Chers représentants de naam partner>, Nous - e

Chers représentants de <naam partner>,
Nous avons le plaisir de vous confirmer l’approbation de l’appui de Broederlijk Delen pour le projet
<titel project>, couvrant la période du <datum begin> au <datum einde> pour un montant de
<bedrag> EUR.
Ci-joint, vous trouverez les documents suivants, relatifs aux aspects administratifs et financiers du
projet :
1. Contrat de financement : à compléter et signer
2. Budget approuvé faisant partie du contrat
3. Instructions de payement : à compléter et avec signature de 2 personnes
4. Conditions administratives et financières
5. Canevas BD pour rapport financier
6. Termes de référence audit
Lorsque nous recevrons en retour les documents complétés et signés, nous pourrons organiser le
transfert de fonds. Si nous recevons ces documents avant lundi matin, nous pourrons effectuer le
transfert le mercredi de la même semaine. Il n’est pas nécessaire de nous les renvoyer par courrier
postal, une version scannée envoyée par e-mail suffit.
Pour l’équipe BD-<land>
Salutations cordiales depuis Bruxelles
FINANCING AGREEMENT
Between:
Broederlijk Delen VZW
Huidevettersstraat 165
1000 Brussels
Belgium
«naam»
«post_straat»
«post_postcode» «post_gemeente»
«post_land»
Concerning the support of Broederlijk Delen to the project:
«titel_aanvrager»,
with reference number: «dossier» («projectnummer»),
hereafter referred to as the project:
I. Approval, period, approved amount, and usage of the funds
On «datum» Broederlijk Delen approved financial support in favour of «naam» to be used for
the project in a period starting on «begindatum» and ending on «einddatum».
The funds approved for the project amount to:
EURO «beslist_bedrag»
The approved funds can only be used for the intended purpose as described in the operational
planning and approved budget which is an integral part of this financing agreement (see annex 1).
In case of inappropriate use of funds, Broederlijk Delen can ask for the reimbursement of the
transferred funds.
II. Release of funds
The approved funds will be transferred by Broederlijk Delen to the bank account of «naam»
upon receipt of the signed financing agreement and instructions for payment with two signatures
(see annex 2).
III. Exceptions on the Administrative and Financial Conditions (see annex 3)
None.
IV. Specific conditions
None.
V. Changes to the Financing Agreement
The financing agreement can be changed by mutual agreement.
VI. Annexes included in this agreement:
-
Annex 1: approved budget of the project
Annex 2: instructions for payment
Annex 3: administrative and financial conditions
Annex 4: form for financial report
VII. Signatures
This agreement becomes effective when signed by both parties. Authorised representatives of
«naam» and Broederlijk Delen will sign and date two copies, one to be returned to Broederlijk
Delen, the other to be kept by «naam». By signing the financing agreement «naam» acknowledges
receipt of the annexes.
On behalf of Broederlijk Delen VZW
On behalf of «naam»
Signature:
<handtekening_regioverantwoordelijke>
Name (in capital letters):
Signature:
Name (in capital letters)
«regioverant»
Position in the organisation:
Position in the organisation:
Programme Officer
International Programmes Department
Date: «datum»
Date:
CONTRAT ET PROTOCOLE DE COLLABORATION
DE COFINANCEMENT BD/DGD
2016
Entre : BROEDERLIJK DELEN (BD)
Représenté par: <Naam Programmaverantwoordelijke>
Et l’organisation partenaire: <Naam Partnerorganisatie>
Représentée par (nom, fonction):……………………………………………………………………………………………..
En vue du cofinancement par le :
Gouvernement belge, Direction Générale de la Coopération au Développement (DGD)
Il est convenu ce qui suit.
PROJET SOUS REFERENCE
Référence
Organisation
partenaire
Titre du projet
Financement
Programme
Exercice
Montant
<SENEGAL/Z13 F02>
<verkorte naam organisatie>
<volledige naam organisatie>
<Plaats, Land>
<Titel project>
BD 20%
DGD 80%
2014-2016
1 janvier 2016 au 31 décembre 2016
BD : x €
DGD : x €
TOTAL : x € (x € Investissements, x € Fonctionnement général, x € Activités, x €
Personnel) Voir le détail du budget approuvé en annexe
CONTRAT
1.
