Section 1, Partie 2 Fonction « gestion immobilière

Lignes directrices concernant
la conservation des
documents administratifs communs
de l’administration fédérale
Section 1, Partie 2
Fonction « gestion immobilière »
(arrangement selon les fonctions)
Version finale, 11 décembre 2006
Table des matières
Section 1 – Introduction
1.1 Renseignements généraux
1.2 Disposition
1.3 Portée
1.4 Bureaux de premier intérêt et Bureaux d’intérêt secondaire
1.5 Lignes directrices concernant les délais de conservation
1.6 Orientation
Section 2 – Lignes directrices générales concernant la conservation – Fonction « gestion immobilière »
2.1 Documents de politiques et de procédures
2.2 Documents d’affaires courantes
Section 3 – Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Exigences en matière d’évaluation et de planification immobilière
3.2 Acquisition de biens immobiliers et des services connexes
3.3 Exploitation et utilisation des biens immobiliers
3.4 Entretien des biens immobiliers
3.5 Remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers
Section 1 - Introduction
1.1 Renseignements généraux
Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions
une orientation relative à l’établissement de délais de
conservation minimaux pour les documents administratifs
communs qui soutiennent la fonction « gestion
immobilière » de l’administration fédérale.
Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées
conformément aux instructions présentées dans la section
« Introduction générale » des Lignes directrices
concernant la conservation des documents administratifs
communs de l’administration générale et en conjonction
avec l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de
documents (APDD) no 2001/002 – Fonction « gestion
immobilière ».
gouvernementaux, la Loi sur les immeubles fédéraux et les
biens réels fédérauxi, la Loi sur le ministère du Patrimoine
canadien, la Loi sur la capitale nationale, la Loi sur la
gestion des finances publiques, la Loi sur les lieux et
monuments historiques , la loi sur le Ministère des
ressources naturelles, et la Loi sur l'expropriation. La
fonction « gestion immobilière » est divisée en cinq (5)
sous-fonctions : exigences en matière d’évaluation et de
planification immobilière, acquisition de biens immobiliers
et des services connexes, exploitation et utilisation des
biens immobiliers, entretien des biens immobiliers, et
remplacement, transfert et disposition des biens
immobiliers.
Dans leur application des présentes Lignes directrices, les
institutions doivent veiller à ce que :
* les documents ne sont pas foncièrement des documents
d’exploitation;
1.2 Disposition
Il est important de préciser qu’aucun élément des présentes
Lignes directrices ne doit être interprété comme une
autorisation ou une exigence en matière de disposer des
documents. Pour obtenir une orientation relative à la
disposition des documents administratifs communs liés à la
Fonction « gestion immobilière », les institutions doivent
consulter l’Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de
documents (APDD) no 2001/002 de Bibliothèque et
Archives Canada.
1.3 Portée
Les présentes Lignes directrices s’appliquent à tous les
documents administratifs communs (c.-à-d. les documents
administratifs communs ou partagés par toutes les
institutions fédérales) collectés, créés ou reçus par ces
institutions en soutien à l’administration de la fonction
« gestion immobilière » du gouvernement du Canada, peu
importe la façon dont ces documents sont organisés ou
contrôlés à l’intérieur de chaque institution.
La fonction « gestion immobilière » englobe les fonctions,
les sous-fonctions, les processus, les activités et les
opérations administratives qui touchent la gestion, entre
autres, des biens immobiliers fédéraux utilisés ou acquis
par une institution, communément exécutée au sein et dans
l’ensemble des institutions fédérales pour faciliter
l’application
des
politiques
opérationnelles
et
l’administration des programmes et des services. Les
principales lois auxquelles est assujettie la fonction
« gestion immobilière » comprennent la Loi sur le
ministère des Travaux publics et des Services
* les documents ne sont pas de nature mixte, c’est-à-dire
une partie documents administratifs et une partie
documents d’exploitation;
* les documents en question ne servent pas à étayer une
fonction administrative uniquement et expressément
confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un
Bureau d’intérêt secondaire (BIS); voir la définition de
BPI et de BIS plus loin dans le texte;
* les documents ne se trouvent pas soustraits à
l’application de l’APDD 98/001 en raison des définitions
et de l’énoncé sur la portée de l’autorisation qui figure à
l’annexe I de l’APDD 2001/002;
* les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;
* les délais de conservation – que l’institution a assignés
aux documents en fonction des exigences juridiques et
opérationnelles – sont expirés.
