
Conditions de Mise en Oeuvre
Personnalisation :
Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de
personnaliser un certain nombre d'éléments tels que :
•
•
Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise.
La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs
pédagogiques et de la durée de la formation.
• Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, … pris dans
le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs
internes.
Prestations du CIPE :
le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil.
L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous
propose :
•
•
•
•
de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise,
de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs,
d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions,
d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à
disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique,
• d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.
L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le
CIPE peut vous proposer :
•
•
•
de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise,
de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former,
d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à
disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique,
• d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.
Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin.
7
Annexe 1 - Thèmes abordés dans Horizon
La simulation du cas d’école HORIZON permet de découvrir, à partir d’éléments concrets, les
concepts qui doivent être maîtrisés pour la conduite efficace d’un projet.
Connaissance des besoins du client
•
L'étude d'opportunité
•
Le cahier des charges fonctionnel
•
Le choix de la solution
•
Définition des objectifs chiffrés
Contenu du projet
•
Les grandes phases d'un projet
•
Structure de Découpage du Projet
•
Construction de la structure de découpage
•
Les livrables
•
Les modifications en cours de projet
Gestion des délais et des coûts
•
Calcul de la durée du projet
•
Construction du réseau PERT
•
Les dates de début / fin au plus tôt (DTO/FTO) et au plus tard (DTA/FTA)
•
Le chemin critique
•
La marge
•
Les jalons
•
Comment réduire les délais ?
•
Les analyses probabilistes
•
Le planning de Gantt (exercice)
•
La planification des ressources
•
La prévision du coût du projet
•
La relation coûts – délais
8
Management des risques
•
Comment identifier les risques ?
•
Quantification des risques
•
La matrice de criticité
•
La classification des risques
•
Dossier d'évaluation des risques
Soutien de l'ensemble de l'entreprise
•
Les parties prenantes
•
Tracer le diagramme des relations
•
Le projet dans l'organisation de l'entreprise
•
Choix de la structure
•
Planifier les échanges d'information
•
Le comité de pilotage
•
Comment obtenir le soutien de l'entreprise ?
•
Définir un plan de communication générale
Partenaires associés au projet
•
Le schéma traditionnel
•
Comment travailler avec les partenaires ?
Le Chef de Projet
•
Le rôle du chef de projet
•
Les qualités du chef de projet
•
Les styles de management
L’Equipe Projet
•
La dimension de l'équipe projet
•
La composition de l'équipe projet
9
•
Les Membres du groupe comme l’Animateur les voit
•
Le plateau projet
•
Comment motiver l'équipe ?
•
Les théories classiques de la motivation
•
Les conditions d'une réunion efficace
Suivi du projet
•
Les rapports d'avancement
•
Le tableau de bord
•
Suivi des délais
•
La courbe en S
•
Suivi des coûts et des délais
•
Les autres indicateurs (productivité des ressources, qualité, délai, …)
Disponibilité des ressources
•
Les causes d'indisponibilité
•
La disponibilité des ressources
Résolution de problèmes
• Les phases : Poser le problème
• Analyser le problème
• Trouver des solutions
• Décider
• Mettre en œuvre
• Les outils : Pareto, QQOQCP, Diagramme Causes-Effets, 5M, …..)
Capitalisation des connaissances
•
Le Manuel Projet
10
Annexe 2 - Liste des taches de la simulation
1
Sélectionner des C'est le début du projet : Il faut choisir une bonne idée de
idées de produit produit.
2 semaines
2
Calculer la
rentabilité
On peut calculer la rentabilité dès que l'idée du nouveau
produit est arrêtée.
3 semaines
3
Réaliser des
prototypes
Dès que l'idée du produit est choisie, nous réalisons des
prototypes pour tester sa qualité.
4 semaines
Il faut d'abord choisir les matières et leur dosage. Ensuite
Mettre au point le définir les conditions de cuisson et de stérilisation. On peut
4
produit
commencer quand le prototype est prêt et la rentabilité
connue.
7 semaines
5
Concevoir
l'emballage
Pour concevoir l'emballage, il n'est pas nécessaire de
connaître la recette exacte du produit. On peut commencer
dès que le prototype est prêt et la rentabilité connue.
5 semaines
6
Protéger le
produit
Il faut protéger le produit, son emballage, ainsi que s
marque commerciale. cela peut se faire quand le produit et
son emballage ont été finalisés.
5 semaines
7
Qualifier le
procédé de
fabrication
Il faut vérifier que les équipements sont parfaitement
adaptés. Cette phase peut commencer dès que le produit
et son emballage sont définis.
5 semaines
8
Approvisionner
Pour approvisionner, il faut connaître la composition du
les matières
produit.
premières
11 semaines
9
Préparer la
promotion
On peut commencer à préparer la promotion dès que la
décision de lancer le produit est prise (prototype et
rentabilité OK)
7 semaines
10
Réaliser la
promotion
Il est très risqué de faire de la publicité avant d'avoir
protégé son produit. La promotion se poursuit jusqu'à ce
que le produit soit sur le marché.
6 semaines
11
Préparer l'outil
industriel
Suivant le cas, nous construisons une nouvelle ligne ou
nous réimplantons des machines existantes. Cela peut se
faire que quand le procédé de fabrication est qualifié.
4 semaines
12
Fabriquer et
distribuer le
produit
Quand les matières premières sont arrivées et que l'outil
industriel est prêt, on peut produire et expédier.
