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Cahier des Clauses Techniques Particulières
MARCHE PUBLIC DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES Commune de LE BOULOU Service Marchés Avenue Leon-Jean Grégory 66162 – LE BOULOU ASSISTANCE A LA PASSATION DES CONTRATS RELATIFS A LA GESTION DES SERVICES EAU POTABLE ET ASSAINISSEMENT Cahier des Clauses Techniques Particulières 1 SOMMAIRE Article 1 – Contexte........................................................................................................................................................... 4 Article 2 – Description des services de l’eau, de l’assainissement collectif et non collectif............................................. 4 Le Service de l’Eau................................................................................................................................................. 4 Le Service de l’Assainissement .............................................................................................................................. 4 Le Service de l’Assainissement Non Collectif ........................................................................................................ 4 Article 3 – Objet du Marché .............................................................................................................................................. 5 Article 4 – Contenu de la mission ..................................................................................................................................... 5 Une tranche ferme comprenant 2 phases ............................................................................................................ 5 Quatre tranches conditionnelles........................................................................................................................... 5 Article 5 – Descriptif de la tranche ferme ......................................................................................................................... 6 Phase 1 : Bilan de fonctionnement des services eau, assainissement ................................................................. 6 Phase 1.1 : Bilan des contrats arrivant à échéance en vue de leur liquidation .................................................... 6 Analyse juridique, technique et financière des contrats .................................................................................. 6 1 – Un bilan juridique du contrat .............................................................................................................................. 6 2 – Un bilan technique du contrat ............................................................................................................................ 6 3 – Un bilan financier du contrat .............................................................................................................................. 7 4 – Un bilan social du contrat ................................................................................................................................... 7 Assistance pour les négociations relatives aux « opérations de fin de contrats » ........................................... 8 Phase 1.2 : Assistance pour les négociations relatives aux « opérations de fin de contrats » ................................. 8 Phase 2 : Présentation des modes de gestion envisageables pour les services publics de l’eau potable et de l’assainissement ............................................................................................................................................................ 8 Analyse du service dans le cadre d’une externalisation future du service, d’une régie ou d’une Société Publique Locale ......................................................................................................................................................... 8 1 – Projection dans le cadre d’une externalisation de la gestion ou de l’exploitation du service ........................... 9 2 – Projection dans le cadre d’une régie................................................................................................................... 9 3 – Projection dans le cadre d’une Société Publique Locale..................................................................................... 9 Comparaison des scénarii et synthèse ............................................................................................................ 10 Article 6 – Les modalités organisationnelles de la tranche ferme .................................................................................. 11 Article 7 – Descriptif des tranches conditionnelles......................................................................................................... 