1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux
d’intérêt secondaire (BIS)
Les présentes Lignes directrices concernant la
conservation ne s’appliquent pas aux documents des
Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d’intérêt
secondaire (BIS), et des organismes centraux, qui sont
collectés, créés ou reçus dans le cadre de l’exécution de
leur mandat de « gestion immobilière » au nom du
gouvernement du Canada. Ces entités gouvernementales
comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor, Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada, Parcs
Canada, la Commission de la capitale nationale, le
ministère des Ressources naturelles, la Gendarmerie royale
du Canada, ainsi que tout autre institution responsable
d’exécuter, en tout ou en partie, une fonction de « gestion
immobilière » au nom du gouvernement du Canada (pour
d’autres exemples, voir l’annexe I de l’APDD 2001/002,
sous « Portée de l’autorisation »).
Les présentes Lignes directrices s’appliquent cependant à
ces organisations, si ces documents sont collectés, créés ou
reçus en soutien aux fonctions et aux activités de gestion
immobilière communes et partagées par toutes les
institutions fédérales.
1.5 Lignes directrices concernant les délais de
conservation
Lorsque des documents sont régis par une autorisation
pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur,
les renseignements de conservation sont présentés sous
forme de Lignes directrices concernant la conservation qui
sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices
financiers. En l’absence d’orientation particulière relative à
la conservation et sauf indication contraire, le délai de
conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les
procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour
les affaires courantes doivent être appliqués aux
documents semblables relatifs à chaque sous-activité
énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus
amples renseignements, prière de consulter les « Lignes
directrices générales concernant la conservation »
présentées au début du tableau de la Fonction « gestion
immobilière.
1.5 Orientation
Pour obtenir des avis et des conseils sur l’application des
Lignes directrices concernant la conservation, veuillez
communiquer avec le personnel du centre de gestion de
l’information (IMGI), Bibliothèque et Archives Canada,
par téléphone au numéro (819) 934-7519 ou par courriel à
l’adresse : [email protected]
Section 2 – Lignes directrices générales concernant la conservation – Fonction « gestion du matériel »
Lignes directrices générales concernant la conservation
2.1 Politiques et procédures
5 ans après leur remplacement ii
2.2 Affaires courantes
2 ans
NOTA : En l’absence d’orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de
conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les
affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-catégorie énumérée dans le
tableau suivant.
Les délais de conservation doivent toujours être interprétés et appliqués après que toutes les mesures administratives
ont été complétées (c.-à-d. 2 ans après que toutes les mesures administratives ont été complétées).
Toute activité, sous-fonction ou sous-catégorie qui ne cadre pas dans les Lignes directrices générales concernant la
conservation pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau
suivant.
* Demande de commentaires du client
Présentement, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les
documents d’opérations financières, comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce
délai de conservation s’applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. Il ressort des Lignes
directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada (2000) un
certain manque d’uniformité à l’égard de l’orientation originale concernant la conservation citée pour des documents
semblables dans diverses activités et sous-fonctions financières. Par exemple, une orientation de conservation de
3 exercices financiers est citée pour les « Prêts et avances aux employés (pièces justificatives) » sous « Comptes
créditeurs (dépenses) ». Dans « Comptabilité et contrôle des dépenses », une orientation de conservation de 6 exercices
financiers est citée pour les « pièces justificatives et les pièces de journal (crédit pour avances, prêts et placement) » sous
la même sous-fonction de « Comptes créditeurs (dépenses) ». En outre, l’équipe du BGIG s’interroge à savoir s’il existe
des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d’appliquer le même délai de conservation que celle
des documents originaux de transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui
soutient ou documente une mesure financière précisée dans l’une des fonctions du présent guide. Pour des références à
l’appui, veuillez consulter la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l’autorisation et
l’authentification électronique », appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que « Le système et les
processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète.
La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données
et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les
événements et les opérations traitées », ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui
entrera en vigueur le 1er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point
5.5 de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que
le comité de vérification reçoive toute l’information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de
remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ». Compte tenu de ces deux considérations, le BGIG
présente la requête à savoir si un délai standard de conservation de 6 exercices financiers devrait être appliqué à tout
document de transaction financière (pièces justificatives et documents originaux) qui cadre dans un délai plus court que
celle de « 6 exercices financiers ». Les institutions et les régions sont invitées à étudier cette question et à formuler leurs
commentaires/suggestions sur les activités et les sous-fonctions dont l’orientation concernant la conservation précise des
délais plus courts que 6 exercices financiers, et ce, pour veiller à ce que ces délais de conservation respectent les besoins
institutionnels et les obligations financières/juridiques.
