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Le guide d’entretien : Aperçu thématique
1.
Rétrospective sur la contribution du collaborateur
au cours de l’année passée
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Aspects généraux : Coopération et situation de travail
5
Les aspects quantitatifs du travail
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Les aspects qualitatifs du travail
7
Les compétences professionnelles et relationnelles
7
Le comportement et les relations au travail
8
Autonomie dans le travail
8
Les compétences managériales (si applicable)
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2.
Réalisation des objectifs de l’année passée
10
3.
Objectifs pour l’année prochaine
11
4.
Les actions de formation et de développement
prévues pour l’année prochaine
13
Annexe 1 :
17
Points à transmettre à la direction de l’administration en vue de l’amélioration
du fonctionnement du service/de l’administration
Annexe 2 :
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Référentiel accompagnant les différents domaines de formation
3
Entretien de développement professionnel
Chef hiérarchique :
Collaborateur :
Date :
1. Rétrospective sur la contribution du collaborateur au
cours de l’année passée
Aspects généraux : Coopération et situation de travail
Quelles sont les tâches/dossiers/projets qui ont occupé le collaborateur principalement au cours de
l’année passée ?
Comment l’agent juge-t-il son rôle dans le département/administration/service ? Quel est son avis sur la
répartition des tâches au sein du service et comment voit-il sa contribution à celles-ci ?
5
6
Est-ce que l’agent a suivi des cours de formation ? Si oui, lesquels ? Quel est l’impact de ces cours sur
l’exercice de la fonction ?
Les aspects quantitatifs du travail
Sujets à discuter :
• Les activités prévues l’année passée ont-elles été accomplies ? Expliquez.
• Les priorités de travail ont-elles été déterminées et suivies ?
• L’agent arrive-t-il à effectuer son travail dans les délais fixés ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ?
• L’agent a-t-il été disponible volontairement pour assurer des projets, tâches ou missions
supplémentaires et non prévus dans son travail journalier ?
Les aspects qualitatifs du travail
Sujets à discuter :
• Comment l’agent effectue-t-il son travail en termes de fiabilité et d’efficacité ?
• L’agent fait-il son travail avec soin ?
• Le travail de l’agent est-il complet ? Si le travail de l’agent comporte des lacunes ou des erreurs,
pourquoi ?
• Dans quels domaines l’agent voit-il des possibilités d’amélioration en ce qui concerne l’exécution de sa
tâche ?
Les compétences professionnelles et relationnelles
Sujets à discuter :
• L’agent fait-il preuve d’un bon sens du jugement dans l’exercice de sa fonction et comprend-il les
enjeux de sa fonction en général ?
• L’agent est-il ouvert aux changements et innovations ?
• L’agent fait-il preuve d’un sens de la communication, de l’écoute et de la compréhension d’autrui ?
• L’agent fait-il preuve d’un esprit d’équipe et de collaboration ?
• Comment l’agent caractérise-t-il ses points forts et ses points faibles ?
• Comment le chef hiérarchique caractérise-t-il les points forts et les points faibles de l’agent ?
• Quelles sont les possibilités d’amélioration ?
7
8
Le comportement et les relations au travail
Sujets à discuter :
• L’agent a-t-il une attitude positive, dynamique et motivée vis-à-vis du travail ? Si tel n’est pas le cas,
pourquoi ?
• L’agent tire-t-il profit de ses compétences professionnelles et relationnelles pour faire son travail
(savoir, savoir faire, savoir être, sens de l’initiative, capacité d’analyse etc.)
• L’agent se montre-t-il respectueux de sa hiérarchie ? Agit-il selon les besoins et enjeux de
l’administration publique en général ?
Autonomie dans le travail
Sujets à discuter :
• L’agent exerce-t-il son travail au quotidien de manière autonome et responsable c’est-à-dire sans
l’aide d’autrui ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ?
• L’agent contrôle-t-il ses propres résultats dans son travail ?
• L’agent réagit-il correctement dans des situations difficiles et imprévisibles dans son travail ?
Les compétences managériales (si applicable)
Sujets à discuter :
• Comment l’agent gère-t-il son/sa unité/division/service ? Est-ce qu’il sait efficacement combiner les
rôles de coordinateur, de décideur, d’expert, de responsable de personnel et d’organisateur ?
• Est-ce que l’agent est capable de déléguer, de motiver, de diriger des réunions, de définir des priorités
et de résoudre des conflits ?
• Est-ce que l’agent se sent à l’aise dans son rôle ? Quelles mesures suggère-t-il pour améliorer le
fonctionnement de son/sa unité/division/service ?
