FDP Chef du pôle enfance jeunesse

FICHE DE POSTE
Intitulé de l’emploi : Chef De Pôle
Intitulé du poste: Chef du pôle enfance jeunesse
Cadre statutaire :
Catégorie A-B
Filière Administrative
Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux ou Attachés Territoriaux
Missions :
Il participe avec le Directeur Général des Services et les élus à la définition des orientations stratégiques du pôle enfancejeunesse, les assiste et les conseille. (Mission 1)
Il pilote le pôle et l’ensemble de ses services (ALSH, service jeunesse, ATSEM, production culinaire collective, agent d’entretien)
dans la mise en œuvre de la politique enfance, évalue puis rend compte du fonctionnement des services. (Mission 2)
Il promeut et communique sur la politique enfance-jeunesse. (Mission 3)
Positionnement hiérarchique :
Sous l’autorité du DGS.
Lieux d’exercice des fonctions :
Groupe scolaire Jean Jaccachoury et bureau mairie ponctuellement.
Relations fonctionnelles :
-
Relations avec le DGS pour l’ensemble des activités.
Coopération avec le responsable financier pour la gestion du budget.
Coopération avec le responsable Ressources Humaines pour les congés, les bilans et les recrutements.
Relation avec l’ensemble des agents du pôle enfance-jeunesse pour exercer un contrôle et transmettre des directives
aux agents.
Relation avec les services municipaux et les élus de la commission enfance-jeunesse en ce qui concerne la définition
des orientations stratégiques du pôle.
Collaboration avec divers partenaires externes (CAF, associations, inspection académique, D.D. direction de la
cohésion sociale, directeur d’école et directrice de crèches, chefs de pôle, communes voisines, CDG, centres de loisirs,
fournisseurs).
Activités et tâches :
Activités principales
(Mission 1)
Recenser et définir les besoins nécessaires au bon fonctionnement du pôle :
Recenser les besoins RH, matériels, financiers, des administrés.
Proposer des projets dans les services du pôle enfance-jeunesse.
Garantir la bonne adéquation entre les besoins des administrés et les services existants :
Mener des études statistiques et qualitatives.
Proposer des solutions opérationnelles.
Accompagner dans la mise en place de nouvelles solutions.
(Mission 2)
Planifier, participer et conduire les réunions d’informations relatives aux différents services :
Coordonner les demandes des services et transmettre les informations aux services du pôle enfance-jeunesse.
Rédiger des mails pour informer les services des nouvelles directives.
Répartir les décisions municipales entre les services.
Superviser la mise en œuvre de la politique municipale au niveau du pôle enfance-jeunesse.
Rendre compte de la politique municipale et de l’organisation de l’ensemble des services municipaux (informations
générales).
Superviser au quotidien l’ensemble des services du pôle enfance-jeunesse :
Participer avec le service RH aux entretiens de recrutement des agents des différents services.
Concevoir le prévisionnel des congés du pôle et assurer le suivi des présences des agents.
Régir les litiges des agents.
Réaliser le suivi préventif des services par des visites régulières auprès des chefs de service.
Fixer des objectifs et évaluer annuellement les agents du pôle.
Rendre compte des évaluations.
S’assurer de l’hygiène des écoles, des bâtiments et de l’élaboration et du suivi des plans de nettoyage des secteurs
d’activités.
Assurer avec l’aide de sa secrétaire la gestion administrative et budgétaire du pôle :
Réceptionner et traiter le courrier.
Préparation et suivi de l’exécution des budgets en coordination avec les élus, le DGS et le service finance.
Accueil, informe et oriente les parents d’élèves et les usagers du service.
Rencontrer et collaborer régulièrement avec les partenaires (CAF, associations, inspection académique, direction de
cohésion sociale, directeur d’école et directrice de crèches, chefs de pôle) et les prestataires extérieurs.
Optimiser les achats de matériels et des services liés au fonctionnement du pôle enfance-jeunesse.
Veiller à l’élaboration et à la transmission des documents administratifs et financiers aux partenaires.
Préparer la carte scolaire.
(Mission 3)
Promouvoir les services proposés par la municipalité :
Promouvoir les services du pôle et leurs activités auprès des usagers et des usagers potentiels.
Mettre en avant l’action de la municipalité.
Information générale des usagers sur les activités des services et les particularités du service :
Informer des événements impactant les usagers (grèves, annulation transport, service minimum).
Informer sur les conditions matérielles du fonctionnement des services.
Activités spécifiques :
Assister et suivre les conseils d’école.
Compétences :
Savoir :
Connaître le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de la collectivité et, notamment, ses processus décisionnels.
Connaître l’utilisation des outils informatique et bureautique et les règles de rédaction administrative.
Connaître la base de la réglementation des marchés publics.
Connaître les principes de la gestion budgétaire et le suivi des dépenses publiques.
Maîtriser les normes, les techniques et la réglementation administrative et juridique dans ses domaines de technicité.
Connaitre les principes et modes d'animation du management opérationnel.
Connaitre les méthodes et outils de l'évaluation.
Connaitre les notions de psychologie individuelle et collective.
Connaitre les techniques de résolution de conflits et médiation.
Connaitre les méthodes et outils du management par projets et objectifs.
Savoir faire :
Savoir organiser et conduire une équipe.
Savoir écouter et négocier.
Savoir faire preuve d’autorité et d’arbitrage.
Savoir gérer les situations, relationnelles difficiles.
Savoir animer une réunion de travail.
Savoir définir un projet de service et une organisation (missions, ressources, projets).
Savoir définir et négocier les missions et objectifs prioritaires.
Savoir déléguer les responsabilités sur les projets.
Savoir piloter, suivre et contrôler l'activité des agents.
Savoir conseiller les élus et alerter sur les risques juridiques et financiers.
Savoir élaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations.
Savoir suivre l'exécution budgétaire du service.
Savoir être :
Avoir une grande capacité d’adaptation
Etre rigoureux.
Etre réactif et disponible.
Etre sérieux et efficace.
Avoir le sens de la médiation et de la négociation
Etre sociable et diplômate.
Conditions et contraintes d’exercice :
-
Travail sur écran.
Disponibilité et réactivité.
Charge de travail importante.
Multiplicité des interlocuteurs et des missions.
Grande capacité d’adaptation.
Responsabilité d’un budget :
- Budget propre pour toutes les opérations d’achat de matériels, de sous-traitance.
Formations et qualifications nécessaires :
Formations de management, gestion des conflits, gestion du stress au travail, direction d’un service scolaire enfance, HACCP,
organisation des temps périscolaires.
Durée moyenne pour maîtriser le poste : 2 ans.
Moyens mis à disposition :
Téléphone fixe et portable professionnel, fourniture de bureau, ordinateur fixe
(messagerie, internet), fournitures de bureau, imprimante.
Evolution possible du poste : Observations de l’agent :
Date :
Signature :