Modalités d`échanges avec les parties prenants: les réunions de

MODALITÉS D’ÉCHANGES AVEC LES PARTIES PRENANTES :
LES RÉUNIONS DE CONCERTATION
FICHE N°3
Informer préalablement les parties prenantes sur l’objet, les caractéristiques, les enjeux et objectifs, les plusvalues et contraintes d’un projet est indiscutablement indispensable. Les modalités d’échange avec ces acteurs
doivent donc être particulièrement pensées et préparées. Elles doivent favoriser l’expression des avis, opinions
et commentaires qui permettront au porteur de projet de développer et défendre ses arguments. Ce théâtre
de la démocratie participative prend la plupart du temps la forme de réunions de concertation. Ce n’est pas la
seule modalité d’échange (il en existe d’autres comme les cahiers d’acteurs, les questions et commentaires mis
en ligne sur le site du projet ou directement envoyés au maître d’ouvrage, les parutions presse orchestrées par
des parties prenantes,…) mais c’est sans doute la plus symbolique de la démarche de concertation et la plus
employée.
1. Pourquoi organiser une réunion de concertation ?
Une réunion de concertation permet de mobiliser de nombreuses personnes dans une même salle, qui vont
écouter l’information délivrée directement par les porteurs de projet, poser des questions, voire débattre, sans
intermédiaire (il peut y avoir un modérateur pour animer la réunion). L’information délivrée en directe est
gage de légitimité.
Trois objectifs sont poursuivis dans l’organisation d’une réunion de concertation :
•
Informer : présenter le projet préalablement à la réunion (dossier de concertation, site internet du projet)
et pendant la réunion de concertation (présentation Power Point) et apporter une information générale
sur le projet, ses enjeux, ses objectifs, son organisation, ses impacts, son coût, son planning
•
Mobiliser : réussir à faire venir les acteurs en communiquant largement sur la tenue de la réunion, sa date
et son lieu
•
Participation : instaurer le dialogue entre les parties, susciter des échanges et ainsi favoriser et recueillir
l’expression du public : ses attentes, ses questionnements, ses craintes, son soutien ou à contrario son
opposition et ses propositions
2. Quels sont les formats courants de réunions de concertation ?
Réunion publique
•
Description : c’est une réunion à l’initiative du maître d’ouvrage qui est ouverte à
tout le monde. C’est une réunion où tous les thèmes du projet sont abordés sans
exclusion. Après une remise à niveau informative sur le projet, elle permet aux
acteurs de faire part de leurs points de vue et au maître d’ouvrage de répondre à
leurs questions et à leurs prises de position.
•
Niveau de concertation : en général elle est utilisée dans les phases amont du
projet au moment de son émergence, lorsque la question de son opportunité ou
pas se pose. Elle ne permet pas d’approfondir un thème car elle est généraliste.
Elle ne permet pas non plus de développer une acceptabilité spécifique du projet
vis-à-vis d’un groupe d’acteurs qui pourrait dépendre d’un accord, d’une entente
travaillée. C’est une confrontation, une rencontre qui œuvre globalement à
l’acceptabilité du projet ; mais c’est souvent un moment de vérité pour le projet.
•
Nombre indicatif de participants : cela peut être très variable suivant la nature et
l’importance du projet, le périmètre territorial du projet : de 20 à 400 personnes…
Le porteur de projet devra bien communiquer à l’avance sur la tenue de la
réunion et veiller à que cette communication soit bien relayée par les partenaires
(ex : services de la ville)
•
Thèmes abordés : l’ensemble des thèmes constitutifs du projet sans exclusion
Atelier de travail
Atelier
thématique/
réunion publique
thématique
•
Description : c’est une série de plusieurs rencontres d’un petit groupe d’acteurs
qui va traiter avec le porteur du projet et ses représentants (bureaux d’études,
collectivités,…) un thème du projet en profondeur pour y apporter des
améliorations, des enrichissements. Les études spécifiques menées sur ce thème
par le porteur du projet sont présentées. Ensuite des discussions s’engagent atelier
après atelier pour faire avancer les sujets et trouver des accords acceptables pour
les parties prenantes et acceptable pour le maître d’ouvrage. Ce type de réunion
réclame de la part du porteur de projet une attitude ouverte et bienveillante.