11 Tranches conditionnelles 1 et 3 : assistance à la passation du contrat de délégation ou marché public de service ......................................................................................................................................................................... 11 Consultations préalables ..................................................................................................................................... 11 Préparation du dossier de consultation .............................................................................................................. 11 2 Analyse des candidatures et des offres .............................................................................................................. 12 Négociations avec le ou les candidats ................................................................................................................ 13 Présentation à l’Assemblée délibérante ............................................................................................................. 13 Finalisation de la procédure............................................................................................................................ 13 Organisation du tuilage ................................................................................................................................... 13 Tranches conditionnelles 2 et 4 : assistance pour la reprise du service en régie ou création d’une Société Publique Locale ........................................................................................................................................................... 13 Elaboration d’un planning descriptif des différentes opérations nécessaires à la reprise du service en régie ou à la création de la Société Publique Locale ................................................................................................................. 14 La création de la régie ou de la Société Publique Locale .................................................................................... 14 L’organisation du tuilage..................................................................................................................................... 16 Article 8 – Organisation générale ................................................................................................................................... 16 Article 9 – Les acteurs mobilisés ..................................................................................................................................... 17 Annexe 1 : Rapports prix et qualité des services publics Eau et assainissement 2014 ........... Erreur ! Signet non défini. Annexe 2 : Résultats de l’audit effectué en……….. ................................................................... Erreur ! Signet non défini. 3 Article 1 – Contexte La Commune du BOULOU est située dans le département des Pyrénées-Orientales dans la Vallée du Tech. Elle est membre de la Communauté de Communes du Vallespir qui compte 10 communes. La Ville du BOULOU compte 5 600 habitants et est classée Commune Touristique. Elle accueille, chaque année, par son activité de thermalisme, près de 4 000 curistes répartis sur 10 mois de l’année. Les services de l’eau potable et de l’assainissement de la Commune du BOULOU sont gérés par Délégation de Service Public. Deux contrats de DSP pour l’eau potable et l’assainissement ont été signés depuis le 1er janvier 2014 pour une période de 10 ans avec la SAUR . Ils ont été prorogés par avenants jusqu’au 31 décembre 2016. La DSP d’eau potable a été prolongée aux fins d’installer un nouveau systéme de traitement de l’eau appelé « aquaneutra » , traitement alternatif à l’utilisation du Maerl. Pour une meilleure lisibilité et facilité de traitement des deux délagations, le contrat de DSP pour la gestion de l’assainissement collectif a été prorogé pour la même durée. Article 2 – Description des services de l’eau, de l’assainissement collectif et non collectif Le Service de l’Eau Le Service de l’Eau Potable compte 3 213 abonnés pour un volume annuel consommé de 383 032 m³. La production de l’eau est assurée par une station de production, 3 stations de surpression-reprise et 7 ouvrages de stockage. L’eau de ces ou cette ressource(s) fait l’objet d’un traitement aux « Clapères » d’une capacité de 601 400 m³/jour. Le Service de l’Assainissement Le Service de l’Assainissement compte 3 193 abonnés pour un volume annuel facturé de 386 336 m³. Les eaux usées sont collectées par un réseau de 43 Km et sont traités dans une station d’épuration, d’une capacité totale de 11 000 EH. Les rapports annuels sur le prix et la qualité du service public de l’eau potable et de l’assainissement joints en annexe, détaillent le service en mettant en exergue les indicateurs techniques et financiers règlementaires. Le Service de l’Assainissement Non Collectif Le Service de l’Assainissement Non Collectif est géré par le Service Public d’Assainissement Non Collectif des Pyrénées-Orientales (SPANC 66). 