Section 3 – Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation – Fonction « gestion immobilière »
Fonction/description
3.1
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes
directrices générales concernant la conservation
Exigences en matière d’évaluation et de planification
immobilière
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les
processus opérationnels qui produisent des documents créés par les
institutions fédérales dans le cadre de leur évaluation des ressources
et des biens existants et leur évaluation des besoins organisationnels
actuels et futurs; leur élaboration de la planification stratégique
optimale à court et à long terme et leur établissement des coûts de
cycle de vie des autres solutions d’acquisition; leur coordination de
l’harmonisation de la préparation des objectifs immobiliers pour les
programmes et les plans opérationnels avec les objectifs
institutionnels, y compris les objectifs environnementaux, les
politiques et les législations et la conservation des stocks et des
documents d’inventaire immobilier administré par les ministères et
les sociétés d’État, y compris la consignation de l’information dans
le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) qui contient
les archives centrales des fonds immobiliers du gouvernement du
Canada; leur recherche sur l’administration immobilière, par
acquisition ou transfert, seulement si le bien est nécessaire aux fins
des programmes des ministères; leur réalisation d’examens réguliers
des biens immobiliers administrés, en les reliant aux exigences des
programmes et en confirmant que leur utilisation actuelle est
convenable; leur détermination de la condition environnementale du
bien avant l’acquisition et de la question à savoir si le bien est (ou
peut-être rendu) écologiquement compatible pour le but visé; et leur
examen et évaluation systématique de la condition du bien dans
l’inventaire et leur utilisation de cette information pour déterminer
quand et comment l’acquérir, l’entretenir, le préserver et renouveler
sa valeur en fonction des coûts complets du cycle de vie du bien en
question.
Planification et exigences actuelles et à venir, plans d’expansion,
attribution de l’espace, etc.
Construction – Exigences générales, discussions et enquêtes
Préliminaires
5 après l’achèvement des travaux
Rapport et statistiques
3 ans
Fonction/description
3.2
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes
directrices générales concernant la conservation
Acquisition de biens immobiliers et des services connexes
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les
processus opérationnels qui produisent des documents créés par les
institutions fédérales qui ajoutent de nouveaux biens immobiliers à
l’inventaire fédéral par achat, location, échange, cadeau, servitude,
expropriation, ou par tout autre moyen, y compris l’acceptation de
l’abandon d’un bail ou l’acceptation du délaissement d’une licence
ou d’une servitude; leur transfert d’administration du bien
immobilier entre ministères ou d’un ministère à une société d’État
mandante, ou un transfert d’administration et de contrôle d’un bien
immobilier du gouvernement fédéral. En plus, cette sous-fonction
comprend la passation de marchés ou la prestation de services en
soutien à l’acquisition, l’utilisation et l’entretien du bien immobilier
(p. ex. le nettoyage, l’entretien et les réparations des services
publics, la conception des bureaux, la protection contre l’incendie
ou l’enquête et la production de rapports, le déneigement,
l’arpentage, etc.). NOTA : Bien que cette sous-fonction comprenne
la gestion des activités et des processus communs de la fonction
« gestion immobilière » concernée par la passation de marchés et la
prestation des services connexes, elle ne comprend pas la gestion
financière des activités de la fonction « contrôleur » liées aux
acquisitions. Ces documents sont couverts par l’APDD 1999/004 –
fonction « contrôleur ». En outre, tous les documents qui
soutiennent les activités liées à un bien immobilier ou à l’égard d’un
bien immobilier particulier qui possède une désignation
patrimoniale reconnue et classifiée du ministère du Patrimoine
canadien sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont
exclus de la portée de l’APDD 2001/002.
.
Construction
- Arrangements et services d’expert-conseil (soumissions,
discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs
sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les
dates d’achèvement des travaux, les rapports d’étape, etc., les
inspections et la prise de contrôle, etc.).
3 ans après la prise de contrôle
- Projets annulés
2 ans après l’annulation
Plans, dessins et devis
Jusqu’au remplacement ou à la désuétude
- Immeubles qui appartiennent au gouvernement
Jusqu’au remplacement ou à la désuétude
- Immeubles loués
2 ans après la désuétude ou la fin ou l’expiration/
l’annulation du baiiii
- Affaires courantes
3 ans après l’achèvement ou l’annulation des travauxiv
Signalisation (comprend les documents associés à l’identification
des biens immobiliers du gouvernement – panneau de signalisation
Fonction/description
avancée, panneaux d’identification principaux,
répertoires, panneaux d’usage courant, etc.)