Validité du contrat
Le projet sous référence fait parti du Programme 2014-2016, introduit par l’ASBL Broederlijk Delen auprès du
Gouvernement belge (DGD, Direction Générale - Développement) pour cofinancement.
Le présent contrat concerne l’exercice 2016 et permet les dépenses encourues pour le projet en référence sur la
contribution BD/DGD entre le 1 janvier 2016 et le 31 décembre 2016.
2.
Paiements
Les paiements se feront sous condition de réception par BD des rapports de 2015, du contrat, du protocole et des
instructions de paiement dûment signés par l’organisation partenaire.
BD recevra la contribution DGD en deux tranches semestrielles. BD ne peux pas s’engager à transférer à l’organisation
partenaire les montants de la contribution DGD, ainsi que la contribution BD s’y rapportant, avant de recevoir la
contribution DGD. Les paiements sont faits en 3 tranches :
ière
-1 tranche de 20% après réception par BD du contrat , protocole et instructions de paiement signés et les rapports
de 2015
ième
-2
tranche de 40% après révision et approbation par BD des rapports de 2015 et du plan opérationnel et du budget
2016
1/4
ième
-3
tranche de 40% après réception par BD du rapport d’audit 2015 et du rapport financier intermédiaire 2016
Nieuwe partner :
ière
-1 tranche de 20% après réception par BD du contrat, protocole et instructions de paiements signés et le plan
opérationnel et le budget 2016
ième
-2
tranche de 40% après révision et approbation par BD du plan opérationnel et du budget 2016
ième
-3
tranche de 40% après réception par BD du rapport financier intermédiaire 2016
Als we werken met stukken :
ière
-1 tranche de 20% après réception par BD du contrat, protocole et instructions de paiements signés et les rapports
de 2015
ième
-2
tranche de 40% après révision et approbation par BD des rapports de 2015 et du plan opérationnel et du budget
2016
ième
-3
tranche de 40% après réception par BD des pièces justificatives du rapport 2015 et le rapport financier
intermédiaire de 2016 avec ses pièces justificatives.
BD pourra préfinancer le projet sous référence à la demande explicite de l’organisation partenaire, en transférant le
montant de la contribution BD ou, si la nécessité s’impose, en transférant un montant ne dépassant pas 50% de la
contribution totale prévue pour 2016.
BD se réserve le droit de suspendre les payements si des irrégularités dans l’exécution du projet sont détectées. BD se
réserve le droit de réduire le montant total des fonds approuvés durant l’année 2016, en cas où le rapport financier
intermédiaire démontre une exécution budgétaire insuffisante.
3.
Conditions à remplir par l’organisation partenaire
L’organisation partenaire s’engage à :
Mettre à disposition de BD, dès la réception du canevas BD, un plan opérationnel pour l’exercice 2016 selon les
modalités de ce canevas.
Exécuter le projet selon le budget et le plan opérationnel 2016 approuvés par BD, ceci en respectant les rubriques et
les montants du budget approuvé en annexe. Ces documents se conforment au projet triennal du partenaire qui a été
présenté par BD à la DGD et approuvé par la DGD comme partie du programme 2014-2016.
Solliciter préalablement l’accord écrit de BD pour toute modification objet du contrat et pour toute déviation par
rapport au budget approuvé.
Requérir, pour tout achat ou prestation de service dépassant le montant de 5.500 Euro, des devis à trois fournisseurs,
afin d’optimaliser le rapport prix/qualité de l’achat ; les copies des offres seront ajoutées au rapport financier.
Tenir une comptabilité séparée pour le projet sous référence qui permet de justifier l’entièreté des dépenses, sous
forme d’une comptabilité analytique et/ou d’un compte bancaire spécifique accompagné d’un livre de caisse.
