Gérer. Comment réduire votre consommation de papier

LE JOURNAL DES ENTREPRISES
LOIRE-ATLANTIQUE - VENDEE
Date : MAI 16
Page de l'article : p.32-33
Journaliste : Gilles Cayuela
Pays : France
Périodicité : Mensuel
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Gérer. Comment réduire
votre consommation de papier
• Chaque salarié imprime en moyenne
600 pages par mois. Des impressions pas
toujours utiles et qui ont un coût souvent
sous-estime. La chasse au gaspillage est
donc un enjeu majeur pour les
entreprises.
Dossier réalisé par Gilles Cayuela
Malgre des annees
A A d informatisation
et
^ ^ d automatisation
des
processus de gestion,
force est de constater que 90 %
des transactions d entreprises
s'achèvent encore brutalement
sur une imprimante », constate
le groupe Èsker, specialiste de
la dématérialisation des documents dans un de ses rap
ports Cette prédominance du
papier Sofia Dommgues direc
tnce marketing chez Xerox la
confirme « En France, on
imprime en moyenne 600
pages par mois et par utilisateur »
« Avec 70 a 85 kilos consom
mes par an et par salarie, soit
environ trois ramettes par
mois, le papier est le premier
consommable de bureau il
représente les trois quart du
tonnage des dechets produits
dans les activites de bureaux »,
abonde I Ademe dans son
guide de l'eco-responsabilite
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Selon Xerox, on imprime dans les entreprises en moyenne 600 pages par mois et par utilisateur
Outre son impact environne
mental évident, cette profusion
de papier dans l'entreprise
représente aussi un coût financier non négligeable
« Selon une etude de Gartner
Group, la partie impression
bureautique, maîs aussi production (documents promotionnels
et autres) - représente entre 3
et 5 % du chiffre d'affaires
d une entreprise Ce n'est pas
rien »,
commente
Sofia
Dornmgues
Un frein à la productivité
A ce coût direct, viennent
s ajouter des coûts indirects
« Le papier apporte de la friction dans les rouages de l'entreprise Ainsi par exemple,
entre la réception des bons de
commande et l'encaissement
de leurs reglements, plusieurs
dizaines de documents papier
sont produits devis, bons de
commande, confirmation de
commandes, factures, bons de
livraison, relances, avis de vire
ment Chaque document donne
lieu a de nouvelles manipulations se déplacer vers l'impn
mante, gerer un bourrage
papier, changer de toner, cher
cher le document emporte par
erreur par un collaborateur
Toutes ces actions induites par
l'utilisation du papier sont parti
culierement
coûteuses
et
finissent par allonger inutile
ment les cycles d'exploitation
des entreprises », développe le
groupe Esker dans son rap-
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port
Des optimisations possibles
Si pour I heure, « le zero
papier prédit dans les annees
2000 par les Américains relevé
encore de I utopie », selon
Marc Place, president d Elan,
filiale d Hexapage, il existe
néanmoins de nombreuses
solutions pour avancer vers
plus de dematenalisation et
reduire ainsi les supports
papier dans I entreprise
Des bonnes pratiques (impression en recto-verso, non-impression des mails, etc ) a la
gestion electronique des documents (Ged) en passant par la
mise en place de systemes de
« workflow » (validation numerique des flux de travaux] ou
plus simplement d une nouvelle politique de gestion des
impressions, « il y a des optimisations a faire », assure Benjamin Claus, manager marketing
produits chez Kyocera Document Solution
Et de conclure « Autant le
rôle du papier n est pas prêt de
disparaître dans I entreprise,
autant il y a des documents qui
n ont pas vocation a être imprimes »
Favorisez
les échanges électroniques
pérer
Le systeme génère
ensuite un e-mail au client avec
un lien pour qu il puisse récupérer sa facture », détaille Benjamin Claus de Kyocera Document
Solutions
Economie de papier, d affranchissement, de mise sous pli « Une
facture coûte en moyenne 1,40 €
a lentreprise qui I émet Avec le
numerique, on atteint des réductions de I ordre de 20 a 25 % »,
précise Benjamin Claus
Privilégiez les e-mails
Optimiser sa gestion des impressions, e est bien Maîs pour
reduire de maniere plus drastique ses supports papier dans
lentreprise, «il faut privilégier
autant que possible les échanges
électroniques, aussi bien en
interne qu a I externe avec ses
clients et fournisseurs », préconise Marc Place, president