•
Niveau de concertation : c’est une forme de réunion qui peut se faire
parallèlement aux réunions publiques dans une phase d’opportunité du projet.
Mais ce type de réunions peut s’opérer sur des phases plus en aval du projet, tant
qu’il y a des sujets précis à traiter avec certains groupes d’acteurs (donc jusqu’à
l’exploitation industrielle d’EMR).
•
Nombre indicatif de participants : Pour favoriser un véritable travail en
profondeur le nombre de participants doit être limité entre 10 et 20 personnes.
Il conviendra d’être vigilant sur la sélection des personnes qui doivent offrir
un panel solide de représentations, d’intérêts et de savoirs sur le thème traité :
experts, socio-professionnels, associations, service instructeur, etc.
•
Thèmes abordés : les sujets peuvent être multiples mais parmi ceux qui reviennent
le plus souvent, on citera les enjeux socio-économiques (ex : la pêche et la
détermination des zones potentielles d’implantation du projet, la création
d’emplois, l’autonomie énergétique, la rentabilité du projet,…), l’environnement
(les contraintes de raccordement, les impacts sur la biodiversité,…), les usages
(voies de navigation,…) le cadre de vie (impacts paysagers,…)
•
Description : un atelier thématique est similaire à un atelier de travail ; une
réunion publique thématique est une réunion publique spécifique où un
seul thème du projet est traité (ex : environnement, socio-économie, …). La
présentation préalable du projet est adaptée au traitement de ce thème pour
mettre tout le monde à niveau. Des interventions de parties prenantes peuvent
être programmées au cours de la réunion (bureaux d’études, associations, services
instructeurs,…). Le porteur du projet y répondra avec un argumentaire développé
sur le thème traité (ceci ne veut pas forcément dire qu’il pourra avoir réponse
à tout ; dans ce cas la(es) question(s) sont enregistrée(s) et le porteur du projet
s’engagera à y répondre ultérieurement).
•
Niveau de concertation : les réunions publiques thématiques se font en général en
aval du projet au moment du choix de son opportunité ou pas.
•
Nombre indicatif de participants : les réunions publiques thématiques attirent
moins de monde qu’une réunion publique généraliste néanmoins cela varie
suivant l’audience et la sensibilité du sujet traité. Entre 20 et 100 personnes
peuvent se mobiliser pour une réunion publique thématique.
•
Thèmes abordés : environnement, socio-économie, autonomie énergétique, etc.
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FICHE N°3
3. Quel type de réunion organiser ?
Plusieurs formats de réunion publique peuvent être mis en œuvre. Cela dépend du but que l’on veut atteindre
par la réunion publique. En fonction de ce que l’on veut obtenir, il faudra choisir un format bien stabilisé de
réunion.
Des questions à se poser / Des réponses possibles / un format de réunion adapté
Quels sont les
objectifs ?
Qui veut-on voir
présent ?
Quel message
faire passer ?
Réunion publique
•
faire évoluer et enrichir le projet
•
permettre une information large et un jeu
de questions/ réponses pour apaiser les
craintes
•
favoriser l’expression des différents publics
•
donner de l’audience et de la notoriété au
projet
•
définir/ enrichir les caractéristiques du
projet sur un thème donné avec des
éclairages territoriaux d’acteurs, des
spécialistes de la question, des usagers
•
avancer sur un thème sensible et en
favoriser l’acceptabilité
•
Acteurs d’une thématique particulière
(pêche, surf, nautisme, acteurs
économique/du tourisme)
Groupe de travail /
Atelier thématique
•
Institutionnel et grand public
Réunion publique
•
Des messages généraux sur le projet en phase
de présentation. Puis des réponses précises
aux questions sur tous les thèmes du projet.
Réunion publique
•
Un message spécifique sur le thème mis
en avant. Puis des réponses expertes aux
questions thématiques.