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes
directrices générales concernant la conservation
tableaux
Services publics (air climatisé et ventilation, réfrigération, gaz
naturel, électricité, éclairage, plomberie et chauffage,
télécommunications, eau potable et eaux usées, élimination des
déchets dangereux)
- Installation
3.3
2 ans après l’installation
Exploitation et utilisation des biens immobiliers
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les
processus opérationnels qui produisent des documents créés par les
institutions fédérales dans le cadre de leur exploitation et utilisation
des biens immobiliers, notamment les bâtiments, les travaux de
construction, les terrains, les systèmes de communication, les
structures hydroélectriques, les infrastructures de services publics,
les égouts et le drainage ou toute autre structure fixe sur, au-dessus
de ou sous la surface du terrain; leur utilisation du bien immobilier
aux fins visées; leur utilisation du bien immobilier conformément
au principe de développement durable pour contribuer à la
protection et à la préservation de l’environnement et de façon à
protéger son caractère patrimonial; leur prestation d’un milieu sûr,
sain et productif dans les installations; leur assurance d’un accès
sans obstacle au bien immobilier acheté ou loué et leur utilisation
dudit bien; leur conformité du bien immobilier aux normes de
protection contre l’incendie et aux politiques sur l’hygiène et la
santé au travail; et leur garantie que le bon ministère chargé des
programmes administre le bien immobilier et que le bien
immobilier total administré par un ministère (en matière de gérance
entre un ministère et le bien immobilier utilisé aux fins de ses
programmes et pour lequel il est responsable) est limité aux
exigences qui soutiennent directement son programme.
Adresses et emplacements
Jusqu’au remplacement ou à la désuétude
Services d’ascenseur
- Affaires courantes
1 an
Protection (dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire,
dispositifs d’avertissement (sirènes), etc.; comprend les mesures
préventives
3 ans
Entrée non autorisée
Fonction/description
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes
directrices générales concernant la conservation
3.4 Entretien des biens immobiliers
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les
processus opérationnels qui produisent des documents créés par les
institutions fédérales dans le cadre de leur entretien convenable des
biens immobiliers pour prolonger la durée de service du bien, aussi
longtemps que le bien est requis pour les buts visés par les
programmes des institutions; leur réparation, remise à neuf,
altération, amélioration et réutilisation des biens,
lorsqu’économiquement rentables; leur production de rapports
annuels au Secrétariat du Conseil du Trésor qui reflètent les
modifications apportées aux plans d’accessibilité et à l’évolution de
la mise en œuvre des améliorations d’accessibilité complétées sur le
bien immobilier. Les biens immobiliers doivent être gérés et
entretenus pour maximiser l’avantage économique à long terme du
gouvernement, pour respecter les objectifs environnementaux et
pour fournir des installations sûres et adéquates.
Altérations et réparations
3 ans après l’achèvement des travaux ou l’annulation v
Dommages – rapports et enquêtes sur les dommages
3 ans après la fin de l’enquêtevi
Développement
- Creusement de fossés et drainage
2 ans
- Excavation
2 ans
- Aménagement paysager et jardinage
2 ans
Clôture
2 ans
Incendies - rapports
- Incendies majeurs
5 ans
- Petits incendies
2 ans après la présentation du rapport au Commissaire
fédéral des incendies
NOTA : Il incombe à l’institution de déterminer la différence entre
un incendie majeur et un petit incendie. En général, la valeur du
bien détermine cependant s’il s’agit d’un incendie majeur ou d’un
petit incendie.
Contrôle des inondations (mesures préventives et contrôle des
inondations mineures)
3 ans
Fonction/description
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes
directrices générales concernant la conservation
Entretien (services de nettoyage et de concierge, décoration,
collecte des ordures ménagères, récupération, etc.)
