étude préalable

Les études du F3E
Étude préalable
Finalité :
Place dans le cycle du projet :
Favoriser l’innovation dans les
actions de développement et
analyser en amont les conditions et
les leviers des changements
qu’elles visent, pour en renforcer la
qualité et l’impact.
1 – Présentation de l’étude préalable
1.1 – Définition
Pour monter un projet à caractère innovant et
préciser les changements auxquels il va
contribuer, il peut s’avérer nécessaire de
recourir à un appui extérieur.
Ainsi, alors qu’un projet est en cours
d’élaboration et en vue de préparer sa mise en
œuvre, l’étude préalable vise à approfondir
l’analyse des dimensions innovantes du
projet, et des leviers et conditions des
changements qu’il vise, cela sur les plans
économique,
social,
environnemental,
institutionnel, technique… Il peut s’agir
d’étudier en amont, à travers une étude
préalable, la pertinence du projet envisagé, sa
faisabilité ou sa pérennité, les évolutions chez
les acteurs et dans les relations entre eux. Il
peut s’agir également de préciser les
processus d’innovation attendus du projet
envisagé (élaboration de solutions innovantes
pour répondre
à des
problématiques
identifiées, test de ces solutions, analyse de
leurs résultats, diffusion et changement
d’échelle).
Exemple :
Étude préalable « Agir en interculturalité, collaborer pour
améliorer l’accompagnement des enfants et des familles
autour des initiatives de santé et d’éducation (Nantes, France /
Rufisque, Sénégal) - Essentiel, 2016, sur l’appel à propositions
d’études préalables lancé par le F3E en 2015))
Aspects innovants du futur projet :
♦ Mobiliser les acteurs de différents secteurs pour travailler
ensemble autour d’un même projet : il s’agit de passer de
partenariats bilatéraux entre les acteurs des deux
territoires vers une dynamique plus globale autour de la
petite enfance.
♦ Mobiliser des acteurs dont l’international n’est pas le
cœur de métier voire qui n’ont pas d’action à
l’international.
♦ S’inscrire dans le cadre d’une coopération décentralisée
entre les villes de Nantes et de Rufisque en favorisant la
transversalité des services pour les décloisonner.
♦ Promouvoir les échanges métiers à métiers entre deux
territoires Nord/Sud pour enrichir les pratiques de chacun.
Quatre objectifs sont assignés à l’étude préalable :
♦ Approfondir les attentes de chacun des acteurs par
rapport aux problématiques retenues à Nantes et à
Rufisque.
♦ Proposer la construction d’un projet combinant de façon
cohérente les différents domaines identifiés.
♦ Proposer un dispositif partenarial adapté à la dimension
multi-acteur du projet, avec ses composantes
collectivités, acteurs privés, acteurs associatifs : définir le
cadre des partenariats et de la collaboration/concertation
pour la réalisation du projet.
♦ Etudier le mode de gouvernance du projet et le système
de capitalisation.
Cela conduit à approfondir l’analyse des
contextes du projet envisagé, à identifier ses
acteurs clé. Cette connaissance peut
également permettre d’établir les éléments
d’une situation de référence en début de projet qui pourra fournir une base pour son suivi-évaluation,
l’évaluation ultérieure de ses résultats, de ses effets ou de son impact.
Avec l’étude préalable, le F3E contribue ainsi à soutenir les capacités d’expérimentation de ses
membres. Il appuie donc des études préalables dans des champs d’intervention ou des démarches
innovants.
Étude préalable
Les études du F3E
1.2 – Caractéristiques
Au-delà de la structure qui la porte, l’étude préalable doit présenter un intérêt pour le réseau F3E
(et plus globalement pour d’autres acteurs de la solidarité internationale ou de la coopération
décentralisée). Ceci peut se traduire notamment par le caractère novateur de l’étude, lié par exemple
au champ d’intervention ou à la démarche utilisée.
L’étude préalable fournit des éléments qui permettent aux acteurs de préparer la mise en œuvre
d’un projet. A ce titre, elle permet la définition entre partenaires des aspects les plus stratégiques du
projet, par exemple à travers l’élaboration de sa logique d’intervention, de sa vision et des chemins ou
leviers de changement pour y tendre.
Outre l’amélioration de la qualité des interventions, l’étude préalable permet à la structure membre et
aux acteurs concernés de renforcer leurs capacités (le regard croisé membre / consultant / acteurs
étant source d’apprentissage).
2 – Critères d’éligibilité spécifiques
Ces critères ne sont pas exclusifs les uns des autres. Ils font l’objet d’une analyse séparée et d’une
appréciation globale dans l’étude des notes d’intention d’études préalables par le F3E (cf. § 3.1 cidessous).