Groupe de travail /
Atelier thématique
Groupe de travail /
Atelier thématique
4. Comment organiser une réunion publique ?
a. S’y préparer
•
mobiliser les intervenants (politiques, institutionnels, experts, potentiels soutiens, …)
•
mobiliser le public (conseil : rendre l’évènement visible par la communication, par l’affichage de l’intervention
d’un expert ou bien en mobilisant les bons réseaux d’acteurs (association, syndicats, institutionnels) : faire
des invitations (objet, date, lieu) à diffuser par mail, la poste, via des journaux locaux…
•
analyser les risques potentiels (sujets sensibles émergents, groupe d’opposition qui se forme), et faire une
veille sur ces sujets : identifier les soutiens, et surtout, les oppositions en étudiant leurs arguments et en
préparant une réponse adéquate.
•
anticiper les questions et s’entrainer à y répondre : un training sur la base d’une centrale argumentaire
(base questions/ réponses) est recommandé.
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FICHE N°3
•
bâtir l’ordre du jour ; en répondant à la question : quel message faire passer ? en incluant toujours des
éléments essentiels :
-
Pourquoi le projet EMR ? ➜ message « politique »
-
Comment les EMR (= la technique, rétablir l’information, tuer la rumeur) ?
-
Où les EMR et pourquoi « ici » ?
-
« Quand » = le planning du projet ; ce qui va se passer ?
-
Quels bénéfices et impacts du projet ?
-…..
➜ identifier les temps par partie (accueil du maire, présentation du projet, temps de questions/ réponses,
synthèse et mot de conclusion), les temps de parole, la durée globale de la réunion
➜ ne pas hésiter à faire intervenir des soutiens au projet (institutionnels, experts) qui apportent une
vision externe et donc plus de crédibilité en général
•
préparer l’organisation logistique et matérielle
-
lieux et logistique (matériel audio et vidéo, éclairage, micros, ordinateur)
-horaire
-
supports d’information
Et arriver au moins 2h00 avant le démarrage de la réunion publique pour tout tester, et éventuellement faire
une répétition à blanc de la présentation du projet.
QUID : « vous êtes-vous posés toutes les bonnes questions ? »
•
•
Qu’attendez-vous de la réunion publique ?
•
Qui souhaitez-vous informer et écouter ?
•
Quand et comment allez-vous communiquer sur cette réunion ?
Mener la réunion
Animation :
- Rôle du chef du projet, présenter le projet, répondre et argumenter (message « politique », message
technique),
-
Intervention d’un expert ou d’un institutionnel (image neutre),
- Animer (répondre, relancer, reformuler… ne pas laisser le débat être perturbé par les opposants), gérer
les temps d’intervention ; c’est une mission de l’animateur ou intervenant extérieur
-
Clôturer la réunion
Objectif : garder la maitrise du temps et de débat. « Un écueil possible dans ces réunions publiques est
l’obstruction des débats par les détracteurs. Les moyens pour l’éviter sont connus : un animateur extérieur
professionnel, des intervenants compétents, des temps d’intervention limités, la parole donnée de manière
privilégiée à ceux qui ne se sont pas exprimés ».
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FICHE N°3
b.Faire le bilan
Un bilan est l’occasion de retracer les grandes lignes de la réunion et de redonner de l’information
Attention, s’il s’agit d’une concertation réglementaire, le bilan apparaitra dans les annexes de l’enquête
publique.
5. Exemples d’outils
•
Un filage de la réunion publique : découpage de la réunion en différentes séquences, intervenants, temps
de parole ; à partager avec toute l’équipe en amont de la réunion
•
Un tableau check-list logistique de la réunion publique
•
Un exemple de communiqué de presse
•
Des « questionnaires d’enquêtes proposés lors des débats permettent à ceux qui n’ont pas osé ou pu
intervenir oralement de s’exprimer. Ces enquêtes équilibrent l’impression dominante laissée par le débat et
enrichissent le projet de leurs résultats et propositions. Elles peuvent donner lieu ensuite à une restitution
par un article dans la presse par exemple.
•
Photomontages : « les réunions publiques doivent être illustrées, à bon escient, avec des photos et des
vidéos, photomontages (avant-après), maquettes. Il s’agit de favoriser la visualisation de l’impact paysager.
L’utilisation des outils sera fonction de l’avancée du projet ; ainsi, présenter des photos-montages alors que
les études de faisabilité ne sont pas achevées peut être contre-productif : « votre projet est déjà bouclé »
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