4 Article 3 – Objet du Marché Dans ce contexte d’échéance de contrats, la Commune du BOULOU a décidé de confier à un assistant à Maîtrise d’Ouvrage : La réalisation d’un audit technique, juridique et financier des contrats de Délégation de Service Public existants, La réalisation d’une étude comparative des modes de gestion envisageables permettant la continuité du service public par le choix d’un type d’exploitation adaptée au contexte local. L’assistance à la mise en oeuvre du mode de gestion retenu. L’assistance à la mise en concurrence du mode de gestion DSP retenu. Article 4 – Contenu de la mission Les prestations demandées sont réparties en deux parties distinctes : Une tranche ferme comprenant 2 phases Phase 1 Phase 2 Bilan des contrats arrivant à échéance en vue de leur liquidation Présentation des modes de gestion envisageables en tenant compte de l’environnement communautaire sousmis à la Loi « Notre ». Quatre tranches conditionnelles TC 1 TC 2 TC 3 TC 4 Eau Potable Assistance à la passation des contrats de délégation services Eau Potable Assistance pour la reprise du service en régie ou Publique Locale (SPL) Assainissement collectif Assistance à la passation des contrats de délégation services Assainissement collectif Assistance pour la reprise du service en régie ou Publique Locale (SPL) ou marchés publics de création d’une Société ou marchés publics de création d’une Société En fonction des conclusions de la Tranche Ferme, deux tranches conditionnelles pourront être affermies (TC 1 ou TC 2 et TC 3 ou TC 4). 5 Article 5 – Descriptif de la tranche ferme Phase 1 : Bilan de fonctionnement des services eau, assainissement Phase 1.1 : Bilan des contrats arrivant à échéance en vue de leur liquidation Analyse juridique, technique et financière des contrats Cette étape consiste à réaliser un audit juridique, technique et financier des contrats et de leurs avenants, afin de vérifier la bonne adéquation des modalités de gestion et de la performance de l’exploitation du service. Cette phase apparaît déterminante pour : D’une part, procéder à la liquidation des contrats arrivant à échéance et, D’autre part, acquérir suffisamment de connaissances pour pouvoir comparer les divers modes de gestion envisageables dans le cas précis de la collectivité. Il s’agira donc de réaliser : 1 – Un bilan juridique du contrat - S’assurer de la bonne exécution des contrats et du respect des clauses contractuelles, - Actualiser la liste des obligations contractuelles, réglementaires et fiscales à auditer et à chiffrer pour une préparation sereine de la sortie des contrats, - Analyser la pertinence des clauses financières (tarification, rémunération fermière, formule de révision…). 2 – Un bilan technique du contrat Il s’agit d’actualiser l’analyse technique du contrat et, ce, sur la base des rapports annuels d’activités remis par le délégataire. Des données sont accessibles à partir du SIG et de la GMAO mis en place par le délégataire. Plus précisément, cette étape consiste notamment à : - Actualiser l’inventaire des ouvrages entrant dans le cadre de la DSP Eau Potable (réseaux, réservoirs, forages, prises en rivières….), - Actualiser l’inventaire des ouvrages entrant dans le cadre de la DSP assainissement collectif (réseaux séparatifs et unitaires, déversoirs d’orages, postes de relèvement, bassins tampon…), - Etablir la liste des interventions d’entretien réalisées par le délégataire depuis le début du contrat, 6 - Compléter la liste des travaux de renouvellement des équipements en y ajoutant ceux réalisés depuis le début du contrat et identifier les besoins nouveaux, - Etablir la liste chiffrée des travaux réalisés sur facture pour le compte de la Ville du BOULOU. - Analyser l’étude comparative des travaux d’entretien, de maintenance, de renouvellement et sur facture avec les obligations contractuelles, - Analyser la fiabilité du traitement des eaux dans le cadre des obligations réglementaires et sur la base des données du délégataire et de l’ARS, - Examiner les documents ayant trait au mode organisationnel du délégataire (qualité des renseignements consignés, suites données aux incidents par le fermier…), - Etablir un bilan sur la fiabilité et le respect des normes des stations d’épuration dans le cadre des obligations de bon résultat (respect de la norme de rejet) sur la base des rapports d’auto surveillance de l’exploitant et des rapports DEKRA, - Examiner les documents tenus par le fermier sur la marche des stations (qualité des renseignements consignés, suites données aux incidents par le fermier…), - Analyser la qualité de l’exploitation du service (les modalités d’information du public, de paiement, de gestion des abonnés, de relations avec les