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EXEMPLE PRATIQUE AUGMENTATION DE L'EFFICIENCE AVEC DMS DOCUMENT MANAGEMENT SOLUTIONS MANAGED PRINT SOLUTIONS 3D SOLUTIONS PRODUCTION PRINTING SOLUTIONS COMMERCE INDUSTRIE PRESTATIONS SANTÉ FINANCES & DROIT AUTORITÉS & ÉCOLES AUTRES UNE ENTREPRISE ZURICHOISE DE CONSTRUCTION ET DE TRAVAUX DE PLÂTRERIE INTÈGRE LES PROCÉDÉS NUMÉRIQUES Le volume de données et de documents accumulé pendant les plus de 25 ans d'existence de PePa Bau est devenu considérable. En a résulté le besoin de gérer et de structurer de manière judicieuse ces archives ainsi que le volume de données courantes en constante augmentation. À l'origine, il fallait investir beaucoup de temps et de travail pour trouver et classifier les données et les documents. Souvent, les factures et les bordereaux P+P PEPA BAU GMBH CONSTRUCTION DE QUALITÉ CONÇUE POUR DURER de livraison d'un seul projet remplissaient au moins La société P+P PePa Bau deux classeurs fédéraux – la gestion financière double GmbH sise à Effretikon est (comptabilité et documentation des projets) ne rendait une entreprise diversifiée de pas les choses plus simples. De plus, la traçabilité la branche de la construction et de la plâtrerie qui connaît tout au long du cycle de vie des documents n'était le succès et offre différentes prestations dans les domai- pas entièrement garantie : qui a modifié quoi et à quel moment? nes des travaux de plâtrerie, de la restructuration, de la rénovation, du forage et du fraisage du béton ainsi que des travaux de carrelage et d'isolation thermique extérieure. À LA RECHERCHE D’UNE SOLUTION La philosophie de l'entreprise est la suivante: seule la DMS SIMPLE ET PROFESSIONNELLE qualité a de l'avenir. La qualité commence par des con- PePa Bau était déjà un client satisfait et fidèle de Faigle seils compétents suivis d'une planification profession- suite à l'utilisation d'un appareil multifonction (MFP). En raison des expériences positives, Donato Peschta n'avait aucun doute que Faigle serait aussi un partenaire privilégié pour la solution DMS. Les conseils compétents et orientés sur les besoins ont clairement imposé Faigle face à la concurrence. Lors du salon topsoft, son attention a été attirée sur le produit DLS Easy : un système d'archivage facile à utiliser qui peut être connecté au MFP. Si, au début, un simple système d'archivage était prioritaire pour PePa Bau, une considération approfondie de la nelle, passe par les salariés, le choix des matériaux, une réalisation propre et finit par des clients satisfaits. Une combinaison de ces composants en fonction des besoins de chaque client – telle est la solution de PePa Bau. situation a montré qu'une solution plus complète qu'ils cherchent. De cette manière, le traitement serait plus judicieuse et surtout plus efficiente. Pour d'une seule demande peut permettre d'économiser cela aussi, Faigle avait la solution appropriée : DLS jusqu'à deux heures de travail. Normalement, ce Professional. Après une analyse soignée des diffé- temps de travail nécessaire en plus qui, le plus sou- rentes données de base, des types et des classes vent, n'est pas payé, s'accumule pendant l'année – de documents, Faigle a installé un système de test grâce à DLS Professional, il est maintenant possible sur mesure qui a été mis en service par PePa Bau. de l'utiliser judicieusement, ce qui entraîne une sérieuse amélioration de l'efficience de l'entreprise. « Lors de l'évaluation, le prix a joué un rôle important, mais il n'était pas le seul élément crucial – pour nous, les conseils compétents et la procédure de Faigle orientée sur les solutions et l'efficience étaient décisifs. » Bien sûr, il a fallu aussi faire du travail de persuasion auprès des utilisateurs lors de l'implémentation du nouveau système. Une formation soignée et l'utilisation régulière du système étaient la condition du succès de l'utilisation de DLS Professional chez PePa Bau. Mais, peu de temps après, toutes les per- Donato Pescheta, membre de la direction sonnes impliquées ont déjà profité des documents du jour disponibles immédiatement qui pouvaient LES ÉCONOMIES DE TEMPS SONT DES ÉCONOMIES D'ARGENT être traités de n’importe quel endroit via une applica- La solution actuelle permet aux collaborateurs d'ar- décisions plus rapidement, de réduire les temps de chiver proprement, de manière structurée, classifiée réaction et, par conséquent, d'améliorer de manière et surtout rapide les demandes d'offres, les offres, mesurable l'efficience de toute l'entreprise. tion mobile ; cette évolution a permis de prendre les les contrats, les bons de livraison, les factures des fournisseurs, les plannings, la correspondance et les e-mails, les commandes, les confirmations de commande, les photos, les rapports journaliers et les rapports de régie dans le DMS. Les documents tels que, par exemple, les factures des fournisseurs et les rapports de régie passent par des flux de travail numériques gérés de manière centralisée si bien que la transmission physique des documents « Grâce à DLS Professional, je peux aujourd'hui donner des renseignements directement au téléphone sans devoir tout d'abord regarder dans le classeur physique et sans que le client ne doive attendre longtemps. » Donato Pescheta, membre de la direction devient inutile. Les documents physiques sont scannés au moyen Lorenzo Gandossi du logiciel d'indexation plein texte installé sur le Conseiller de vente MFP (AutoStore). L'utilisateur classifie (sur le MFP [email protected] ou avec DLS Professional) le document et l'affecte Téléphone: 078 655 73 25 à un projet. La même chose est valable pour les documents numériques reçus – il n'est plus nécessaire de les scanner. Grâce à l'aperçu personnalisable et la recherche plein texte, les collaborateurs trouvent beaucoup plus rapidement qu'autrefois ce Route de Denges 36 1027 Lonay Téléphone 021 811 44 44 Thurgauerstrasse 76 8050 Zürich Téléphone 044 308 43 43 [email protected] www.faigle.ch VOTRE INTERLOCUTEUR Souhaitez-vous en apprendre plus sur nos systèmes de production et nos prestations? Notre conseiller Lorenzo Gandossi vous renseignera volontiers!