2.1 – Par rapport à l’outil
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L’étude préalable n’est ni une étude de marché, ni une étude d’identification de partenaire(s). Elle
suppose qu’une idée de projet et (au moins un) partenaire soient identifiés en amont, même
si elle peut faire évoluer à la fois l’idée de projet et les modalités de partenariat envisagées.
L’étude préalable approfondit la dimension d’innovation du projet, ses conditions et ses leviers,
pour appréhender les différentes étapes du processus d’innovation.
Sont privilégiées les études préalables qui s’attachent à analyser et à définir les voies possibles
des changements visés à travers le projet.
Un regard attentif est porté sur la cohérence du partenariat – actuel et envisagé – avec le projet.
Celui-ci doit être en cohérence avec la politique et la stratégie de la structure membre.
2.2 – Par rapport aux acteurs
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La structure membre doit être impliquée dans la mise en œuvre du projet qui fera suite à l’étude
préalable.
Sont privilégiées les études préalables à des projets multi-acteurs et qui intègrent cette
dimension (c’est-à-dire les études préalables qui, dans leur montage et leur mise en œuvre,
associent plusieurs acteurs distincts et complémentaires).
Sont privilégiées des études préalables qui prévoient un travail conjoint entre partenaires sur
l’analyse du contexte et la conception du projet.
Comme indiqué plus haut : un ou plusieurs partenaires locaux doivent être préalablement
identifiés (ONG / association locale, structures d’appui, promoteurs individuels, administration
déconcentrée, collectivité territoriale...). Les termes de référence de l’étude doivent préciser leurs
nature et mode d’implication, tant dans l’étude que dans le projet envisagé. Selon le cas :
- il(s) entretien(nen)t une relation de collaboration ancienne avec le la structure membre ;
- il(s) est / sont identifié(s) comme partenaire(s) pour le projet à venir sans qu’aucune
relation de travail n’ait été encore établie.
L’analyse des acteurs, de leurs positions, de leur influence et de leurs relations en rapport avec
le projet sont privilégiés dans les études préalables.
L’analyse d’autres acteurs stratégiques par rapport au projet envisagé peut faire partie de
l’étude préalable.
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Étude préalable
Les études du F3E
3 – Modalités spécifiques d’instruction et de mise en œuvre
3.1 – Instruction
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Pour pouvoir asseoir ses décisions d’accompagnement et de cofinancement sur une analyse
comparative des projets d’études préalables, mieux apprécier les tendances en matière
d’innovation, le F3E lance un appel à proposition par an auprès de ses membres. Les structures
membres intéressées y répondent par une note d’intention.
Les notes d’intention sont examinées par le Conseil d’Administration du F3E sur la base des
critères d’éligibilité ci-dessus qui valide, ou non, le principe d’un examen plus approfondi du projet
d’étude préalable par le F3E.
La structure membre rédige alors les termes de référence de l’étude préalable, avec
l’accompagnement de l’équipe technique du F3E. Ceux-ci sont alors présentés au Comité
d’Examen du F3E pour instruction.
La mobilisation de l’expertise externe (consultant-s) se fait par appel d’offres restreint (suite en
général à un appel à manifestation d’intérêt auprès des consultants). Les offres reçues sont
analysées par la structure membre et instruites par le Comité d’examen du F3E.
3.2 – Mise en œuvre et moyens mobilisés
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Le F3E peut accompagner une étude préalable dans son processus (élaboration des termes de
référence, appel d’offres et choix de l’expertise externe, suivi et valorisation de l’étude) sans la
cofinancer. En cas de cofinancement d’une étude préalable par le F3E, son accompagnement est
intégré. Les demandes d’accompagnement hors cofinancement du F3E pour une étude préalable
n’entreront pas en concurrence avec les demandes de cofinancement dans les arbitrages
éventuels qui pourraient intervenir dans l’examen des notes d’intention par le Conseil
d’administration du F3E, puis dans l’instruction des termes de référence par le Comité d’examen
du F3E (cf. § 3.1 ci-dessus).
La durée maximale de réalisation d’une étude préalable est de un an.
Un ou plusieurs consultant(s) externes sont mobilisés pour leur connaissance du secteur
d’activité concerné, leur capacité à accompagner des dynamiques collectives, leurs compétences
méthodologiques. Ils enrichissent l’étude par leur apport technique et méthodologique, et
soutiennent la mise en œuvre d’une démarche participative et concertée avec l’ensemble des
acteurs. Le plafond des honoraires pour l’expertise externe est de 650 € Homme/jour TTC. Les
rubriques de coûts à prendre en compte pour l’expertise externe sont les honoraires, les perdiems, les frais de déplacement nationaux et internationaux, les éventuels frais de visa, de
communication…
Des ressources humaines internes à la structure membre et à son (ses) partenaire(s) doivent être
mobilisées pour l’étude. Le consultant externe intervient en complémentarité de cette expertise
interne. Au sein de la structure membre, les personnes chargées de l’étude sont celles qui seront
ultérieurement chargées de la mise en œuvre du projet, ce qui favorise l’appropriation de l’étude.