d Elan, specialiste de la gestion
electronique des documents
E-mail
et facturation electronique
Dans cette optique, la premiere
chose simple a mettre en place
est de privilégier I envoi d emails plutôt que de fax ou de
courriers « ll y a aussi la facture
electronique qui commence a
émerger dans les entreprises
Quand vous publiez une facture
sous un logiciel de facturation, au
lieu de I imprimer, de le mettre
sous pli, d affranchir et de I en
voyer par courrier, vous pouvez
I envoyer soit par e-mail avec
une signature certifiée, soit déposer cette facture dans un portail
web sur le cloud ou le client, I utilisateur final, va pouvoir la récu-
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Numériser
les documents entrants
Pour les documents entrants
dans lentreprise (factures fournisseurs, courriers, etc ], la aussi
il est possible de passer du
papier au numerique
« ll ne faut pas hésiter a numériser les documents papiers qui
arrivent dans I entreprise pour
les faire circuler Cela évite les
impressions multiples On peut
le faire via des copieurs, maîs
aussi mettre en place des scanners de proximite ou de produc
lion dédies a des services ou il y
a des masses de documents a
dematenaliser », précise Benjamin Claus
L intérêt de la numérisation e est
de pouvoir faire circuler le document de maniere plus fluide sans
avoir recours a I impression
« Tres souvent, on imprime pour
lire, annoter, remplir Ces fonctions, on peut aujourd hui les
remplacer par des outils qui permettent d annoter a lecran et
d envoyer ensuite le document
via outlook aux personnes concernées ou a I ensemble des participants d une reunion Cela permet
d eviter des impressions demultipheess »,
conclut
Sofia
Dommgues, directrice marketing
chez Xerox
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Instituez une nouvelle politique
de gestion des impressions
• Imprimer en recto-verso, éviter l'impression des mails... La traque au gaspi passe
par une optimisation de la gestion des impressions.
« On dit toujours qu il faut un
pilote dans I avion C est pareil
pour obtenir une politique d impression efficace
il faut un
outil de contrôle qui va permettre de superviser tous les
moteurs d impression de I entreprise et de fixer des regles d impression et de routage qui permettront, in fine, de reduire sa
volumetne », explique Marc
Place, president d Elan, filiale
du groupe Hexapage
ll y a plus efficace
que le noir et blanc
Cet outil de supervision va permettre de voir les bonnes et
mauvaises pratiques en matiere
d impression et de fixer ensuite
des regles d usage de base
« On préconise souvent d imprimer en noir et blanc plutôt
qu en couleur pour des raisons
de coûts, maîs pour faire des
economies de papier, la premiere des regles e est d impn
mer en recto-verso On peut
aussi se fixer pour regle de ne
pas imprimer les mails ou
encore d imprimer sur des
feuilles déjà imprimées sur un
côte », propose Marc Place Ces
regles peuvent être répertoriées au sem d une charte d utilisation que les salaries signeront et s engageront a respec-
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Trop d'impressions ne sont pas récupérées par les salaries
ter
« Souvent dans les entreprises,
il existe une charte d utilisation
des moyens informatiques qui
précise que vous devez mettre a
jour I antivirus, rester connecte
au reseau, ne pas utiliser de
cles USB extérieures a I entreprise M a î s il ny a pas forcement d équivalent pour I impression Mettre en place une charte
peut être une bonne premiere
demarche pour sensibiliser et
préconiser une politique d impression », argumente Benjamin Claus, manager marketing
produits chez Kyocera Document Solutions
Misez sur des solutions
d'impression intelligentes
Problème, les chartes d utilisation sont rarement suivies d effets « C est vrai qu elles sont
souvent lues une fois, signees
et apres oubliées tres vite Dans
ce cas, nous préconisons de
mettre en place des solutions
d impression intelligentes sur
leur serveur qui vont agir
comme des filtres entre I utilisa
teur et son imprimante »,
expose Benjamin Claus
En d autres termes, il s agit de
mettre en place des logiciels
qui vont paramétrer par défaut
les regles d usage fixées en
amont « Si je veux imprimer en
recto seulement, j ai un logiciel
qui va surveiller mon comporte-
ment et me demander de valider mon choix En cas d abus, il
peut exister un systeme d alerte