services de la collectivité, la gestion des situations d’urgence, le niveau d’impayés…), 3 – Un bilan financier du contrat Il s’agit d’établir un bilan sur la base des comptes rendus financiers réalisés pour les contrats eau et assainissement. Ainsi, il devra être procédé à : - - L’analyse du tarif facturé à l’usager et plus particulièrement la part du fermier, L’analyse du montant des charges annuelles du contrat (le coût d’exploitation du service devra être comparé aux coûts du marché actuel ainsi qu’au coût constaté dans des collectivités de taille identique), La synthèse de la gestion financière des contrats (dépenses effectives de renouvellement par an, la liste des biens de reprise, l’évolution des recettes sur la durée…), Un contrôle de trésorerie : historique des reversements (surtaxe, TVA, redevance de contrôle…), L’analyse des méthodes comptables du délégataire. A partir de cette analyse détaillée, une simulation du coût « normal » d’exploitation sur 12 ans et de l’état du patrimoine en vue d’une gestion « en bon père de famille » sera réalisée. 4 – Un bilan social du contrat Il s’agit d’analyser les conditions sociales des salariés et plus précisément les différents acquis sociaux. 7 Il conviendra également d’étudier l’adéquation des capacités et compétences des ressources humaines avec les besoins des services d’eau potable et d’assainissement. Pour cette première phase d’audit, le consultant : Décrit sa méthodologie et présente le calendrier d’intervention à la Collectivité, Etablit la liste des documents et informations à recueillir auprès de la Collectivité et/ou du délégataire avant de procéder à leur analyse et à leur validation, Procède aux visites de terrain permettant de juger de l’état des installations et de la performance de l’exploitation ainsi qu’aux autres interviews et réunions sur place s’avérant nécessaires, Anime une réunion bilan à mi-parcours, Elabore un rapport bilan/recommandations qu’il présente à la Collectivité lors d’une réunion de restitution (établissement des prescriptions nécessaires au maintien du patrimoine eau et assainissement, à son exploitation, à son renouvellement en terme de moyens humains, techniques et financiers. La définition de ces prescriptions prendra en compte les évolutions réglementaires). Assistance pour les négociations relatives aux « opérations de fin de contrats » Phase 1.2 : Assistance pour les négociations relatives aux « opérations de fin de contrats » Sur la base de ses différentes analyses, le consultant devra assister la Collectivité pour la mise en œuvre des « opérations de fin des contrats ». Etablissement d’une note de recommandations et stratégies pour le déroulement de la négociation. Assistance technique en réunions préparatoires. Phase 2 : Présentation des modes de gestion envisageables pour les services publics de l’eau potable et de l’assainissement Analyse du service dans le cadre d’une externalisation future du service, d’une régie ou d’une Société Publique Locale Cette phase vise à procéder à une analyse comparative des différents modes de gestion et d’exploitation du service dans le cadre particulier de la Collectivité et de ses attentes (cf. phase 1), de lui permettre de faire son choix en toute connaissance et in fine de le justifier devant les membres de l’assemblée délibérante et des instances consultatives. Plus précisément, le prestataire devra : Analyser les avantages et les inconvénients de chaque mode de gestion en lieu avec la situation observée sur le territoire communautaire, Assister la collectivité dans la définition de ses principaux critères de choix et dans leur hiérarchisation, Accompagner la Collectivité lors de la prise de décision et lors de la justification devant les instances communautaires. 8 1 – Projection dans le cadre d’une externalisation de la gestion ou de l’exploitation du service Dans l’hypothèse d’une externalisation, le consultant devra aussi bien sur le volet juridique, financier que technique : Présenter les caractéristiques, les atouts et les contraintes des différentes formes de contrats publics relatifs à l’externalisation de l’exploitation ou la gestion du service ainsi que la maitrise des risques, Indiquer à la Collectivité les améliorations concrètes-de toute nature- que le futur contrat d’affermage pourrait prévoir, Proposer l’introduction d’objectifs de performance, Recaler la simulation économique sur la base de ce « nouveau contrat » en tenant compte des propositions d’obligations et objectifs retenus par la Collectivité et ainsi déterminer la part délégataire (ou exploitant) dans le prix de l’eau, Etudier l’opportunité d’intégrer des ilots concessifs dans le contrat d’affermage (extension des réseaux, nouvelle ressource….. décris dans le schéma directeur), Définir un calendrier encadrant la passation du contrat et mentionnant l’ensemble des étapes nécessaires à respecter. 