Mettre à disposition de BD, avant le 15 février 2017, le rapport narratif et financier selon les modalités et la forme des
modèles qui seront transmis par BD. Dans le rapport financier sont à justifier la totalité des montants reçus de
BD/DGD ainsi que les intérêts perçus sur le compte bancaire spécifique du projet. Le rapport couvre les dépenses
effectuées pour le projet sous référence au cours de l’exercice avec les contributions BD/DGD et les intérêts bancaires.
Le rapport financier sera établi selon le canevas de la DGD (modèle 7b-c) et consistera en une liste de toutes les pièces
justificatives ordonnées suivant les rubriques du budget approuvé. On indiquera dans le rapport financier l’endroit où
les pièces justificatives peuvent être consultées.
Te elimineren als we met stukken werken : Compléter le rapport financier par un rapport comptable approuvé par un
réviseur des comptes officiellement agréé dans votre pays. Ce rapport d’audit institutionnel couvrira l’entièreté de la
comptabilité de l’organisation partenaire, et devra constater les contributions BD/DGD et les dépenses encourues à
partir de ces contributions. Ce rapport devra parvenir à BD au plus tard le 15 juillet 2017. Si nécessaire, BD pourra
libeller des termes de références pour le rapport du réviseur. Veuillez également fournir avec le rapport du réviseur le
rapport annuel de votre association, y compris la partie financière.
2/4
Garder à disposition les pièces justificatives pendant une période de dix ans, délai régi par la loi belge.
Autoriser le contrôle sur place du projet et de la comptabilité s’y rapportant aussi bien par les délégués de la DGD que
par ceux de BD.
4.
Conditions d’annulation et de remboursement
Comme 2016 est la dernière année du programme de financement 2014-2016, il n’est pas possible de reporter le
solde sur l’année 2017. Tout montant non dépensé, doit être reversé à BD.
Si, pour quelconque raison, l’Etat belge suspendrait son intervention financière en faveur du projet sous référence, BD
se trouvera dégagée de toute obligation de continuer le financement du projet, tant pour sa propre contribution que
pour pallier les montants non reçus de la DGD.
Dans le cas où l’Etat belge estimerait que la totalité de l’apport belge n’a pas été utilisée pour la réalisation du projet
sous référence, et réclamerait de ce chef à BD le remboursement total ou partiel de sa contribution, BD se réservera le
droit de réclamer de la part de l’organisation partenaire le remboursement de l’entièreté ou d’une partie des
contributions BD/DGD. En plus, la DGD pourra réclamer le remboursement des subventions pour tout écart non
justifié.
Déclaration
Sous condition de l’approbation du programme par Décision Ministérielle, le présent contrat entrera en vigueur dès
réception par BD de deux exemplaires du contrat et du protocole dûment complétés et signés par le responsable de
l’exécution du projet ainsi que par le représentant légal de l’organisation partenaire, dont un, contresigné par BD, sera
retourné au responsable du projet.
Je soussigné (nom, fonction) :
Agissant en qualité de responsable de l’exécution du projet sous référence
Déclare avoir pris connaissance des obligations portées sur le contrat ci-contre, et d’y donner mon plein et entier
consentement.
Lieu, date, signature :
Je soussigné (nom, fonction) :
Agissant en qualité de représentant légal de l’organisation partenaire
Déclare avoir pris connaissance des obligations portées sur le contrat ci-contre, et d’y donner mon plein et entier
consentement.
Lieu, date, signature :
Pour accord de Broederlijk Delen, le responsable de programmes (nom) :
Lieu, date, signature :
3/4
Annexes au contrat de cofinancement :
-
Budget et Plan opérationnel approuvés par la DGD (si ce contrat n’inclut pas de budget ou plan opérationnel,
les versions définitives vous seront envoyées au cours de l’année 2016)
Instructions de paiement
Conditions financières BD-DGD 2016
TdR Audit 2016
Le canevas pour le rapport financier 2016 Modèle 7bc
Les instructions de remplissage pour le canevas modèle 7bc
En signant le contrat, le signataire accuse bonne réception des annexes
4/4
PROTOCOLE DE COLLABORATION
Coopération pour un développement durable
BD et l’organisation partenaire déclarent de consentir aux critères suivants de développement durable, de s’engager à leur
application et de poursuive l’amélioration de leur application, tant dans le travail avec les groupes cibles qu’au sein de leur propre
organisation :
•
Poursuivre une auto-prise en charge et une autopromotion durables des groupes cibles
•
Respect des droits de l’homme et de la non-discrimination
•
Prise de décision et gestion participative et démocratique
•
Equité du genre
•
Respect pour l’identité culturelle et la vision du monde de l’autre
•
Attention particulière aux enfants et aux jeunes ainsi qu’à leur contribution participative particulière
•
Durabilité écologique
•
Poursuivre une durabilité institutionnelle et financière
•
Bonne gestion du personnel et des moyens.