et, si cela ne suffit pas, on peut
utiliser ces logiciels pour forcer
les impressions et mettre en
place des quotas », illustre Benjamin Claus
« On peut aussi utiliser "le follow me", ou "I imprime suivezmoi" Contrairement a une installation classique, vous n envoyez pas I impression sur un
moteur d impression bien défini, maîs sur un serveur Cela
vous permet de libérer I impression a partir de n importe quel
moteur d impression dans lentreprise a I aide d un badge L intérêt majeur, e est que I impression n est effective que lorsque
vous la libérez a I aide du
badge Cela évite les impressions orphelines que personne
ne vient récupérer et qui restent
dans les copieurs parce qu on
les a oubliées ou, qu entretemps on a réactualise un document », développe Marc Place
«Avec un systeme de supervision et des logiciels d impression intelligents, on
peut
reduire le volume d impression
de 20 a 25 % Sur des parcs
importants, ce n est pas négligeable », conclut le president
dElan
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Mettez en place
des systèmes de workflow
• Les systèmes de workflow permettent de valider des documents tout en supprimant
leur impression et leur circulation dans l'entreprise.
Pour valider
un
contrat, on écrit un
processus Jusquela, les différentes
etapes de validation se faisaient de maniere manuelle
avec des passages incessants du papier a I electronique et de I electronique au
papier
Ces
ruptures
papier/numérique
sont
improductives,
chronophages et génèrent des
impressions
mutiles »,
expose Sofia Dommgues,
directrice marketing chez
Xerox
Avec les worflow, tout ceci
est termine ! Les systemes
de workflow, littéralement
« flux de travaux », permettent d automatiser les
flux d information dans I entreprise en supprimant I impression des documents et
leur circulation au sem des
différents services pour validation
« Le workflow, e est la validation d une demarche documentaire Au lieu d avoir des
bannettes avec des documents dupliques par la copie
ou I impression, vous avez
des flux Vous recevez des
documents
numeriques,
vous les approuvez ou non
Ce qui permet de passer a
I etape suivante, jusqu a la
validation
définitive »,
explique Marc Place, pre-
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f
\
Les workflow viennent automatiser la validation des documents
sident d Elan
Pour faire simple, « les fluxviennent en quelque sorte
remplacer I agrafeuse et le
tampon que vous avez sur
votre bureau », résume Benjamin Claus, manager marketing produits chez Kyocera
Document Solutions
Pour une facture, vous pouvez ainsi la faire valider en
format numerique par la
comptabilite, puis par celui
qui a passe le bon de commande et ensuite par la direction generale « Cela permet
de valider des documents en
quèlques minutes alors qu il
aurait fallu une ou deux journees de maniere traditionnelle
Sans compter les
risques que le document se
perde dans les différents services », argumente Marc
Place
30 à £0 % de papier en
moins
Plus rapides, plus securises,
les systemes de workflow
permettent aussi de reduire
de maniere importante les
supports papier dans I entreprise
« Le gain dépend de la maturité de I entreprise, maîs on
peut aller jusqu a 30 a 40 %
en moins de papier », assure
Sofia Dommgues
De plus en plus utilises pour
la gestion des notes de frais
et les factures entrantes, ces
systemes peuvent s appliquer sur la quasi-totalité de
la gestion administrative
d une entreprise
« On peut par exemple
mettre en place un systeme
pour la validation des propositions commerciales », propose Benjamin Claus de Kyocera Document Solutions
« On peut aussi utiliser les
flux pour la gestion des
fiches de paie et I ensemble
de la comptabilite de I entreprise, maîs aussi pour valider une demarche qualite »,
propose pour sa part Marc
Place, president de la societe Elan
Utiles pour valider les propositions commerciales ou
encore la demarche qualite
d une entreprise, « les workflow peuvent être étendus
aux processus metier La,
les gains en termes de
temps et de service client
sont encore plus importants
que sur la partie administrative », conclut Benjamin
Claus
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« En interne, nous ne produisons
plus aucun papier »
• Cabinet d'expertise-comptable parisien, Cogérée est passé à la gestion électronique
de dcoument en 2002. Son dirigeant. Patrick Bilsi, revient sur cette mutation.