4 semaines
11
Annexe 3 – Affiche de la simulation et liste des progrès
Capitalisation
des
connaissances
Résolution de
problèmes
Connaissance
des besoins du
client
Contenu du
projet
Gestion des
délais et des
coûts
Disponibilité
des ressources
3. REALISATION
1. PLANIFICATION
Management
des risques
Suivi du projet
2. ORGANISATION
Équipe projet
efficace
Chef de projet
compétent
Partenaires
associés au
projet
Soutien de
l'ensemble de
l'entreprise
12
Annexe 4 – Exemples d’aléa et de questions
n° de
semaine
description
de l'aléa
2
Pendant la
la préparation
préparationdu
duprojet,
projet,
Pendant
on aa oublié
oublié qu'on
qu'on ne
ne pouvait
pouvait pas
pas
on
engager les
les dépenses
dépenses sans
sans la
la
engager
signature du
du Directeur
Directeur financier
financier
signature
aux USA.
USA.
aux
9
LOCALISATION
2
1
Contenu du
projet
projet
6
5
3
4a
4b
7
10
11
progrès
associé
12
8
Localisation de l'aléa
et des impacts
13
Etes-vous un expert ?
En gestion
gestion de
de projet
projet la
la "" marge
marge libre
libre "" définit
définit ::
En
1) L'autonomie
L'autonomie donnée
donnée au
au Chef
Chef de
de projet
projet pour
pour gérer
gérer ses
ses
1)
ressources.
ressources.
Vous disposez
disposez pour
pour cette
cette question
question
Vous
2)
La
différence
entre
le
début
au
plus
tôt
et
le
début au
au plus
plus
2) La différence entrede
le 30
début
au plus tôt et le début
secondes.
de 30
secondes.
tard d'une
d'une tâche.
tâche.
tard
3) L'incertitude
L'incertitude sur
sur la
la marge
marge bénéficiaire
bénéficiaire que
que peut
peut rapporter
rapporter le
le
3)
Inscrivez
votre réponse
réponse sur
sur un
un papier.
papier.
Inscrivez
votre
projet.
projet.
Bonne réponse
réponse :: 10
10 euros
euros
Bonne
Etes-vous un expert ?
En management
management de
de projet
projet le
le terme
terme "" courbe
courbe en
en SS "" désigne
désigne ::
En
1) La
La courbe
courbe du
du budget
budget cumulé
cumulé pendant
pendant le
le déroulement
déroulement du
du
1)
projet.
projet.
Vous disposez
disposez pour
pour cette
cette question
question
Vous
2) Une
Une courbe
courbe qui
qui présente
présente dans
dans un
un même
même système
système
2)
de 30
30 secondes.
secondes.
de
orthonormé la
la diminution
diminution de
de l'incertitude
l'incertitude et
et la
la diminution
diminution de
de la
la
orthonormé
liberté de
de choix.
choix.
liberté
Inscrivez votre
votre réponse
réponse sur
sur un
un papier.
papier.
Inscrivez
3) La
La courbe
courbe des
des risques
risques de
de retard
retard (Scheduled
(Scheduledvariance).
variance).
3)
Bonne réponse
réponse :: 10
10 euros
euros
Bonne
14
Annexe 5 – Exemples de Transparents Méthodologiques
Management
des risques
Comment identifier les risques ?
•
•
•
Identification
des risques
A partir de listes établies lors des projets précédents.
Par des entretiens avec les spécialistes.
Dans une séance de travail en groupe.
Quantification
des risques
Méthode
Méthode
Matières
Matières
Décisions
Milieu
Milieu
Risques
Risques
Machines
Machines
Main d'œuvre
d'œuvre
Main
Exercice (corrigé graphique)
3500
Coût réel
3000
Budget
2500
2000
Valeur acquise
1500
1000
500
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 1 2 13 14 15 1 6 17 18 1 9 2 0 21 22 23 24 25 26 27 28
15
Tracer le diagramme des relations
Soutien de
l'ensemble
l'ensemble de
l'entreprise
l'entreprise
Direction
* Comité de pilotage *
Service
qualité
Prestataire
informatique
Chef de
projet
Equipe projet
Contrôle de
gestion
Service
communication
Consultant
Fournisseurs
de matériel
Service
informatique
Service
formation
Utilisateurs
Le planning de Gantt
Gestion des
délais et des
coûts
6
6
11
8
13
11
18
13
13
18
15
20
9
2
0
2
0
0
5
3
6
2
1
18
5
6
2
2
3
4a
18
6
9
4b
13
7
18
24
20
11
22
12
26
22
2
6
2
6
6
9
6
26
10
26
22
26
9
8
9
13
9
13
9
20
18
11
22
18
22
22
13
18
13
18
Planning GANTT
Marge libre
T1
T2
T3
T4a
T4b
T5
T6
T7
T8
T9
T10
T11
T12
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
22
24
26
16
Disponibilité
Disponibilité
des ressources
La disponibilité des ressources
Ressources internes
internes
Ressources
Sous-traitance
et intérimaires
Conflit de
de priorité
priorité
Conflit
Heures supp.
Ressources externes
externes
Ressources
Planification
des ressources
Assurance qualité
Deuxième fournisseur
Fiabilité des
équipements
- Transfert entre
services
- Polyvalence
Surveillance du
Comité de Pilotage
Suivi des coûts et des délais
Suivi du projet
Coût
Budget
Coût réel des travaux
effectués CRTE
Ecart
de coût
Coût budgété des
travaux prévus CBTP
Coût budgété des
travaux effectués CBTE
Valeur acquise
Retard
Temps
Jour de la
mesure
Date de fin
(contrat)
17

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