Le partenariat
BD et l’organisation partenaire s’engagent à :
•
Situer la relation de partenariat dans la perspective de la solidarité du Nord et du Sud en vue du développement durable
•
Contribuer au développement du partenariat en respectant l’autonomie et la responsabilité de tout un chacun, dans un esprit
de réciprocité, de confiance et d’ouverture
•
S’informer mutuellement de toute évolution ayant des conséquences pour le partenariat, pour les éléments de l’engagement
et pour les activités.
•
Discuter de manière ouverte les difficultés éventuelles, et de chercher des solutions dans un esprit d’entente mutuelle.
•
Dans le cas où les conditions du présent protocole ne seraient plus remplies, de terminer le partenariat dans un esprit de
bonne entente.
Coopération dans le cadre de la politique régionale
Dans le cadre du travail de Broederlijk Delen dans la région
<Regio>
BD et l’organisation partenaire s’engagent à :
•
L’interaction et la collaboration avec d’autres organisations partenaires
•
Poursuivre la complémentarité et la synergie avec d’autres acteurs
•
Etre disposé à collaborer aux initiatives programmatiques de BD et des partenaires.
BD s’engage à :
•
Impliquer les organisations partenaires dans l’actualisation de la politique régionale
•
Informer les partenaires sur l’évolution de la politique de BD et du travail dans la région
•
Tenir le partenaire au courant des perspectives d’avenir de la collaboration.
L’organisation partenaire s’engage à :
•
Informer BD à base régulière des évolutions au sein de l’organisation partenaire, des groupes cibles et du contexte
•
Contribuer à l’amélioration de la politique de BD en ce qui concerne la pertinence et l’adaptation aux changements
contextuels
•
Contribuer à la politique retenue par ses propres activités ainsi que par la collaboration.
Pour Broederlijk Delen :
Nom, lieu, date, signature :
Pour l’organisation partenaire :
Nom, lieu, date, signature :
5/4
BROEDERLIJK DELEN
PLEASE COMPLETE LEGIBLY AND IN BLOCK LETTERS, AND SEND BACK TO US BY E-MAIL. IT IS IMPORTANT
THAT THIS DOCUMENT IS SIGNED BY TWO MEMBERS OF THE ORGANIZATION.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------O/REF : OEGANDA/AF-1523 (15955) COSIL
Re : Increasing incomes by sustainably commercializing Small holder agriculture through improved productivity, enterprise and
market development, rural Financial access in Kitagwenda county
Grant : February 2016
52,605 EUR
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INSTRUCTIONS FOR PAYMENT
The undersigned persons ask Broederlijk Delen to transfer the approved subsidy in favour of the abovementioned project to :
1) Name and full address of the account-holder : Please complete the name of account-holder exactly as registered at the bank. As a
rule, account-holder is the name of your organization.
