avis de mise en concurrence - CRDT Auvergne

Comité Régional de Développement Touristique d'Auvergne AVIS DE MISE EN CONCURRENCE
Comité Régional de Développement Touristique d’Auvergne (C.R.D.T.A.)
Parc Technologique de Clermont-Ferrand La Pardieu
7, Allée Pierre de Fermat
CS 50502
63178 AUBIERE CEDEX
Objet de l’avis d’appel à candidatures
Délégation de missions liées à la mise en œuvre de prestations de services relatives à la
commercialisation de la destination Auvergne
Durée de la convention
5 ans à compter du 1er janvier 2013 renouvelable tous les ans par le CRDTA après évaluation et
réception du bilan (contrat de délégation) fourni par le délégataire au plus tard le 15 novembre
de chaque année.
Le CRDTA se réserve le droit de ne pas prolonger cette délégation en cas de bilan non conforme
aux engagements contractuels. Cette décision sera notifiée par le Conseil d’administration du
CRDTA avec un préavis de trois mois.
Caractéristiques
Le CRDTA recherche un partenaire pour la mise en œuvre d’actions de commercialisation et
d’animation commerciale ainsi que pour la gestion de l’information et la vente de séjours
touristiques.
Ce partenaire spécialisé dans le métier de réceptif et de Tour-opérateur, titulaire d’une
licence d’agence de voyages, devra disposer d’un portefeuille d’offres de produits
touristiques le plus diversifié possible, notamment en matière d’hébergements marchands
(meublés, hôtels, résidences, campings, villages de vacances…) de la destination Auvergne. Les
moyens technologiques et humains seront appropriés aux prestations demandées.
Les missions faisant l’objet de l’appel à candidatures sont les suivantes :
7, Allée Pierre de Fermat – Parc Technologique Clermont-Ferrand La Pardieu
CS50502 63178 AUBIERE CEDEX - Tél. 04 73 29 49 71 - Télécopie 04 73 34 11 11
Internet : www.auvergne-tourisme.info - E.mail : [email protected]
Comité Régional de Développement Touristique d'Auvergne Lot n°1
Délégation de la gestion commerciale des appels téléphoniques du n° azur du CRDTA
0 810 827 828 et des numéros spécifiques liés aux actions de promotion conduites
par le CRDTA.
Le CRDTA a mis en place depuis juillet 2005, un service d’information téléphonique relatif à la
destination Auvergne à partir d’un numéro de téléphone dit Azur.
Le CRDTA continuera de déléguer ce numéro d’appel à vocation d’information et de réservation
de séjours. Cette délégation doit s’accompagner d’une obligation de gestion aux horaires
suivants :
 Du lundi au vendredi de 8h30 à 20 heures
 Les week-ends et jours fériés de 9 heures à 18 heures
De plus, le CRDTA conduit des opérations de promotion, renvoyant sur un ou des numéros
d’appels spécifiques, afin notamment de mesurer l’impact des actions. Le délégataire aura
pour mission de répondre à ces appels sur la base des horaires ci-dessus.
Lot n°2
Gestion du « Click to call » du site internet du CRDTA
Le CRDTA équipe son site internet www.auvergne-tourisme.info d’un service de type « Click to
call ». Le CRDTA délègue ce service à un partenaire commercial qui aura pour objectif de
répondre à tout type d’information y compris des réservations de séjours touristiques.
Cette délégation de service « Click to call » concerne les plages horaires suivantes :
 Du lundi au vendredi de 8h30 à 20 heures
 Les week-ends et jours fériés de 9 heures à 18 heures
Pour les lots n°1 et n°2, le délégataire précisera le nombre de personnes présentes par
tranches horaires ainsi que les compétences linguistiques des personnes concernées par ces
missions.
Un tableau de reporting d’activités spécifique pour les lots 1 et 2 devra être proposé dans la
réponse du candidat.
Lot n°3
Gestion des contacts générés par le site grand public du CRDTA
Le CRDTA met en œuvre un site d’information et de vente en ligne en faveur du plus grand
nombre d’opérateurs touristiques.
Le délégataire sera chargé :
 de gérer les demandes d’informations commerciales (demandes de séjours,
réservations d’hébergements …) générées par le site www. auvergne-tourisme.info,
7, Allée Pierre de Fermat – Parc Technologique Clermont-Ferrand La Pardieu
CS50502 63178 AUBIERE CEDEX - Tél. 04 73 29 49 71 - Télécopie 04 73 34 11 11
Internet : www.auvergne-tourisme.info - E.mail : [email protected]
Comité Régional de Développement Touristique d'Auvergne  d’assurer les ventes en tant qu’intermédiaire de voyages des produits dont le
délégataire est producteur ou revendeur.
Lot n°4
Tour-opérateur de la destination Auvergne
Le CRDTA, institution régionale du tourisme ne bénéficiant pas du régime d’autorisation à
commercialiser, souhaite mener une politique volontariste en direction des intermédiaires de
voyages (agences, comités d’entreprises, autocaristes, etc.) et pour ce faire, déléguer les
missions suivantes :
 Production de séjours identitaires et emblématiques de la destination Auvergne pour
vente directe par le délégataire ou par intermédiaires de voyages,
 Production ciblée de séjours en lien avec les priorités marketing du CRDTA (filières
prioritaires du Plan Marketing Régional),
 Production événementielle liée aux festivals et autres événements sportifs (ex. : Coupe
d’Europe de rugby),
 Production originale dont des coffrets cadeaux.
Pour ce lot, le délégataire devra faire une proposition chiffrée du coût de ces missions de
production et des taux de commissions pratiqués pour chacune de ces productions.
Par ailleurs, il devra apporter des précisions sur les outils permettant la mise en marché
(catalogues, manuel des ventes …) et la commercialisation (site BtoC pour vente directe, site
BtoB pour vente par intermédiaires …) dont il dispose.
Lot n°5
Animation commerciale
Le CRDTA souhaite mettre en œuvre des opérations de démarchages commerciales au bénéfice
des prestataires touristiques auvergnats (sites de visites, groupements d’hébergeurs …)
n’ayant pas capacité à organiser individuellement ce type d’opérations.
Dans cette perspective, le CRDTA souhaite déléguer les prestations suivantes :
 Opérations de démarchages commerciales sur les bassins géographiques proposés
chaque année par le CRDTA et ses partenaires,
 Eductours commerciaux,
 Représentation de l’Auvergne sur plusieurs salons professionnels (salons des comités
d’entreprises par exemple).
Les clientèles ciblées par le CRDTA et ses partenaires pour ces opérations sont : les
associations en correspondance avec les filières du Plan Marketing, les comités d’entreprises,
les agences de voyages, les autocaristes, les groupes scolaires, les agences événementielles …
Le délégataire devra préciser les outils qui seront utilisés pour ces démarchages ainsi qu’une
proposition de planning annuel. 7, Allée Pierre de Fermat – Parc Technologique Clermont-Ferrand La Pardieu
CS50502 63178 AUBIERE CEDEX - Tél. 04 73 29 49 71 - Télécopie 04 73 34 11 11
Internet : www.auvergne-tourisme.info - E.mail : [email protected]
Comité Régional de Développement Touristique d'Auvergne Lot n°6
Réservation et suivi de dotations de séjours
Dans le cadre de sa politique d’accompagnement d’actions de promotion des ventes, d’accueils
de journalistes et de co-branding, le CRDTA souhaite proposer des lots sous forme de séjours à
gagner, dans l’objectif d’encourager la consommation touristique au bénéfice de l’Auvergne.
Le partenaire commercial aura pour mission de gérer l’émission de bons d’échanges auprès de
chacun des gagnants et d’effectuer les réservations et le paiement auprès des opérateurs
concernés.
Lot n°7
Organisation d’éductours pour les prescripteurs accueillis en région Auvergne par les
services du CRDTA
Il s’agit de gérer toutes les réservations d’hébergements, de visites et de restauration selon un
programme fourni par le CRDTA pour un volume d’environ 7 à 8 éductours annuels.
Lot n°8
Accueil et information dans l’Aéroport de Clermont-Ferrand / Auvergne
Le délégataire aura pour mission la gestion du comptoir Information de l’Aéroport de ClermontFerrand / Auvergne (diffusion des supports d’information du CRDTA dont brochure, vidéos …)
Conditions de participation
Société titulaire d’une licence d’agence de voyages spécialisée dans le tourisme réceptif avec
une offre diversifiée de produits touristiques en Auvergne.
La sélection des candidats se fera en fonction de leurs expériences et de leurs références dans
le domaine de la vente de produits touristiques institutionnels ou groupes (une expérience
dans le tourisme scolaire et de groupe sera un plus).
Remarque :
Le lot n°8 est optionnel. Un candidat n’ayant pas capacité matérielle à répondre à ce lot ne
pourra être pénalisé dans l’analyse de sa réponse.
7, Allée Pierre de Fermat – Parc Technologique Clermont-Ferrand La Pardieu
CS50502 63178 AUBIERE CEDEX - Tél. 04 73 29 49 71 - Télécopie 04 73 34 11 11
Internet : www.auvergne-tourisme.info - E.mail : [email protected]
Comité Régional de Développement Touristique d'Auvergne Pièces à fournir








Une lettre de candidature
Une proposition financière détaillée pour chacun des lots accompagnée de toutes les
informations techniques qui permettront la mise en œuvre des actions demandées
Une lettre exprimant les motivations du partenaire candidat
Une liste des références du candidat en matière d’actions réceptives
Les attestations justifiant que le candidat a satisfait aux obligations fiscales et
sociales
Les trois derniers comptes de résultat et bilans de la société
La liste des salariés de l’entreprise et leurs diplômes
Le nom des sous-traitants éventuels auxquels le délégataire fera appel pour l’un ou
plusieurs lots.
Réception des candidatures
Date limite de réception : le vendredi 5 octobre, par mail, envoi postal ou remise en mains
propres
Comité Régional de Développement Touristique d’Auvergne (CRDTA)
Parc Technologique de Clermont-Ferrand La Pardieu
7, Allée Pierre de Fermat
CS 50502
63178 AUBIERE CEDEX
L’enveloppe portera la mention « Avis de mise en concurrence. Délégation de missions liées à la
mise en œuvre de prestations de services relatives à la commercialisation de la destination
Auvergne ».
Critères d’attribution
Les offres seront étudiées par le Conseil d’Administration du CRDTA, en prenant en compte les
critères sélectifs suivants :



Offre économique la plus avantageuse
Expériences, références et portefeuille d’offre de produits en Auvergne
Caractéristiques générales de l’entreprise et pertinence des prestations et moyens
proposés pour l’ensemble des lots.
7, Allée Pierre de Fermat – Parc Technologique Clermont-Ferrand La Pardieu
CS50502 63178 AUBIERE CEDEX - Tél. 04 73 29 49 71 - Télécopie 04 73 34 11 11
Internet : www.auvergne-tourisme.info - E.mail : [email protected]