9
10
2. Réalisation des objectifs de l’année passée
Objectifs concernant le domaine d’activité
Atteint/Pas atteint/Raisons/Délais
1)
2)
3)
Objectifs de développement professionnel
Atteint/Pas atteint/Raisons/Délais
1)
2)
3)
3. Objectifs pour l’année prochaine
Objectifs concernant le domaine d’activité
Nature/Délais/Moyens/Résultats attendus
1)
2)
3)
Objectifs de développement professionnel
Nature/Délais/Moyens/Résultats attendus
1)
2)
3)
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4. Les actions de formation et de développement
prévues pour l’année prochaine 1)
Besoins de formation dans le domaine des connaissances, outils et techniques en relation avec la
fonction exercée
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le domaine de la législation, de la réglementation et de la gestion en relation
directe avec les missions de l’administration
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le domaine de la communication, des relations interpersonnelles et du
développement personnel
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le domaine de l’application du langage administratif
Expliquez brièvement vos besoins :
13
1)
Pour cette partie-ci, il est recommandé de se référer à l’annexe 2.
14
Besoins de formation dans le domaine de l’organisation
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le domaine des connaissances de l’Union européenne et des organisations
internationales
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le cadre du domaine des technologies de l’information et de la communication
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans le domaine de la direction et du management d’un service
Expliquez brièvement vos besoins :
Besoins de formation dans d’autres domaines :
Expliquez brièvement vos besoins :
Entretien de développement professionnel
Chef hiérarchique :
Collaborateur :
Date :
Remarques éventuelles de l’agent sur l’entretien
Signatures et date
Signature du chef hiérarchique
Date
Signature de l’agent
Par leur signature, le chef hiérarchique et l’agent certifient que l’entretien a bien eu lieu et qu’ils ont pris
connaissance du présent formulaire, de son contenu et de la discussion menée lors des différents points
abordés.
La confidentialité doit être respectée tout comme la préservation de la vie privée de la personne.
En cas de discorde continue entre le supérieur hiérarchique et le collaborateur, les deux formulaires seront transmis pour avis et
tentative de réconciliation au supérieur hiérarchique immédiat qui devra essayer de trouver un accord entre les deux parties.
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Annexe 1
Entretien de développement professionnel
Chef hiérarchique :
Collaborateur :
Date :
Points à transmettre à la direction de l’administration en vue de l’amélioration du fonctionnement du
service/de l’administration
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Signatures et date
Signature du chef hiérarchique
Date
À transférer à la Direction de l’administration
Signature de l’agent
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Annexe 2
Référentiel accompagnant les différents domaines de formation
Référentiel relatif au domaine des connaissances, outils et techniques en relation
avec la fonction exercée :
- par exemple tout ce qui touche à la technicité de votre métier :
Maîtriser son métier
Faire face aux évolutions du métier, des techniques et des outils nouvellement introduits
Se familiariser avec les nouveaux concepts proposés et les changements envisagés
Maîtriser les consignes de sécurité
Etre capable de mener un entretien, …
- à tous les niveaux de spécialisation :
Appliquer les méthodes de gestion adéquates (gestion du personnel, gestion financière, gestion
informatique, gestion de projets spécifiques)
Maîtriser les outils de gestion interne
Maîtriser tel logiciel de comptabilité, …
- ou de spécification ; par exemple par rapport à l’image de l’administration :
Mettre en oeuvre un accueil téléphonique de qualité
Accueillir et encadrer le public ou les collaborateurs
Initier les collaborateurs
Véhiculer l’image de l’administration
Gérer les plaintes, …
Référentiel relatif au domaine de la législation, de la réglementation et de
l’évolution de l’administration :
- Connaissance de la législation et des procédures
Maîtriser les lois et règlements à la base de l’exécution des missions du service
Connaître les implications des dispositions légales et réglementaires nouvellement introduites
Respecter les procédures et la législation
Comprendre, interpréter et mettre en oeuvre des normes régissant les activités
Planifier, organiser, diriger, contrôler, exécuter les opérations financières d’une organisation
Gérer des procédures, protocoles afin de veiller à ce que les obligations contractuelles soient
respectées, …
Référentiel relatif au domaine de la communication, des relations interpersonnelles
et du développement personnel :
Communication externe
Communiquer avec la clientèle externe de l’administration
Gérer les informations : orienter les clients vers la bonne personne, le service approprié