1 an
Aires de stationnement ; aires de loisir, routes, rues et trottoirs
(y compris le déneigement)vii
2 ans
3.5 Remplacement, transfert et disposition des biens
immobiliers
En général, cette sous-fonction comprend les activités et les
processus opérationnels qui produisent des documents créés par les
institutions fédérales dans le cadre de leur remplacement, échange,
transfert, disposition ou vente d’un bien immobilier, s’il n’est pas
rentable de réparer ces biens ou si ces biens ne sont plus requis aux
fins des programmes d’une institution, y compris le transfert de la
garde de l’administration d’un bien immobilier qui soutient un
rajustement ou un transfert de responsabilité de programme,
notamment les transferts à l’appui d’une réaffectation
gouvernementale de la responsabilité d’un programme, les
transferts à l’appui d’une restructuration gouvernementale et les
transferts à l’appui d’une reconnaissance d’un responsable plus
approprié; leur disposition d’un bien immobilier qui comprend
l’aliénation du bien en question par vente, location, échange,
cadeau, servitude ou par tout autre moyen, notamment l’abandon
d’un bail ou le délaissement d’une bien immobilier entre ministères
ou d’un ministère à une société d’État mandante ou un transfert
d’administration et de contrôle d’un bien immobilier du
gouvernement fédéral; et leur disposition d’un bien immobilier,
conformément au principe de développement durable pour
contribuer à la protection et à la préservation de l’environnement et
de façon à protéger son caractère patrimonial.
Documents juridiques
- Bail, location, droit de passage, servitude et concessions
3 ans après la fin ou l’expiration du bail, de la
concession, du droit de passage, etc. en question.
- Achat, vente, transfert, etc.
Les documents originaux sont transférés au nouveau
propriétaire. Les institutions doivent conserver des
exemplaires jusqu’à l’expiration de toutes les exigences
opérationnelles et juridiques.
Locations et concessions, droit de passage, servitude, concessions,
etc., pour les terrains de l’État par les sociétés privées ou les
particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par
l’État, excluant les documents juridiques
3 ans après la fin ou l’expiration du bail, de la
concession, du droit de passage, etc. en question.
Vente, transfert, expiration de bail, etc. (excluant les documents
juridiques)
3 ans après la vente, le transfert ou l’expiration du bail,
etc.
i
Mise à jour – 1991, chap. 50.
ii
Les renvois aux phases actives et inactives (A-2, I-3) seront supprimés et ils seront laissés à la discrétion de l’institution.
iii
L’orientation originale relative à la conservation précisait « Jusqu’à désuet ». La fusion de tous les « plans, dessins et devis »
de bâtiment et de services publics a produit la modification à « 2 ans après la désuétude ou l’expiration/l’annulation du bail »
pour l’harmoniser avec l’orientation originale relative à la conservation présentée dans la fonction « gestion immobilière » pour
les Plans et devis réels de construction/services publics/locations - « 2 ans après la désuétude ou l’expiration/l’annulation du
bail ».
iv
L’expression « affaires courantes » pour les plans et les devis était auparavant décomposée en « … structures mineures d’une
valeur inférieure à 5 000 $ – 1 an » et en « … autres structures d’une valeur supérieure à 5 000 $ – 3 ans ». L’équipe de BAC
(BGIG) a décidé de les fusionner et d’adopter le plus long délai de conservation pour tenir compte de la valeur actuelle en
dollars.
v
Originalement décomposé en « projets majeurs (plus de 1 000 $) – 3 ans après l’achèvement ou l’annulation des travaux » et
en « projets mineurs (moins de 1 000 $) – 1 an après l’achèvement ou l’annulation des travaux ». Étant donné que ces montants
sont périmés, l’équipe de BAC a décidé de les fusionner et d’adopter le plus long délai de conservation pour tous les projets.
Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les
documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai
de conservation s’applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BGIG s’interroge à
savoir s’il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d’appliquer le même délai de
conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document
administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996)
intitulée « Politique sur l’autorisation et l’authentification électronique », appendice A, Lignes directrices – iii Vérification,
prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une
vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et
l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer
dans l'ordre les événements et les opérations traitées », et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui
est en vigueur depuis le 1er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5.3
de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité
de vérification reçoive toute l’information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses
responsabilités, aux termes de la législation applicable ».
vi
Auparavant divisé en « projets majeurs (plus de 1 000 $) – 3 ans après la fin de l’enquête » et en « projets mineurs (moins de
1 000 $) – 1 an après la fin de l’enquête ». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d’aujourd’hui. Les membres de
l’équipe suggèrent de retirer les catégories « majeures » et « mineures » et d’adopter le plus long délai de conservation pour
toute affaire courante et tout rapport sur les dommages.
vii
Auparavant, le terme « Routes » était aussi précisé sous cette activité. Les membres de l’équipe de BAC recommandent de
supprimer le mot « routes », car l’entretien des routes n’est pas une activité administrative commune partagée par les
institutions fédérales.