2) Bank account nr*.:
*IBAN code for accounts in Europe, Israel, Palestine, and Guatemala
3) SWIFT code of the bank:
4) Name and full address of the bank :
5) Name of the person(s) who have the authorization to sign the transactions on the account:
Date :
Signature 1:
Signature 2:
Name and function:
Name and function:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------For Broederlijk Delen only:
Akkoord voor betaling:
Aanvraag tot betaling EM partnerfinanciering
BP
-
BPNR
-
NP
Alle kosten ten laste van de begunstigde- CRED
Betaalaanvraag voor een DGD partner- graag volgende betaling:
BETAALGEGEVENS:
BP / NP / BP + NR
Bedrag:
Mededeling:
Opdrachtgever:
210-0475268-20 EUR
BD VZW/KOMYUNITI PARTNER
Rekeningnummer Begunstigde:
Naam en adres begunstigde:
SWIFT-adres:
Bank begunstigde:
Kostenverdeling:
Alle kosten ten laste van de begunstigde-CRED
Eventueel swift tussenbank::
Of andere opmerkingen
EXTRA INFO:
Naam partner:
Code partner:
Programmajaar: 2016
schijf 1 / schijf 2 / schijf 3
Voorwaarden voor ontvangst van deze schijf: ontvangst verslagen 2015 + contract 2016
Voldaan/niet voldaan doch zie toelichting (gelieve manueel te schrappen wat niet past)
Toelichting:
Datum 21-3-2016
NAAM/Handtekening:
M:\Broederlijk Delen\DIP\Administratie-Financiën\Projectcyclus\Betalingen\BO DGD.doc
Anneleen Selleslach
12-1-2016 13:53:00
Onderwerp mail: <dossiernummer vb CONGO/AF-1343 (15431)> transfer of funds
Tekst mail:
Project reference: <dossiernummer vb CONGO/AF-1343 (15431)>
Dear members of <naam partner>,
On <datum> a transfer of <bedrag> EUR was made to your organization’s account nr.
*************** for the project <titel aanvrager>.
Please complete and sign the enclosed receipt document, and send it back to us by e-mail
together with the bank document showing the amount received on that account (transfer
statement or statement of account).
In case you receive the grant on an account in USD or EUR and you make your expenses in
local currency, we ask you to provide us with the documents of conversion as well.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Anneleen Selleslach
Van:
Verzonden:
Aan:
CC:
Onderwerp:
Bijlagen:
Claire Thienpont
vrijdag 26 februari 2016 14:39
'[email protected]'; '[email protected]'; '[email protected]';
'[email protected]'; '[email protected]';
'[email protected]'; '[email protected]'
Raph hoetmer
BD-CBC Transferencia de fondos
acuse_de_recibo.doc
Estimado/as representantes de Centro de Estudios Regionales Andinos Bartolomé de las Casas,
El 24 febrero de 2016 se transfirió un monto de 9.000 EUR a la cuenta bancaria no 285-1881878-0-53 de su
organización, destinado al proyecto "Yakunchik Allin Kausayninchikpaq - Agua para el Buen Vivir".
Adjuntamos el formulario "acuse de recibo", el cual le rogamos llenar y enviarnos junto con el
comprobante bancario que demuestra la suma recibida en esta misma cuenta (aviso de crédito o estado
de cuenta).
En el caso que reciban el subsidio en una cuenta en USD o EUR, y realizan gastos en moneda local, les
rogamos entregarnos también los comprobantes de conversión.
Agradeciendo su colaboración nos despedimos con un cordial saludo.
Claire Thienpont
Administracion de Proyectos
Broederlijk Delen
Huidevettersstraat 165
B-1000 Brussel
BELGICA
tel. +32 (0)2 213 04 77
fax +32 (0)2 502 81 01
www.broederlijkdelen.be
1
RECEIPT
O/REF : <dossier> (<projectnummer>)
Subject : <titel_aanvrager>
The undersigned informs you that a subsidy of ............................................... (currency of
your bank account),
which corresponds to <laatste_bedrag>, in favour of the abovementioned project
was credited to the bank account of the organisation on ..................................................
(date)
Enclosed, you find a copy of the corresponding bank document.
Signature :
Signature:
Complete name:
Complete name:
Place and date:
ACUSE DE RECIBO
N/REF : ANDES/Z10R2F05(15575)
Concierne : Yakunchik Allin Kausayninchikpaq - Agua para el Buen Vivir
El suscrito certifica que un subsidio de ...............................................................................(moneda de
su cuenta bancaria),
o sea el contravalor de 9.000 EUR, que corresponde al proyecto arriba mencionado
llegó a la cuenta de la organización el día.......................................................................................(fecha)
Adjunto el documento bancario.
Firma :
Firma:
Nombre y apellido:
Nombre y apellido :
Lugar y fecha: