La DUCS EDI Retraite et Prévoyance

sPAIEctacle version 5
La DUCS EDI Retraite et Prévoyance
sPAIEctacle version 5 intègre la DUCS Retraite et Prévoyance au format EDI. Ce format offre la possibilité de
télédéclarer mais également de télépayer ses cotisations en envoyant un fichier par e-mail directement à la caisse.
Cette DUCS EDI remplace l’envoi des bordereaux de cotisations «papier» ou la saisie en ligne sur le site de
net-entreprises.
Cette fiche concerne les caisses de retraite et de prévoyance autres qu’Audiens. Pour la DUCS EDI
Audiens, se reporter à la fiche solution correspondante.
Sommaire de la fiche
A. En quoi consiste la télédéclaration ?
B. Les différentes options de règlement
C. Les formalités à accomplir auprès de la caisse
D. Le paramétrage de la DUCS EDI dans sPAIEctacle
E. La génération des fichiers DUCS
F. L’envoi des fichiers DUCS puis le retour de la caisse
A
En quoi consiste la télédéclaration ?
La DUCS EDI permet de dématérialiser tous les bordereaux de cotisations. Vous allez pouvoir envoyer chaque
mois ou trimestre en pièces jointes par e-mail vos déclarations pour les cotisations de retraite, de prévoyance
et de santé.
Les modalités diffèrent selon que vous ayez la même caisse de recouvrement pour les cotisations de retraite
(Arrco et Agirc) et/ou les cotisations de prévoyance et de santé.
sPAIEctacle permet de gérer tous les cas de déclarations possibles : toutes les cotisations dans un même fichier, les cotisations de retraite d’un côté et celles de prévoyance de l’autre, les cotisations de retraite Arrco et
prévoyance ensemble et celles de retraite Agirc de l’autre…, tous les cas sont traités.
B
Les différentes options de règlement
La dématérialisation des déclarations de cotisations permet également la dématérialisation des règlements.
Toutefois, il s’agit d’une option : vous pouvez choisir de déclarer vos cotisations par DUCS EDI et de conserver
le choix de règlement par chèque ou virement bancaire.
Cependant, le mode de règlement préconisé est le télérèglement.
Totalement sécurisé, ce moyen de paiement, associé à la télédéclaration, permet de transmettre un ordre de
débit en même temps que la déclaration.
La date d’exécution du télérèglement correspond à la date d’échéance de la déclaration (pas avant) ce qui évite
tout risque de retard ou de pénalité. La date d’échéance est le 15 du mois suivant le dernier mois de déclaration
(ex : le 15/07 pour les déclarations du second trimestre).
Dans tous les cas, vous effectuerez autant de règlements que de fichiers DUCS.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
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C
Les formalités à accomplir auprès de la caisse
Avant de pouvoir télédéclarer vos cotisations, vous devez demander un dossier d’adhésion à votre/vos caisses
de retraite, comprenant une demande d’adhésion au télérèglement.
Le dossier qui vous sera envoyé par votre caisse va être composé de différents éléments :
- des documents à retourner complétés des données nécessaires à votre adhésion,
- des documents vous donnant des informations sur le paramétrage à effectuer pour que votre DUCS soit
conforme aux attentes de la caisse.
D
Le paramétrage de la DUCS EDI dans sPAIEctacle
1 Vérification du paramétrage des caisses
Tout d’abord, il faut vérifier que la ou les caisses «physiques» existent.
Ensuite il convient de les compléter avec les données fournies par la caisse : le siret, les codes institutions (Arrco,
Agirc, Prévoyance et/ou Santé) et le cas échéant, le numéro de groupe IRC.
Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses
- Type caisse : il doit être Arrco - Agirc - Prévoyance - Santé
- Siret : il est obligatoire et est donné par la caisse.
- N° Institutions Retraite - Prévoyance :
• Groupe IRC : il s’agit du numéro de groupe donné par la
caisse. Il devient obligatoire si la caisse recouvre des cotisations de plusieurs institutions (Arrco et Agirc, par exemple).
• Arrco : institution de recouvrement des cotisations non
cadres et cadres tranche A (hors Apec tranche A recouvrée
par l’Agirc).
• Agirc : institution de recouvrement des cotisations cadres
tranche B, C et 8 (et Apec tranche A).
• Prévoyance : institution de recouvrement des cotisations
de prévoyance.
• Santé : institution de recouvrement des cotisations de
santé (mutuelles).
Il faut autant de fiches caisses physiques que nécessaires : modifier les fiches existantes ou créer celles manquantes. Si par exemple, vous payez vos cotisations Arrco à la caisse Médéric, les cotisations Agirc à la caisse
Taitbout, et les cotisations de prévoyance à Médéric, il faut avoir deux caisses physiques : Médéric et Taitbout.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
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2 Mise en place de la DUCS EDI
Menu Paramètres - Société - onglet Caisses
Il faut vérifier et définir différents points de paramétrage dans cet onglet :
- la caisse «physique» auprès de laquelle les cotisations vont être payées,
- le numéro d’affiliation à la caisse,
- la périodicité de déclaration,
- la gestion dite «isolée» ou «regroupée» des déclarations de cotisations,
- le choix du mode de règlement.
✔ Sélectionner la ligne du type retenue «Arrco», vérifier ou définir les informations suivantes :
- Caisse : la caisse «physique» est bien affectée
- N° affiliation : le numéro d’affiliation est renseigné
- Périodicité : le trimestre ou le mois est sélectionné (ceux qui, par exception, cotiseraient à une périodicité différente doivent choisir la périodicité adéquate dans le menu déroulant)
- Option de déclaration : choisir DUCS EDI avec l’option de règlement souhaitée.
✔ Sélectionner la ligne du type retenue «Agirc», vérifier ou définir les informations suivantes :
- Caisse : la caisse «physique» est bien affectée
- N° affiliation : le numéro d’affiliation est renseigné
- Périodicité : deux options sont possibles :
- les caisses de recouvrement des cotisations Arrco et Agirc sont différentes ou la caisse de recouvrement est la même mais elle demande deux fichiers de déclaration distincts (gestion isolée) : le trimestre ou le
mois est sélectionné (ceux qui, par exception, cotiseraient à une périodicité différente doivent choisir la périodicité
adéquate dans le menu déroulant)
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
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- la caisse de recouvrement est la même et elle demande un fichier unique pour déclarer les cotisations
Arrco et Agirc (gestion regroupée) : choisir Rattachée à… et sélectionner le type retenue Arrco.
- Option de déclaration (en cas de gestion isolée) : choisir DUCS EDI avec l’option de règlement souhaitée.
✔ Sélectionner la ligne du type retenue «Prévoyance», vérifier ou définir les informations suivantes :
- Caisse : la caisse «physique» est bien affectée
- N° affiliation : le numéro d’affiliation est renseigné
- Périodicité : deux options sont possibles :
- les cotisations sont recouvrées par une caisse différente de celle(s) recouvrant les cotisations de retraite ou la caisse de recouvrement est la même mais elle demande deux fichiers de déclaration distincts (gestion
isolée) : le trimestre ou le mois est sélectionné (ceux qui, par exception, cotiseraient à une périodicité différente
doivent choisir la périodicité adéquate dans le menu déroulant)
- la caisse de recouvrement est la même que la caisse de recouvrement des cotisations retraite et elle
demande un fichier unique (gestion regroupée) : choisir Rattachée à… et sélectionner le type retenue Arrco ou
Agirc selon le type retenue avec lequel les cotisations de prévoyance doivent être déclarées.
- Option de déclaration (en cas de gestion isolée) : choisir DUCS EDI avec l’option de règlement souhaitée.
✔ Sélectionner la ligne du type retenue «Santé», vérifier ou définir les informations suivantes :
- Caisse : la caisse «physique» est bien affectée
- N° affiliation : le numéro d’affiliation est renseigné
- Périodicité : une seule option est possible :
- gestion regroupée : choisir Rattachée à… sélectionner le type retenue Arrco, Agirc ou Prévoyance
selon le type retenue avec lequel les cotisations de santé doivent être déclarées.
Remarque : le cahier des charges de la DUCS EDI ne permet pas de faire un fichier de déclaration uniquement
pour des cotisations de santé.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
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3 Vérification des données bancaires de la société
Menu Paramètres - Société - 1er onglet
✔ Dans le cas d’un règlement par virement ou télérèglement il convient de notifier les coordonnées bancaires
du compte payeur.
E
La génération des fichiers DUCS
Avant toute chose, nous vous conseillons d’utiliser la fonctionnalité de sPAIEctacle qui permet l’enregistrement
automatique des fichiers dans le dossier Export situé à côté de votre fichier de données.
Le dossier Export comporte alors un sous-dossier DUCS EDI dans lequel se trouve un dossier par caisse. A
l’intérieur un tri par mois est effectué (il s’agit du mois où le fichier est généré).
Menu Fichier - Préférences
Il faut décocher la case «Enregistrement manuel des fichiers d’exports».
Menu Etats - Déclaration des cotisations
sPAIEctacle version 5 permet d’automatiser la génération des déclarations de cotisations aux différentes caisses
en fonction de leurs périodicités propres.
En fonction des paramétrages effectués précédemment dans l’onglet Caisses de la fiche Société, à la fin d’un mois
ou d’un trimestre la ou les DUCS EDI seront automatiquement générées via l’export de un ou plusieurs fichiers.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
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Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
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sPAIEctacle édite simultanément en option un document de contrôle récapitulant les données contenues dans
le fichier.
Pour les télédéclarants n’utilisant pas le télérèglement comme moyen de paiement, une «référence sociale»
est calculée par sPAIEctacle et éditée sur le document récapitulatif accompagnant l’export des fichiers.
Cette référence sociale doit être reportée au dos de votre chèque de règlement ou apparaître dans
le libellé du virement bancaire à des fins de croisement entre déclaration et règlement.
F
L’envoi des fichiers DUCS puis le retour de la caisse
1 L’envoi d’un e-mail
Pour effectuer votre déclaration de cotisations, vous devez envoyer un e-mail à l’adresse suivante :
[email protected]
Dans cet e-mail, il convient de joindre le(s) fichier(s) généré(s) par sPAIEctacle, sans rien inscrire (ni texte accompagnant les pièces jointes, ni signature). Un seul mail suffit pour envoyer plusieurs fichiers.
Le titre de l’e-mail est au libre choix de l’émetteur.
Attention : le site de déclaration «Net-entreprises» ne permet pas d’effectuer de DUCS EDI. L’envoi par
e-mail est la seule procédure possible.
Attention : sur le même principe que la DADS-U, lorsqu’un fichier DUCS EDI est envoyé et accepté, il n’est
plus possible d’en envoyer un nouveau.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
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2 Le retour de la caisse
Le retour passe par la réception de trois e-mails :
- un premier mail nommé «ARLDUCS» accuse la bonne réception par la caisse de vos fichiers ;
- un second mail nommé «DUCSEDOK DUCS - Test de conformité» valide la conformité des données envoyées
dans vos fichiers ;
- un dernier mail nommé «CREDUCS Compte-rendu d’exploitation Complet» reprend les principales informations
contenues dans vos fichiers : Période de déclaration, Emetteur de la déclaration, Déclarant, Montant déclaré.
Il est possible que le deuxième e-mail ne soit pas un compte-rendu de conformité mais un compte-rendu
d’anomalie.
Auquel cas, il convient de corriger les erreurs décrites, de générer de nouveaux fichiers DUCS EDI puis
de renvoyer ces fichiers par e-mail.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
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