Renseigner sur des publications, …
Communication interne
Communiquer avec la hiérarchie, les collègues et les subordonnées
Collaborer activement avec les autres membres du personnel afin d’atteindre les objectifs
de l’administration
Porter assistance à un collègue pour conclure un travail, partager des informations, une expertise,
des idées
Etre capable d’assurer un échange d’informations, d’avis, de conseil, de collaboration,
de négociations et de formations
Etre conscient des liens hiérarchiques existants
Promouvoir le travail en équipe
Se préparer aux négociations et faire preuve de loyauté, d’objectivité et de justesse pendant
es négociations, …
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20
Communication interpersonnelle
Comprendre les préoccupations de ses interlocuteurs, percevoir leur émotion du moment
et les prendre en considération
Etre capable d’empathie
Respecter la diversité au sein d’une équipe
Respecter les grands principes d’égalité des chances entre femmes et hommes
Etablir des relations de travail basées sur la confiance, le respect et la bienveillance
Organiser ses idées avant de les communiquer
Traiter, avec assurance et adresse les conflits interpersonnels
S’exprimer de façon captivante et claire
Accepter les critiques dans un esprit ouvert, calme et constructif
Faire preuve d’un esprit d’auto-critique
Faire preuve de loyauté, d’objectivité et de justesse en critiquant autrui
S’affirmer soi-même lors de formulations de critiques
Défendre une décision, une position
Etre sensible aux questions de multiculturalisme
Combattre les préjugés chez autrui, …
Référentiel relatif aux techniques du langage administratif :
Prendre la parole au sein de réunions internationales
Rédiger des communiqués de presse
Rédiger des textes administratifs
Rédiger une note de service
Faire la synthèse d’une réunion de travail
Faire le bilan des activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles
Synthétiser des idées, un message, une information, …
Référentiel relatif au domaine de l’organisation :
Connaître l’organisation du gouvernement et de l’administration
Organiser son travail de manière autonome et efficiente
Travailler en équipe
Déléguer des tâches de manière équitable
Admettre que la coopération ne détruit pas l’autonomie
Anticiper le travail à accomplir
Elaborer une stratégie pour atteindre des objectifs fixés
Ajuster la stratégie selon les résultats
Définir des priorités
Suivre une démarche structurée
Appliquer une méthodologie
Organiser et planifier
Gérer des projets
Se fixer des objectifs toujours plus exigeants
Optimiser l’utilisation du temps et la façon d’accomplir ses tâches
Utiliser des outils de gestion du temps
Maîtriser le stress
Anticiper des résultats
S’adapter au milieu professionnel environnant : l’équipe de travail, les tâches, la politique
organisationnelle et les règles
Référentiel pour les agents appelés à conduire une équipe ou un service
Motiver les collaborateurs/collaboratrices
Orienter les actions des collaborateurs/collaboratrices
Instaurer un climat de confiance et de collaboration au sein de l’équipe
Assumer le rôle d’autorité en se montrant ferme lorsque nécessaire
Assigner des tâches
Définir des objectifs
Influencer par son propre dynamisme
Faire respecter une directive impopulaire
Conduire une réunion
Gérer le temps
Gérer les conflits
Prendre des responsabilités
Adapter sa communication au public
Donner des directives claires
Faire un suivi, …
Administration du personnel
Utiliser les méthodes efficientes de gestion des ressources humaines
Appliquer avec rigueur les politiques et procédures d’administration du personnel
Organiser les horaires de travail
Apprécier les rendements
Gérer les départs …
Résolution de problèmes et esprit de décision
Analyser un problème
Prendre rapidement des décisions en fonction des informations disponibles et passer à l’action
Approuver une transaction inhabituelle…
Formation et coaching
Développer les compétences d’un/une collaborateur/collaboratrice
Amener un/une collaborateur/collaboratrice à apprendre et à se dépasser
Aider un/une collaborateur/collaboratrice à trouver des solutions à ses difficultés
Former un/une nouvel /nouvelle collaborateur/collaboratrice
Donner un feedback constructif
Offrir un support d’aide aux collaborateurs (coaching)…
Référentiel relatif au domaine des connaissances de l’Union Européenne et des
organisations internationales :
Connaître le fonctionnement des institutions européennes et des organisations internationales
Disposer des compétences de négociations
Connaître les règles de la comitologie
Connaître le droit communautaire
Savoir représenter et discuter au niveau international
Connaître la procédure de transpositions des directives, …
Référentiel relatif au domaine des TIC :
Utiliser les logiciels et programmes informatiques de l’administration
S’initier à Windows (fresh up)
Faire des calculs sur Excel
Rédiger des courriers sur Word
Créer et gérer une base de données Access
Faire une présentation Powerpoint
Utiliser Outlook
Faire des recherches via Internet, …
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