2 – Projection dans le cadre d’une régie Dans l’hypothèse d’une reprise du service en régie, le consultant devra : Concernant l’aspect juridique : Spécifier les caractéristiques de ce mode de gestion (rappeler le cadre juridique des différentes formes de régie en mentionnant leurs contraintes et leurs avantages), Cibler les contraintes et les risques engendrés par le passage d’une délégation de service public à une régie (incidences financières, responsabilités…) Concernant l’aspect financier : Etablir un coût réel de référence du service exploité en régie lequel servira de base et de repère pour les futures négociations, Concernant l’aspect technique : Définir les moyens humains, matériels, techniques et administratifs à mobiliser. L’organisation sera décrite par « métiers » et un organigramme opérationnel sera proposé en lien avec celui de la Collectivité. Des scénarii relatifs au niveau et à la nature des prestations sous-traitées pourront être demandés par la collectivité, Définir un calendrier encadrant le passage en régie lequel devra mentionner l’ensemble des étapes et actions nécessaires au regard des éléments produits à la phase 1 (consultations et délibérations, statuts, règlement du service, embauche/reprise de personnel, gestion de l’astreinte, achat de stocks, passation de marchés, fonds de trésorerie etc…). 3 – Projection dans le cadre d’une Société Publique Locale Dans l’hypothèse d’une création d’une SPL : 9 Concernant l’aspect juridique : Spécifier les caractéristique de ce mode de gestion (rappeler le cadre juridique des différentes formes d’Etablissement Public Local en mentionnant leurs contraintes et leurs avantages), Cibler les contraintes et les risques engendrés par le passage d’une délégation de service public à une SPL (incidences financières, responsabilités…). Concernant l’aspect financier : Etablir un coût réel de référence du service exploité en SPL lequel servira de base et de repère pour les futures négociations. Concernant l’aspect technique : Définir les moyens humains, matériels, techniques et administratifs à mobiliser. L’organisation décrite par « métiers » et un organigramme opérationnel sera proposé en lien avec celui de la Collectivité. Des scénarii relatifs au niveau et à la nature des prestations sous-traitées pourront être demandés par la Collectivité, Définir un calendrier encadrant le passage en SPL lequel devra mentionner l’ensemble des étapes et actions nécessaires au regard des éléments produits à la phase 1 (consultations et délibérations, statuts, règlement du service, embauche/reprise de personnel, gestion de l’astreinte, achat de stocks, passation de marchés, fonds de trésorerie, etc…). Comparaison des scénarii et synthèse Une fois les différents modes de gestion présentés, il s’agira de mener une analyse comparative des scénarii, dans le contexte particulier de la Collectivité, en relation avec ses attentes, et de façon prospective et de manière à permettre aux élus de faire des choix en toute connaissance de cause. Le titulaire fournira des éléments de comparaison en se basant sur des structures similaires qui sont passées en régie, en SPL ou en délégation de service public. Le consultant assistera la Collectivité pour la définition des principaux critères de choix et leur hièrarchisation. A titre indicatif (validation à prévoir), on peut citer : Critères juridiques Les conséquences du mode de gestion en termes de risques et de responsabilités pour la Collectivité, les élus et les agents de la Collectivité Les règles de passation des marchés ou contrats (Code des Marchés Publics, Loi Sapin, règles de la comptabilité publique…) Critères financiers La maîtrise du prix du service Les investissements nécessaires lors de la phase de démarrage Critères administratifs et techniques L’organisation à prévoir en fonction du mode de gestion choisi (organigramme, structure d’accueil de la clientèle, contrôle des entreprises, maîtrise d’ouvrages des travaux non délégués, découpage géographique…) La souplesse en matière de modification des conditions d’exécution des services (intégration de nouvelles communes, modification des ouvrages, Loi Notre Critères relationnels Mesure de la qualité du service rendu à l’usager Impact sur le personnel en exercice. 