Outre les coûts d’expertise (externe et interne) et si l’étude le justifie, les budgets des études
préalables peuvent inclure également des coûts logistiques liés à leur réalisation (frais
d’organisation d’ateliers, déplacements afférents, frais de traduction…).
Le budget global de l’étude est donc composé de trois types de coûts : coûts d’expertises
externes, coûts logistiques liés à l’étude, coûts d’expertise interne (valorisation des ressources
humaines de la structure membre et de ses partenaires).
Le pourcentage de cofinancement apporté par le F3E s’applique uniquement au total des coûts
d’expertise externe auxquels s’ajoutent les éventuels coûts logistiques liés à l’étude. Les coûts
d’expertise interne sont intégralement affectés à la structure membre (valorisation).
Le montant de cofinancement apporté par le F3E est au maximum de 75% du budget de l’étude
ainsi défini.
En 2016, le F3E a prévu un montant de 40.000 € pour le cofinancement d’études préalables,
pour cofinancer a priori deux études préalables pour deux structures membres différentes, à
hauteur d’environ 20.000 € chacune.
Une contribution au fonds de péréquation du F3E est versée par la structure membre à la
signature de la convention au démarrage de l’étude préalable. Le montant de cette contribution
(entre 1.000 et 4.000 €) varie selon le niveau de cotisation au F3E et le fait qu’il s’agisse d’un
accompagnement rapproché ou allégé du F3E (cela est à définir avec l’élaboration des termes de
référence complets de l’étude préalable).
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Étude préalable
Les études du F3E
4 – Eléments de méthodologie
4.1 – Points de repère méthodologiques
De façon indicative, l’étude peut se décomposer en plusieurs étapes :
♦ Analyse du contexte, recueil de données et d’informations sur la thématique, sur la zone
géographique…
♦ Analyse des acteurs potentiellement concernés par le projet envisagé.
♦ Analyse des conditions et des leviers de l’innovation et des changements visés à travers le projet
envisagé.
♦ Observations de terrain, enquêtes et entretiens auprès d’acteurs variés (institutionnels /
opérationnels, publics / privés, pouvoirs locaux...), auprès de partenaires potentiels, d’un
échantillon représentatif de « bénéficiaires »…
♦ Séances de travail collectives sur la conception du projet envisagé avec les partenaires identifiés.
♦ Restitution de l’étude à la structure commanditaire et ses partenaires, restitution collective élargie
avec les membres du F3E encouragée.
♦ …
4.2 – Livrables attendus
♦
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Un rapport qui peut aborder les aspects suivants :
- L’origine du projet envisagé et ses modalités d’insertion dans le milieu (cohérence), son
acceptabilité sociale et institutionnelle.
- L’analyse des acteurs et des partenariats pour le projet envisagé.
- Les innovations attendues d’un point de vue technique, économique, environnemental, social
et/ou institutionnel (relations entre acteurs).
- La vision, les objectifs et les chemins de changement pour ancrer ces innovations.
- Les modalités de transmission, de pérennisation et de viabilité de l’innovation, l’analyse des
risques qui lui sont lié, les effets induits prévisibles (effets économiques, sociaux,
institutionnels, environnementaux).
- Un rappel de la méthodologie d’étude, les outils utilisés, les atouts et les difficultés
rencontrées.
- …
Une synthèse du rapport, qui en présente les principaux enseignements et conclusions.
5 – Bénéfice collectif et valorisation
Le F3E diffuse le rapport et la synthèse de l’étude décrits au § 4.2, en particulier sur son site internet.
Il peut être amené à les valoriser de différentes manières (ateliers d’échange, analyses transversales,
1
capitalisations…) au service du bénéfice collectif . Cette valorisation peut concerner des éléments
d’ordre méthodologique, thématique... Dans le cas de l’étude préalable, le bénéfice collectif se situe
notamment dans l’accès pour les membres du F3E à des références autour de l’innovation et du
changement.
Pour toutes informations complémentaires, veuillez contacter
Lilian Pioch, Coordinateur des études, [email protected].
Consultez notre site www.f3e.asso.fr pour une présentation complète de l’activité
d’accompagnement et de cofinancement d’études du F3E, des exemples de rapports d’études
préalables, et des références méthodologiques sur les études et les approches orientées
changement.
1
Le bénéfice collectif constitue l’un des principes du F3E. Toute étude appuyée par le F3E doit alimenter le bénéfice collectif,
c’est-à-dire être utile au plus grand nombre possible de ses structures membres et, au delà, aux autres acteurs de la solidarité
internationale et de la coopération décentralisée.
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