« Comme tous les expertscomptables, Cogérée avait
une problématique de multiplication des supports papier
dans I entreprise Pour vous
donner un ordre d idée, on
peut facilement produire ou
traiter
I équivalent
d une
demi-ramette de papier par
jour En 2002, nous avons donc
eu I idée d aller vers le numerique en passant a la gestion
electronique des documents
(Ged] A I epoque, e était tres
novateur L objectif était de
pouvoir disposer en un
endroit unique de toutes les
informations, quel que soit le
support et le logiciel et également de pouvoir y avoir acces
a distance Bref, on voulait se
décharger de la partie gestion
du document papier »
« Pas passer notre temps
à scanner »
« L idée n était pas de devenir
une entreprise de transformation de documents papier en
documents numeriques, maîs
de produire directement en
numerique
Nous voulions
directement imprimer en format PDF tout ce que pouvait
produire le cabinet les déclarations fiscales ou sociales,
les bilans, les actes juridiques, etc L objectif étant de
minimiser au maximum tout
ce qui est traitement et donc
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qui était produit par le cabinet
le serait sur I outil Apres
cela, les collaborateurs se
sont efforces d enrichir progressivement le passe, en faisant entrer dans la Ged, par
scanner, tous les elements
permanents d une entreprise
cliente les statuts, le Kbis,
les
tableaux
d emprunts, etc »
Patrick Bilski, dirgeant du cabinet d'expertise-comptable Cogérée
scannensation des documents Le but de la Ged n est
pas de passer son temps a
scanner des documents, maîs
de pouvoir directement les
récupérer »
De l'humain avant tout
« Une fois la solution identifiée et adoptée, est venue la
phase de mise en place toujours délicate a conduire car
elle touche a I humain, aux
habitudes de travail, a la capa-
cite des collaborateurs a adapter plus ou moins vite le fait
que procéder par quèlques
elies de souris est bien plus
confortable, plus rapide, plus
simple qu avoir a se lever
pour aller extraire un classeur d une armoire, le feuilleter, le remettre en bonne
place D un point de vue pratique, il a ete décide de commencer avec la Ged par une
annee zero, I annee a partir
de laquelle dorénavant tout ce
Gain de productivité
et zéro papier
« Aujourd hui, le bilan est on
ne peut plus positif La Ged
nous a apporte beaucoup plus
de rapidité, de reactivite, la
possibilité de consulter tres
rapidement les documents a
distance pour les transmettre
aux clients Au niveau de I organisation du cabinet, cela
évite d avoir des bannières a
classer, des classeurs qui
dégorgent et on a une indexation beaucoup plus fine des
documents C est un vrai gain
de productivite Sans parler
du fait que nous sommes passes au zero papier Nous
sommes obliges de temps en
temps d editer des documents
et de les transmettre parce
que ladministration ou certains
clients
nous
les
reclament, maîs nous, dans
notre gestion interne, nous ne
produisons
plus
aucun
papier »
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Passez
à l'archivage électronique
La Ged permet d'archiver électroniquement tous types de documents.