10 Article 6 – Les modalités organisationnelles de la tranche ferme Durant la tranche ferme, le consultant prévoit les réunions de travail intermédiaires nécessaires. A l’issue de la tranche ferme, le consultant rédige un rapport de synthèse lequel fera état de l’ensemble des conclusions et des recommandations issues de la phase 1 ainsi que les éléments relatifs à la description et à la comparaison des modes de gestion envisageables pour le service (phase 2). Enfin, il devra animer une réunion au minimum de présentation et d’aide à la décision permettant in fine d’opérer le choix le plus opportun pour la Collectivité. Article 7 – Descriptif des tranches conditionnelles Les missions de l’assistance à maîtrise d’ouvrage s’adapteront au mode de gestion retenu pour l’exploitation du service public de production et de distribution d’eau potable et celui de l’assainissement. Le consultant a une mission de conseil auprès du maître d’ouvrage durant les différentes phases nécessaires à la mise en place du mode de gestion choisi. Tranches conditionnelles 1 et 3 : assistance à la passation du contrat de délégation ou marché public de service Le consultant assiste la Collectivité pour la conduite de la procédure de passation du futur contrat selon le régime qui aura été défini par la Commune du BOULOU. Cette assistance porte tant sur la sécurisation juridique de la procédure, la préparation de tous les documents utiles ou nécessaires, que sur la préservation des intérêts de la Collectivité et des abonnés du service. Consultations préalables Le consultant prépare et rédige les différentes pièces qui doivent être présentées, pour avis consultatif au Comité Technique. Préparation du dossier de consultation Le consultant accompagnera la collectivité dans : l’Appel à candidatures et le choix des candidats Le consultant rédige les éléments du projet d’appel à candidature et prépare l’avis de publicité. L’établissement du projet de contrat ou de marché et du dossier de consultation Le consultant rédige les éléments techniques, financiers et juridiques du dossier de consultation permettant de : 11 Définir le contenu des prestations à remplir et le cadre de leur exécution, tels que le souhaite la Collectivité, De disposer des moyens de comparer les offres et d’engager une négociation sur des bases claires, D’assurer une concurrence saine et loyale, afin de pousser les candidats à s’engager sur le meilleur service au meilleur prix, De réduire au maximum le temps à consacrer aux demandes de précision des candidats, De limiter les risques de contentieux. Concrètement, le dossier de consultation devra comprendre : Un règlement de consultation précisant les informations et documents à fournir ainsi que la forme à respecter (et les critères de jugement des offres et leur pondération dans le cas d’un marché public), Les caractéristiques de la note présentée par les candidats sur l’organisation et les moyens qu’ils proposent de mettre en œuvre ainsi que le cadre de leur compte d’exploitation prévisionnel, Un projet de contrat ou de marché et ses annexes, Les données sur le service nécessaires aux candidats pour établir précisément leurs offres… Le consultant présente, lors d’une réunion, les éléments techniques, financiers et juridiques du dossier de consultation et recueille les observations et demandes de collections de la collectivité. La version définitive du DCE est remise à la Collectivité sur support informatique (CD-ROM ou DVD) et une version papier prête à reproduire. La collectivité se charge de la reproduction du DCE et de son envoi . Le consultant assiste la collectivité pour répondre aux éventuelles questions. Analyse des candidatures et des offres Le consultant procède à l’analyse et à la comparaison des candidatures et des offres en vérifiant les points suivants (à titre indicatif) : S’agissant des candidatures : Analyse des aptitudes à assurer la continuité du service, Analyse des expériences et des références dans le domaine d’activité, Analyse de la capacité financière du candidat. S’agissant des offres en fonction du règlement de consultation : Aspects juridiques Conformité, analyse des variantes proposées par les candidats Aspects techniques Comparaison des propositions sur la base des prestations attendues par la Collectivité, des aptitudes techniques Aspects économiques financiers et Validité et cohérence des hypothèses, des comptes d’exploitation prévisionnels et programmes prévisionnels de renouvellement, Comparaison des propositions sur des bases similaires Dans le cadre d’une procédure de marché public, il établit le projet d’évaluation des offres sur les 3 aspects. 12 Un rapport de synthèse sera présenté en réunion à la Collectivité. Le consultant prépare les pièces nécessaires pour que la Commission d’Ouverture des Plis de Délégation de Service Public émette un avis et dresse un procès-verbal d’analyse des candidatures et des offres. Négociations avec le ou les candidats Dans l’hypothèse d’une Délégation de Service Public, le consultant assiste la Collectivité durant toute la phase de négociation en préparant un programme de négociation spécifique à chaque candidat, afin de définir une stratégie et les points sur lesquels des marges de manœuvre sont possibles et en participant aux différentes réunions de négociation avec les candidats retenus. Présentation à l’Assemblée délibérante Le consultant prépare et rédige les différentes pièces qui doivent accompagner la délibération d’attribution du contrat conformément à la règlementation relative à la procédure de passation retenue. Finalisation de la procédure Le consultant assiste la Collectivité pour la finalisation de la procédure (contrôle de légalité, notification, publicité…) et pour répondre aux éventuelles questions du représentant de l’Etat chargé du contrôle de légalité, des candidats non retenus, etc… Organisation du tuilage Entre la phase de notification faite au candidat retenu et la prise en charge du nouveau délégataire, le consultant accompagnera la Collectivité durant toute la période de tuilage. Cet accompagnement prend notamment en compte : L’établissement d’une méthodologie de suivi, L’alerte de la Collectivité en cas de dysfonctionnements prévisibles et potentiels ainsi que l’assistance de la collectivité dans la recherche de solutions adaptées, L’assistance dans les démarches techniques de transition (relevé des compteurs, remise des clefs, basculement des alarmes, stocks à reprendre, information des usagers…) Tranches conditionnelles 2 et 4 : assistance pour la reprise du service en régie ou création d’une Société Publique Locale Le consultant assiste la Collectivité dans la conduite des opérations de reprise du service en régie à savoir : Elaboration d’une planning descriptif des différentes opérations nécessaires (précision du contenu et des procédures de mise en œuvre des différentes opérations…), La création de la régie ou de la SPL (procédure, rédaction des pièces administratives, conseils pratiques à la demande de la collectivité…), L’organisation opérationnelle de la reprise du service (éléments juridiques, techniques et financiers). 13 Elaboration d’un planning descriptif des différentes opérations nécessaires à la reprise du service en régie ou à la création de la Société Publique Locale Il s’agira de détailler l’ensemble des tâches à réaliser pour créer la régie ou la SPL et la rendre opérationnelle, et de proposer un « rétro-planning » lequel sera présenté en réunion. Les méthodes et les outils de planification de projet que le consultant compte proposer sont à détailler dans l’offre. Certaines tâches ou opérations devront vraisemblablement être engagées avant la création formelle de la régie ou de la SPL (recrutements, achats…) : le consultant précisera les règles applicables et les modalités de mise en œuvre. Les priorités (étapes indispensables et/ou bloquantes) seront mises en service. Les délais légaux seront précisés ainsi que l’enchaînement éventuel des différentes étapes. La création de la régie ou de la Société Publique Locale Le consultant élaborera les diverses pièces et documents nécessaires à cette création : Rappel de la procédure de création, Fourniture de modèle de documents nécessaires aux consultations préalables (CCSPL si requis, Comité Technique Paritaire/Centre de Gestion) : modèle de lettre de saisine, rapport d’information, modèle de procès-verbaux… Rédaction des statuts (cadre règlementaire, éléments laissés à l’appréciation de la Collectivité, par exemple : la dotation initiale ou la composition du conseil d’exploitation/administration…) Détermination du cadre comptable Proposition des délibérations (création de la régie et approbation des statuts, désignation des membres du conseil d’exploitation/administration, commission d’appel d’offres dédiée…) Proposition d’un règlement intérieur Le consultant s’engage à accompagner le maître d’ouvrage durant la première année d’existence de la régie (conseils juridiques et organisationnels…) Il s’agira de détailler l’ensemble des tâches concrètes devant permettre à la régie d’être opérationnelle en temps et en heure. A titre indicatif, on peut d’ores et déjà lister : Aspects organisationnels Technique et juridique Descriptif Réalisation de l’organigramme Définition des fiches de poste en concertation avec la Collectivité (il n’est pas attendu du consultant qu’il participe au recrutement des agents) 14 Identification des procédures de recrutement du personnel Définition de modalités organisationnelles autres nécessaires Analyse des risques d’opposition pour certains agents refusant de rejoindre une régie et proposer des solutions permettant d’assurer la continuité du service public. Etablir les modèles de PV de remise des biens et autres documents, de soldes des comptes (notamment les sommes perçues d’avance, redevances agence de l’eau…) Identification des moyens matériels et immatériels nécessaires y compris ceux repris au délégataire sortant et ceux éventuellement mobilisables au niveau de la Collectivité (achats, fournitures, contrats et abonnements) Liste des marchés et contrats à passer (ou à transférer) avant le démarrage de la régie (locaux, assurances, énergie, télécom, maintenance des équipements spéciaux…) Le