Pour réduire de manière drastique les supports papier, de
plus en plus d'entreprises ont
recours à l'archivage électronique des documents Plus
besoin de les imprimer pour
en conserver une copie, ni
d'emplacement
spécifique
pour les stocker, il existe
aujourd'hui de nombreuses
solutions de gestion électronique de documents (Ged) qui
permettent
de
numériser,
indexer, classer et retrouver
quasi instantanément l'ensemble des documents de l'entreprise Avec la Ged, tout est
centralisé sur un serveur
unique ou dans le cloud
« Pour vous donner un ordre
d'idée, un de nos clients spécialisé dans l'édition de partitions
musicales est passé d'un entrepôt de 4 DOO m2 à 50 m2 pour le
stockage de ses archives
papiers grâce à la Ged »,
illustre Guillaume Lecuyer,
directeur marketing produit
chez Visiativ
Editeur et intégrateur de solutions numériques pour l'entreprise, le groupe lyonnais a renforcé son positionnement dans
la Ged en reprenant en 2013 la
société Novaxel Une société
qui dès 2003 avait opté en
interne pour cette approche
« A l'époque avec 20 salariés,
nous avions estimé que la Ged
nous permettait d'économiser
une tonne de papier par an,
soit 17 arbres et 46 DOO litres
d'eau », explique Martine Joulia-Cubizolles, fondatrice de
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Novaxel
« Certains documents doivent
être conserves en format
papier pour des raisons
légales, maîs on peut tout de
même réduire de plus de 50 %
ses supports papier grâce à la
Ged », abonde Marc Place, président d'Elan
Pas que pour l'administratif
Un ratio qui peut augmenter si
l'on ne cantonne pas la Ged
aux seuls documents administratifs
En
effet
depuis
quèlques années, des entreprises comme Qwam se sont
spécialisées dans la Ged de
documents textuels et multimédias à forte valeur ajoutée
Etudes, articles, rapports, présentations
« Nous intervenons sur la dématénalisation
de toute la partie business
d'une entreprise Vous pouvez
avoir besoin de réaliser des
impressions pour aller sur des
salons, maîs en interne, vous
fonctionnez avec la digitalisation de tous vos documents
métiers Cela permet de faciliter le partage entre les collaborateurs sans avoir à imprimer
un document en plusieurs
exemplaires », détaille Christian Langevm, directeur général de Qwam Une telle solution coûte « entre 30 DOO € et
200 DOO € selon les volumes,
la typologie des documents et
le nombre de personnes, maîs
le retour sur investissement
se fait en moyenne sur 18
mois », assure le dirigeant
Misez sur Péco-responsabilité
Reduire [es supports papier
dans l'entreprise passe aussi
par le développement de l'écoresponsabilité de ses salariés
Pour ce faire, Xerox a mis au
point des outils logiciels qui
visent à sensibiliser les utilisateurs
« Cela se concrétise par une
marguerite sur votre écran qui
va perdre ses pétales au fur et
à mesure que vous imprimez
Elle donne aussi des indications
qui sont la pour rappeler aux
salariés, ce que représentent
les impressions Par exemple,,
pour une entreprise de 100 salariés, vous savez qu'en imprimant 10 % d'e-mails en moins,
c'est l'équivalent d'un aller-retour Paris New York en
empreinte carbone », expose
Sofia Dommgues
Outils
de
« gamification »
(transposition des mécanismes
du jeu dans un contexte professionnel] ce type de solutions
permet de sensibiliser de
manière ludique à l'usage de
l'impression Une bonne alternative aux quotas et autres
impressions forcées
• LES POINTS CLES
> Faites la chasse au gaspillage. Imprimez en recto-verso, évitez d'imprimer les mails, favorisez les
échanges électroniques.
> Mettez en place des systèmes de workflow. Allez
plus lom en dématénalisant les processus de validation dans l'entreprise (factures, notes de frais, etc.)
> Passez à la Ged. Numérisez, indexez, classez,
archivez et retrouvez tous vos documents grâce à la
gestion électronique des documents.
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