consultant précisera les règles de passation applicables aux divers marchés selon leur contenu et montant et proposera les documents techniques et administratifs nécessaires jusqu’à l’élaboration des dossiers de consultation des entreprises. Administratif et juridique Identifier les procédures nécessaires et en rappeler les principaux éléments Exemple : CNIL (fichier des abonnés), services fiscaux (TVA), URSSAF et autres organismes sociaux (déclarations d’embauche, déclarations périodiques…), comptable public (organisation du transfert de données, moyens de paiement…) Proposition d’un règlement de service adapté aux attentes de la Collectivité et conforme à la réglementation en vigueur Proposition d’autres documents utiles (formulaires de demande d’abonnement de mutation…) Budgétaire et financier Préparer le budget primitif de la régie / SPL pour le premier exercice Etablir un tableau détaillé des flux de trésorerie pour les cinq premières années de fonctionnement Etablir une projection sur les dix prochaines années Proposer une grille tarifaire, conforme à la réglementation, aux objectifs de la Collectivité et cohérente avec les hypothèses d’assiette de facturation et de charges 15 Etablir un bordereau des prix des éventuels autres frais et prestations facturés aux abonnés (frais d’accès au service, pénalités de retard…) L’ensemble de ces prestations sera conduit à partir des comptes administratifs actuels et de l’évaluation des coûts du service exploité en régie. Qualitatif Stratégie de déploiement opérationnel permettant d’assurer la continuité et la qualité du service public (analyse des risques d’opposition pour certains agents refusant de rejoindre une SPL), Identification des savoirs faire à acquérir auprès de l’exploitant sortant, Définition des performances attendues. L’organisation du tuilage Entre la phase de notification du passage en régie et la date de début de la régie ou d’une SPL, le consultant accompagnera la Collectivité durant toute la période de tuilage. Cet accompagnement prend notamment en compte : L’établissement d’une méthodologie de suivi, L’alerte de la Collectivité en cas de dysfonctionnement prévisibles et potentiels et l’assistance de la Collectivité dans la recherche de solutions adaptées, L’assistance dans les démarches techniques de transition (relevé des compteurs, remise des clefs, basculement des alarmes, stocks à reprendre, information des usagers…). Article 8 – Organisation générale L’ensemble des missions susmentionnées se déroulera en concertation et sous l’autorité des services compétents de la Commune du BOULOU. L’ensemble des réunions et des rapports d’avancement indiqués dans ce document n’est pas exhaustif et sera ajusté en fonction des nécessités afin de permettre le bon déroulement et la bonne compréhension de l’étude. Le candidat devra définir dans son offre le nombre et le calendrier des réunions qu’il envisage d’organiser lesquels ne peuvent être inférieur à celles prévues dans le présent document. Le consultant s’engage à garantir un niveau élevé de qualité, de fiabilité, de traçabilité et d’archivage des documents servant de support aux diverses décisions à soumettre au maître d’ouvrage. Il devra garantir l’impartialité de ses propositions, recommandations et conseils. Les différents rapports devront être remis à la Collectivité au minimum sept jours avant leur présentation en réunion. Ils seront remis en un exemplaire papier, un exemplaire reproductible et une version informatique. 16 Chaque rapport comprend à minima, une note de synthèse, une présentation power point, le rapport rédigé et illustré en tant que tel et ses annexes. Article 9 – Les acteurs mobilisés Le mandataire du groupement désignera un chef de projet qui aura la qualité d’interlocuteur permanent de la Collectivité. La liste des « experts » mobilisés par le consultant ainsi que les tâches qui seront assignées à chacun d’entre eux sont détaillées par le consultant dans son offre. Le titulaire du marché s’engage à maintenir pendant toute la durée du marché, les mêmes personnes physiques comme acteurs de la mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Le titulaire ne peut remplacer une personne physique qu’à l’occasion de l’indisponibilité temporaire ou définitive de celle-ci, qui n’est pas du fait du titulaire. Les C.V. et les références de la nouvelle personne physique affectée à la mission par le titulaire doivent être présentés pour validation au maître d’ouvrage qui peut refuser et demander l’affectation d’une nouvelle personne. L’absence de proposition d’un remplaçant, ou la proposition d’un remplaçant dont les qualifications ou expériences sont insuffisantes est un motif de résiliation du présent marché au tort du Consultant ne donnant pas lieu à indemnisation. Le titulaire, Date, cachet et signature Le Pouvoir Adjudicateur, 17
